Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Ocasionalmente eu escrevo um post mostrando como tenho me organizado atualmente, e esta é a versão de outubro. As coisas estão bem organizadas por aqui, o momento está ótimo, então achei que valeria a pena compartilhar.

Agenda

Utilizo a agenda do Google para me organizar (veja aqui como você também pode usá-la). Minha técnica de usar duas cores tem funcionado muito bem. Basicamente, eu faço assim: o que for compromisso com data e hora marcados, que não dá para mudar para outro horário, eu deixo de uma cor padrão (azul). Quando se trata de algum compromisso, atividade ou tarefa que eu designei para o dia ou a semana em questão, eu deixo em uma cor de menos destaque (cinza). A ideia é a seguinte: se alguém quiser marcar alguma reunião ou compromissos comigo, se eu bater o olho na minha agenda, eu sei o que eu posso mudar de horário ou não, alocando o novo compromisso. Eu expliquei com mais detalhes aqui.

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Sempre visualizo a minha agenda semanalmente, pois assim tenho uma ideia mais precisa do que está no foco no momento. Faço um planejamento também uma vez por semana, como estou acostumada a fazer no método GTD (veja aqui como fazer a sua revisão semanal). Gosto de fazer esse planejamento às sextas-feiras pela manhã mas, quando não posso (porque vou ter um compromisso, por exemplo), faço na quinta à noite ou no sábado pela manhã. Nesse planejamento, é quando eu vejo a minha semana seguinte e tomo algumas providências com relação ao que está lá – insiro tempos de deslocamentos, coleto tarefas que identifiquei relacionadas a compromissos já existentes, vejo se todas as reuniões estão marcadas ali, resolvo compromissos em conflito (duas coisas marcadas para o mesmo horário) e por aí vai. Também reviso minha lista de projetos e tarefas para ver o que vou priorizar nos próximos sete dias.

Por isso, no dia a dia, a primeira coisa que olho quando começo a trabalhar é a minha agenda. Sei que, o que está nela, programado para o dia, é o que eu realmente tenho que fazer. Só depois disso eu vou para outro sistema. E ah: trabalho com a agenda aberta o tempo inteiro. Não uso alertas e vou controlando meu tempo com o relógio mesmo, pois acho que os alertas distraem muito.

Para mim, o que tem funcionado muito bem com a agenda é reservar pelo menos duas horas por dia para imprevistos (prefiro sempre deixar duas no horário comercial e uma depois disso). Nunca mais me atrasei ou deixei de cumprir algum prazo por causa disso e os meus dias têm sido bem tranquilos. Caso eu não tenha tais imprevistos, uso as horas para trabalhar nas minhas tarefas normalmente. Outra coisa que tem funcionado é respeitar meu nível de energia. Se eu sei que estarei cansada em tal dia e horário, por quaisquer fatores que sejam, não vou ficar agendando coisas para aquela data em questão.

Tarefas, projetos

Depois de um uso intensivo durante um ano do Evernote para tarefas, voltei ao Toodledo. Eu o utilizo desde 2006 ou 2007 e é uma ferramenta criada para o GTD, então até hoje não conheci outra melhor. Vou esperar um tempo para fazer uma nova imersão como fiz com o Evernote (talvez com o Todoist, mas ainda estou pensando). O fato é que eu me organizo e me sinto muito produtiva com o Toodledo. Até publiquei um post sobre como utilizar o método GTD na ferramenta.

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O Toodledo tem suas vantagens e desvantagens. Já falei aqui sobre por que eu acho que ele é a melhor ferramenta para usar com o GTD, então não há outros argumentos. Mas o uso de ferramentas é bem pessoal e não existe certo ou errado quanto a isso, mas o que funciona para cada um.

Um hack que tem me ajudado bastante com o Toodledo é selecionar a pasta (folder) referente a cada área de atividade e, enfim, clicar no título da tabela das tarefas em “Status” (imagem acima). Isso me traz uma lista do que é tarefa / próxima ação (next actions), projeto (deixo como “active” no status para saber o que é projeto em andamento), algum projeto que é certo mas ainda não começou e não está em andamento (planning), o que está esperando resposta ou condições específicas (waiting), o que está na minha “lista de desejos” para executar (someday) e o que é apenas uma informação de referência (reference).

Ainda não cheguei a um modelo ideal de integração do Toodledo com o Evernote, mas postarei aqui assim que isso acontecer.

Também utilizo o Toodledo para gerenciar rotinas e tarefas recorrentes.

Arquivos (digital)

Nada jamais baterá o Evernote nesse quesito, eu acredito. Voltei ao meu uso inicial de Toodledo para ações e Evernote para arquivos de referência, suporte a projetos, notas de reuniões etc. Ainda não estruturei nada extraordinário em termos de tags e cadernos, porque estou fazendo isso aos poucos. Tenho montado uma estrutura mais intuitiva mesmo, de acordo com a necessidade, mas ainda não estou satisfeita com ela também. Prometo postar, quando estiver.

Continuo digitalizando diariamente e coletando toda sorte de coisas para o Evernote. Já comentei que um aplicativo que me ajuda a fazer isso é o Cam Scanner (disponível para Android e iOS), que formata o documento quando fotografado, deixando ele com carinha de escaneado mesmo. Também tenho utilizado o recurso de apresentação para fazer apresentações informais de projetos, em reuniões.

Como comentei anteriormente, ainda não cheguei a uma integração total do Toodledo com o Evernote e ainda estou estudando a melhor maneira de fazê-la. Uma das razões que me levaram a separar as coisas, além de eu ser muito acostumada com o Toodledo e gostar da ferramenta, é que o próprio David Allen recomenda que a gente não guarde itens que demandam ação junto com materiais de referência, porque isso tem a grande tendência de nos confundir. Ainda acho a estrutura que montei para o guia definitivo excelente. Cheguei a tentar outra depois e até cheguei a uma versão mais simples (que ainda pretendo postar aqui), mas nada tão completo como aquela. Aí vai de cada um mesmo. Essa coisa de escolher ferramenta depende de vários fatores, todos pessoais.

Também estou me organizando com os arquivos de trabalho com a Call Daniel, pois lá utilizamos outras ferramentas (Outlook, Google Drive e Asana). Para conciliar, não tem muito jeito: tem que ter o trabalho de jogar na caixa de entrada que eu uso e processar dentro do meu sistema. Não é tão prático, mas acho que o ganho é melhor do que usar várias ferramentas diferentes. Fico meio maluca com esse procedimento.

Arquivos (papel)

Estou estruturando meu home-office em casa e essas coisas levam tempo, especialmente em decorrência do $$$. Como eu quero montar algo bonitinho e adequado, tenho que fazer aos poucos. Em outubro, eu finalmente comprei um arquivo com três gavetas para pastas suspensas, que estou usando para (nesta ordem): tickler, contas pagas e arquivo geral (documentos, certidões, garantias e outras coisinhas do tipo).

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Esse arquivo aí em cima foi exatamente o que eu comprei, tanto o modelo quanto as cores. Eu ainda pretendo comprar um armário da mesma linha e uma mesa em L, pois preciso de um espaço maior para trabalhar. Além do computador, gosto de desenhar, rabiscar, fazer brainstorms e mapas mentais, além de ter o resto (impressora, telefone, scanner etc).

Tenho usado também duas pastinhas no dia a dia. Mantenho uma pasta grande para documentos e outros papéis que preciso carregar para lá e para cá muitas vezes. Também estou deixando uma pastinha transparente A5 dentro da bolsa, aconteça o que acontecer, para juntar os papéis que chegam até mim. Em casa, coloco todas na minha caixa de entrada física e processo diariamente (ou a cada dois dias).

Caixa de entrada

Tenho quatro em andamento: meu fiel caderno (atualmente, usando o Moleskine do Evernote), o caderno Entrada no Evernote (para coisas que vêm da web), a caixa de entrada de e-mails e a caixa de entrada física (para papéis, contas etc). No geral, a caixa mais difícil de administrar é a de e-mail, porque tenho quatro. Infelizmente elas precisam ser separadas por diversos motivos (o que envolve também não usar um agrupador, como o Outlook, para gerenciar todas). Porém, tenho feito de acordo com o que ensinamos nos treinamentos e separado em pastinhas de ações, arquivo e aguardando resposta. Funciona, mas ainda fico me questionando se devo processar para o Toodledo ou gerenciar apenas ali mesmo. Como tenho centralizado no Toodledo todo resto, talvez faça sentido. Estou nessa fase de testes, justamente.

Leituras

Como vocês bem sabem, sou uma pessoa que lê muito. Esse mês eu fiz uma limpa na minha estante de livros, cataloguei outros tantos no Skoob (ainda faltam alguns) e separei mais de 200 livros para troca. Quem tiver interesse, pode ver a minha lista aqui (vivo atualizando). Estou dando preferência para quem mora em São Paulo, pois não quero gastar dinheiro com frete enviando pelos correios. Troco muito livro e isso ficaria meio inviável para mim. Tenho pensado inclusive em organizar algum evento para trocas. Me avisem nos comentários se têm interesse na ideia, por favor.

Utilizo também o Skoob para ir controlando o que estou lendo. Na medida do possível, atualizo diariamente meu histórico de leitura por lá.

Estudos

Por fim, gostaria de comentar aqui no blog que estou iniciando uma nova fase na minha vida, que é um MBA. Sei que postei sobre o estudo autodidata no meu outro blog (clique aqui para ler), mas isso venho fazendo com o que for hobby para mim. Eu terminei minha pós-graduação há quase dois anos e estava planejando uma nova formação (sou aquela pessoa que quer estudar para sempre). Como o ano de 2014 trouxe muitas mudanças profissionais, estava sentindo falta de um respaldo maior no que estou fazendo agora relacionado a produtividade, alta performance, competências e outros assuntos correlatos, então optei por um MBA na área de recursos humanos.

A segunda novidade relacionada a isso é que será um curso à distância. Muitos de vocês vêm me pedindo para falar a respeito, então agora finalmente vou ter a minha experiência pessoal para bolar estratégias para organizar, estudar, acompanhar as aulas e compartilhar por aqui.

Acho que eu falei sobre todos os pontos de organização atuais neste post mas, caso tenham dúvidas, por favor, deixem um comentário! Obrigada.

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Este é o terceiro post da série O que eu aprendi sobre produtividade com Tim Ferriss, esse cara incrível com dicas tão bacanas sobre a vida. Eu demorei um pouco para dar continuidade a esta série por dois motivos. Primeiro, porque estava tocando a série do GTD com o Evernote, que me tomava bastante tempo. Não dava para levar duas séries ao mesmo tempo. Segundo, que não gosto de escrever com pressa ou por obrigação. Essa é uma das vantagens de ter um trabalho como autônoma – construir meu próprio ritmo de acordo com o nível de energia, disponibilidade de tempo e criatividade.

Hoje eu gostaria de falar sobre o conceito que o Tim chama de “novos ricos” (NR), que basicamente são as pessoas que têm poder de escolha quando se trata de tempo. Pode reparar que, na maioria das vezes, achamos que temos esse poder, mas não temos. Se você consegue mobilidade para os seus compromissos, então você realmente tem. Se não, se você não pode mudar o horário do seu trabalho, por exemplo, você não tem.

[quote]”Ser financeiramente rico e ter a habilidade de viver como um milionário são duas coisas fundamentalmente diferentes.”[/quote]

Ele tem um conceito relacionado que se chama “multiplicador de liberdades”. Bem, obtém-se esse resultado fazendo o cálculo entre o que você faz, quando você faz, em que lugar você faz e com quem você faz. Em termos práticos, se você trabalha 12 horas por dia para ganhar 10 milhões de reais por ano, você é menos rico que uma pessoa que trabalha seis horas por dia e ganha 10 mil por mês. Chocante? Riqueza não se limita a dinheiro, mas em abundância de tempo para fazer o que quiser e liberdade de escolha para fazer “como” quiser. Na verdade, o poder é a habilidade principal. É a coisa de você estar viajando pela Malásia e trabalhando pela Internet, por exemplo, ou vivendo seis meses na Inglaterra sem deixar de lucrar com o seu negócio.

Não existe um modelo certo e cada pessoa pode chegar ao que considera um trabalho ideal, mas tudo começa substituindo dogmas. Veja o post anterior, sobre regras desconstruídas.

Vale citar aqui uma reflexão chave que o Tim faz em seu livro, sobre a eterna questão “eu gostaria de mudar a minha vida, mas realmente não posso por X, Y, Z”. Ninguém nunca terá as condições perfeitas. Todo mundo que arriscou, tomou a iniciativa e assumiu os riscos. Porém, até lá, você pode ir se preparando. A primeira coisa que você deve fazer é definir qual seria a pior situação possível que você passaria. Se você largasse agora o que está fazendo para ir em busca do que você quer, o que de pior aconteceria? Tenha isso em mente para pensar em possíveis alternativas. Muitas vezes, a pior situação possível nem é assim tão ruim. É que, quando a gente não pensa nela, tendemos a superestimá-la.

Outro ponto importante que ele fala sobre empregos mal-pagos e frustrantes. A gente se mantém nesses empregos porque precisa pagar as contas, sustentar a família, porque espera um reconhecimento (e uma promoção), um aumento de salário. Analise seus últimos meses e anos e veja se isso aconteceu alguma vez com você ou com outras pessoas da mesma empresa. Se não aconteceu, o que te leva a crer (de verdade) que acontecerá um dia? E, se acontecer, quanto tempo você está disposto a esperar até que aconteça.

Ele fala uma frase muito legal no livro, que é: o cara trabalha dez horas por dia para ser promovido e trabalhar 12. Qual a vantagem? Ah, dois mil reais a mais no salário. E a vida que você deixa de viver cada vez mais a partir disso? Suas relações familiares, a atividade física que você deixa de fazer, a saúde prejudicada, os amigos que param de te chamar, sua casa em ruínas. Aqui vai uma notícia para você: as coisas não vão melhorar sozinhas. Não compactue com a mediocridade e tome uma decisão para mudar a sua vida. A não ser, é claro, que você queira continuar fazendo isso das 8 às 18 nos próximos 30 anos da sua vida.

Para finalizar o post, ficam as reflexões que eu mesma fiz, vivo refazendo e continuamente me ajudam a reposicionar as coisas:

  1. O que de pior aconteceria se você tomasse hoje aquela decisão que vem martelando na sua cabeça há muito tempo?
  2. Caso isso acontecesse, quais seriam as medidas que você poderia tomar para ter o controle da situação de novo?
  3. Quais são os benefícios que resultariam dos resultados mais prováveis das perguntas acima? Quais seriam os prós?
  4. Se você fosse demitido hoje, o que faria para manter a sua situação financeira sob controle?
  5. O que te custa – financeira e emocionalmente – adiar suas ações?
  6. O que você está esperando?

Lembre-se: o que mais tememos fazer é o que mais devemos fazer. Durma com essa! ;D

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Precisamos trabalhar em busca dos nossos sonhos e, até lá, passar por diversas situações que podem nos chatear ou estressar. Eu demorei para chegar em um nível de amor total ao que eu faço como hoje, então até aqui eu passei por elas. Hoje, vendo com um pouco mais de distância, identifico algumas maneiras de passar melhor por tudo isso sem prejudicar a saúde e a sanidade. São cinco:

1. Conheça suas responsabilidades

É muito fácil dizer “sim” para tudo quando começamos em um novo trabalho – queremos agradar, mostrar serviço etc. Porém, com o tempo, isso vai se tornando um comportamento nocivo para você. Além de não ter como abraçar o mundo (nosso tempo é limitado), podemos deixar de cumprir nosso papel para cuidar das responsabilidades dos outros. Por isso, a primeira coisa é conhecer seu papel na empresa e as suas responsabilidades oficiais. Essas devem ser feitas, independentemente das outras. As demais atividades devem ser vistas como segunda prioridade, ou até mesmo renegociadas. Para conseguir negociar, é importante ter seus projetos em ordem, para que eles sirvam como argumento para você conseguir se dedicar a eles.

2. Tenha relacionamentos sem dramas

Sei que é difícil e que passamos mais tempo no trabalho que em casa com a família. Porém, procure não ficar íntimo demais, se envolver em fofocas, falar do trabalho de outras pessoas, perder muito tempo no cafézinho, ir sempre para o happy-hour e por aí vai. Tenha uma certa distância até mesmo para se preservar. Discrição, neste caso, sempre será a melhor pedida.

3. Dê feedbacks positivos

Seja você um gestor ou um estagiário, é importante dar feedbacks positivos sempre que alguém realizar um bom trabalho. Não precisa fazer isso na frente de todo mundo, mas vale a pena mandar um e-mail, comentar no corredor ou durante o almoço. Você reforça seu relacionamento de uma maneira que todos cresçam, inclusive a confiança do time em você.

4. Aprenda a impôr limites

Não dá para a gente viver colocando a culpa nos outros pelas urgências que aparecem. Organize-se. Ninguém vai chegar para você e dar três horas a mais todos os dias para você organizar seus projetos. Não use a desorganização dos outros para não organizar as suas próprias atividades. Reserve tempo para imprevistos, trabalhe com margens de erro com relação a prazos e antecipe-se o máximo que puder. Se você não colocar limites e criar sua própria organização, ninguém fará isso por você.

5. Saia um pouco do computador

Dê uma volta, trabalhe offline, revise textos, faça mapas mentais, pesquise, leia, desenhe, exercite a criatividade fora da telinha também. Pode até mudar de lugar para fazer isso, indo para outra mesa ou área da empresa.

São cinco dicas que eu aprendi só depois, mas que teriam me ajudado quando eu estava nessa situação. Espero que ajude algum leitor em situação semelhante. Me contem!

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Esses dias eu respondi o e-mail de uma leitora que me fez diversas perguntas sobre a rotina de lavanderia. Eu já comentei aqui no blog sobre como é a nossa rotina, mas ela mudou um pouco com o passar do tempo (especialmente agora em Sâo Paulo, com a falta de água). Eu escrevi tantas coisas no e-mail que achei que valeria a pena trazer o assunto para o blog.

Em primeiro lugar, ela me perguntou como gerenciar a rotina de lavanderia no caso dela, que trabalha e estuda a semana inteira. Bem, eu já passei por isso. O que eu fazia era lavar minhas roupas aos sábados. Ao longo da semana, lavava somente peças íntimas à mão, pois prefiro. Se você economizar nas roupas e lavar semanalmente, dá para lavar somente uma carga.

Depois ela me perguntou como separar as roupas. Quando a gente tem que lavar tudo de uma vez, não tem como fazer muita distinção. Hoje a gente separa em roupas brancas (incluindo as roupas de cama), preta (incluindo as escuras, como jeans, cinza, marinho) e coloridas (incluindo toalhas). Uma vez por semana cada uma dessas cargas é suficiente. Muitas vezes, as coloridas se acumulam e lavo a cada duas semanas, porque são poucas peças e prefiro esperar encher a máquina. No caso de lavar somente uma vez por semana, vale a pena esta semana lavar as brancas, semana que vem lavar as escuras e, na outra, as coloridas. “Ah, mas é muito tempo sem lavar”. Nesse caso super específico de só lavar roupas uma vez por semana, vale a pena um investimento em mais peças para não ficar na mão enquanto uma está para lavar.

E vale a pena avaliar se a roupa está realmente suja para lavar. O que eu realmente lavo depois de usar são camisetas, uniforme do filhote, meias e peças íntimas. O restante, dá para usar mais de uma vez e ir gerenciando peça a peça. Tudo para economizar água.

Ela também me perguntou sobre a rotina de passar roupa e o que eu disse é que a coisa mais improvável é você me ver em casa passando roupa. Acho uma perda de tempo enorme, então o que eu fiz foi passar a comprar roupas que não amassem. É claro que tenho calças e camisas que precisam ser passadas, mas procuro não usar tanto. Se eu tiver uma semana com muitos compromissos profissionais, onde vou usar camisas, passo todas de uma vez. No geral, a cada duas semanas (ou quatro!) eu passo as minhas roupas específicas. Não perco tempo com isso. Sei que lençóis ficam maravilhosos quando a gente passa, mas realmente não tenho como dispender meu tempo no dia a dia para fazer isso.

Apenas algumas considerações sobre a rotina de lavanderia e como ir otimizando o processo.

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Toodledo é uma ferramenta fantástica – a minha preferida para utilizar junto com o GTD. Não sei se é o visual retrô ou todas as features envolvidas, mas já utilizo a ferramenta há muitos anos e, mesmo testando outras, sempre volto para ela. Por isso, resolvi criar este guia sobre como aplicar o GTD no Toodledo.

1 – Crie uma conta na ferramenta. Sim, ela é toda em inglês, mas nada que um Google Tradutor não possa te ajudar. Quando você configurá-la, colocará tudo em português, então o inglês não deve ser impeditivo para utilizar.

2 – Você pode se perguntar sobre o tipo de conta que irá ter. O Toodledo tem 4 planos. Apesar de ter utilizado o gratuito durante muito tempo e ele atender bem, pela minha experiência, o plano Silver (15 dólares por ano) é o ideal. Se você pagar o dobro do preço, pode ter o plano Gold, que basicamente te permite anexar arquivos às tarefas. Eu assinei esse plano para testar e, sinceramente, não uso. Então, nesse momento, recomendo que você crie sua conta Silver (se realmente tiver interesse em implementar o GTD na ferramenta), porque ela te dá acesso a muitos recursos úteis para o GTD, que vou falar neste post.

3 – Depois de criar sua conta, clique em “Settings” para configurá-la. As primeiras configurações são as básicas de senha e outros mecanismos de segurança (como autenticação em duas etapas e criptografia). Não vou entrar neste assunto agora. Se você não entende nada sobre isso, deixe como está. Nós vamos mexer na terceira opção, que é a “Tasks”.

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4 – Edite cada um dos campos e deixe configurados como na imagem acima. O que você precisa saber sobre essa configuração: estamos selecionando os campos que vão aparecer para cada tarefa, o que acontece quando completamos uma tarefa, qual será o nosso modo de visualização padrão inicial e alguns outros padrões.

5 – Feitas essas configurações, basta clicar lá em cima em “Tasks”.

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6 – Desse menu, usaremos amplamente a aba “Tasks”, ou Tarefas. Em “Notes”, você pode inserir informações que quiser que auxiliem você em seus projetos. Quem utiliza outra ferramenta (como o Evernote, por exemplo) pode acabar não usando esse recurso. O mesmo vale para “Outlines” (referências) e “Lists” (checklists), mas você pode ficar à vontade para usá-los se estiver curioso. Se você não utiliza nenhuma outra ferramenta de suporte, pode ser interessante manter tudo aqui. O Toodledo fornece um amplo material de orientação para quem quiser utilizar qualquer recurso da ferramenta.

7 – Clique em “Organize” e em “Folders”. Em “Folders”, vamos colocar nossas áreas de responsabilidade. O David Allen diz que é comum termos de sete a quinze áreas de responsabilidade na nossa vida. Eu tenho 14.

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8 – Não existe uma ordem correta (o Toodledo colocará automaticamente em ordem alfabética, mas você pode mudar através das setinhas ao lado esquerdo de cada área). Eu costumo deixar as áreas profissionais primeiro, para ficar mais fácil de acessar em um dia comum de trabalho, mas você pode organizar como quiser. Crie suas áreas, organize a ordem em que ficarão e clique em “Save changes”.

9. Depois, clique novamente em “Organize” e depois em “Contexts”. Aqui, você deverá inserir todos os contextos em que costuma realizar suas tarefas. Eu tenho um contexto chamado “@ Anywhere”, que acho muito útil, para coisas que posso resolver em qualquer lugar (refletir sobre uma decisão, por exemplo, ou ler um livro), e um outro chamado “@ Online”, para diferenciar do que preciso fazer offline, no computador. Procure inserir o mínimo possível de contextos, mas não deixe de ser atendido por eles. Se achar que está faltando um, coloque e depois tire, se achar que ficou demais. O David Allen utiliza o caractere “@” antes dos contextos, então mantenho a nomenclatura. Eu costumo ter três tipos de contextos: situações, pessoas com as quais sempre converso e reuniões periódicas. Para facilitar na hora de selecionar cada contexto, eu agrupo pelo número de arrobas, de acordo com o tipo de contexto. Assim:

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10 – Depois, clique novamente em “Organize” e, agora, em “Goals”. Aqui, vamos inserir nossos objetivos de curto (short-terms goals), médio (long-term goals) e longo prazo (lifelong goals). Não precisa fazer isso com pressa, nem agora. Aqui, estou apenas ensinando como fazer. A ideia é a seguinte: criar primeiro os objetivos de longo prazo (o que o David Allen chama de “nível 50 mil pés”) porque os seguintes estarão relacionados aos objetivos maiores. Toda vez que você inserir um objetivo de curto ou de médio prazo, aparecerá uma caixinha chamada “Contributes”, para você selecionar que objetivo de longo ou médio prazo está relacionado a esse novo que você está inserindo. É bem legal até para o planejamento, para você ver se está construindo objetivos coerentes. Às vezes a gente tem um objetivo de curto prazo que não contribui para nenhum objetivo de longo prazo. Aí a gente escolhe entre deixar em branco mesmo ou se questionar se está investindo o tempo hoje corretamente (ou não) em algo que significa algo para o futuro. À medida que você for acrescentando tarefas e projetos no seu sistema, o Toodledo vai mostrando embaixo de cada objetivo se você está trabalhando neles. É bem fantástico. Amo o Toodledo. <3

11 – Depois, clique em “Organize” e em “Locations”. Este é um recurso que você deve utilizar somente se fizer sentido para você. Quando eu morava em Campinas, passava muitos dias da semana em São Paulo, realizando algumas atividades. Logo, eu tinha dois “locations” aí, que eram essas duas cidades. Não confunda com contextos! É para colocar o lugar mesmo, especialmente se você trabalha em uma empresa com filial em outras cidades, se viaja com uma frequência periódica para outras e por aí vai. Se você nunca viaja e realiza sempre suas atividades em um único lugar, não precisa utilizar este recurso.

12 – Acabamos as configurações! Agora é hora de clicar em “Tasks” e começar a brincadeira! Clique em “Tasks” e, quando a página abrir, selecione o link “Folder” no menu esquerdo.

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13 – Perceba que, toda vez que você clica em um desses links, o menu abaixo dele muda completamente, de acordo com o que você clicou. “Main” é a configuração padrão, principal, que a gente configurou lá no começo. “Context” lista todas as suas tarefas por contextos. “Dua-date” lista as tarefas por prazos – ou seja, o que é para hoje, o que está atrasado, o que é para amanhã etc. “Tag” mostra as tarefas por tags. Falarei sobre isso adiante. “Sharing” mostra as tarefas compartilhadas. “Calendar” mostra as tarefas por prazo! “Folder” mostra as tarefas por áreas de responsabilidade. “Goal” mostra as tarefas relacionadas por objetivos. “Priority” mostra as tarefas por prioridade. “Status” lista as tarefas de acordo com cada status. ” “Search” é a busca do Toodledo. Todas essas definições são feitas quando criamos uma tarefa nova. Vamos fazer isso?

14 – Clique em “Add task” (embaixo de “Tasks”). Abrirá uma janela assim:

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15 – Em “Task:”, a gente vai colocar a tarefa ou o nome do projeto. O que vai dizer se é tarefa ou projeto é se terá sub-taks. Por isso a inscrição Silver é importante, porque este não é um recurso disponível na conta gratuita. Na sequência explicarei como criar sub-tasks. Bem, em “Folder”, selecione que área de responsabilidade se refere a tarefa ou projeto em questão. Depois, o contexto. Depois, se há um objetivo relacionado – nem toda tarefa ou projeto terá um objetivo relacionado, então você pode deixar em branco. Em “Start date”, eu costumo colocar a data em que estou inserindo a tarefa no sistema, apenas para controle. Só preencho “Due date” se ela realmente tiver prazo, senão deixo em branco. Vale lembrar que, para o GTD, qualquer tarefa sem prazo é para ser feita “o mais rápido possível”, e não ser esquecida ali para sempre. Em “Repeat”, você pode colocar recorrência na tarefa. Ou seja, se for algo que você faz todo dia, uma tarefa de rotina, você pode selecionar a frequência “daily”. Deixe “Repeat from: Due date” como padrão. Em “Lenght”, você pode colocar a duração estimada da tarefa. Isso é muito útil para um recurso que o Toodledo tem e que explicarei mais para a frente, então pode valer o esforço. Em “Priority”, você seleciona a prioridade da tarefa. Em “Tag”, pode adicionar tags. Eu não costumo adicionar nenhuma, mas recomendo para gestores que coordenam muitas áreas diferentes. Em “Note”, você pode inserir informações que ajudem  concluir a tarefa. Pode clicar em “Save”. Pronto, você criou a sua primeira tarefa ou projeto!

16 – Se for um projeto, você pode colocar sub-tarefas da seguinte maneira: clique na flechinha para a direita que fica ao lado de cada tarefa/projeto:

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17 – Ao clicar nela, abrirá uma janela com opções. Clique em “Add sub-task”. Ao clicar nessa opção, abrirá uma janela de tarefa semelhante a que mostrei ali em cima. Escreva a próxima ação do projeto e clique em “Save”. Se você seguiu os passos anteriores, provavelmente terá algo assim:

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18 – Você pode inserir quantas sub-tarefas quiser e também pode inserir várias ao mesmo tempo – quando abrir a janela de nova tarefa, clique em “Multiple tasks” na frente do campo de tarefa.

19 – Agora eu gostaria de falar sobre os atributos de status e de prioridade das tarefas e dos projetos, para demonstrar como eu faço. As opções de status do Toodledo são as seguintes:

None – Nunca uso
Next action – Próximas ações. Sempre que for uma tarefa e tiver um contexto atrelado a ela, uso este status.
Active – Uso para projetos ativos. Nunca tarefas (supôe-se que uma tarefa é uma ação pontual, então ou ela está resolvida ou é próxima ação).
Planning – Uso para projetos que estou destrinchando as próximas ações. Ou seja, eles estarão em andamento nos próximos dias.

Delegated – Uso tanto para tarefas quanto para projetos tocados por outras pessoas. Neste caso, pode valer a pena usar tags com o nome das áreas ou das pessoas responsáveis.
Waiting – Uso para tarefas e projetos que não dependem de mim, mas de uma resposta de alguém.
Hold – Uso tanto para projetos quanto para tarefas que precisam que outra coisa aconteça para que elas possam prosseguir. Por exemplo: preciso escrever um relatório, mas dependo do fim de uma ação para fazer isso. Ele fica com status “hold” enquanto isso.
Postponed – Uso tanto para projetos quanto para tarefas que foram adiados.
Someday – É a tradicional atribuição de “Algum dia / Talvez” do GTD. Uso tanto para tarefas quanto projetos que eu gostaria de executar, mas não tenho tempo para investir neles agora.
Canceled – Quando um projeto ou uma tarefa é deletado, mudo o status para Canceled antes de tickar, porque o Toodledo registra para as estatísticas e eu posso ter um registro do que foi cancelado.
Reference – Se você gostar de utilizar o Toodledo para lembretes e informações rápidas, pode usar este status. Eu até uso, mas pode ser substituído pela agenda. Exemplo de como uso: “lembrar de nunca enviar os relatórios para o e-mail X do fulano” como referência dentro de um projeto. Como não tem data, não cabe na agenda então uso aqui. Acho prático!

20 – As opções de prioridades são as seguintes:

3 – Top – Coisas urgentes.
2 – High – Coisas importantes, de preferência para esta semana (se não tiverem data).
1 – Medium – Coisas importantes, mas menos relevantes que a High, podendo ser feitas na semana que vem  (se não tiverem data) ou em outro dia (se tiverem prazo flexível).
0 – Low – Para fazer quando der tempo, depois de todas as outras.
-1 – Negative – Nem uso. Se for prioridade baixíssima desse jeito, sequer merece estar na minha lista.

21 – O Toodledo tem algumas opções de visualização que ajudam bastante com as tarefas e projetos. Por exemplo, se você clicar em “Show”, no menu azul que fica abaixo de “Tasks”, aparecerão algumas opções. Eis como eu deixo:

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21 – Não deixo selecionada a caixinha de “Recently completed tasks” porque, se fizer isso, aparecerão as tarefas que já “tickei”. Acho que fica muito poluído visualmente, então prefiro tirar. Acho importante a configuração das sub-taks como “Hidden”, porque isso significa que eu só vejo as tarefas de cada projeto se eu clicar para desmembrá-lo. Você pode testar as outras duas configurações para ver o que te atende melhor. Eu prefiro assim, esteticamente falando.

22 – Vale lembrar que, clicando no nome das colunas, você filtra as tarefas e projetos de acordo com seu atributo. Então, por exemplo, se eu estou vendo todas as minhas tarefas e projetos na área de responsabilidade “Casa”, se eu clicar no título “Context” da coluna, o Toodledo vai separar todas as tarefas por contextos. Se eu clicar no título da coluna “Goals”, mostrará as tarefas separadas por objetivos, e por aí vai. Dá para ir brincando. Particularmente, gosto de clicar em “Due date” no menu lateral esquerdo e então filtrar por “Priority”. Ele me mostra todas as tarefas com prioridade top, high etc que devo fazer naquele dia, e isso me dá uma boa orientação de onde deve estar meu foco.

23 – Outro ponto que é importante destacar é que o Toodledo permite que você imprima as suas listas, caso sinta necessidade. Você pode selecionar a página que quiser, com os filtros que quiser, e clicar no ícone da impressora no menu azul. Ou então pode usar um recurso mais interessante, clicando em “Tools” > “More” > “Printable Booklets”.

24 – Aproveitando que estou falando dos recursos do Toodledo, vou falar de um dos que eu mais gosto, que é o “Scheduler”. Você pode acessá-lo clicando em “Tools” > “Scheduler” (outro recurso disponível somente a partir da versão Silver). Este recurso serve para o seguinte: se você estiver sem inspiração, pode selecionar quanto tempo tem disponível, a área de responsabilidade que quer trabalhar e o contexto em que se encontra. Basta clicar em “Schedule me” que o Toodledo te dará sugestões do que fazer primeiro, com base nos atributos que você especificou ao criar as tarefas. Não é incrível? Ele mostra inclusive tarefas dentro de projetos como resultados. Por isso é legal investir um tempinho colocando a duração estimada para cada tarefa, porque aí esta ferramenta fica mais precisa.

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25 – Outro recurso do Toodledo que acho fascinante é o “Tools > “Statistics”. Com ele, você pode analisar como está investindo seu tempo – o sistema gera gráficos de acordo com as áreas de responsabilidade, os contextos, os objetivos e todos os outros atributos. Ou seja, você pode verificar que tem investido pouco em uma determinada área de sua vida, enquanto outra está tomando quase todo o gráfico. Também pode ver se está realizando mais tarefas urgentes ou importantes, se está cumprindo as tarefas no prazo ou sempre atrasando. Dá para fazer um balanço mensal da sua vida com este recurso.

26 – O Toodledo também tem um sistema de alarmes e lembretes, que eu não utilizo porque fico o dia inteiro trabalhando na ferramenta. Mas ele existe, caso você goste de ser avisado sempre que precisa trabalhar em alguma coisa. Você também pode sempre fazer backup das suas informações (em formato Excel, olha que maravilha), entre outras possibilidades. Todos esses recursos podem ser encontrados no menu “Tools”. Vale a pena navegar. Outros recursos interessantes: enviar tarefas para o Toodledo direto do seu e-mail, usar receitas do IFTTT, linkar tarefas com o Google Calendar e todos os aplicativos disponíveis para dispositivos móveis.

27 – Em termos de material de referência, a FAQ do Toodledo é fantástica e vale a pena o estudo quando começar a usar. Está em inglês mas, mais uma vez, basta jogar no Google Tradutor e dá tudo certo. Eles também gerenciam um fórum com usuários entusiastas que vivem falando sobre novidades, soluções e recursos. Há diversos vídeos tutoriais (em inglês), que são bastante explicativos e didáticos.

28 – Vale lembrar que o Toodledo foi uma ferramenta construída para ser utilizada com o GTD, então por isso ela é tão perfeita. Para mim, ela tem somente um defeito, que é estar disponível somente através do acesso online, mas isso é contornável através dos recursos de impressão. Não é o ideal, mas é contornável.

Por fim, este foi meu tutorial para aplicar o GTD no Toodledo e eu espero que tenha servido a seu fim. Qualquer dúvida, por gentileza, postem nos comentários. Vou adorar melhorar este tutorial respondendo as dúvidas de vocês.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

O leitor Davi Dalben enviou um verdadeiro presente para os leitores e para mim: ele teve o cuidado de montar uma agenda com todas as dicas do e-book 365 dicas de organização para o ano todo. Olha que legal! Assim, basta utilizar o link para importar a agenda para o seu próprio calendário (seja do Google, do Outlook ou outros) e ver diariamente qual a dica daquele dia em questão.

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Clique aqui ou na imagem acima para acessar o link.

David, muito obrigada pelo presente! Espero que esteja sendo útil para você fazer desse jeito e que os outros leitores também gostem.

Categoria(s) do post: Profissionais, Áreas da Vida

221014-regiane01Hoje o Vida Organizada traz uma entrevista com a personal organizer Regiane Deppe, da Organare. A ideia é trazer um pouco mais do mundo das POs para os leitores, não apenas com dicas, mas para divulgar o trabalho de boas profissionais e inspirar aqueles que queiram seguir na profissão.

1. Qual seu nome, onde você mora e como atua profissionalmente hoje?

Meu nome é Regiane Deppe. Nasci em São Paulo e moro em Campinas (interior de SP) há 13 anos. Sou consultora em organização profissional e proprietária da Organare, empresa especializada em serviços de organização e produtividade.

2. Como iniciou a sua carreira como organizadora profissional?

Desde que me entendo por gente gosto de organização. Acreditem, fui uma criança que curtia arrumar a cama e fazia isso até com um braço engessado! Tinha satisfação de ver tudo no lugar e também aliviava um pouco a carga da minha mãe.
A ideia de seguir carreira como organizadora profissional surgiu durante um período sabático. Eu havia tirado licença não remunerada da empresa onde trabalhava há 15 anos, para poder focar 100% em minha vida pessoal por alguns meses.
Nesta época resolvi fazer um curso de organização, pesquisei a fundo o assunto, tanto no Brasil como no exterior, e percebi o quanto estava apaixonada pelo tema. Foi aí que decidi investir na carreira, tanto como consultora quanto como empreendedora.

3. O que mais te motiva nessa profissão?

Ajudar pessoas levando ordem ao caos e ensinando-as a se organizarem. A sensação de estar tirando o peso das costas de alguém, deixando a vida mais leve e prática me empolga muito.

4. Qual a ferramenta de organização que você acha essencial na organização dos ambientes de clientes?

Acredito que a rotuladora seja uma ferramenta importante. Ela é fundamental para demarcarmos os espaços definidos para cada item com etiquetas. Muitas vezes o que é obvio para pessoas organizadas, não é tão obvio assim para quem está começando a se organizar ou para a funcionária da casa que fará a manutenção da organização. Além de demarcar qual a finalidade do espaço, a etiqueta inibe que ele seja descaracterizado, ou seja, que vire bagunça de novo com objetos diferentes do que já foi definido pela etiqueta.

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5. Qual o item de organização que você utiliza sempre nas residências?

Cestos organizadores, com certeza. São versáteis e podem ser úteis em cozinhas, despensas, quartos de crianças, home office… Enfim, em vários ambientes. Existem organizadores de vários tipos, para todos os gostos e bolsos.

6. Como você define o seu estilo de organização? O que te diferencia das outras personal organizers?

Eu definiria meu estilo como focado no profissionalismo, integridade e harmonização. Procuro transmitir tranquilidade, seja para meus clientes ou para as pessoas que trabalham comigo, respeitando sempre a individualidade e a diversidade de cada um.

Acho difícil dizer o que me diferencia das demais colegas de profissão, afinal cada uma tem o seu diferencial, aquilo que a conecta com seu público e faz dela especial para o cliente que a escolheu.

Eu diria que minha bagagem profissional e pessoal, desde antes de me tornar consultora, facilitaram para que eu conquistasse clientes e parceiros assim que me lancei no mercado, como, por exemplo, a experiência em liderança, bagagem em negócios e relacionamentos com clientes e fluência no inglês. Pesquiso muita literatura fora do Brasil, tenho contato com consultoras no exterior e atendo expatriados.

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7. Que ferramentas ou aplicativos você utiliza para se organizar?

Sou fã de planilhas, uso muito o Google Drive para gerenciar projetos de clientes e, atualmente, tenho usado também o Evernote, que tomei conhecimento pelo ‘Blog Vida Organizada’. Além disso, não abro mão da agenda de papel.

8. Como é o seu dia a dia de trabalho?

Trabalho em média de 5 a 6 horas por dia em projetos de clientes, que podem envolver desde a organização até pesquisa e compra de produtos para eles. Raramente trabalho sozinha, conto sempre com pelo menos mais uma consultora para tocar os projetos comigo. As parcerias que desenvolvi têm sido essenciais para gerenciar o tempo. Divido os ganhos, mas a carga de trabalho também, o que para mim é importante para ter uma boa qualidade de vida, tempo e energia para minha família.

Também cuido da parte administrativa, financeira e marketing da empresa nos intervalos do almoço ou à noite, depois que minha filha dorme. Dependendo da época, o dia fica bem puxado, mas na maioria das vezes nem sinto, pois amo muito o que faço e me sinto realizada também como empreendedora.

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9. Quais seus contatos para os leitores que tiverem interesse em contatá-la?

Site: www.organare.com.br
E-mail: contato@organare.com.br
Facebook: www.facebook.com/organare
Instagram: @organare_organizer
Telefones: (19) 98866-1186 / (19) 3388-2694

10. Alguma consideração final?

Uma das coisas mais importantes que aprendi com esta profissão foi que organização tem a ver com pessoas e com não objetos. É preciso estar muito conectada com as necessidades de cada cliente antes de trabalhar com os pertences dele.
Em organização trabalhamos com técnicas e não regras impostas. E no final das contas o que importa é o cliente sentir que de alguma forma o ambiente foi mais do que organizado, foi revitalizado e sem perder a identidade.

Regiane, muito obrigada pela entrevista. Tenho certeza que todos os leitores adoraram conhecer um pouquinho mais sobre você.

Alguém gostaria de fazer alguma pergunta para a Regiane? Por favor, use os comentários. Obrigada!

Categoria(s) do post: Imprensa

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Olá pessoal! No próximo sábado, dia 25 de outubro, acontecerá um encontrinho do blog na Livraria Cultura do Shopping Market Place, em São Paulo, às 18 horas.

[quote class=”azul”]Cidade: São Paulo/SP
Data e Hora: Sábado, 25 de outubro às 18h
Titulo da obra: Vida Organizada
Palestrante: Thais Godinho
Autor(es): Thais Godinho
Editora: Gente
Loja: Shopping Market Place – Av. Dr. Chucri Zaidan, 902 – Vila Cordeiro
Local: Auditório
Lotação: 99 lugares[/quote]

Espero vocês lá para que a gente possa bater um papo! Vai ser muito legal.

Categoria(s) do post: GTD™

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Hoje o post traz a Parte 10 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Chegamos ao nosso último post, quando falaremos sobre a execução diária. Ou seja: depois de organizarmos todo o nosso sistema dentro do Evernote e planejarmos a nossa semana, como devemos manusear nossas tarefas diariamente?

[quote class=”verde”]Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.[/quote]

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

[alert icon=”fa-hand-o-right”]Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.[/alert]

O que o GTD fala sobre execução

Todo o GTD existe para melhorar nossa experiência de execução. Não queremos trabalhar apagando incêndios, sem o mínimo de planejamento e perdendo prazos. Queremos saber planejar e fazer a coisa certa na hora certa, sem dúvidas, deixando a nossa mente tranquila como água.

No livro, o David Allen fala que a nossa execução deve ser pautada pelos seguintes critérios (nessa ordem):

  1. Contexto
  2. Tempo disponível
  3. Nível de energia
  4. Prioridade

Portanto, o que o David está dizendo é que, quando a gente estiver procurando alguma coisa para fazer, é para olhar nesta ordem: contexto em que está inserido (por exemplo: @ casa), tempo disponível (ex: 20 minutos), nível de energia (estou disposto ou indisposto?) e prioridade (o que for mais importante vem antes). É assim que a gente decide o que deve ser feito quando tem tanta coisa para fazer a não sabe por onde começar. Essas decisões a gente toma ao executar.

O David tem três pontos sobre a execução. O primeiro, como falei, foi o de definir o que fazer de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade. O segundo ponto diz respeito ao planejamento e aos imprevistos. No nosso dia a dia, executamos três tipos de trabalhos:

  1. Trabalhos pré-definidos, que planejamos em nossa revisão semanal
  2. Trabalhos que aparecem no dia (urgências, imprevistos)
  3. A definição do seu trabalho (ou seja, o tempo que a gente leva coletando, processando, organizando, planejando etc.)

No post anterior, sobre o planejamento semanal, eu comentei a importância de a gente deixar períodos do dia para esses trabalhos que não foram planejados, porque eles inevitavelmente acontecerão. O que é interessante aqui é que, quanto mais autonomia você tem no seu trabalho, mais consegue planejar os seus dias. Cargos mais operacionais costumam ter que deixar muito mais horas dedicadas a esses trabalhos do tipo 2. Esses são os três tipos de coisas que você acaba fazendo no seu dia a dia. Eles servem para você ter uma ordem de execução – se tiver que escolher o que fazer primeiro, deve antes de qualquer coisa fazer o que você se propôs a fazer naquele dia (ou seja, olhar sua agenda ou seu calendário), depois lidar com os imprevistos ou trabalhos que entraram e só então cuidar da sua organização – processar tarefas, organizar seu sistema e por aí vai. Eu gosto de falar sobre isso porque eu sou aquela pessoa que, se deixar, fico o dia inteiro “organizando o meu sistema”, porque gosto muito de fazer isso. Se eu não tiver disciplina para fazer o que me propus a fazer (e o GTD é todo em cima disso – da disciplina), então milagres não acontecerão. Se eu, no meu planejamento semanal, estabeleci que tal coisa deve ser feita em tal dia, é porque realmente precisa ser feita. Não é uma lista de desejos. E esse é o aprendizado que a gente tira a cada revisão semanal – aprende a distinguir o que tem prazo realmente do que é só vontade.

O terceiro ponto do David é sobre os horizontes – o GTD vertical. Foi como montamos toda a nossa estrutura do Evernote, porque faz sentido. Este terceiro ponto também serve para a gente tomar decisões de execução. Veja, se você estiver em dúvida se deve ou não executar uma tarefa, ou então decidir entre duas tarefas muito importantes, ou dois projetos que são prioridade, basta “desempatar” pelo critério dos seis níveis.

Suponhamos que você tenha apenas 1 hora sobrando no seu dia e 2 tarefas igualmente importantes: mesmo contexto, mesmo nível de energia, mesma prioridade. Qual delas você deve fazer? Basta passar para o nível seguinte e se perguntar: alguma delas faz parte de algum projeto? Se sim, você faz essa ação. Você prioriza a que está um nível acima – ou seja, não é uma ação pontual, mas diz respeito a um projeto maior, que tem outras ações dependentes desta que você está prestes a fazer.

Agora, suponha que as duas ações estejam ligadas a projetos, ou nenhuma das duas esteja. Então você parte para o próximo nível, que é o de áreas de foco. Quando a gente estuda nossas áreas de foco, pode perceber que dá mais importância para uma que para outra, gerando um desequilíbrio. Se você estiver buscando esse equilíbrio, deve então executar a ação que esteja relacionada a essa área que você quer equilibrar. Veja só que interessante, como o GTD traz qualidade de vida em pequenas decisões como essa.

Mas pode acontecer de ambas as ações estarem relacionadas à mesma área de foco (trabalho, família ou outra). Então você se pergunta se ela está ligada a algum objetivo maior, de 1 a 2 anos. E por aí vai, até chegar ao último nível. No final das contas, pode ser que a ação seja decidida por um dilema moral seu, só seu. Ambas as ações são importantes, estão relacionadas a projetos, mesma área de foco, correspondem a objetivos de curto e longo prazo, mas uma delas não contribui em nada para algo que você tem como um grande valor seu, ou princípio. Pode envolver até mesmo questões éticas. Então você saberá decidir. Sua decisão não foi tomada às cegas, mas com respaldo. Você fica com a consciência limpa, sabendo que a escolha que você fez é coerente, e não fica se lamentando por isso. Isso é o GTD.

Na prática

Ao chegar no trabalho, a primeira coisa que você deve não é abrir seus e-mails nem sua lista de ações, mas a sua agenda ou calendário. Se você estiver usando a agenda do Google, abra a agenda do Google. Se estiver fazendo a agenda no Evernote, abra a agenda no Evernote. Se estiver usando agenda de papel, abra sua agenda de papel. O mesmo vale para todas as outras agendas.

O que terá ali? Na sua agenda, no dia em questão, terá o que você priorizou quando montou seu planejamento semanal. O que está ali é o que irremediavelmente deve ser feito, independente das condições. “Ah, mas não vou conseguir fazer tudo isso”. Se você acha isso, então você mentou o seu planejamento errado. Fica como lição para o próximo. Colete essa informação para relembrar na próxima revisão e comece a trabalhar.

Na sua agenda, você verá três tipos de tarefas:

  1. Compromissos com data e hora, como reuniões, consultas médicas e jantares
  2. Tarefas que demandam atenção ou levam mais de meia hora para serem feitas
  3. Tarefas e lembretes mais rapidinhos, que você pode fazer encaixando ao longo do dia, nas frestas entre um trabalho e outro

Eu costumo usar duas cores na minha agenda – uma cor padrão para as tarefas de tipo 1 e uma cor de menos destaque para as de tipo 2 (clique aqui para ver como fazer). As de tipo 3, eu deixo como “compromissos de dia inteiro”, o que significa que elas não ocuparão espaço ao longo do meu dia, mas aparecem lá em cima, antes dos horários. Assim:

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Esse é o print de um dia aleatório pego na minha agenda. Camuflei alguns compromissos para não expôr nomes e lugares, por questão de privacidade. Nesse dia, eu trabalhei em casa, o que foi bom. Eu costumo trabalhar das 8 às 19, porque faço duas horas de almoço para poder levar meu filho na escola, mas isso pode mudar no dia a dia, dependendo dos compromissos. O que eu sabia, nesse dia, é que teria dois compromissos com data e hora: uma reunião de manhã e um almoço combinado. Tive duas tarefas de trabalho mais demoradas (a revisão semanal e a revisão de um documento grande) e duas tarefas pessoais que precisei bloquear um tempo no meu calendário (preparar o jantar e estudar inglês). São tarefas que eu sei que vou fazer, sei que levam tempo, então acho importante colocar na agenda, porque posso dimensionar melhor quanto tempo eu tenho. Percebam que eu inseri também o período em trânsito até a minha casa, depois do almoço, para não correr o risco de alguém marcar uma reunião, por exemplo, achando que eu estavisse livre. Eu também sei que verei meus e-mails duas vezes no dia, então inseri as duas vezes em que isso aconteceria.

Na prática, o que está em azul não pode ser mudado, mas o que está em cinza, sim. Isso significa que aquilo não tem data e hora certa para acontecer – posso manusear à vontade. Por exemplo, eu poderia estudar inglês das 22 às 23, se eu quisesse, ou fazer o jantar mais cedo. Também poderia checar meus e-mails em outros horários, ou trocar a revisão semanal pela revisão do e-book. São eventos que posso manusear. O que está em azul não.

Outra coisa a se observar ali em cima: os lembretes que aparecem antes dos horários. Você pode optar por colocar na sua agenda ou no seu Tickler, no Evernote. Não há certo ou errado – veja o que facilita para você. Dá na mesma.

Por fim, gostaria de chamar atenção para o seguinte fato: vocês estão vendo períodos vazios ao longo do meu dia? Significa que eu fiquei sem trabalhar nesses horários? Não não! Significa apenas que não pré-determinei nenhum trabalho – deixei esse tempo para possíveis imprevistos. Caso não apareçam imprevistos, eu vou ficar sem fazer nada? Óbvio que não. Vou trabalhar nos pontos do David que discuti acima: contexto, tempo, energia e prioridade. E assim vão os meus dias.

Isso significa que eu sigo a seguinte ordem, de acordo com o GTD:

  1. Faço tudo o que tem na minha agenda, que eu planejei para este dia
  2. Vejo o que tem no meu Tickler do Evernote (que nada mais é do que um sistema de agenda, de lembretes), que são as tarefas que preciso executar hoje
  3. Trabalho nas minhas listas de próximas ações de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade

Sem segredo, é assim que a gente vai executando, dentro do GTD. Não perdemos prazos, nem prioridades, nem deixamos de fazer alguma coisa pelo simples fato de esquecê-la ali. Não, para isso temos a nossa revisão semanal, que nos “obriga” a ver tudo o que precisamos fazer e priorizar semanalmente. Nenhum veio fica aberto desse jeito.

Utilizando atalhos no Evernote

Para facilitar sua experiência no Evernote, você não precisa ficar procurando tags enquanto trabalha. O Evernote tem um recurso de atalhos que, para visualizar, basta você clicar em Exibir > Painel esquerdo > Mostrar atalhos. Ele ficará no topo da sua barra lateral esquerda. Ali, você pode colocar atalhos para notas, cadernos e tags específicas.

Dessa maneira, tudo o que preciso saber para executar está facilmente acessível, sem ter que ficar procurando ao longo do dia. Caso eu precise de algo que não esteja ali, é muito fácil de encontrar também – seja pelas tags como pela busca. Porém, com os atalhos, não preciso fazer isso o tempo inteiro.

Para enviar uma nota, tag ou caderno para os atalhos, basta clicar com o botão direito em cima dela e em “Adicionar a atalhos”.

Encerramento

Pessoal, estou encerrando aqui hoje a nossa série sobre o GTD no Evernote. Esta foi uma série para quem já usava o GTD e já conhecia o Evernote, mas buscava um “norte” para configurar o sistema. Espero de verdade que este guia tenha ajudado. Todos os posts deste guia podem ser encontrados na tag: Guia definitivo GTD e Evernote.

Lembre-se que, com o tempo, é muito saudável testar o que funciona melhor para você e ir testando mudanças, sempre no sentido de simplificar e deixar seu sistema mais prático. Pode parecer que tem muita coisa para manusear no começo, e isso requer disciplina até virar algo natural. Para mim, é um modelo que considero simples de seguir, mas no começo tive que conferir minhas próprias orientações muitas vezes. Portanto, se vocês vêem que é um modelo que funciona e que pode trazer benefícios para a sua produtividade, peço que testem com carinho durante algum tempo, porque só assim a gente consegue fazer algo virar hábito mesmo. Se depois de uns dois meses testando (testando de verdade) você achar que pode mudar algo, faça! Promova essas mudanças, mas pelo menos você promoverá mudanças com base em sua experiência do que funciona melhor para você.

E é isso! Espero que tenham gostado deste guia. Podem continuar postando perguntas, mesmo nos posts mais antigos, pois vejo todos os comentários.

Obrigada por tudo pessoal.

Categoria(s) do post: Livros, Áreas da Vida

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Na última Bienal do Livro de SP, comprei este bem-vindo livro do Gustavo Cerbasi, “Adeus, aposentadoria”, e não via a hora de lê-lo para poder resenhá-lo para o blog.

Para quem não conhece, Gustavo Cerbasi é um consultor financeiro brasileiro muito famoso, autor de grandes best-sellers como “Casais inteligentes enriquecem juntos” e “Dinheiro: os segredos de quem têm”. Desta vez, ele lançou um livro (novamente pela editora Sextante) sobre aposentadoria, propondo que a gente garanta o nosso futuro sem depender dos outros. Mas como assim?

[quote class=”verde”]”Nossa sociedade nos ensinou a fazer planos para o trabalho, mas não para viver bem posteriormente. Não importa qual seja sua idade: os planos para o que você fará quando atingir a idade em que a maioria estiver se aposentando deveriam fazer parte de suas reflexões desde o momento em que você escolheu sua profissão.”[/quote]

Ele começa o livro com um capítulo falando sobre o cenário da aposentadoria no Brasil. Traz o depoimentos de uma pessoa que diz ter seguido as regras desde o início da vida profissional – se preparou, estudou, teve um emprego estável, guardou dinheiro. E que, quando chega na hora de se aposentador, percebe que o que calculou para receber da previdência privada desvalorizou muito, além das diversas deduções que ele não contava na época. Enfim, o que o Gustavo quer nos dizer é que não existe cenário perfeito para a aposentadoria, se a gente não se informar e fazer escolhas erradas.

Uma condição que me chama a atenção já antes de ler o livro dele é sobre as estatísticas demográficas do Brasil. Estamos vivendo um período de muito trabalho dessa geração ativa profissionalmente – dos 20 aos 60 anos. A geração dos 20 aos 40 está tendo cada vez menos filhos. É extremamente comum hoje um casal optar por ter somente um filho ou não ter nenhum, justamente pela evolução de suas carreiras. O resultado disso é que, quando formos idosos, os filhos serão a porcentagem ativa economicamente da população, enquanto nós seremos a maioria. Se a previdência do governo brasileiro hoje já é caótica e insuficiente, imagine como será quando tiver menos pessoas contribuindo?

Some a tudo isso o fato de que a maioria dos brasileiros não tem planos para a aposentadoria. A maioria vai trabalhando, trabalhando, acreditando que, quando se aposentar, ou vai viver com a ajuda dos filhos, ou de uma suposta poupança que nunca engorda muito, ou do próprio INSS. As pessoas em condições melhores pensam em vender algum imóvel da família ou viver da renda da previdência privada. Mas, no geral, o brasileiro não faz mesmo muitos planos para esse momento da vida.

Só que, antigamente, a gente chegava na época da aposentadoria e já morria alguns anos depois. Hoje, estamos cada vez mais aumentando a nossa longevidade e a aposentadoria é somente o começo de uma nova vida que se inicia aos 60 e termina aos 80, 90… como se espera parar de trabalhar aos 60 anos e viver mais 20 ou 30 anos dependendo de terceiros, de uma maneira geral?

Aí ele fala sobre as desculpas mais comuns que nós damos a nos mesmos, como:

“Como vou pensar no futuro se meu dinheiro mal dá para o presente?”

“Queria começar a investir em algo, mas não sei o quê.”

“Eu pelo menos estou trabalhando bastante, mas conheço gente que está pior do que eu.”

Quando eu li o livro do Tim Ferriss, “Trabalhe horas por semana”, deu um estalo na minha mente sobre essa questão da aposentadoria, que é a seguinte:

“Não ver a hora de se aposentar” dá a impressão de que você odeia o que faz atualmente e não vê a hora de parar de fazer. Porém, continua desperdiçando os anos de maior energia da sua vida fazendo isso. Vai deixar de viver de maneira feliz apenas para fazer isso quando for idoso? E se você não chegar até lá? E se chegar, mas em terríveis condições de saúde, que não lhe permitirão aproveitar absolutamente nada do que você imaginava? Você se imagina desperdiçando anos e anos da sua vida em decorrência de um cenário incerto como esse?

Se você ama o que você faz, consegue se imaginar parando de fazer e ficando sem fazer nada daqui a alguns anos?

Essas questões ficaram na minha cabeça durante algum tempo, mas o livro do Cerbasi esclarece todas as dúvidas que possamos ter sobre esse assunto.

No capítulo , ele destrincha todas as alternativas atuais para a aposentadoria e fala quais são os prós e os contras de cada uma. São elas: contribuir para o INSS, contribuir com uma quantia maior para o INSS, desaposentação (cancelamento da aposentadoria visando uma alternativa mais vantajosa), guardar mais dinheiro na poupança, poupar por mais tempo, começar mais cedo a poupar, contar com plano de previdência patrocinado ou corporativo, contratar um plano de previdência privada, investir com mais risco, trabalhar para sempre, construir uma carreira paralela, contar com o saldo do FGTS, investir em imóveis, ter um negócio em família, contar com uma suposta herança, passar em um concurso público, contar com crédito para completar o orçamento, reclamar e cobrar do governo, confiar na sorte e que “as coisas darão certo lá na frente” e não tomar nenhuma atitude depois de ler um livro sobre finanças pessoais.

A proposta do Gustavo é garantir renda e liberdade crescentes ao longo da vida, e não esperar pela aposentadoria. A solução dele gira em torno dos conceitos de liberdade, fazer o que nos dá prazer e não nos preocupar com a obtenção de renda. Como chegar lá? É o que o livro nos traz. É excelente, um manual para a vida mesmo, e eu gostaria de tê-lo lido há pelo menos dez anos. Fala sobre empreendedorismo, investimentos e equilíbrio. Como colocar toda a teoria em prática? Ele nos traz o caminho a partir do capítulo . A ideia é ter um plano para garantir bem-estar e renda adequada para toda a vida.

Depois de ler alguns livros dele, eu fui atrás do “Dinheiro: os segredos de quem tem”, que tem seus conceitos básicos de ensinamentos sobre finanças pessoais. E lá ele fala sobre a teoria dos baldinhos (eu que chamo assim), que é uma estratégia que adotei para a vida. Trata-se de puro bom-senso mas, como tudo que envolve bom-senso, nem sempre a gente faz, que é o seguinte: eu tenho, todos os meses, três baldinhos para encher com o meu salário. O primeiro baldinho é o das necessidades básicas: contas, comida, necessidades mesmo. Nada de lista de desejos. É esse baldinho que eu encho primeiro quando recebo o meu salário. O segundo baldinho é o baldinho dos investimentos, que envolvem guardar dinheiro na poupança, investir em algo para a aposentadoria e por aí vai. Só depois de colocar meu salário nesses dois baldinhos é que vou para o terceiro, que é o baldinho dos “luxos”: comer fora, comprar roupas que não precisamos, viajar etc.

“Ah Thais, mas com o meu salário eu não consigo nem encher o primeiro baldinho direito.” O que ele sugere? Diminua suas despesas. Você provavelmente está vivendo dentro de um padrão de vida que está fora da sua realidade, pagando um pacote muito caro de tv a cabo, um aluguel em um apartamento muito grande e em região muito valorizada, pagando faxineira, gastando muito com comida etc. Ele bate muito na tecla de levar um padrão de vida adequado aos nossos rendimentos e, se parar para pensar, quem nunca parcelou um iPhone, por exemplo, só “para ter um”? As pessoas fazem isso o tempo todo – querem encher o baldinho de luxo sendo que mal têm dinheiro para os dois primeiros baldinhos, os que devem ser priorizados. Então essa é a ordem que ele dá para encher esses baldes todo mês: necessidades básicas, investimentos e só então os luxos. Achei bem legal porque tem muita gente também que não tem muitos gastos e acaba indo do primeiro para o terceiro, sem investir no próprio futuro. Enfim, adorei a teoria dos baldinhos! Encaixa-se muito bem em toda a proposta dele com este livro sobre aposentadoria.

Por fim, no capítulo ele traz orientações do que deve ser feito em cada faixa etária da vida, dos 20 aos 80 anos. Claro que é um ideal, mas serve como referência.

Uma das minhas partes preferidas do livro é quando ele apresenta o depoimento de um jovem que conseguiu independência financeira por volta dos 30 anos de idade – ele conseguiu juntar uma quantia em dinheiro que lhe rendia mensalmente um valor que pagava suas contas. Ou seja: ele não dependia do dinheiro para tomar decisões envolvendo sua carreira e sua felicidade. Tinha liberdade de escolha. Se quisesse parar de trabalhar, simplesmente poderia, mantendo o mesmo padrão de vida. Mas não queria. Ele queria investir no seu sonho, que era virar consultor financeiro e ajudar as pessoas com as suas finanças. E, antes que vocês me perguntem, sim, esta é a história dele. Um grande cara para a gente acompanhar o trabalho, admirar e aprender muito. Este livro novo é extremamente pertinente e de uma utilidade enorme para todos os brasileiros.

Eu paguei o preço de capa (R$24,90), mas já vi algumas lojas na Internet com ele em promoção. Tem que ficar de olho. O livro está à venda nas principais livrarias.

Mais alguém já leu o livro? Por favor, poste nos comentários!

Categoria(s) do post: GTD™

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Hoje o post traz a Parte 9 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Os posts até a parte 8 já correspondem a todas a estrutura do guia. As partes 9 e 10 falarão mais sobre conceitos do GTD e como eles conversam com a estrutura que montamos no Evernote. Hoje falaremos sobre como utilizar o Evernote para fazer nosso planejamento semanal de maneira eficaz para facilitar a execução no dia a dia – tema do último post.

[quote class=”verde”]Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.[/quote]

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

[alert icon=”fa-hand-o-right”]Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.[/alert]

O que é o planejamento semanal

Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Entende-se que planejar a semana é mais eficaz que planejar o mês ou o dia. Em um mês, as prioridades mudam muito rápido, enquanto que, se planejarmos todos os dias, perderemos muito tempo nisso e tenderemos a focar no que for urgente, perdendo a visão macro.

Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu gosto da sexta e faço pela manhã, pois ainda tenho o período da tarde para lidar com outras pendências.

Como fazer

A ideia é que você analise a semana que vem a seguir, todos os seus compromissos, para saber onde investirá o seu tempo e como encaixar as ações relacionadas a projetos.

A revisão passo a passo no Evernote é a seguinte:

  1. Verifique sua agenda para a semana seguinte, no dispositivo que for (agenda de papel, do Google, do Outlook ou a agenda montada no Evernote). Veja se todos os compromissos da semana que vem estão inseridos lá (reuniões, consultas, deslocamentos, encontros, jantares, almoços com pessoas, festinhas e tudo o mais que tiver data e hora). Feito isso, verifique quanto tempo você tem disponível em cada dia, tanto no horário comercial quanto nas outras horas. Garanta que cada dia tenha um tempo reservado para imprevistos – de 2 a 3 horas, pelo menos. Ou seja, cada dia, dentro do horário de trabalho, deve ter de 2 a 3 horas livres para atender demandas de última hora e imprevistos. É claro que, se você tiver um dia cheio de reuniões, não há o que fazer. Porém, se você tem os dias livres, lembre-se de deixar sempre essa margem para imprevistos.
  2. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que você precisará analisar aqui: se todos os projetos em andamento têm pelo menos uma próxima ação relacionada. Se um projeto não tiver próxima ação definida, ele deve estar em Projetos para algum dia / talvez. Todo projeto em andamento deve ter uma próxima ação para ser considerado um projeto em andamento.
  3. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ação que ficou atrasada da semana que está acabando. Se está atrasada, ou precisa ser feita ainda hoje (na sexta) ou deve ser priorizada na semana seguinte. Logo, você pode atribuir as tags dos dias novos a elas.
  4. Revise as ações e projetos que estão aguardando respostadelegados a outras pessoas para verificar se precisa fazer algum tipo de cobrança ou acompanhamento mais próximo. Se precisar, colete como ação para fazer depois do planejamento.
  5. Verifique também sua lista de Algum dia / Talvez para ver se há algum projeto ou tarefa que você pode incorporar à sua vida neste momento.

Muitas pessoas que começam no GTD dizem que demoram muito para montar o planejamento semanal, mas eu aprendi (também demorando para fazer) que, quando demora, é porque começamos a executar coisas enquanto fazemos o planejamento. Por isso, se identificar alguma ação enquanto estiver montando seu planejamento, colete para processar depois – não faça no meio do planejamento, interrompendo-o desnecessariamente.

Não precisa complicar muito a revisão. Procure, sempre que possível, ter processado toda a sua caixa de entrada (inclusive as de e-mails e papéis digitalizados) para fazer essa revisão, porque aí você terá todas as informações possíveis para montar seu planejamento. Por isso, vale a pena ir processando todos os dias, aos poucos, ao longo do dia, nas pequenas janelas de tempo, porque isso ajuda a não acumular.

Feito seu planejamento, encerre sua semana com a cabeça tranquila sabendo que conseguiu analisar seus projetos e priorizar açõess para a semana que vem. E, quando a semana que vem chegar, bastará chegar e executar. A ordem da execução vocês verão no último post da nossa série, que postarei nos próximos dias.

Dúvidas, favor deixar comentários! Obrigada.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Em primeiro lugar, eu gostaria de agradecer todos os comentários no editorial de outubro, onde falei sobre produtividade e organização. Venho refletindo muito sobre esse assunto nos últimos dias e, trabalhando em um novo blog, eu me deparei com sentimentos que eu não previa.

Primeiro, que quando a gente trabalha nas nossas características, tem que tomar cuidado com o que a gente tira da nossa vida, porque não sabe qual é o tijolo que sustenta o nosso edifício inteiro.

Segundo, que o Vida Organizada é minha a razão de viver hoje em dia, em termos de trabalho. E não quero enfraquecer a minha marca porque estou há anos construindo o que ela é e o que eu quero que ela seja, em termos de legado.

Terceiro, que não quero dividir o espaço para os leitores. Já acho ok fazer isso com um blog pessoal, onde escrevo sobre coisas minhas, que não têm nada a ver com organização.

Quarto, e principal: o que diferencia o Vida Organizada e todo o conceito de organização que venho passando aqui é justamente a integração entre todas essas coisas. Não falo somente sobre organização disto ou daquilo, mas de uma vida integrada.

Quinto, eu sou budista e, no Budismo, a gente acredita muito que a solução de todas as coisas é sempre o caminho do meio.

Ou seja, pessoal… o negócio não é parar de falar de produtividade aqui, porque isso faz parte de quem eu sou e da troca que quero fazer com vocês. Talvez a solução seja simplesmente balancear melhor os conteúdos (realmente, estava falando só sobre produtividade ultimamente e até eu estava começando a ficar enjoada). Eu fico contente por ter aberto essa reflexão para vocês e termos discutido em conjunto porque todo o blog é construído assim. Ele é um trabalho autoral, com toda certeza, e me dedico muito a ele, mas a grande utilidade é servir – ajudar as pessoas. Então é claro que eu tive que fazer isso contando com a ajuda de vocês.

Acredito que a alteração das categorias já tenha sido uma grande mudança e que traz boas perspectivas. Este é um blog sobre organização da vida no geral, e o assunto produtividade faz parte dele, assim como a organização da casa, os cuidados com a saúde, arrumação no geral e gestão do tempo. Todos eles precisam estar equilibrados.

Também percebi que, depois do post sobre blogs profissionais, vocês estão muito mais presentes, comentando, dando pitacos, interagindo muito. Isso me dá muita força pra continuar e me esforçar para fazer um trabalho cada vez mais legal. Tudo o que vocês falam é levado em consideração, e agradeço demais por isso.

Muito obrigada!

OM MANI PADME HUM
OM MANI PADME HUM