Mês: novembro 2018

Li nos últimos dias o livro “Aprendizados”, da Gisele Bündchen, que foi a indicação de uma amiga (“leia, você vai amar muito”). Como ela já tinha me recomendado outro livro que eu tinha gostado bastante (“Ponto de equilíbrio”), confiei na indicação. E claro que ela acertou de novo. Adorei o livro da Gisele e acho que tem muito a ver com a proposta que trago com o Vida Organizada, de a gente buscar uma vida coerente com quem nós somos.

Gisele é possivelmente a brasileira mais famosa do planeta. Ela ficou famosa porque desde os 14 anos trabalha como modelo e, em algum momento em sua bem-sucedida carreira, inaugurou um novo estilo tanto com relação ao seu corpo (as curvas) quanto ao modo de andar, super característico. Várias pessoas influentes do mundo da moda trabalharam em sua projeção e, como acontece com quem acaba sendo a pessoa certa na hora certa, ela despontou. E todos nós a conhecemos como a modelo brasileira mais bem-sucedida de todos os tempos. Ponto.

O que normalmente as pessoas não sabem, e esse é sempre o ponto forte dos livros autobiográficos, são os desafios pessoais que tais celebridades ou profissionais bem-sucedidos passaram para chegarem até onde chegaram, e como foi o processo interno que levou a diversas decisões e processos significativos de mudanças.

Depois da leitura do livro, procurei algumas entrevistas dela no YouTube. Encontrei uma realizada em sua casa, com o apresentador Pedro Bial, e fui ler os comentários. Encontrei o comentário de uma pessoa dizendo que achou o livro fraco, “papo de auto-ajuda”, e que ela “perdeu a oportunidade” de contar os “causos” da profissão, além de dar dicas de empreendedorismo e gestão da carreira. Eu fiquei tão surpresa com esse comentário! Achei ele de uma pequenez absurda. Porque, para mim, o livro todo é sobre a gestão da carreira e, por consequência, da vida dela, e como toda essa complexidade se traduziu nas decisões que ela tomou quando passou a ouvir mais a si mesma e a sua própria intuição.

O livro todo é escrito lindamente, de forma bastante inspirada. Cada capítulo tem um tema principal, como “relacionamentos” ou “auto-conhecimento”. E assim, trazendo esses elementos pessoais, ela vai descrevendo como cada experiência que ela teve impactou em sua carreira. Quando ela descreve a decisão que tomou de abandonar o maior contrato da sua carreira (com a Victoria Secrets), aquilo foi pura gestão de carreira e empreendedorismo. Ela mostrou como, muitas vezes, ao longo da vida, a gente se deixa levar pelos outros e por situações externas diversas (ex: dinheiro) e acaba se agredindo, percebendo isso só em um futuro burn-out.

Por outro lado, eu entendo o autor do comentário no vídeo do YouTube. Porque quem nunca passou por isso não tem como saber a importância da intuição na carreira. Quem nunca teve que tomar uma decisão não sabe o que é olhar para dentro e encontrar a resposta sem dúvida nenhuma. Quem nunca passou por um burn-out ou teve síndrome do pânico não tem como saber como isso influencia em absolutamente todas as decisões da sua vida. Como a prática da ioga e da meditação ajuda a ter uma mente mais centrada, mais presente, mais plena, e como isso influencia em absolutamente TUDO. Logo, nem que a Gisele desenhasse, a pessoa ficaria satisfeita, porque Narciso vê com desconfiança aquilo que não é espelho.

O trecho acima está logo no começo do livro. Fiz diversas marcações para reler nos próximos dias.

Muitas pessoas me pedem indicações de livros sobre organização e planejamento de vida e de carreira. Para mim, os melhores livros nesses temas não são os manuais práticos (apesar de serem legais), mas as biografias de pessoas que nós admiramos, pois tais livros mostram como essas pessoas guiaram as suas vidas de acordo com os seus valores – que é o que eu acredito que deva ser uma vida organizada.

Recomendo fortemente a leitura, especialmente para as mulheres com filhos. Foi um livro que me emocionou, que me inspirou, e acredito que possa emocionar e inspirar vocês também.

Livro: “Aprendizados”, Gisele Bundchen (clique para comprar na Amazon)

“Elimine as distrações”.

“Faça uma lista de tarefas para ter um dia mais focado”, eles dizem.

Quando vejo uma pessoa, dentro de um prédio, ou fechada em estruturas de cimento, quase sem janelas e luz natural, com um computador ligado e um celular com notificações a cada 15 segundos, eu entendo que “focar’ e escrever uma lista possa parecer uma coisa sensata.

E é. Eu adoro listas. Acho que elas são importantes.

Mas, mais do que uma lista, ou mais do que qualquer outra coisa, é a gente saber se ouvir melhor. As listas podem ser tão distrações quanto todo o resto. Se você estiver ignorando a sua saúde, o cuidado com os seus filhos, os seus relacionamentos, mas escrever uma lista quando você chega ao trabalho te deixa mais tranquilo de alguma maneira, questione.

É muito mais fácil se manter com o escudo das demandas e ocupações porque isso permite que a gente esconda falhas que não quer que os outros reconheçam em nós. Ficar até mais tarde trabalhando é mais fácil que ir para casa e encarar um relacionamento com problemas.

Outro dia estava fazendo um exercício com uma professora de GTD e estávamos comentando sobre o que uma aluna definiu como uma próxima ação. Ela queria emagrecer com saúde. Definiu que a próxima ação seria “pesquisar na Internet melhores maneiras de emagrecer”. Ficamos discutindo um tempo sobre isso. Será que você não está apenas se distraindo, definindo coisas como essas em suas listas? É tão fácil batucar o teclado e digitar que você vai pesquisar como emagrecer! Depois, basta entrar no Google e pesquisar! Que bacana! Mas e aí, você está sentindo que esse projeto está avançando mesmo? Ou você só está se distraindo?

O outro exemplo que dei em nossa conversa foi sobre o destralhamento da casa. O cidadão vai lá e insere na sua lista do Todoist: “fazer uma lista do que quero destralhar”. Poxa, que legal – você monta a lista e dá o “check” na tarefa – aumenta seu carma no aplicativo. Mas a sua casa continua com tralha. Seu nível de dopamina pode ter aumentado um pouco, mas as coisas continuam na mesma.

Listas são ferramentas muito úteis e efetivas e fazem parte de todo processo de organização. Mas, mais importante do que elas, é o conteúdo que você coloca. E esse conteúdo tem que vir de dentro de você. Se você estiver mantendo as distrações da sua vida, ignorando o que realmente precisa ser mudado, que tipo de evolução espera?

A não ser, é claro, que queira apenas continuar distraído. Anestesiado, tomando seu 12o café às 16h, reclamando da quantidade de e-mails na caixa de entrada há ANOS.

Sério, onde você quer parar desse jeito?

Talvez a sua lista de pedidos para o Papai Noel fosse mais honesta que a sua lista de tarefas hoje. Que tal retomar um pouco da inocência, da intuição e da sua voz interior para encontrar aquilo que você realmente quer fazer e ter como realidade na sua vida?

Tudo começa com a próxima ação. Mas o processo de clareza é interior, e só você pode decidir.

Quando se fala em planejamento pessoal e das atividades, um problema que sempre emerge é: o que fazer quando a gente se planeja mas acontece algum imprevisto? “Imprevisto” aqui engloba qualquer coisa inesperada, desde o computador pifar até o seu chefe te chamar na sala dele para uma reunião de última hora que toma preciosas horas do seu dia.

Bem, o primeiro ponto é lembrar que os planejamentos não vão garantir que você saiba exatamente o que vai acontecer. A vida por si só é imprevisível. E querem saber? Ainda bem! Já pensou que chato que seria se a gente soubesse o que vai acontecer em 100% do tempo?

Em segundo lugar, acho que entra aqui a forma como nós encaramos os imprevistos. Se você passar a ver os imprevistos como oportunidades de aprendizado, o modo mental de lidar com aquilo até muda. Coisas inesperadas podem trazer oportunidades. Na pior das hipóteses, nos ensina sobre uma administração melhor da nossa rotina. Quer saber como? continue lendo.

David Allen, o autor do método GTD (que eu uso), diz que toda pessoa, não importa seu grau hierárquico ou tipo de atividade, tem três tipos de atividades em um dia de trabalho: as atividades já planejadas (que você já sabia que ia fazer), as atividades não planejadas e o tempo que você dedica a processar “entradas” (e-mails, mensagens, notas de reuniões etc). Logo, sabendo disso, precisamos entender que o dia precisa abrigar esses três tipos de atividades. Na prática, significa deixar tempo livre para abrigar o não planejado. É saber que ele vai acontecer, inevitavelmente, mas você tendo consciência disso não deixará que esse não planejado atrapalhe o que você se programou para fazer.

Veja, a vida muda o tempo todo. Quando passamos a nos organizar – e o planejamento das atividades faz parte disso – passamos na verdade a desenvolver uma mente mais presente, mais plena, mais engajada. E, a cada dia que passa, vamos mantendo aquilo que for mais significativo, mais prioritário, mais coerente. Mas é uma jornada. E, como toda jornada, encontraremos obstáculos, desafios, dias melhores que os outros. A gente precisa ser um pouco mais compassivo consigo mesmo e aprender a se perdoar caso as coisas não tenham saído exatamente como se tinha planejado. É perfeitamente normal não dar conta “de tudo”.

[Tweet “Ter uma vida organizada é uma jornada. Aprenda a se perdoar quando algo não sai conforme o planejado. É ok não dar conta de tudo!”]

Quando você se planeja para realizar uma determinada atividade e não consegue realizá-la por qualquer motivo, é inevitável se sentir frustrado. Agora, o que pode ajudar a lidar com essa frustração é você pegar aquela atividade que não fez e aprender com ela. O que aconteceu? Por que não consegui fazer? Às vezes você abrigou outra atividade que era mais importante. Então essa análise te permite ficar mais ok com aquilo que você deixou de fazer.

Quando eu não consigo fazer algo que tinha me proposto a fazer, não fico mais me martirizando por isso. Simplesmente acontece e faz parte da vida. Peço desculpas se envolvia outra pessoa, mas perdôo principalmente eu mesma. Porque a lista de coisas a fazer é infinita, mas a minha vida não. E eu sei que faço o melhor uso do meu tempo, porque sou uma pessoa organizada. Se não consegui executar aquilo por qualquer motivo, sei que não é para eu me culpar.

Eu tenho alguns outros textos aqui no blog que podem ajudar você a não se frustrar (ou a se frustrar menos) quando as coisas não saírem como o planejado:

• Como lidar com imprevistos
• Você se sente ocupada(o) o tempo todo?
• Como se manter mentalmente estável todos os dias
• O que fazer quando se tem muita coisa na agenda
• Blocos de tempo, contextos e a construção da rotina de trabalho
• Como fazer o planejamento da semana
• O fator surpresa da vida
• Planeje os seus deslocamentos
• Saiba como priorizar as suas atividades diárias
• Por que as resoluções de ano novo não dão certo?

A leitura dos textos acima certamente te ajudará a lidar melhor com o não planejado em seus planejamentos pessoais. 🙂

Já vale começar a falar sobre o Natal?

De modo geral, nos anos anteriores, eu começava a trazer esse tema para o blog por volta de outubro, mas percebi que não era tão útil assim para a maioria das pessoas. Muitos aproveitam a Black Friday para comprar alguns presentes, enquanto outros preferem esperar entrar o mês de dezembro para fazer as compras, para se garantir com relação ao prazo das trocas.

Hoje em dia sou prática com relação a isso: procuro comprar presentes que provavelmente não serão trocados, então evito dar roupas e sapatos, por exemplo. Já há alguns anos tenho preferido me concentrar em livros, comida ou artigos de decoração. E eu adoro dar presentes. Gosto de encontrar o presente “perfeito”, que é aquele que vai agradar a pessoa porque é algo que ela quer ou gosta muito.

Para ajudar nisso, eu tenho uma checklist que vou alimentando ao longo do ano com ideias de presentes, pois assim eu não preciso chegar no final do ano e ficar tentando adivinhar o que vou dar de presente para cada um.

Outra coisa que me ajuda com os presentes é estabelecer um teto de gastos. Por exemplo: definir que vou gastar R$1.000 no total com presentes. E aí eu categorizo as pessoas que vou presentear, mais ou menos assim:

• marido e filho: até 100 reais
• família próxima (mãe, sogra): até 50 reais
• parentes: até 30 reais
• colegas: até 20 reais

Vale lembrar alguns pontos:

• as coisas estão caras para caramba
• Natal é lembrancinha

Isso me deixa um pouco mais tranquila.

Aí, dentro desses preços, acabo fazendo escolhas que acredito que agradem. Livros, comida e artigos de decoração costumam agradar de modo geral. Quando não sei o que a pessoa pode gostar, eu dou comida. Um chocotone diferente, uma bandeja de bombom, um vinho. Quando conheço o gosto da pessoa, posso arriscar um livro ou um quadrinho para ela colocar na casa, por exemplo.

Eu gosto bastante de incentivar o comércio local e os pequenos produtores, então artesanato e comidas feitas por pessoas de verdade sempre têm prioridade.

Vale lembrar também que, além de presentes físicos, você pode presentear a pessoa com experiências. um ingresso para um show, uma viagem, uma massagem, enfim, reflita sobre o que pode agradar mais a pessoa que será presenteada. Presentear alguém é sempre sobre o outro, e não sobre nós mesmos.

Vale a pena ter também um setup básico para empacotar presentes em casa. Tesoura, durex, etiquetas, fitinhas, sacolas e papéis de presente podem ficar organizados em um único lugar, o que facilita bastante nessa época. À medida que vou comprando eu já vou empacotando e deixando embaixo da árvore. O filhote fica super feliz quando uma caixinha nova é colocada lá e, aos poucos, nossa árore fica cheia de presentinhos.

Este ano será o primeiro Natal que passarei sem a minha avó e ainda não decidimos se faremos algo em casa ou se vamos para a casa da família do meu marido. Mas, para não ficar muito triste pensando nesse assunto, me ajuda focar nos presentes, que é algo que eu adoro fazer! E você, já está pensando no Natal? Quais são as suas estratégias para a compra de presentes?

Eu odeio cenouras.

Ok, “odeio” pode ser uma palavra forte. O fato é que eu não gosto de alguns ingredientes misturados às refeições. A cenoura é um deles. Nada me deixa mais frustrada que pedir uma salada VERDE em um restaurante e ela vir com cenoura (que é laranja).

A cenoura tão pouco se presta para doces. Onde já se viu um bolo doce feito com um legume? Só com cobertura de chocolate mesmo pra conseguir comer. Não é à toa que virou uma paixão nacional, mas no fundo todo mundo trocaria o recheio de cenoura por outro ingrediente que tivesse mais a ver, se pudesse.

O fato é que a cenoura também tira o gosto das coisas. Na salada, só se sente o gosto dela. Na sopa, incomoda a textura. No doce, nem preciso falar (não tem o menor cabimento).

Aí você pode me dizer que a cenoura crua é um bom lanchinho. Aí eu concordo. A maneira menos pior de comer cenoura realmente é crua, como se fosse uma fruta. Os coelhos é que sabem a verdade – quem diria.

Todo esse papo foi para convencer você do fato de que eu realmente não gosto de cenoura. Acho que ficou claro.

E, mesmo assim, nessa época do ano, quando começa a chegar o calor e o período do ano em que costumamos viajar mais vezes à praia e tomar sol, eu começo a maratona cenourística. Como assim?

A cenoura é um dos alimentos que mais têm vitamina A e betacaronteno e, por isso, desde sempre ouço muito que sua ingestão facilita o bronzeamento da pele. E você pode achar isso uma besteira enorme, mas eu sou uma pessoa que não se bronzea com facilidade. Eu me queimo com facilidade. E, quando eu comecei a testar, vi que a ingestão de cenoura me ajudava bastante a suportar melhor o sol e também “bronzear” a pele em vez de simplesmente queimá-la (obviamente usando protetor solar em todos os casos).

Por isso, ao final de novembro, eu tenho um lembrete com recorrência anual no meu calendário que me lembra de começar a ingerir cenoura diariamente. Diariamente mesmo. Compro aquelas baby carrots, para lanchinhos, e compro cenouras para comer cruas todos os dias. Se vou a algum restaurante e tiver um prato com cenoura, eu peço. Como no restaurante por kg.

O grande ponto não é se bronzear ou não. Nem gostar ou não de cenoura e ter que comer. O grande ponto aqui – e é quando farei o link com a organização – é você trazer algo para o seu dia a dia que você não verá um resultado agora, apenas lá adiante, e pode ser algo que você nem goste tanto de fazer, mas faz porque te faz bem de alguma maneira, e cria o hábito.

Então eu, Thais, pessoa que não faz a menor questão de comer cenoura, a partir do final de novembro começa a comer cenoura praticamente todos os dias apenas para chegar em janeiro e conseguir um resultado X com relação à saúde.

E, se eu consigo comer cenoura todos os dias, como um hábito, para alcançar um resultado desejado, eu sei que você também consegue inserir qualquer coisa no seu dia a dia para alcançar um objetivo.

Essa é a relação da cenoura com o processo pessoal de organização. Qual é a sua cenoura?

Toda semana eu reúno alguns links que não necessariamente tenham a ver com organização mas são relacionados aos diversos assuntos tratados aqui no blog.

Todos os textos desta semana estão coincidentemente em inglês. Caso você não entenda o idioma, pode ler facilmente com a ajuda do Google Tradutor.

• O segredo de uma vida plena (ótimo, ótimo texto).
• 10 estratégias para seguir adiante mesmo quando se sentir travado.
• 7 maneiras de viver a vida que você sempre sonhou.
• Mecanismos de estresse e ansiedade que são ativados no nosso corpo.
• Nem tudo na vida precisa ser otimizado.
• Como mudar o seu mindset para ser mais feliz. <3

Espero que você tenha uma ótima semana. Bom domingo.

Desde que voltei a usar Bullet Journal consistentemente tenho recebido essa dúvida em alguns canais e, por isso, quis escrever um post comentando rapidamente.

Antes, algumas definições para quem estiver chegando agora:

BULLET JOURNAL é um método de produtividade que tem como base caneta e papel (caderno). A ideia é você registrar de maneira analógica o que precisa fazer, o que já fez e o que pretende fazer no futuro. O BUJO também permite outros tipos de registros que não sejam de coisas a fazer, ficando totalmente a critério do seu usuário.

COMMONPLACE BOOK é um termo usado para cadernos em que você registra aprendizados de maneira geral, em ordem cronológica. Não se trata de diário e registro de sentimentos, mas de aprendizados. Você pode registrar um poema que leu e gostou, uma letra de música, trechos de livros ou até mesmo fazer anotações em cursos ou palestras.

Para mim, a diferença muito clara entre um e outro é que o BUJO serve para registro da rotina (coisas que eu fiz ou a fazer) e o CPB para referências, coisas não-acionáveis.

Penso que um BUJO possa ser usado também como CPB (tudo misturado), mas ainda não sei se, para mim, funcionaria bem. Tenho o CPB bem separado e destinado a anotações de aulas, estudos e resumos. Entendo que possam trabalhar juntos, mas eu apenas não o faço. Deixo o BUJO para registro da rotina de maneira geral – mais parecido com um diário mesmo, se é que posso chamar assim.

Vale sempre lembrar que ferramentas são apenas ferramentas, que você usa de acordo com um método pessoal. Para mim, a diferença entre os dois está super clara, então não vejo problemas.

Tem uns posts que eu sei que, quando escrever, serão sucesso garantido, e este é um deles. Sucesso no sentido de reverberação, porque sei que alguns temas são bastante procurados, geram muitas dúvidas, então os posts se fazem necessários justamente para poder ensinar e esclarecer.

Vale lembrar, gente, que por mais que eu seja professora do método GTD e, modéstia a parte, entenda bastante do método, a minha visão é apenas a minha visão pessoal. Cada um deve personalizar toda prática e todo método para a sua própria vida, e nem sempre a maneira que o outro faz pode funcionar para a gente.

No caso de métodos (qualquer um), sinceramente eu acho importante respeitar o que o autor ensina. De verdade. Não porque estou dizendo “amém”, mas porque se ele diz algo, é porque estudou e mergulhou naquele tema para nos trazer algumas afirmações e orientações. Tudo sempre deve ser colocado à prova, mas eu acho importante primeiro conhecer as regras antes de quebrá-las, porque no MEU caso, já quebrei regras antes e fiz papel de boba porque na verdade as regras (que eu não conhecia) funcionavam muito bem para o que eu precisava, mas na ânsia de me provar rebelde e diferente eu perdi a oportunidade de aprender. Por isso, hoje, eu respeito muito mais a opinião e o conhecimento do autor e testo do jeito que ele propõe durante algum tempo antes de fazer qualquer tipo de “disrupção”.

Agora, vale lembrar que disrupções são sempre bem-vindas, quando fazem sentido. 😉

Beleza, vamos ao Trello.

O Trello é apenas uma ferramenta. O Trello não faz milagres. Ele é uma ferramenta assim como uma caneta, uma régua, um lápis ou um caderno.

Nós aprendemos técnicas e métodos que nos ajudam a usar as ferramentas de maneira melhor. Ponto.

No caso do Trello, de nada adianta falar “use o Trello!” se você não souber como usar a ferramenta, e isso independe de recursos incríveis que ela tenha. De nada adiantar eu ter uma Ferrari na garagem se eu não souber dirigir.

De modo geral, o Trello foi criado inspirado no kanban, que eu ainda pretendo desenvolver mais aqui no blog, antes de sair indicando. Logo, se você já conhece e curte a ideia do kanban, o Trello é ótimo.

Mas não só de kanban vive o Trello. Gosto de vê-lo de maneira mais simplificada, como um painel mesmo, onde crio vários outros painéis, e os cartões dentro dele funcionam como se fossem post-its. Se eu tivesse uma versão física do Trello, eu o imaginaria assim, como um painelzão na minha parede, talvez com uma cartolina, e post-its colados, que eu poderia mover para lá e para cá de acordo com as minhas vontades.

Logo, PARA QUE usar o Trello? Mais uma vez, depende dos métodos, técnicas e processos pessoais que você usa.

Para o caso do GTD e do planejamento de projetos, que é o tema deste post, vou falar como eu faço. Veja então a especificidade da coisa toda: método GTD, planejamento de projetos, meu jeito pessoal de fazer. Vamos lá.

Eu tenho um painel com todos os meus projetos em andamento. Cada coluna dentro desse painel tem uma categorização, que muda sempre que sinto necessidade.

No momento está organizado por áreas que fazem sentido para mim (casa, pessoal, família, trabalho, eventos), mas mudo (sinceramente) sempre que sinto necessidade. Depende do que quero revisar, da visão que quero ter etc. e o Trello é super bom para isso, porque permite mexer nos cards com facilidade.

Eu reviso os projetos semanalmente na minha Revisão Semanal, que é uma prática do método GTD. Na Revisão Semanal, meu papel é revisar cada projeto e garantir que cada um deles tenha pelo menos uma próxima ação definida. De modo geral, cada projeto tem mais de uma próxima ação que já dá pra executar, mas alguns realmente têm apenas uma, e ela é suficiente para cada caso. Ter uma próxima ação definida é o que faz com que eu saiba que o projeto está efetivamente em andamento.

Vale dizer a definição de projeto para o método GTD, que é todo resultado que quero ver concluído em algumas semanas, geralmente no prazo máximo de um ano (ou pode passar um pouquinho). Esse é o horizonte dos projetos dentro do método GTD (se passar de um ano, vai para os horizontes mais elevados).

Todos os projetos que eu quis colocar em stand-by durante um tempo são o que o David Allen (autor do método GTD) chamada de incubar e vai para uma lista chamada Algum Dia / Talvez, que na verdade é apenas outro painel que eu tenho no Trello e também reviso semanalmente, para reavaliar. É muito tranquilo mover um card do painel de projetos para o painel de incubados e vice-versa. Dessa maneira, consigo balancear bem o que preciso focar para estar em andamento.

Posso detalhar mais sobre as categorizações e modos de organizar o Algum Dia / Talvez, mas não neste post, cujo foco é mostrar como faço o planejamento dos projetos que estão em andamento.

Basicamente, vale dizer que a maioria dos projetos precisa de pouco planejamento. Só definir uma ação depois da outra já é suficiente. No entanto, projetos que fiquem travados de alguma maneira, ou que eu queira desenvolver um alinhamento melhor (comigo e com outras pessoas), ou simplesmente precise de mais inspiração, eu uso uma técnica do GTD chamada Modelo de Planejamento Natural. Trata-se de um modelo de cinco estágios que me permite planejar qualquer projeto.

1. Começo definindo o propósito, ou o motivo pelo qual eu quero concluir aquele projeto. É o “por quê?”. Ele é super importante porque traz motivação e, muitas vezes, serve até para a tomada de decisões. Junto com o propósito, posso também identificar princípios para o projeto, que seriam pré-requisitos, ou regras, para que o projeto aconteça dentro dos meus parâmetros de qualidade (ex: preciso me ater ao orçamento tal).
2. Depois vem a visão de sucesso, o que tem tudo a ver com o que todas as pesquisas da área das ciências cognificativas e psicologia positiva falam sobre o poder da visualização, telas mentais etc. É você desenhar, rascunhar, escrever, o melhor resultado desejado para o seu projeto, levando em conta como você e as pessoas relacionadas se sentem ao concluí-lo. A ideia aqui é realmente deixar a imaginação voar, pois assim você provavelmente terá ideias que, se não fizesse esse exercício, não apareceriam.
3. Só após o exercício de visualização que você vai fazer o famoso brainstorm, ou o “toró de parpite”, como dizem os meus amigos mineiros (rs), que é agrupar todas as ideias que podem ser relevantes ou não (sem filtro agora) para o projeto em questão. Pode ser feito sozinho ou em grupo. Aliás, como todos os estágios do planejamento. Depende do projeto e de você.
4. Depois do brainstorm, você vai organizar as ideias que fazem sentido. Quais devem ficar e quais não devem. Nesse estágio que entram as principais ferramentas e métodos de planejamento de projetos, como kanban, cronogramas, Gantt e outros. Você usa tais métodos e técnicas para organizar as etapas do projeto, e isso é super importante porque alguns projetos são sim demasiado complexos e precisam de um controle maior. O controle é feito aqui, e não com as ações. Alguns projetos mais simples podem ter uma simples lista de tarefas ou to-do list, que já serão recursos suficientes. Outros precisarão de um controle maior. Tudo depende do projeto. Mas vejam que todos esses métodos são apenas a organização do projeto, e o que este modelo do GTD traz é uma técnica mais completa que nos permite abrigar outros pontos importantes para qualquer planejamento.
5. Só depois dessa organização que você consegue olhar tudo o que tem que ser feito, todas as etapas e se perguntar: o que já dá pra fazer? Tudo o que já der pra fazer, que não tiver nenhum impeditivo, é o que o David Allen chama de “próxima ação”. Se algo ainda não dá pra fazer, ou é uma ação futura, pode continuar na organização do projeto, e você vai revisar e reavaliar à medida que o projeto for evoluindo, mas neste momento você não define como próxima ação, pois próxima ação é apenas aquilo que já dá pra você executar. E aí essa próxima ação você vai fazer (se levar menos de 2 minutos, na hora que a define mesmo), delegar (se outra pessoa for a mais apropriada – delegue por e-mail ou outro meio melhor e insira esse item em uma lista chamada AGUARDANDO) ou você mesmo fazer. Se tiver que ser feita em um dia ou horário específico (aqui entram blocos de tempo também), vai para o CALENDÁRIO. Se só tiver que ser feita o quanto antes, dependendo apenas de estar no contexto mais adequado para você, vai para uma lista de PRÓXIMAS AÇÕES, que você pode organizar como quiser (para a semana, uma lista geral, por contexto, por nível de energia, por duração etc).

Pode parecer complicado mas na verdade é muito simples e, em poucos minutos, você monta o planejamento completo de um projeto. Qualquer etapa que você parar no meio desse planejamento (por ex, foi interrompido na hora do brainstorm), você pode definir uma próxima ação “finalizar brainstorm do projeto tal” e voltar depois. Sem problemas.

Todo o resultado desse planejamento é o que o David chama de PLANO DO PROJETO e, no Trello, você pode colocar na descrição do card. Tipo assim:

O legal é que, na descrição do card, você pode colocar URLs de links diversos de arquivos de apoio que estejam em outros lugares, como mapas mentais no Mind Meister ou arquivos no Google Drive. O card também permite que você envie anexos e insira comentários.

Uma pergunta que pode surgir é se eu compartilho esses projetos. Não, este painel é o meu painel de controle pessoal. Se algum projeto demandar compartilhamento das etapas, eu crio um painel específico apenas para este projeto, para controle das etapas (e aí você pode organizar como quiser, usando um fluxo kanban, por exemplo), e aí sim compartilhar esse controle geral com quem quer que seja.

Acima você vê um exemplo simples que eu uso para a organização das aulas do curso online de Organização do Guarda-Roupa. Cada projeto pode ser organizado de um jeito diferente, como você quiser ou como sua equipe sentir necessidade.

Agora eu acredito que valha a pena falar sobre alguns recursos que eu utilizo dentro do card do projeto, voltando lá ao painel de projetos em andamento.

• Membros: não uso. Como falei, é o meu controle pessoal dos meus projetos em andamento. Se precisar compartilhar, faço como descrevi acima.
• Etiquetas: às vezes uso e às vezes não uso. As etiquetas podem ser úteis para categorizar, mas tem que tomar cuidado para não virar um microgerenciamento, a não ser que você precise desse microgerenciamento (cada um com as suas necessidades no momento). Eu já usei para estimar trimestres de conclusão (por exemplo, projetos que quero concluir neste trimestre, trimestre que vem etc), porque a cor da etiquetinha me mostrava os projetos que eu precisava concluir antes. Mas parei de usar. Cito só como curiosidade mesmo. Você pode querer usar as etiquetas para outras finalidades que sejam úteis para você.
• Checklist: esse é um dos melhores recursos e que mais uso! Uso a checklist do projeto para a etapa da organização, quando a organização do projeto é simples e pode ser feita por meio de listas. O mais legal desse recurso é que dá para copiar checklists de outros cards, o que é super super interessante para o método GTD, pois tenho um outro painel onde mantenho alguns cards de projetos recorrentes, com tais checklists dentro de cada card correspondente ao projeto. Aí basta copiar. Veja uma dica aqui no blog sobre esse assunto para otimizar o seu uso!
• Data de entrega: acho até ok usar para projetos que realmente tenham prazo, mas eu não uso e vou falar o motivo. Muitas vezes, eu até tenho um projeto que tenha um prazo, como por exemplo, uma viagem. Mas o projeto dificilmente é concluído na data da viagem, e sim depois de tomar algumas providências, quando volto. Logo, esse recurso não tem muita utilidade para mim. Prefiro colocar no título do projeto quando for algum evento ou viagem, para ficar como referência.
• Anexo: uso muito para anexar arquivos de suporte ao projeto. Um outro recurso interessante aqui é anexar os próprios cards do Trello ou outros painéis. Se você tiver um painel para próximas ações, por exemplo, pode anexar dentro do seu projeto as próximas ações relacionadas, linkando assim as ações aos projetos. É um trabalhinho adicional, mas para quem curte essa visualização vale a pena.
• Campos personalizados: eu simplesmente adoro este Power-Up do Trello e em cada painel personalizo de um jeito. No caso dos projetos em andamento, criei um campo chamado “Início”, onde gosto de colocar a data em que inseri o projeto no sistema. Eu sei que o histórico do card já me mostra, mas dessa maneira que falei fica mais visível. Apenas prefiro!
• Mover: por último, falo sobre o recurso de mover porque, quando concluo o projeto, em vez de arquivar o card (como eu fazia antes), agora eu o movo para um painel chamado “Concluídos”, onde arquivo tudo o que concluí de projetos. Tem sido bem bacana fazer dessa maneira para acompanhar um registro do que concluí ao longo do ano.

Pois bem, é assim que tenho gerenciado e planejado os meus projetos usando o Trello. Tentei fazer o post mais detalhado possível mas, caso você ainda tenha alguma dúvida, pode deixar nos comentários. Muito obrigada!

Desde que publiquei minha análise do livro do Ryder Carroll (criador do método do Bullet Journal) e comentei que estou usando conforme o autor recomenda, tenho recebido pedidos diariamente, em diversos canais, para que eu fale como estou conciliando com o método que eu já usava, que é o GTD™.

Como comentei em alguns posts e vídeos, eu ainda quero usar e testar durante alguns meses para poder chegar aqui e trazer uma experiência consistente. Não que eu já não tenha experiência com ambos. Uso o bullet journal há ANOS, já dei até curso e palestra sobre isso, e o GTD™ então, nem preciso dizer. Mas o autor do BUJO lançou um livro com mudanças recentes e muito mais consistência no método, e estou seguindo fielmente, como uma boa Granger deve fazer. Por esse motivo, quero fazer como o autor orienta, fielmente, durante uns dois ou três meses, para só então personalizar de acordo com o GTD e trazer insights e aprendizados aqui para vocês, além de orientações.

Porém, existem alguns pontos que já posso compartilhar, porque acredito que se mantenham com o tempo (mas aguardem as cenas dos próximos capítulos).

1. Não estou usando o BUJO para organização (entenda a diferença). O meu sistema do GTD funciona muito bem para isso da maneira como faço hoje, e eu gosto de fazer essa organização no digital, por todos os recursos disponíveis, especialmente no que envolve a flexibilidade das informações, o acesso através de múltiplos dispositivos e muitos outros fatores. Enfim, para organização, ainda prefiro o digital. Então todas as listas do GTD (calendário, próximas ações, projetos etc) estão em ferramentas digitais.
2. O BUJO tem me ajudado a curtir mais o GTD de maneira geral, porque eu só coloco nas minhas listas aquilo que efetivamente tem que estar nelas, depois de um filtro mais imediato. Na verdade, é uma turbinada nos passos 1 e 2 do GTD (capturar e esclarecer). É difícil colocar em palavras no momento, e essa é uma das coisas que eu preciso de mais tempo de teste para chegar aqui e afirmar, mas é um ponto importante. Digamos que o BUJO me ajuda a “limpar” antes o que entraria nas minhas listas quando eu não usava o BUJO. Por exemplo, se preciso comprar uma coisa da farmácia, pode ser que hoje mesmo eu consiga ir e tiro isso da minha frente – nem entra em qualquer lista, porque já resolvo logo. Só entra na minha lista de coisas para fazer na rua se eu não conseguir ir hoje.
3. Na prática, tenho usado o BUJO muito mais para log e captura que para organização e planejamento (entenda a diferença). Então vamos lá: todos os dias crio o log do dia, que acontece junto comigo. Eu não planejo um dia antes – acordo e crio o log do dia. Uso essencialmente para esvaziar a mente e inserir ali coisas que preciso fazer no dia, que já estejam no meu calendário e listas de próximas ações também (cuja fonte de consulta são as ferramentas digitais – a organização). O log diário tem sido fantástico para várias questões. Por exemplo: o log diário reflete a minha cabeça no dia, porque tem dias que eu capturo mais coisas e tem dias que capturo menos. Ter esse volume visível me ajuda a entender como eu estava naquele dia, mais do que simplesmente escrever como se fosse um diário, entendem? Até a forma como eu forço ou não a escrita com a caneta diz muito a respeito de como eu estava, e esse é um dos grandes ganhos do BUJO, para mim. Esse registro diário.
4. O outro ponto é que o BUJO me ajuda muito a lidar com as coisas que chegam e que eu posso resolver no próprio dia. Tem me conferido mais agilidade. O que eu não vou resolver no dia, se eu não for resolver no dia seguinte (análise que faço no outro dia mesmo), eu coloco nas minhas listas digitais. Isso traz o risco de fazer mais coisas que talvez não fossem prioridade, então vigilância constante! Mas que confere agilidade, confere. Exemplo prático detalhando mais o que comentei ali em cima, sobre a farmácia: capturei hoje no meu log diário que eu preciso comprar um remédio na farmácia. Se passar na farmácia hoje, já compro. Se não passar, amanhã, quando montar meu log do dia, vejo se tem chance de eu passar na farmácia. Se não tiver, eu coloco a ação no contexto “@rua”, que está em listas digitais. Tem funcionado legal assim.
5. O BUJO acaba funcionando como um guia para o dia de maneira geral. No começo do dia, monto a “programação”, por assim dizer, para não precisar ficar mais conferindo em outros locais além do BUJO no restante do dia. E, à medida que o dia vai correndo, eu vou capturando no log diário. Eu também vou executando o que estiver ali, sabendo o que é o foco do dia e o que eu “posso” fazer se tiver disponibilidade, sempre com foco nas minhas prioridades.
6. O BUJO funciona muito bem como espaço para anotações de coisas que eu não colocaria em nenhum outro lugar, a não ser em caderninhos (porque o legal é escrever a mão mesmo), como “lista de coisas que me deixam bem” ou “um agradecimento por dia”, coisas assim. Essa experiência de escrever, de se desconectar, é muito rica.
7. Desnecessário dizer, talvez, mas eu amo usar papel. Poder usar cadernos, canetas, marca-textos, post-its, com mais consistência (diariamente), é incrível. Consigo ficar bem saciada nesse sentido, pois é uma coisa que sempre sinto falta, apesar de usar para planejamentos diversos.
8. Uso da forma mais minimalista possível, sem desenhos. No máximo uso post-its e marca-textos, quando estão à mão e sinto vontade. De modo geral, é caneta preta e letra normal.

Respondendo uma pergunta meio geral, que é para o que eu NÃO estou usando o BUJO:

• gerenciar datas e calendário
• planejar compromissos
• planejar projetos
• organizar listas (ex: aguardando resposta, projetos em andamento)

Coisas que eu ainda estou aprendendo como é a melhor forma de fazer dentro do meu processo pessoal envolvendo ambos os métodos:

• “tarefas” do mês – projetos? marcos? ainda estou testando
• “tarefas” da semana – vale a pena fazer log da semana? ainda estou testando
• log do futuro – substitui o tickler ou o algum dia / talvez? ainda estou testando

De verdade: o grande valor do bullet journal, para mim, é o registro das suas atividades. Por mais que eu acompanhe os resultados do meu trabalho, ter um local físico que eu possa olhar, manusear e folhear tem sido incrível. E só de pensar em ter isso para revisar daqui a um ano, cinco, dez anos, é uma perspectiva que me agrada muito. Olhar como eu pensava, as coisas que eu fazia (mesmo as pequenas atvidades) dizem muito sobre o meu ritmo e a minha cabeça na época, e é mais prático que sentar e escrever um diário. Enfim, estou curtindo!

Vale a pena ler os últimos posts aqui no blog sobre o assuntos e assistir os vídeos do canal caso você tenha interesse nesse assunto, pois estou postando toda uma narrativa de uso que pode ser legal de acompanhar para entender melhor como estou fazendo. Obrigada.

Este é um post de referência, para servir como consulta para quem estiver interessado em implementar o método GTD™ mas não sabe por onde começar.

Muitas dúvidas surgem quando uma pessoa quer começar algo novo, e com o GTD™ não é diferente. Ele é um método de produtividade, mas resumir assim é muito injusto, porque o que o GTD™ faz, na verdade, é ensinar um processo que gerencie a nossa vida como um todo. Falamos sobre como lidar com ideias, tarefas, projetos, rotinas, compromissos, objetivos e muito mais.

O GTD™ é o método que eu utilizo desde 2006, quando criei o blog, e sou apaixonada de verdade pelo que ele pode proporcionar às pessoas. Passei por períodos difíceis, felizes e de mudanças na minha vida, e o GTD™ me deu suporte em todos eles. Não consigo mais imaginar a minha vida antes de usar o método para tudo.

O GTDâ„¢ tem um livro base, chamado “A arte de fazer acontecer”, que foi escrito pelo autor do método – David Allen. David é norte-americano, hoje tem mais de 70 anos e mora em Amsterdam, na Holanda, com sua esposa e cachorrinha. É um senhor muito simpático e, pessoalmente, tudo o que se espera de um “guru de produtividade”: calmo, zen etc.

O livro, apesar de ter sido reescrito em 2015 para ser mais “didático” e fluido, ainda causa uma sensação de “er… por onde eu começo?” em muitas pessoas que o lêem. E isso acontece porque no livro você encontra o método inteiro, com muita informação, e é difícil a gente entender no começo que se trata de uma habilidade para toda a vida e que a gente não precisa entender nem implementar tudo de uma só vez. Quando eu comecei, era só o livro e eu (não tinha curso nem nada de referência na época), e eu fui implementando aos pouquinhos, mesmo sem ter essa orientação. Era o que sentia ser o certo, simplesmente.

No entanto, existem alguns direcionamentos para começar a usar o método, que hoje eu sei porque, de tão apaixonada, acabei me formando instrutora da metodologia. E a ideia é, neste post de hoje, trazer três coisas básicas que você precisa fazer antes de começar. Quando digo “antes de começar”, me refiro a pôr a mão na massa mesmo com o GTD, tipo “beleza, vou começar a usar esse negócio!”. Estou supondo então que você já leu o livro, pelo menos, e sabe do que eu estou falando. 👆🏻 Se você ainda não leu o livro, recomendo que primeiro o leia, e depois volte aqui. “Ah, mas tem que ler o livro?”. Bom, você quer implementar um método. O mínimo que precisa saber é conhecê-lo, e você fará isso lendo o livro. 🙂 Você pode fazer um curso também, se quiser.

Para implementar o GTD, a Parte II do livro “A arte de fazer acontecer” traz um guia passo a passo de instalação, que funciona muito bem. Tendo feito um curso ou não, para usar GTD, para colocar a mão na massa, você precisa providenciar algumas coisinhas antes, como eu falei. E essas coisas são as seguintes:

(Ou seja, reforçando para não passar despercebido MESMO: você precisa ter isso abaixo pronto antes de começar a usar o método GTD, de qualquer maneira!)

1. Uma estação de trabalho própria

Você precisa ter uma superfície mínima onde possa se apoiar para cuidar das suas coisas. Manusear papéis, escrever, apoiar o computador, que seja.

Muitas pessoas já começam essa parte reclamando que não têm espaço em casa. Sua estação de trabalho pode ser “móvel”. Pegue uma mochilinha e coloque dentro dela tudo o que precisa, e leve-a com você pela casa, para a cafeteria ou onde quer que seja. Mas, se você puder ter um cantinho seu na casa, que seja meio metro de superfície, será ótimo.

Mesmo que você tenha uma mesa no seu trabalho, o David recomenda que você também tenha uma em casa porque você vai lidar com coisas em casa igualmente.

Não precisa ser nada sofisticado. Não precisa ter um home-office só seu, apesar de isso ser ótimo. O ideal de verdade é ter pelo menos uma mesa, o que você pode providenciar com uma tábua de madeira e dois cavaletes, ou dois gaveteiros (melhor ainda).

Nesse seu espaço, você vai deixar suprimentos básicos que vai utilizar para manusear suas coisas no dia a dia. Folhas de sulfite ou rascunho, clipes, canetas, grampeador, tesoura – material básico do básico, de papelaria. No livro, o David traz algumas recomendações, sempre visando a boa prática.

Por exemplo, uma das ferramentas que ele recomenda você ter é uma rotuladora (etiquetadora automática). Precisa ter, necessariamente? Claro que não é obrigatório, mas ajuda, e se ele está recomendando, é porque vale a pena. Confie no cara. Ele está ensinando as pessoas a fazerem isso há anos, e sabe o que facilita a vida. Particularmente, acho bastante satisfatório imprimir a etiquetinha na rotuladora em poucos segundos e já ter uma pastinha pronta e padronizada, em vez de escrever à mão ou ter que imprimir na impressora uma etiqueta.

Ter seu espaço de trabalho ok é a primeira coisa a se fazer. Uma vez configurado, vamos para o próximo.

2. Uma caixa de entrada

Veja, o David recomenda que você tenha na sua mesa de trabalho (no escritório, em casa e na sua mochilinha ou pasta “móvel”) um compartimento onde você possa usar como local de entrada para tudo que for físico que chegue até você. Contas, anotações, recibos, caixinha da Amazon que chegou pelo correio, enfim, tudo o que for físico.

Muitas pessoas ficam receosas de colocar uma bandeja de correspondência na mesa ou uma pasta para essa finalidade na bolsa, achando que é besteira, mas se você não fizer isso, bem sabe, pela sua experiência de vida, que sua mesa inteira (e sua bolsa) vai se tornar uma grande caixa de entrada, com pilhas diversas e misturadas de coisas. A ideia aqui é justamente centralizar em um cantinho único tudo o que chega.

Obviamente que você precisa dar vazão a essa caixa todos os dias, senão ela vai ficar lotada. Não se trata de um local de armazenamento, mas de um lugar de passagem, apenas para agrupar aquilo que chegou até você e você ainda não deu uma destinação correta. Com o GTD, você vai aprender como processar esse material, mas precisa ter esse local bem definido para começar.

Providenciando as caixas de entrada, vamos para o terceiro e último item.

3. Seu arquivo de referência funcionando

Toda pessoa precisa armazenar coisas, documentos e informações diversas que servirão apenas como consulta. É como se você tivesse uma biblioteca pessoal de coisas suas, da casa, da família, ou mesmo do trabalho, que não demandam qualquer tipo de ação, mas precisam ser armazenados. É o famoso arquivo. Prazer, caro leitor (ou leitora). Seja bem-vindo ao mundo das pastinhas tanto físicas quanto virtuais.

Estou brincando, obviamente, porque sei que se tem uma coisa que você já deve ter na sua vida, são pastas. É assim que a maioria das pessoas é apresentada ao mundo da organização ainda criança. “Joãozinho, aqui está a sua pastinha para guardar os trabalhinhos escolares”. Que beleza. Mas aí a gente cresce e começa a usar as pastas de qualquer jeito, porque não sabe muito bem como fazer, na verdade.

O que o David recomenda de boas práticas é muito simples, porém funciona lindamente, que é:

• Tenha UM bom arquivo de referência geral, que vai organizar todos os seus arquivos. Se sentir necessidade de arquivos específicos, deixe surgir a demanda (vou falar sobre isso no final do post). De maneira geral, todo mundo precisa apenas de um arquivo único para armazenar as suas coisas, seus documentos e arquivos como um todo.
• Quando ele fala em arquivo único, ele se refere a uma prateleira, uma caixa de pastas suspensas, ou um lugar, o espaço físico mesmo, que vai servir para você armazenar essas suas pastas. Significa colocar tudo junto em vez de deixar uma pasta na sala, outra na cozinha, outra no quarto etc. Facilita horrores a organização visual.
• No nível físico, use o que você já tiver, em termos de móveis, especialmente. Se já tiver um gaveteiro para pastas suspensas em casa, use esse móvel mesmo. Se tiver uma estante em que pode guardar pastas, compre pastinhas de elástico. Pode usar quaisquer dessas pastas que você encontra facilmente em lugares como a Kalunga, desde que você tente manter um padrão, porque o padrão que vai te ajudar a encontrar as coisas com mais facilidade. Não precisa se desfazer de um móvel apenas porque o David não gosta de recomendar pastas suspensas, por exemplo. No Brasil é super comum usar pasta suspensa. Só tome cuidado pra não sobrecarregar suas pastas.
• Para armazenar os seus arquivos, o David recomenda etiquetar as pastas por assunto, da maneira mais dedutiva para você, e em ordem alfabética. Tipo assim: Adesivos, Carro, Casa, Casamento, Certificados, Documentos, Escola, Faculdade, Imposto de Renda – deu pra pegar o espírito da coisa? É para ser simples.
• Quanto aos arquivos digitais, mesma regra. A vantagem das pastas digitais é que elas já ficam em ordem alfabética automaticamente (na maioria dos casos). A desvantagem é que o volume é infinito, então evite criar sub-pastas. Vale mais a pena manter uma única hierarquia de pastas. Tipo assim:

Em vez de:

• 📁 Áreas da empresa
  • 📁 Financeiro
  • 📁 Marketing
  • 📁 RH

Ele sugere:

• 📁 Empresa – Financeiro
• 📁 Empresa – Marketing
• 📁 Empresa – RH

A diferença é sutil mas, visualmente, no dia a dia, facilita muito ver tudo em uma única hierarquia de pastas em vez de ter que clicar várias vezes para visualizar e procurar as coisas. Faça o teste durante algum tempo para ver se acostuma. (Também é apenas uma recomendação, não uma regra. Teste!)

• David recomenda também que seja muito fácil criar uma pasta nova sempre que você sentir necessidade. Se seu arquivo estiver lotado, não tiver espaço, ou você nao tiver pastas avulsas disponíveis, vai ser muito mais fácil voltar a empilhar as coisas em qualquer lugar e, então, gerar bagunça. Fique ligado(a) para ter sempre facilidade nesse manuseio diário (por isso que ter as ferramentas sempre à mão facilita as coisas).
• As ferramentas que ele recomenda na estação de trabalho ajudam MUITO nesse arquivamento diário (clipes, rotuladora, tesoura, post-its etc).
• O arquivo, apesar de guardar tudo aquilo que for apenas referência, não pode ser “morto”. Vale a pena revisá-lo de tempos em tempos para dar uma limpada e garantir que você esteja guardando apenas aquilo que ainda faz sentido manter (vale para os arquivos digitais também, especialmente pastinhas de e-mails).

Sobre arquivos específicos. Arquivos específicos são coisas que realmente precisam de um compartimento separado. Por exemplo, se você for dentista, pode ter umas 20 pastas só de clientes (uma para cada cliente). Então, nesse caso, pode valer a pena ter um sistema de arquivamento (ou seja, um lugar separado do arquivamento geral) apenas para os arquivos de clientes. Vendedores que utilizem um software tipo Sales Force – o Sales Force é um arquivo de referência específico sobre clientes. Avalie bem caso a caso e crie apenas se houver demanda.

Sem essas três coisas, você não vai conseguir implementar o GTD direito, porque você dependerá delas para manusear absolutamente tudo no processo. Você pode até tentar, mas terá dificuldades. Aí fatalmente vai ter que voltar e fazer o que o David sugeriu. 😺

E assim: não é que o GTD em si demande isso. São práticas elementares de organização que qualquer pessoa pode ter para se considerar minimamente organizada, e se beneficiará delas usando o método GTD ou não. Portanto, fica a dica. 😉

Chegou a semana da Black Friday e todos os cursos do Vida Organizada estão com 50% de desconto. Aproveite, pois as vagas são limitadas.

Clique aqui para se inscrever

Esta é uma ótima oportunidade para quem sempre quis fazer um curso online do Vida Organizada mas não tinha condições. Aproveite!

Os livros também estão em promoção na Amazon. Confira!

“Vida Organizada” (2014)

“Casa Organizada” (2016)

“Trabalho Organizado (2018)

Na quarta-feira, fiz uma reunião com uma pessoa querida como parte de um processo de certificação pela qual ela está passando e que eu estou coordenando. Nossa reunião foi à noite, às vésperas de um feriado estendido, e ela me perguntou se eu “estava ansiosa para o feriado”. A pergunta me pegou de surpresa. A resposta, nem tanto. “Não”, eu disse. Ela deu risada. Na hora, eu não soube explicar tão claramente o motivo da minha resposta, mas refleti ao longo dos dias sobre ela e, dessa reflexão, nasceu este texto.

Sabe, a gente vive em uma época muito esquisita em que de repente todo mundo tem que ser empreendedor e ter alta performance para ser foda. Trabalhar no feriado, trabalhar 20 horas por dia, parece ser simplesmente uma obrigação se você quiser ser bem-sucedido. Com o país dentro de uma recessão de anos, é comum pensar que, quanto mais a gente trabalhar, mais dinheiro vai entrar (e quem tem empresa sabe do que eu estou falando).

Mas, ao mesmo tempo, eu sei que isso não é saudável. Como empreendedora, eu já me peguei diversas vezes quase me sobrecarregando, simplesmente porque eu gosto tanto do que eu faço que é comum ir fazendo e fazendo. Só que o problema disso também é que quem faz coisas demais fatalmente está com foco de menos. Não considero isso uma crença limitante, mas um aprendizado que tive nos últimos anos avaliando a minha experiência pessoal e também a de outras pessoas à minha volta.

Uma consideração que sempre chega é: “mas Thais, o feriado quebra o empreendedor”. Essa também foi uma realidade com a qual me deparei quando comecei a empreender. E hoje acho que se trata de uma visão muito simplista da coisa toda. Você, como empresário, precisa se planejar e entender as sazonalidades do seu negócio. Precisa se estruturar para os tais feriados. Além do que, os feriados giram a economia em outros setores. Enfim, não vejo os feriados como vilões, mas talvez isso seja assunto para outro post, mais focado na gestão da empresa mesmo.

Quando eu refleti sobre o por que de não estar empolgada com o feriado, o sentimento não foi ruim. Veja, não é que eu não quisesse o feriado. Adoro os feriados. Meu filho não tem aula, podemos passear. A cidade fica vazia e gostosa de circular. Mas é que eu realmente não dependo dos feriados para isso.

Hoje, para uma pessoa que trabalha de segunda à sexta, ou de segunda à sábado, ou mesmo em horários fixos, com férias de 15 a 30 dias por ano, os feriados são super importantes. Quando eu trabalhava nesse modelo, eu adorava os feriados também. Contava antes de o ano novo começar quando eles aconteceriam, porque seriam oportunidades maiores de descanso ou viagens que eu estivesse a fim de fazer. Mas, hoje, meu estilo de vida e de trabalho me permitem viver esse tipo de coisas – sinceramente – todos os dias. Se eu quiser ir ao cinema na terça à tarde, eu posso. Se eu quiser tirar folga na segunda, eu posso também. Consigo me organizar para tirar uma semana de férias quando eu tiver vontade.

Então não é que eu não fique empolgada com os feriados, mas é que eles acontecem em qualquer época para mim, quando eu sentir vontade e me planejar para esses descansos.

Eu me sinto perfeitamente ok em trabalhar durante um feriado ou em um final de semana porque na segunda-feira estarei de folga, se sentir vontade. Tenho estruturado mais a minha vida nesse sentido, com esses intervalos mais sutis, que fazem parte do meu cotidiano.

Mas eu também entendo que essa não é a realidade para a maioria das pessoas, então o espanto é comum. rs

O que eu quero trazer de dica com este post na verdade é mais uma reflexão para você fazer: como eu poderia trazer mais dos feriados para a minha rotina?

Uma sugestão de texto que já foi publicado aqui no blog é sobre trazer as férias para o dia a dia. Recomendo e espero que você goste.

Boa semana.