produtividade compassiva
Hoje vim fazer uma enquete com vocês!
Usar prateleiras abertas na cozinha é tendência de decoração hoje em dia. Porém, apesar de ser prático, muitas pessoas acham que as coisas sujam mais facilmente, além de empoeirar a prateleira.
Qual a sua opinião? Queremos saber! Por favor, poste nos comentários.
Olha só que graça essa estante para a sala! <3 Dá para deixar tudo arrumadinho, especialmente se você tiver filhos. Use as caixas para guardar brinquedos e miudezas.
Este texto foi inspirado em um post do Life Hacker, pois é algo que já venho fazendo naturalmente na minha vida, mas percebi que não tinha indicado especificamente aqui no blog. O post me deu a ideia. =)
Pegue uma folha de papel. No centro, coloque seu nome ou faço um desenho que represente você.
Ao seu redor, escreva cada área de foco na sua vida. Trabalho, família, estudos etc. Quando terminar, ligue cada uma dessas palavras ao centro do papel – você.
Agora você tem uma visão geral da sua vida no momento. Será que está priorizando alguma área mais do que outra? O que você pode fazer para mudar isso?
Estabeleça alguns objetivos que deseja alcançar com cada uma das áreas de foco na sua vida e reflita: o que você está fazendo hoje para alcançá-los? E o mais importante: o que você pode fazer a partir de agora?
Esse exercício é legal de fazer sempre que você estiver se sentindo confuso(a) ou sem saber o que fazer da vida. Eu costumo fazer a cada quatro ou seis meses, para revisar mesmo.
Nem todo mundo gosta do clima de festa no Carnaval. Mesmo assim, são quatro lindos dias para aproveitarmos da maneira que quisermos. Que tal viajar? Que tal não fazer planos e simplesmente ir para um lugar diferente, longe da bagunça, fazer uma trilha, acampar, ir para uma região montanhosa, com clima mais frio? Que tal encontrar em contato com a natureza, pensar na vida e viajar gastando pouco, pra variar?
Viver uma vida organizada faz com que a gente permita-se todo tipo de liberdade. Porque, quando queremos fazer uma loucurinha ou uma viagem espontânea desse tipo, sabemos que não vamos deixar nenhum incêndio em aberto. Permita-se!
Muitos leitores pediram para divulgar aqui no blog quando houvesse a próxima turma aberta de treinamento do GTD na Call Daniel, então seguem informações:
Para saber mais e fazer sua inscrição, clique aqui!
Procurando inspiração para o cantinho de artesanato? Olha essa estante lindamente organizada com tudo o que você precisa. Os vidros, as caixas, o padrão de cores…. para inspirar!
Outro dia, quando comentei sobre organização da casa, o que eu quis dizer é que, quando falo sobre organização no geral, isso se aplica a todos os macro-temas do blog, inclusive organização da casa. Portanto, quando eu falo do Evernote, do Toodledo, de gestão do tempo e muitos outros assuntos que podem parecer genéricos, a ideia é que vocês justamente utilizem essas informações para aplicar na organização das mais diversas áreas da sua vida, incluindo a casa. Hoje, vou mostrar um pouco na prática como fazer para organizar a rotina de limpeza da casa com o Toodledo.
O Toodledo é a ferramenta que EU uso para gerenciar as minhas tarefas, e por isso escrevo o post usando ela como exemplo. Você pode utilizar qualquer ferramenta de gerenciamento de tarefas que preferir.
Para manter a casa limpa, eu uso uma adaptação do método FLY Lady. Uma das estratégias que eu faço uso no método é a criação de listas de limpeza detalhadas para todos os cômodos, pois sei que isso me ajuda muito. Tenho, então, uma lista de limpeza detalhada para cada cômodo do nosso apartamento. A melhor maneira de criar a sua é ir até o cômodo em questão com um caderninho em mãos e ir anotando tudo o que você precisa fazer para o cômodo ficar “brilhando” – ou seja, todas as tarefas de limpeza que, se você fizesse, deixariam o banheiro impecável. Pois bem.
Depois de fazer essa lista, faça um asterisco em cada item absolutamente imprescindível de se fazer diariamente. Cada casa tem as suas necessidades, vamos lá! Um exemplo: limpar a cuba da pia. Outro: trocar a toalha de rosto. Você pode querer fazer isso a cada três dias na sua casa, e não diariamente – são apenas exemplos. Tem gente que gosta de limpar o vaso todos os dias, outras que gostam de limpar uma vez por semana. Não existem regras. Tem que ver qual a sua disponibilidade para fazer e a necessidade da casa. Quem mora sozinho tem necessidades diferentes de quem mora com mais cinco pessoas, e por aí vai.
Selecionando com um asterisco o que você deve fazer diariamente, é a hora de estabelecer frequências para os outros itens. Mais ou menos assim:
Trocar as toalhas de rosto *
Verificar abastecimento de papel higiênico *
Limpar o espelho – semanalmente
Limpar a pia – a cada 3 dias
Limpar o vaso – a cada 5 dias
Esfregar o chão do box – semanalmente
Limpar as portas do box – semanalmente
Lavar o chão do banheiro – semanalmente
…
Quando você tiver feito isso, já terá feito 90% do trabalho. Agora, basta jogar no Toodledo (ou no seu gerenciador de tarefas) e colocar as datas e as frequências de repetição. Por exemplo, se você limpou o espelho hoje, coloque a data da próxima limpeza para daqui a uma semana, e com frequência de repetição semanal. Assim, você verá nas suas tarefas do dia que uma delas é limpar o espelho. Serve como lembrete.
Também é legal porque, como você vai distribuindo as tarefas, não terá nenhum dia super tomado por elas. Cada dia você vai fazendo uma tarefa pequenininha, que vai mantendo sua casa limpa.
Faça isso com todos os cômodos.
Essa é a maneira que eu uso aqui em casa para manter o apartamento em ordem e minimamente limpo. Como meu marido executa muitas dessas tarefas enquanto eu estou trabalhando, mas não gosta de seguir nenhuma tabela ou lista de tarefas, ela vai fazendo de forma intuitiva. Às vezes, eu comento com ele “você poderia limpar tal coisa hoje?” e, se ele puder, ele limpa. Menos uma! Se não puder, de noite eu faço, quando chego em casa.
Coletar as tarefas e passar para o Toodledo vai ser um trabalho que você terá uma única vez, mas que depois facilitará muito a sua vida.
É importante lembrar que você pode ir modificando as frequências, se perceber que colocou um espaço muito grande ou se, no dia de limpar tal coisa, ela ainda está limpa, então pode estender um tempinho a mais. A ideia é focar na praticidade, que caminha de mãos dadas com a necessidade. Não limpe o que não está sujo. É isso.
Como está o meu Toodledo para a limpeza do banheiro no momento:
Vejam que, no Toodledo, dá para colocar a duração estimada da tarefa, o contexto, a data, frequência de repetição, status etc. Gosto muito da ferramenta, mas cada um deve usar aquela que já usa regularmente para executar tarefas.
Espero que essa estratégia ajude.
A leitora Camila Cabete enviou:
[quote class=”lilas”]Oi Thais!! me senti tão inspirada que resolvi colocar no papel minha organização. Pelo que vi, o evernote+agenda+email para mim se aplica muito bem. Segue imagem da minha organização. Obrigada pelas dicas e textos
Só conseguiria com organização…
Sou a publisher relations da Kobo no Brasil, tenho minha própria empresa de consultoria editorial, sou síndica, estudo espanhol, pratico Método DeRose, tenho casa e marido (que me ajuda muito)…ufa! Mais uma vez obrigada por compartilhar tudo conosco.
Beijocas[/quote]
Gostaram do esquema e das reflexões da Camila? =)
Você também pode participar enviando sua dica, foto de um cantinho organizado ou dúvida para ser respondida no blog. Envie por mensagem na fan page do Facebook, por favor. Obrigada!
Este texto foi inspirado no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer”.
Qualquer coisa que você se comprometa a fazer na vida é um trabalho, não só no contexto profissional.
Em um dia comum, suas ações poderão ser divididas nesses três tipos:
A maioria das pessoas fica no item 2., executando tudo à medida que aparecem. O que acontece é que, assim, você acaba perdendo o senso de importância e trabalhando só em cima do urgente. Talvez, inconscientemente, você acredite que seja mais fácil lidar com demandas e incêndios que organizar seu trabalho, simplesmente porque você não sabe como fazer isso. É fácil ficar no modo “ocupado” porque, para os outros, parece que você é muito eficiente. A realidade é outra: seu trabalho está fora de controle.
As prioridades mudam a cada dia e, sim, muitas vezes precisamos atender urgências. Porém, a partir do momento que isso passa a guiar nosso trabalho diário, quem somos nós? Qual o sentido da vida? Executar sem significado?
Trabalhar em cima da urgência é uma prática comum que, teoricamente, não teria tanto problema. O problema não é os projetos não estarem organizados, mas você estar deixando de fazer algo importante só porque ainda não se tornou urgente. E o problema disso é prejudicar pessoas, perder prazos, dinheiro, além da qualidade que você teria se tivesse se dedicado a isso com um tempo maior. E você tem consciência desse problema – por isso está ansiosa(o) e preocupada(o).
É muito comum culpar as “surpresas” para justificar seu estresse e baixa produtividade. Porque, afinal, se você não tem controle sobre o seu trabalho, as urgências são a única forma de mostrar o que você sabe fazer. É mais fácil se manter ocupado que administrar tudo o que se tem a fazer. No fundo, você sabe que é só uma forma de não lidar com aquela pilha de itens não resolvidos que você não sabe bem como resolver. Você está fugindo.
Isso é um cenário comum no mercado de trabalho porque não somos treinados para gerenciar o nosso tempo e os nossos projetos. Crescemos deixando veios abertos. Como a maioria das pessoas que trabalha conosco também é assim, o ciclo se desenvolve com uma rapidez impressionante, e de repente estamos todos trabalhando em cima do que é urgente.
Quando você desenvolver uma maneira de controlar seu trabalho, vai ficar muito mais fácil confiar nas suas decisões pessoais sobre o que deve fazer em tal dia, justamente porque envolve uma disciplina que você precisa adquirir. É isso em troca de todo o resto. É uma disciplina que beneficia sua tranquilidade.
O legal do GTD é que você tem lá a sua caixa de entrada “acumulando problemas” enquanto você está trabalhando. Você sabe que, na pior das hipóteses, as coisas estão centralizadas ali, e não perdidas em pensamentos, e-mails não respondidos ou posts-its na parede de casa. Quando você tiver um tempo, você processará as informações aos poucos. Esse “tempo que você perde” é MUITO menor que o tempo desperdiçado executando tarefas sem direcionamento no seu dia a dia. Quando você se organiza, seu sistema se torna confiável e, mesmo que algo teoricamente urgente espere um pouco mais, há a confiança de que você não está tirando de foco o que é importante e, uma hora ou outra, tudo vai sendo executado – inclusive as urgências. Mas, se você não tiver esse sistema, como poderá saber o que foi feito ou não? Se o que era importante foi realizado?
Toda a questão sobre o foco é irrelevante se você não sabe o que precisa fazer. Quando as informações estão disponíveis para você de maneira prática e fácil, o foco vem naturalmente. Você pega uma tarefa e executa. Mas você precisa ter um método para isso, além da disciplina de manter seu sistema atualizado, funcionando.
Da mesma forma que as pessoas reclamam das “urgências” que chegam, elas reclamam das interrupções. O mundo não vai parar enquanto você estiver trabalhando, essa é a verdade. Você precisa aprender a se virar. O que não pode é usar isso como desculpa para não se organizar e executar. Ok, talvez a habilidade de “apagar incêndios” seja sua melhor capacidade hoje. Mas será? Às vezes, você simplesmente não experimentou o outro lado.
Pois bem, chegou a hora de fazer um novo post sobre como estou me organizando atualmente. Costumo fazer sempre que há algumas mudanças no meu jeito de organizar as coisas e, sempre que demoro um pouco mais a postar, alguns posts vão acontecendo e os leitores ficam com dúvidas (“mas você não estava fazendo de determinado jeito?”). Pois bem, escreverei neste post como estou fazendo no momento, e espero que ajude. Considere sempre a última versão publicada para saber como eu estou fazendo, por favor.
Quando posto o jeito como me organizo ou faço qualquer coisa aqui no blog, não o faço para ditar regras ou mostrar a maneira certa de fazer tudo (mesmo porque, isso não existe). Posto porque o blog é meu espaço, criado para compartilhar coisas da minha vida relacionadas à organização.
Eu estava decidida a manter todo o meu sistema de organização no Evernote. Ele é, e continua sendo, uma ferramenta maravilhosa que possibilita sim que você centralize tudo ali. Porém, no meu caso, sou muito apegada a duas outras ferramentas, que são o Google Calendar e o Toodledo. Não quero mudar somente para “provar um ponto” (que o Evernote serve para organizar tudo). Várias ferramentas servem. O Evernote é quase perfeito sim e, se eu estivesse começando hoje a me organizar, não tenho dúvidas de que usaria somente ele. Mas tenho todo um background, uso o G. Calendar compartilhado com minha família e colegas de trabalho, além de ser uma “embaixadora emocional” do Toodledo.
Eu adoro testar ferramentas para divulgar aqui no blog, mas o fato de migrar todo o meu sistema toda vez que faço isso atrapalha um pouco a minha vida. E eu, como tantas pessoas, tenho muitas frentes de trabalho na vida. Se ficar mudando toda hora, vai ser confuso e caótico – tudo o que eu não quero ser. Além do que, lá na Call Daniel estamos preparando um especial de ferramentas para daqui a um tempo e vou concentrar meus esforços lá nesse sentido, pois estou fazendo os testes junto com outras pessoas, o que deixa a análise muito mais completa!
Portanto, eu voltei para o que funciona 100% bem para mim, agora com adaptações maiores no uso do Evernote, e vou falar um pouco sobre isso neste post.
Eu utilizo o fluxograma padrão do GTD para decidir para onde vão as coisas que chegam a todas as minhas caixas de entrada. Você pode ver o fluxograma do GTD explicado aqui.
Eu utilizo sete ferramentas para me organizar atualmente:
Cada ferramenta tem uma função relacionada ao fluxograma citado ali em cima.
[quote class=”verde”]Papel: Fase da coleta no GTD. Mesmo que eu lide com diversas caixas de entrada (quatro contas de e-mails, inbox do Evernote, caderno no trabalho), prefiro ir anotando as tarefas no papel (estou usando fichas atualmente para fazer isso, daquelas compradas em papelaria, pautadas, mas vivo mudando).
Google Calendar: Para compromissos, lembretes e previsões. Mostrare na prática mais adiante.
Toodledo: Para tarefas e tarefas com sub-tarefas (projetos).
Evernote: Para referência, tickler, planos de projetos, planos de objetivos, anotações sobre áreas de foco e todo o resto.
IFTTT: Para otimizar minha relação entre todas essas ferramentas (com exceção do papel).
Arquivo em casa: Preciso guardar alguns papéis, como contas pagas e documentos, além das suas respectivas versões digitalizadas, então tenho um pequeno arquivo em casa para todas essas papeladas.
Meu cérebro: A cola que une isso tudo. =)[/quote]
No dia a dia, a coisa toda funciona muito bem. Minha rotina diária é:[list]
Pode parecer muita coisa, mas é muito intuitivo e habitual para mim. Vou fazendo ao longo do dia, em poucos segundos. Na verdade, justamente por ter esse sistema, produzo MUITO mais e focada. Se faço tudo direitinho, posso confiar cegamente no que está ali. Se o Toodledo está me dizendo que preciso fazer tal tarefa em tal dia, é porque preciso. E, sempre que me vem à mente que preciso fazer tal coisa, eu anoto. Depois, na hora de processar, se já estiver lá, tudo bem – se não estiver, agradeço mentalmente por ter me lembrado daquilo.
O sistema é perfeito? Claro que não. Nada é. Mas funciona muito bem para mim. Garante que eu me lembre de pelo 99% de tudo sem ter que ficar guardando de forma tensa esse lembrete na minha cabeça.
Eu uso a agenda do Google pelo simples fato de ter a agenda do meu marido e a do meu filho lá também. O pessoal da Call Daniel também utiliza a agenda do Google compartilhada, então facilita. Além das agendas que compartilham comigo, tenho pessoalmente três agendas, que são:
A agenda é para compromissos confirmadíssimos: consultas médicas, reuniões, aulas. Antes eu utiliza a mesma agenda para colocar compromissos prováveis, que ainda precisavam de confirmação, mas isso estava atrapalhando a visualização em por esse motivo, criei uma agenda chamada Previsões, que visualizo em conjunto com a principal. Assim, se quiser ver somente os compromissos confirmados, basta um clique. Facilitou bastante a minha vida. Na agenda Lembretes, coloco exatamente isso: lembretes. Fulano entra de férias, vou receber um pagamento X, vai acabar o horário de verão, vencimento de contas etc.
Algumas pessoas usam os lembretes como tarefas. Eu já fiz assim, e colocava no Toodledo. Porém, preferi deixar o Toodledo somente para tarefas e colocar os lembretes na agenda, como eu faria se ela fosse de papel. Tem funcionado, mas fica a observação, caso você queira testar.
Ah, vale lembrar que deixo as agendas com cores diferentes, para melhorar a visualização. Um pouco mais sobre isso você encontra em um outro post que já escrevi sobre o assunto, ensinando a utilizar a agenda do Google.
O Toodledo é um gerenciador de tarefas. Portanto, tudo o que demandar alguma ação, vai para lá. Essa é a minha regra. Tarefa, projeto e objetivo – tudo ação. Até os planos de projetos poderiam ficar nas notas do Toodledo, mas aí eu prefiro usar o Evernote. (Sobre planos de projetos, favor ler no livro do David Allen. Lá é explicado direitinho e, no blog, ainda não tenho post sobre isso. Mas, basicamente, é um arquivo onde você coloca tudo relacionado ao projeto.)
Eu organizo o Toodledo por áreas de foco (Folder) e, dentro delas, as tarefas e projetos. Projeto, no GTD, é toda tarefa com sub-tarefas. Vale lembrar que eu utilizo a versão pro do Toodledo, que dá direito a ter sub-tarefas e muitas outras funções. Quem utiliza a versão free pode adaptar – usei durante muito tempo sem problemas.
Tenho um extenso post onde falo sobre como me organizo no Toodledo, e ainda é bem parecido. Quem tiver interesse, pode ler aqui. Agora que ele tem aplicativo oficial para Android, facilita MUITO.
O Evernote tem sido usado para todo o resto – para fazer um backup do meu cérebro, na verdade. Só para constar, a organização de cadernos e etiquetas hoje está assim:
Como podem ver, mudei basicamente todo o processo. O que eu fiz aí já daria um post inteiro sobre o assunto, e pretendo escrever em breve. Mas, basicamente, voltei ao esquema de ter somente dois cadernos, pois facilita demais a vida (créditos ao ATB).
Sobre as etiquetas:
Planos: Onde ficam os planos de projetos e planos de objetivos.
Reference: Tudo, praticamente. Está organizado por assuntos e, dentro dos assuntos, mais sub-etiquetas.
Someday-Maybe: Onde eu arquivo ideias de coisas que quero fazer um dia, talvez. Também tem sub-etiquetas.
Tickler: Meu queridinho, não vivo mais sem ele. Basicamente, as 43 pastas do GTD com as tags de meses e dias, caso precise de notas, documentos e outros arquivos específicos, que devo previamente agendados. Uso principalmente para pautas de reunião e passagens aéreas, reservas de hotel e outros arquivos de viagens.
Eu já venho amadurecendo esse sistema de organização há muitos anos, muitos mesmo. Logo, pode parecer complicado para quem o vê assim, em um post, mas para mim ele funciona lindamente e de forma simples, intuitiva, sem ficar “conferindo” passos ou coisas do tipo.
É isso. Se vocês tiverem dúvidas, posso explicar melhor alguns pontos específicos nos comentários. Obrigada!
Ia inserir esse texto na linkagem de domingo, mas refleti tanto sobre ele que achei melhor publicar no formato de rapidinhas aqui no blog.
Eu venho pensando sobre esse assunto há um bom tempo. Tem a ver com geração mimimi/mememe, se achar a última bolacha do pacote, achar que todo mundo tem as mesmas condições sociais “para viver do que se ama” (dinheiro, suporte da família, estrutura). Gera ainda mais ansiedade e nos leva a um estado de eterna insatisfação, o que pode ser perigoso porque… ok, nada é permanente e ser insatisfeito nos leva à mudança, à não-conformidade. Isso pode ser um sentimento bom. Porém, não pode ser o único parâmetro, ou sim? Será que a gente deve se mover somente porque o mundo não é do jeito que a gente quer? Fomos acostumados a ter todas as vontades atendidas? O que estamos nos tornando?
Sou adepta do “para fazer o que ama, comece amando o que faz”. Porque às vezes nossas vontades nos enganam, e a felicidade pode estar apenas a um clique da nossa mente, e não em outro lugar, pessoa ou situação externa.
Clique aqui para ler o texto completo, que é maravilhoso. Dica do blog da Lu Ferreira.
Atendendo a pedidos, resolvi criar uma nova tag no blog chamada Rapidinhas – além dos posts tradicionais, mais longos, com reflexões e dicas mais detalhadas, o Vida Organizada terá também posts curtinhos, para ler em menos de 2 minutos, com dicas rápidas e pequenas intervenções no seu dia a dia. É um teste, mas acredito que dará certo! Me avisem se gostaram, tá bem? A ideia é ter outros tipos de posts mais rápidos.
Essas postagens vêm sendo feitas no Facebook do blog, mas muitas pessoas não acessam a rede social, então nada mais justo que trazer esse conteúdo para cá também.
Vi essa foto linda desse home-office minimalista, e fico me perguntando: é possível ser assim na vida real? O que vocês acham?
Particularmente, achei a foto bem realista e é algo que dá para fazer (e manter). Além de ser um cantinho lindo. <3
