Guia definitivo para implementar o GTDâ„¢ no Bullet Journalâ„¢

Uso o método GTDâ„¢ há mais de 12 anos e sou Master Trainer da metodologia, treinada e certificada pelo próprio David Allen (autor do método).

Uso o método Bullet Journalâ„¢ há muitos anos também, e elaborava a minha própria versão antes de o autor (Ryder Carroll) bolar um método completo como ele é hoje.

Ao ler o livro publicado ano passado pelo autor, eu resolvi voltar a usá-lo da maneira que considerava “correta”, seguindo o que o autor ensina tão didaticamente no livro.

Depois de 3 meses testando como ele recomenda, eu passei a fazer testes para o uso do método GTDâ„¢ nele.

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í‰ essencial que você leia um post anterior que escrevi sobre as três maneiras de você usar o BuJo para o GTDâ„¢ para entender este guia definitivo de aplicação. Ele vai se basear na opção 1.

Se você não sabe o que é GTDâ„¢, clique aqui. Este não é um post para ensinar GTDâ„¢, mas especificamente um guia para aplicação do método no Bullet Journalâ„¢.

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Antes de começarmos, quero dizer que ambos são métodos diferentes. Não se trata de “implementar o GTD no Evernote”, porque Evernote é apenas uma ferramenta.

Logo, juntar dois métodos não é algo tão simples. Demanda conhecer bem ambos. E eu escrevi na introdução deste post sobre a minha experiência tanto com o GTDâ„¢ quanto com o BuJoâ„¢ para mostrar um pouco qual é o meu conhecimento que me permite vir aqui e publicar um conteúdo sobre isso hoje.

Vi muitos ví­deos e posts sobre a conciliação de ambos os métodos – todos válidos, mas com erros conceituais de ambas as metodologias e que podem trazer alguns “gaps” para quem estiver utilizando.

Não estou querendo soar arrogante – apenas dizer que acredito que, com a minha experiência, eu estudei para escrever o que vou publicar aqui para sugerir uma configuração que, de acordo com a minha formação, preencha bem essa lacuna de conteúdo ensinando como fazer. Espero de verdade que seja útil.

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Estou considerando aqui então que você usará o Bullet Journal para todas as suas listas do GTD. Que você não vai usar ferramentas alternativas. Dá para conciliar ferramentas com o BuJo, mas é outra abordagem. Favor reler o post que citei, onde explico essas outras abordagens.

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Passo 1: Estrutura necessária

Você vai precisar de um caderno e uma caneta apenas. Recomendo que o caderno seja de capa dura (pela durabilidade) e com folhas pontadas ou quadriculadas (pelo aproveitamento de espaço), mas você pode sinceramente usar o modelo que achar melhor.

Eu gosto dos cadernos da marca Moleskine, mas existem bons cadernos nesses modelos de outras marcas mais baratas.

O modelo que estou usando é esse acima, atualmente. Aqui em São Paulo eu costumo comprar os meus Moleskines na Kalunga, na Livraria da Vila ou na Livraria Cultura. Esse eu não comprei em São Paulo, mas em Lisboa. Não sei se tem o mesmo modelo de cor de capa aqui no Brasil. Geralmente eu acho mais facilmente o preto (quadriculado ou pontado). Da marca Cí­cero tem uns modelos bem bonitos.

Passo 2: Key

“Key” são os códigos que você vai usar. Eu gosto de inserir na primeira página do caderno (aquela que sempre fica meio esquisitinho o vinco). Eu atualmente faço um mix entre os marcadores originais do BuJo e alguns meus.

Atente para o “tarefa processada para o sistema”. Você pode fazer uso disso caso queira conciliar o BuJo com listas em outros lugares. Por exemplo, se você utilizar o Google Calendar para calendário do GTD, quando você processar uma tarefa e organizá-la no calendário, você marca que foi para outro lugar do sistema (vale dizer que o BuJo FAZ parte do sistema, mas escrevi dessa maneira na imagem apenas para a frase ficar curtinha). Se suas listas estão no Todoist, quando você processar uma captura feita e organizá-la no Todoist, você utiliza essa mesma marcação. Desse modo, você sabe para onde foi aquela captura original.

O coração eu uso quando acontecem coisas emocionantes, tipo almoçar com o filhote ou receber uma mensagem legal. Enfim, sou brasileira e existem coisas que um ponto de exclamação não descreve suficientemente bem rsrs.

Defina seu KEY então! Vale dizer que você pode inserir um cí­rculo para eventos e um hí­fen para aquilo que for apenas informação. Eu não coloquei no meu key e acabei de perceber rsrs mas eu uso esses í­cones dessa maneira também, conforme o Ryder orienta.

Passo 3: índice

Numere as páginas de 1 a 4, que serão as páginas onde você colocará o seu í­ndice.

Com o GTD, eu sugiro a seguinte disposição:

• Nas páginas 1 a 3, você fará o í­ndice do Bullet Journal normalmente.
• Na página 4, você criará um í­ndice do GTD, com as listas do seu sistema.

Não é para criar listas vazias! Você vai criar a lista e inserir no í­ndice apenas quando ela existir! As listas do GTD são apenas coleções, e a orientação do Ryder para coleções é criar apenas quando tiver conteúdo, e não páginas vazias.

Criar í­ndices especí­ficos também é uma recomendação do Ryder em seu livro sobre o método BuJo, então esta indicação é uma sugestão que está dentro das orientações do autor.

Passo 4: Registro futuro

Numere as páginas de 5 a 8, que serão as páginas onde você incluirá os próximos meses para o registro futuro.

Insira “registro futuro” no í­ndice, com a indicação das páginas correspondentes.

A recomendação do Ryder é dividir essas páginas em seis partes e inserir os nomes dos próximos meses em cada uma dessas partes, mas você pode querer criar uma página inteira para cada mês ou quebrar em apenas duas partes cada página. Depende do volume de informações que você vai inserir.

Dentro do GTD, eu usaria essa sessão como uma espécie de tickler. Ou seja, lembretes para mim mesma no futuro, eventos já agendados e tarefas que só vou fazer ou começar em determinado mês.

Passo 5: Registro mensal

Na página seguinte ao registro futuro, você vai criar o registro do mês em que está (por exemplo, abril 2019). í‰ uma página para os eventos do mês e a página ao lado para as “tarefas do mês”.

Sinceramente, no GTD não lidamos com “tarefas do mês”, mas sim próximas ações que podem estar no seu calendário ou nas suas listas de próximas ações, com ou sem prazo. Mas você pode utilizar essa página para a checklist de atividades mensais recorrentes, por exemplo. Seriam ações que entrariam com recorrência no seu calendário.

Na página com os dias do mês, você insere os eventos mais macro, que farão um registro de como aquele mês foi para você.

A configuração da página do calendário mensal depende muito das suas necessidades e volume de compromissos. Algumas pessoas criam o formato de calendário mesmo para os compromissos, usando duas páginas. Fica a seu critério.

EU prefiro usar o registro mensal para registrar as coisas depois que acontecerem, para eu ter uma panorama geral de como foi o meu mês, mas isso é uma escolha pessoal e não uma regra.

Eu ainda prefiro manter a minha agenda no Google para envio de convites para reuniões etc. Facilita mais para mim do que manter no papel. Mas, no registro mensal, eu registro quando os eventos aconteceram. Por exemplo, este mês meu marido descobriu que estava com dengue. Eu não inseri isso como compromisso no meu calendário rsrs mas coloquei no registro mensal, porque foi algo que aconteceu e que impactou nos meus dias seguintes. Ficou como registro.

Na página de tarefas, eu coloco o que chamo de “big rocks”, ou grandes marcos do mês. Não são projetos necessariamente, mas marcos, apenas. Coisas que serão meu foco no mês em questão. Ainda não estou 100% satisfeita com isso porque as prioridades mudam bastante do dia 1 até o dia 30, mas isso também é algo interessante de se analisar.

Vale dizer que você pode criar quantas coleções quiser dentro daquele mesmo mês, como “planejamento do mês”, “calendário editorial para o blog”, “finanças do mês”, “hábitos a registrar” etc. O que não faltam são ideias de coleções mensais. Aplique conforme a sua necessidade e lembre-se de sempre inserir a coleção nova no í­ndice.

Uma coisa que descobri que é super forte do BuJo é justamente a flexibilidade de testar e mudar sempre que necessário.

Passo 6: Registro diário

Logo após a criação do mês, você vira a página, coloca o número nela e entitula com o dia em que está. Embaixo, esvazie a mente – simples assim.

Você pode querer inserir os eventos do dia antes de acontecerem ou, como eu, apenas í  medida que acontecerem. Por exemplo, se eu tenho uma reunião í s 15h, eu crio esse bullet apenas no momento da reunião, porque eu sei que as anotações da própria reunião ficarão abaixo do bullet especí­fico. Eu também “quebro” o meu dia de acordo com os eventos. Apenas prefiro fazer assim, mas algumas pessoas preferem listar tudo antes, como se fosse um planejamento. Mais uma vez, seu critério.

Ao longo do dia, vá registrando novos lembretes de coisas a fazer ou que não pode esquecer e executando o que listou que precisa ser feito.

O grande “tcham” vem no dia seguinte, quando você vai fazer a migração. Se liga.

Passo 7: Processando os itens registrados no dia anterior

Amanheceu um novo dia, você abre seu BuJo, cria a nova data para hoje e esvazia sua mente de novo.

Aí­ você volta no dia anterior e processa os itens que não foram concluí­dos.

Se for algo que você pretende fazer hoje, você passa para o seu registro do dia e insere o í­cone (no bullet do dia anterior) de migração para alguma página seguinte. >

Se você não for fazer hoje, você vai adiar para o momento mais apropriado para você. Olha só como GTD é pura poesia: então você cria uma coleção na página seguinte com o nome da lista e insere essa ação lá. Lembrando as principais listas do GTD:

• casa
• escritório
• rua
• qualquer lugar
• telefonemas
• computador
• aguardando
• assuntos a tratar
• projetos
• algum dia / talvez

Que você pode personalizar, obviamente.

Cada lista dessas será uma coleção diferente. Você cria a coleção, insere o item processado e insere a lista no í­ndice do GTD, lá no começo do caderno.

Se a página da coleção acabar e você tem mais itens, crie uma nova coleção com o mesmo nome, de continuação, e insira a página no í­ndice. Dê uma olhada na imagem acima para ver. Computador, por exemplo, eu tenho três páginas, porque tem mais coisas.

Os í­cones de tarefas processadas servem para dizer que uma ação foi para páginas í  frente no seu BuJo > ou se foi para uma coleção ou registro do futuro em páginas que estão para trás <. Simples assim. Você processa e organiza o item no local correspondente e insere o í­cone. Volta para o dia em questão e segue o fluxo do passo anterior.

Dica importante: capture as coisas sempre no registro diário, em vez de inserir direto nas listas. Um dos propósitos do registro diário é justamente mostrar o volume de coisas que você pensou ou que chegaram até você. Muitas coisas se resolvem no próprio dia. Aquilo que não se resolver e continuar relevante você organiza em outra lista no dia seguinte.

Na prática, aqui funciona igual a qualquer ferramenta no GTD: estando no contexto apropriado, você revisa a lista e escolhe a ação que é mais prioritária naquele momento. Além de marcar quando concluí­da na própria lista, não se esqueça de registrar no log diário que a fez.

Essa configuração das coleções para as listas me ajuda muito com o hábito do Bullet Journal como um todo, porque eu não achava legal ter que reescrever todos os dias até executar as coisas, porque existem coisas que simplesmente NíƒO são prioritárias. Que eu até quero ou tenho que fazer, mas sei que não vai rolar naquele dia, e tá tudo super bem pra mim. Aqui é uma diferenciação do método GTD para o método do Bullet Journal, mas veja que, se você souber como processar os itens e criar coleções para as listas, ambos podem ser usados mutuamente sem problemas.

Passo 8: Siga o ritmo diário e crie novas coleções conforme a sua necessidade

Continue registrando diariamente e criando novas coleções conforme a sua necessidade. Você pode querer planejar um projeto, por exemplo, usando o Modelo de Planejamento Natural do GTD. Crie uma coleção para esse projeto e insira no í­ndice. Você pode querer criar checklists. Crie a checklist que quiser (exemplo: lista padrão do mercado) e insira no í­ndice.

Quando seu caderno acabar e você for migrar para outro, você migra apenas o que continua relevante para você. Muita coisa já terá sido concluí­da e ficará no caderno em que está mesmo. Mas outras coisas você vai querer migrar, e vai ser ótimo revisar e reescrever, porque aí­ você só vai reescrever o que vale a pena, ainda é relevante – que é justamente o grande “tcham” do Bullet Journal sendo impresso.

Considerações pessoais finais

Sobre guardar os cadernos ou não, eu acho que o grande lance do Bullet Journal é justamente você guardar os cadernos como se fossem livros que representem a sua vida. Então sim, você guarda como se fossem livros. Até porque, você pode fazer referências a coleções de cadernos anteriores em algum momento (o que o Ryder chama de encadeamento). Mas, se você não quiser guardar e tiver paciência, nada impede que você digitalize tudo e salve no Evernote.

Muitas pessoas perguntam se não vale a pena fazer o BuJo no digital. Cara… claro que pode fazer, mas sinceramente? O grande lance dele é ter momentos de desconexão, desenvolver a mente plena, pensar mais no que está fazendo. Não se trata de “otimizar”, de ir mais rápido na rodinha do hamster, mas sim ter dias mais significativos. í‰ claro que, se você for uma pessoa que não se dá bem com ferramentas de papel, talvez o BuJo não sirva para você. Não é porque está todo mundo fazendo que você precisa fazer também. 😉 Conheça-se, simplesmente, e use ferramentas que combinem com as suas práticas.

Eu estava de saco um pouco cheio de todas as ferramentas digitais (da cara delas, já testei muitas) e quis fazer o teste no papel depois de ANOS. Tenho gostado muito. Reviso meu BuJo em momentos mais relax, desconectada, e isso é ótimo.

O BuJo tem me ajudado a lidar demais com urgências e coisas que se resolvem no próprio dia, mais imediatas.

Meu fluxo diário continua o mesmo de sempre: todos os dias, sigo o que está no meu calendário e, nos contextos apropriados, reviso essas listas de próximas ações. Mantenho o BuJo aberto para ir capturando ao longo de todo o dia.

O que me ajudou muito no GTD foi trazer para de manhã bem cedo o hábito de esclarecer os itens não processados do dia anterior.

Não se “gasta tempo” com Bullet Journal. Algumas pessoas gostam de desenhar, criar coleções enfeitadas etc, mas isso não é obrigatório de maneira alguma. Uso da forma mais minimalista possí­vel. No máximo uns marca textos coloridos nos tí­tulos.

Se você se identifica mais com ferramentas analógicas, usar tanto o método do Bullet Journal sozinho quanto conciliado com o método GTD pode ser uma boa para você. 🙂

Se tiver alguma dúvida ou pergunta, por favor, deixe um comentário. Obrigada.