Mês: janeiro 2015

O tema do mês de janeiro foi SIMPLIFIQUE. Leia o editorial para entender o que isso significa.

Com ele, vieram posts direcionados, relacionados ao tema. Confira:

Gestão do tempo

• Comece organizando aquilo que atende suas necessidades básicas
• Acordar mais cedo para quê? Coisas para fazer de manhã

Organização pessoal

• Pensando em uma rotina mais simples para 2015
• Reduza seus compromissos
• Simplificando a alimentação
• Encontrando nosso limite de ter menos coisas
• Caderno de lista de compras
• Como eu me sinto depois de 7 meses trabalhando em casa como autônoma
• Organize seus arquivos para a declaração do imposto de renda deste ano
• Como se organizar quando a água acabar

Produtividade

• Como escrever um diário no Evernote
• Como eu me organizo: Rita Domingues

GTD

• Faça uma pergunta para o David Allen
• O que eu aprendi com o David Allen em Amsterdam
• GTD Fundamentals – aprendizados do curso
• Como estou organizando meu sistema GTD atualmente
• A matemática do planejamento no GTD

Desafio de organização

• Desafio de janeiro 2015
• Planos para a varanda
• Instalando o deck e as pedras na varanda
• Inspirações para a sua varanda
• Resultado do desafio de organização de janeiro 2015

Workshops

• Programação de workshops em 2015
• Aviso importante aos participantes dos workshops
• Últimas vagas para o workshop de fevereiro: organize seus estudos – ainda tem!

Outros

• Checklist de janeiro 2015
• Linkagens de domingo: 95, 96, 97 e 98
• Livros de Budismo que eu tenho e recomendo
• … vem a vida e muda todas as regras

Foi um bom mês e fico feliz por ter conseguido seguir a linha editorial bonitinha. 1 de 12!

Nunca imaginei que chegaria ao ponto de escrever um post desse no blog, mas aqui estamos. A cidade de São Paulo está passando por uma crise hídrica gravíssima que, aos poucos, está se mostrando a precursora de outros lugares do país. Já fiz alguns posts aqui no blog com dicas para economizar água, mas eu diria que este aqui é definitivo. Além do que, traz dicas também para a gente conseguir passar pelo período sem água, o que está prestes a acontecer: o diretor da Sabesp disse que pode ser instaurado um rodízio de cinco dias sem água e apenas dois com água para os moradores da cidade. Além disso, o sistema Cantareira pode secar completamente em março – daqui a um mês! Saiba então o que você pode fazer agora para economizar ainda mais e o que você pode fazer caso fique realmente sem água durante um ou mais dias. Algumas pessoas já estão sem água durante vários dias, mesmo sem o rodízio.

Para fazer agora

• Plante árvores, se você tiver um quintal. Se morar em condomínio, leve essa sugestão na próxima reunião. Como as árvores demoram a crescer, quanto antes você começar, melhor.
• Lave roupas somente se necessário. Roupa dá para comprar – água, se acabar, não vai ter muito jeito. Procure usar diversas vezes a mesma roupa até que ela esteja realmente sem condições e precise ser lavada. Algumas manchas pequenas podem ser removidas sem lavar a peça inteira, por exemplo.
• Quando lavar roupas, guarde a água que sai da máquina para a limpeza da casa ou a descarga do vaso sanitário. Vale lembrar que a máquina deve estar com a carga cheia para lavar por completo e economizar água.
• Se você tem chuveiro a gás em casa, sabe o quanto ele desperdiça de água até finalmente esquentar. Troque por um modelo que utiliza a pressão do ar misturada às gotas de água para gastar menos água mas não perder em pressão. Enquanto a água esquenta, deixe um balde capturando essa água embaixo do chuveiro.
• Se não for sair de casa, não tome banho. Limpe as partes necessárias com pouca água ou lenços umedecidos e aguente um dia.
• Quando for tomar banho, ligue o chuveiro, molhe o cabelo e o corpo e desligue. Com o chuveiro desligado, passe o shampoo e ensaboe o corpo. Depois, abra o chuveiro e tire o sabão rapidamente. Repita o procedimento para colocar condicionador, se depilar ou fazer a barba. Não fique com o chuveiro ligado o tempo todo! Você também pode deixar alguns baldes embaixo para capturar a água do banho e utilizar no vaso sanitário.
• Use regador em vez de mangueira para regar as plantas.
• Não lave o carro, o chão da casa, a calçada. Não encha a piscina ou a banheira.
• Utilize a velha tática do copo de água para escovar os dentes. Encha um copo, use um pouco para molhar a escova, escove os dentes e enxague a boca com o que estiver no copo, apenas.
• Deixe grandes baldes ou cestos de roupa (sem furos, claro) para recolher água da chuva e usar em casa, especialmente para limpeza e descarga do vaso sanitário.
• Usem a descarga somente quando fizerem o número 2 ou depois de uma certa rodada de número 1.
• Coma menos carne. A carne bovina utiliza 15 vezes mais água para ser produzida que o trigo, por exemplo.
• Cozinhe vegetais ao vapor. Você mantém os nutrientes dos vegetais e ainda pode reaproveitar a água. Se utilizar água para cozinhar, reaproveite-a fazendo caldos e sopas.
• Em vez de lavar verduras na torneira, utilize uma tigela.
• Esfregue e ensaboe toda a louça antes de abrir a torneira para começar a enxaguar.

Onde pode ser reutilizada a água capturada da chuva ou do chuveiro

• Descarga.
• Limpar a casa.
• Regar as plantas (não use naquelas que você está cultivando para comer).

Para se preparar caso a água acabe

• Instale uma segunda caixa d’água em casa. Se morar em condomínio, converse com o síndico sobre os planos para a contratação de caminhão-pipa para os moradores.
• Faça estoque de água mineral, que deverá ser utilizada somente para beber e para preparar refeições.
• Arranje baldes e outros compartimentos grandes para recolher a água da chuva. Lembre-se de tampar por causa do perigo da dengue!

Para fazer quando não tiver água

• Use shampoo seco para limpar os cabelos.
• Utilize lenços umedecidos para limpar o corpo.
• Use álcool-gel para a higiene das mãos.
• Use talco no corpo para evitar o suor no calor.
• Use desodorantes mais fortes. Evite perfumes.
• Alimente-se com ingredientes que não precisam de preparo nem demandam água para a louça que ficará suja, como frutas, verduras higienizadas, alimentos crus e congelados (a opção menos saudável).
• Use louças descartáveis. Nada ecológico, eu sei, mas você vai deixar de beber água para lavar a sua louça? Trata-se de uma situação drástica e infeliz.
• Substitua a escova e a pasta de dentes por enxaguantes bucal fortes. Continue usando fio dental.
• Abuse de frutas com bastante água em sua composição, como melancias.
• Na pior das hipóteses (caso acabe a água mineral no mercado, por exemplo), beba outros líquidos prontos, como sucos, chás e refrigerantes.

E vamos torcer para que os governantes façam a parte deles enquanto fazemos a nossa. 🙁

Olá pessoal! Gostaria de agradecer todo mundo que se engajou nesse desafio de organização junto comigo! O primeiro desafio dizia respeito a organizar uma área externa da sua casa ou apartamento. Sei que nem todo mundo tem esse espaço, mas a ideia do desafio é organizar 12 cantinhos ao longo do ano e é bastante improvável que todo mundo consiga participar de todos, até mesmo pela disponibilidade de tempo. Por isso, quem não conseguiu participar, pode ficar tranquilo que certamente pelo menos de um você irá conseguir!

Eu mesma, este mês, fiz tantos planos para a varanda e, com a notícia da mudança, não pude fazer mais nenhum investimento nela. Por sorte fiquei sabendo da devolução do imóvel antes de comprar e instalar o jardim vertical que eu queria. Na minha próxima casa, vou arrumar a área externa, mas há outras prioridades antes. Tentarei me guiar pelos desafios! Se você quiser ver o que fizemos na nossa varanda, clique aqui.

Vamos ver então como ficaram as áreas externas dos leitores?

Continue lendo “Resultado do desafio de organização – Janeiro 2015”

Dizem que quando a gente está finalmente se acostumando com alguma coisa, vem a vida e muda todas as regras. Isso é verdade.

Na última semana, recebemos a notícia que o proprietário do nosso apartamento estava solicitando o imóvel de volta, para uso próprio. Faz apenas seis meses que nos mudamos e eu realmente não esperava passar por isso nos próximos cinco anos novamente. Ele saiu do apartamento para morar em uma casa mas, de lá para cá, já foi assaltado três vezes, o filho foi atacado, ele está com síndrome do pânico, uma situação horrorosa. Eu fiquei extremamente chateada em um primeiro momento mas, quando ele explicou a situação, não havia muito a dizer a não ser se conformar e ir atrás de outro imóvel. Em resumo, tínhamos menos de um mês para sair.

Algumas pessoas me perguntaram se isso pode, se está dentro da lei, mas pode. Existem algumas cláusulas que permitem o proprietário pedir o imóvel antes do fim do contrato, e ser para uso próprio é uma delas.

Outras pessoas também me perguntaram se nós não temos interesse em ter um imóvel próprio. Sim, mas não agora. Temos planos quanto a isso, que envolvem ter uma quantia maior guardada para comprar pagando menos juros. Quando recebemos a notícia, meu marido até me perguntou se não era a hora de comprarmos o nosso apartamento. Temos alguns objetivos financeiros que não envolvem comprar um imóvel neste momento, então foi fácil e rápido decidir. Por isso que eu acho que a organização tem uma série de vantagens – a gente não fica tomando decisões por impulso, sem objetivos lá na frente. Fiquei muito tranquila com a nossa decisão.

Costumo me sentir muito abençoada porque sinto que o universo conspira a meu favor na maioria das vezes, quando quero ou preciso muito de alguma coisa. Desta vez, uma casa no mesmo bairro da minha sogra que estava sendo reformada há anos, ia ficar pronta para ser locada. Nós estávamos de olho nessa casa desde que estávamos em Campinas, pensando que, um dia, se mudássemos para São Paulo, poderíamos mudar para lá. Quando nos mudamos, ela não estava pronta, mas agora está! E gente, nos 45 do segundo tempo mesmo: ficou pronta, chegou a notícia. Meu marido disse que era pra acontecer. Conversamos com o proprietário e foi tudo muito rápido e tranquilo, mas a mudança tem que ser feita em poucos dias. Não sei para vocês mas, para mim, mesmo sendo organizada, isso é uma loucura e bastante cansativo.

Eu comecei o post falando que a vida muda todas as regras porque estávamos tão felizes neste apartamento! E, em um mês, nem o desafio da varanda vou conseguir terminar. Incrível como as coisas simplesmente acontecem.

Porém, vamos finalmente morar em uma casa. O espaço físico é mais ou menos semelhante ao que temos no apartamento, mas temos um quintalzinho em volta, onde poderemos colocar plantas, por exemplo, e brincar com a cachorrinha. E vocês podem esperar muitos posts a respeito, já que morar em casa tem diversos desafios de segurança e relacionados à manutenção de coisas como calhas, por exemplo. Vai ser divertido.

Eu adoro mudanças. Sinceramente, sei que fazem parte da vida e considero como desafios de organização no meu dia a dia. Vamos superar mais essa. Eu não poderia deixar de contar para vocês, leitores do blog, o que está acontecendo, porque isso influencia bastante no meu estado de espírito e (infelizmente) no resultado do desafio de organização, que vou postar mais tarde.

Vamos que vamos!

Eu acho que é muito importante a gente ir buscando melhorias e aprendendo cada vez mais quando diz respeito à produtividade e à gestão do tempo que temos.

Estava estudando sobre a definição do trabalho de acordo com três categorias, que o David Allen ensina no GTD, que são categorias que usamos para dividir o nosso dia. Ou seja, cada um dos nossos dias tem apenas três tipos de atividades e uma execução tranquila depende de um planejamento bem sucedido levando em conta essas particularidades.

Basicamente, qualquer pessoa pode ter suas atividades diárias definidas em:

1. Atividades pré-definidas – Ou seja, os compromissos que já estão no seu calendário, o que você programou para o seu dia em questão e o que você tem nas suas listas, mesmo que sem data. São tarefas e projetos pré-definidos, já listados.
2. Demandas do dia РTodos os dias recebemos coisas para fazer e entregar no mesmo dia, ou enṭo temos imprevistos que impactam em nossa rotina de trabalho e em casa.
3. Processando РTodos os dias precisamos dedicar um tempinho para a nossa organiza̤̣o pessoal. Faz parte. Ser organizado ṇo vem de milagre, mas de disciplina.

Particularmente, quando comecei a dar mais atenção ao processar (ou CLARIFY – esclarecer) no dia a dia, as coisas começaram a fluir de maneira muito melhor. Tenho me sentido na posição do capitão/comandante o tempo todo, sem ser pega de surpresa e com tudo sob controle. O negócio é investir mais inteligência ao processamento.

Nos últimos treinamentos que fiz na Call Daniel, levantei essa necessidade de dividir as atividades das pessoas nesses três tipos para que o planejamento fosse o mais factível possível.

No geral, o que tenho observado (e que aprendi no curso do David em Amsterdam) é que, quanto mais gestor você se torna, mais tempo passará processando. Quando mais júnior você for, mais tempo passará executando as demandas do dia. Isso como regra geral. É claro que há pessoas e pessoas, cada uma com um nível de complexidade de trabalho.

Observação do meu dia a dia

O que eu fiz foi analisar o meu dia a dia, de acordo com as atividades das últimas semanas, e pude perceber que meu padrão tem sido mais ou menos assim:

1. Atividades pré-definidas - 50% do meu tempo de trabalho
2. Demandas do dia - 30% do meu tempo de trabalho
3. Processando - 20% do meu tempo de trabalho

Com isso, eu pude ir além e planejar o meu dia inteiro, não só no profissional.

Tenho como meta dormir nove horas por noite (entre deitar, dormir efetivamente e acordar – o que dá umas oito horas, em média). Por isso, sei que, em uma semana, posso dormir 63 horas no total. Isso significa que, se eu dormir cinco horas em uma noite, terei que compensar essas outras quatro horas em algum momento. (É claro que eu não recomendo isso, porque não é saudável, mas pode acontecer.)

Na prática

Imaginem um dia típico meu que comece às nove e termine à meia-noite. Tenho 15 horas no total. Dessas 15 horas, entende-se que:

• 7,5 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
• 5 horas são dedicadas às demandas do dia
• 3 horas são dedicadas ao processamento

Só que, olhando assim, fica confuso. Resolvi dividir entre o horário de trabalho e o horário dedicado a atividades pessoais, então.

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

• 50% – 4 horas (atividades pré-definidas)
• 30% – 2 horas (demandas do dia)
• 20% – 1 hora (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

• 50% – 3,5 horas (atividades pré-definidas)
• 30% – 2,5 horas (demandas do dia)
• 20% – 1 hora (processando)

Ou seja, de hora de trabalho, posso planejar 28 horas por semana (contando final de semana).
De hora pessoal, posso planejar 24,5 horas por semana (contando final de semana).

Preciso dedicar 14 horas da minha semana para demandas do dia no trabalho.
Preciso dedicar 16,5 horas por semana para as demandas do dia em atividades pessoais.

O tempo de processamento total semanal tem que ser de 14 horas (pessoal e profissional).

Qual a utilidade?

Aí você pensa: “Nossa, Thais, que baita complicação! Qual a vantagem prática disso tudo?”. A vantagem é saber quanto da sua semana você pode planejar. Exemplos?

Suponhamos que eu tenha uma segunda-feira com um compromisso profissional que dure oito horas + três horas de deslocamento (11 no total). Isso já “estoura” a cota de atividades profissionais planejadas para o meu dia, que é de quatro horas. Na verdade, eu estou estourando a cota de quase três dias. Isso significa que, ao longo da semana, eu precisarei deixar essa folga de sete horas em alguns dias, já que estou tirando deles essas horas em que estaria trabalhando em atividades pré-definidas.

Peguei um print da agenda desta minha semana, que está bem truncadinha e cheia de compromissos, para usar como outro exemplo.

Total de atividades pessoais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 12,5 horas (sobram 12). Essas atividades que sobraram podem servir para limpar a casa, almoçar, ficar com o Paul, ir ao mercado, ver um filme com o meu marido etc.

Total de atividades profissionais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 34 horas (passei em seis horas a quantidade que poderia! essas horas gerarão um desequilíbrio em algum lugar). Isso mostra que a minha agenda está com compromissos profissionais demais, visto que não está sobrando tempo para lidar com as minhas listas de contextos ou tarefas para o dia, já que estou usando todas as minhas horas de trabalho pré-definido para compromissos, incluindo deslocamentos!

Total de processamento já agendado antes de a semana ocorrer: 13 horas (sobra uma hora).

Das duas uma: ou eu não tenho tenho tanta demanda diária assim para dedicar duas horas (eu trabalho nas minhas listas quando não há demandas do dia; elas servem apenas em caso de imprevistos mesmo) ou estou com atividades pré-definidas demais. Se esse tempo de processamento (20%) é necessário, não posso mexer nele. Tenho que mexer ou na quantidade diária de atividades pré-definidas ou na quantidade de horas diárias livres para as demandas do dia. Também entra outra questão, que é dedicar mais tempo por dia trabalhando e menos tempo para o pessoal? Não sei. Mesmo porque, a quantidade total de horas semanais seria a mesma caso eu trabalhasse mais durante a semana para ter mais atividades pessoais aos finais de semana (para equilibrar).

Meu remanejamento

Decidi dedicar mais horas do meu dia a atividades pré-definidas e deixar menos tempo para as demandas do dia, que são menos frequentes mesmo. Aumentei o tempo de processamento para ter mais controle. Ficou assim:

1. Atividades pr̩-definidas Р60%
2. Demandas do dia – 10%
3. Processando – 30%

Lembrem-se que, se não houver nenhuma demanda do dia, as horas ficam livres. Em horas, essas porcentagens significam:

15 horas no total em um dia que comece às nove e termine à meia-noite (arredondando):

• 9 horas são dedicadas a atividades pré-definidas
• 2 horas são dedicadas às demandas do dia
• 4 horas são dedicadas ao processamento

Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

• 60% - 5 horas (atividades pré-definidas)
• 10% – 1 hora (demandas do dia)
• 30% – 2 horas (processando)

Sobram 7 horas para atividades pessoais:

• 60% – 4 horas (atividades pré-definidas)
• 10% – 1 hora (demandas do dia)
• 30% – 2 horas (processando)

Não sei se é o modelo ideal, mas vou testar. Soa mais realista, pelo menos.

Parece complicado mas, na prática, mostra como a gente está investindo o nosso tempo e gera uma reflexão para que possamos fazer mudanças. É claro que o caminho mais fácil é não fazer nada disso e simplesmente ir montando o planejamento de maneira intuitiva, o que não é errado! É somente outra forma de fazer.

E o seu equilíbrio, como é? Qual sua porcentagem diária de atividades pré-definidas, demandas do dia e processamento?

Talvez você pense que abril esteja muito longe, mas tudo o que dá para antecipar, é legal antecipar. Para que deixar para organizar seus arquivos somente daqui a três meses, sem saber como estará sua situação até lá? E se você estiver com muitas atribuições no trabalho ou precisar fazer uma viagem? Vale a pena se programar e começar a organizar o quanto antes para fazer a declaração.

A entrega da declaração do IR começa apenas em março, mas o ano-base é o anterior. Logo, com a chegada de janeiro, já dá para começar a se organizar com relação a isso. “As regras deste ano ainda não foram anunciadas pelo governo mas, segundo Antonio Teixeira, da consultoria IOB Sage, terá que fazer a declaração quem tiver recebido, em 2014, renda tributável acima de R$ 26.816,55.”, segundo o site da Folha de São Paulo.

Em novembro, a Receita Federal lançou um aplicativo que serve para você lançar um rascunho da sua declaração, para não ter que fazer tudo somente em março, quando o programa foi lançado. Quem quiser se adiantar, basta baixar o aplicativo e depois migrar as informações inseridas para o sistema oficial.

Veja o que você já pode ir providenciando

1. Crie uma pasta no seu computador (ou um caderno no Evernote) para inserir os arquivos que serão usados em sua declaração de 2015.
2. Encontre sua declaração de renda do ano anterior. Já deixe salva na pasta, pois será necessária. Se você estiver declarando pela primeira vez, não é necessário. Caso tenha dúvidas, vale a pena consultar um especialista (um contador, por exemplo). Se você não tiver uma cópia ou não lembrar onde colocou, pode baixar uma cópia no site da Receita Federal.
3. Se você mudou de emprego no ano passado, vendeu um imóvel ou trocou de carro, é importante resgatar os documentos que comprovem a renda recebida, recisões ou o valor dos bens. Guarde-os na mesma pastinha.
4. Guarde todos os comprovantes gastos com saúde e educação, que são os comprovantes que ajudam na restituição.
5. O mesmo vale para compra ou venda de bens.
6. No geral, as empresas fornecem uma declaração do IR até o final de fevereiro para os seus funcionários. Solicite assim que possível. No caso dos bancos, é possível pegar no próprio caixa eletrônico.

Para a declaração de 2016, vale a pena já deixar esses documentos e comprovantes de 2015 salvos em uma pasta ou no Evernote, para facilitar futuramente.

Outro dia eu postei no Instagram (aliás, já me segue no Instagram? clique aqui!) uma foto de um caderninho que eu estava testando e muitos leitores me fizeram perguntas a respeito e pediram para eu falar mais aqui no blog. Ei-lo, então. A ideia foi a seguinte: pegar um caderninho de notas e usar como lista de compras para o mercado.

Aí surgiram as seguintes dúvidas:

[quote class=”amarelo”]”Mas e o Evernote? Vai perder essa função?”[/quote]

Eu já não utilizo o formato do guia do blog há uns bons meses. Somente naquela ocasião eu utilizei a lista no Evernote. O que é importante os leitores do blog saberem é que meu papel, como organizadora profissional, é testar coisas. Não existe certo ou errado quando se trata de organização, e tecnologia não é sinônimo de “melhor-que” papel. O melhor é o que funciona para cada um. Eu já testei lista de mercado em bloquinho, ímã de geladeira, lousa, celular, Evernote, Toodledo, planilha, outros aplicativos, caderno grande. É meu papel fazer isso, e eu gosto, por isso faço! Desta vez, o teste é em um caderninho.

[quote class=”amarelo”]”Como você faz a lista?”[/quote]

Separei em 8 categorias, dividindo as páginas (em quantidade aleatória) para cada post-it colorido. As categorias são relacionadas aos corredores do mercado que eu frequento, na ordem deles:

1. Bebidas (pego o mais pesado antes)
2. Produtos de limpeza
3. Cosméticos
4. Mercearia
5. Doces / Salgados
6. Feira / Padaria
7. Carnes
8. Gelados

Deixo o caderninho na cozinha com uma caneta presa na sua espiral. Se algo acabar, tanto meu marido quanto eu anotamos. No dia das compras, basta levar ao mercado. Eu não gosto de usar o celular no mercado porque meu celular é ferramenta de trabalho e tenho medo de ser assaltada. Também acho papel mais prático.

Ao fazer a compra, risco o item na folha e coloco a data na frente, somente para controle.

É isso. Simples e fácil. Lembrem-se que o tema de janeiro no blog é Simplifique. O que é simples para um pode não ser simples para o outro. Estou testando há uma semana, mais ou menos, e tem funcionado bem.

Ah! Vale lembrar que esse era um caderninho usado que foi reaproveitado, então a ideia é reutilizar o que já se tem mesmo.

E você, utiliza papel para organizar a lista do mercado ou prefere usar tecnologia?

Em junho de 2014, eu bati meu cartão pela última vez na empresa onde trabalhava e encarei de frente o desafio de ser autônoma e trabalhar em casa (ou de onde eu quisesse). Eu tinha um emprego estável, que pagava as minhas contas e sustentava a minha família, e pela primeira vez em muitos anos me senti segura para fazer essa transição mesmo com aluguel, financiamento de carro e outras contas batendo à porta.

Como vocês podem imaginar, essa decisão não foi tomada da noite para o dia. A insatisfação vinha de um bom tempo – com tudo relacionado à minha vida profissional. Eu estava prestes a lançar um livro em agosto e não tinha como dedicar mais do meu escasso tempo a algo que era realmente importante para mim. Também sentia que eu tinha oportunidades legais de crescimento investindo em algo não só que eu amo, mas que é uma demanda mundial (“todo mundo quer ter uma vida organizada”, já dizia uma colega da pós-graduação). Mesmo assim, juntar tudo, prender a respiração e dar um mergulho não é fácil, mas eu fiz.

Hoje, alguns meses depois, consigo olhar um pouco para trás e fazer um balanço de como têm sido os meus dias trabalhando em casa e por conta própria.

A primeira coisa que eu gostaria de dizer, e que vocês já devem imaginar, é que não é fácil. Não apenas pela preocupação de não ter o salário certinho na conta todo mês, mas porque existem pessoas que dependem de você e da sua competência para fazer acontecer. Além do que, o modelo tradicional de trabalho das 8 às 18h está enraizado na nossa cabeça de tal forma que é difícil a gente mesmo se acostumar com a rotina e, além disso, convencer os familiares. Meu marido até hoje acha que eu tenho que trabalhar das 9 às 18h, mesmo que eu tenha perdido a minhã inteira fazendo compras no supermercado, por exemplo…

Outras coisas que eu percebi e aprendi:

• Cada pessoa tem um ritmo e deve construir uma rotina que se adeque a ele. Eu tentei acordar cedo muitas vezes e perdia a manhã inteira em estado letárgico, sem conseguir produzir. Lembrem-se que eu trabalho com criação, conteúdo e ideias, então estar inspirada é fundamental. Ainda gosto de tentar acordar cedo, mas uso esse período do dia pra atividades mais rotineiras e que não demandem criatividade, apenas por me conhecer melhor.
• Tem que tomar muito cuidado para a rotina não virar uma coisa anti-produtiva. E sim, aqui é a Thais, usuária de GTD há mais de oito anos, que está falando. Como os horários se confundem, é muito fácil parar um pouco para almoçar e aproveitar para lavar a louça, arrumar aqui e ali, navegar na Internet e depois ter que ficar terminando pendências de noite. Nada contra fazer isso, desde que você tenha se programado. Acho que a grande chave (e que tem funcionado para mim) é descobrir os períodos de maior e menor energia e designar atividades específicas para eles. Por exemplo, não vou programar de escrever um post para o blog em um momento que estarei cansada. E é difícil entender isso – a gente vai aprendendo com o tempo mesmo.
• Os horários se misturam e isso é ok, contanto que você se organize. Uma das grandes vantagens de ser autônoma é essa liberdade de poder fazer o seu próprio horário (exceto quando se tem reuniões e outros compromissos, claro). A primeira vez que eu fui ao médico em uma quarta-feira à tarde e não precisei pedir atestado foi de uma libertação tremenda para mim. Não preciso dar satisfação para ninguém, eu pensei. Mas aí não pode achar que você não usará parte da sua noite, quando a maioria das pessoas chegou do serviço e está descansando, para trabalhar também. Não existe feriado e final de semana para mim. Como o que eu ganho depende da minha “produção”, e eu amo o que eu faço, trabalho não é algo enfadonho, cansativo e chato. Faz parte da minha vida. Eu realmente preciso me cuidar para equilibrar o tempo que passo trabalhando com as minhas outras atividades pessoais, mas já não me cobro tanto com relação a turnos ou horários.
• Apesar de os horários se misturarem, é importante descansar. Você pode não ter um final de semana como as outras pessoas, mas pode determinar que segunda de manhã você vai descansar ou vai tirar a quinta de folga. É fundamental fazer isso e refrescar a cabeça um pouco. Só trabalhar direto, sem a sensação de descanso, a médio prazo começa a se mostrar uma alternativa não muito saudável e viável. Delegar algumas tarefas pode ajudar, mas isso só é possível com o tempo (e à medida que você vai ganhando mais dinheiro a ponto de poder pagar outras pessoas para fazerem coisas para você).
• Apesar de eu não ter que dar satisfação a ninguém e não ter “chefe”, todo cliente é meu chefe. Se eu der alguma mancada ou não cumprir algum prazo, posso perder o cliente e, por fim, o meu “salário” que viria dali, sem vínculo nenhum.
• Cada setor tem as suas sazonalidades e dificilmente alguém contará isso para você – você vai acabar descobrindo sozinho/a. Há períodos em que você vai trabalhar muito e ganhar bem, como haverá períodos em que você trabalhará pouco e receberá quase nada. Tem que existir um equilíbrio e um planejamento para essas épocas, para você não desanimar e se desesperar.
• As pessoas que continuam no mesmo ritmo de trabalho convencional vão estranhar quando você estiver trabalhando em um feriado ou durante a viagem para a praia. Faz parte do seu trabalho explicar e esclarecer sobre o seu novo modelo. É tudo novidade para elas.
• Elas também vão estranhar e podem fazer comentários maldosos se você estiver no cinema em uma terça-feira à tarde. Isso é uma desvantagem, porém, estar no cinema em uma terça à tarde é uma enorme vantagem que você tem! Aprenda a lidar.
• Quanto mais dinheiro você tiver conseguido juntar para fazer essa transição, melhor. Isso vai te deixar menos preocupado/a e ansioso/a.
• Fazer o que se ama é maravilhoso, mas muitas vezes “o que se ama” é ter essa flexibilidade e trabalhar com coisas aparentemente bobas que ninguém ama, como produzir conteúdo para uma empresa de sacos plásticos ou gerenciar contatos para uma PR. São apenas exemplos. Quando pensar em fazer o que você ama, veja se está relacionado ao O QUÊ do seu ofício ou ao COMO.
• Você vai sentir medo e vontade de abraçar todas as oportunidades que surgirem, para evitar ficar sem trabalho e sem dinheiro. Isso pode te tirar do foco, ou talvez você o perca. Aproveite esse período para se conhecer melhor e ver o que você quer fazer. Ter uma missão pessoal ajuda a decidir.
• Trabalhar em casa não significa, literalmente, trabalhar em casa. Significa que você pode trabalhar de qualquer lugar. Ficar muito em casa pode te deixar meio deprê e desanimado/a. Procure almoçar fora ou dar uma volta na hora do almoço, conversar com outras pessoas, fazer as reuniões pessoalmente, trabalhar em uma cafeteria ou em um espaço de coworking. Não precisa ser todos os dias, mas pode ajudar variar os ares de vez em quando.
• É praticamente impossível convencer todo mundo logo de cara que, porque você está casa, não significa que você esteja disponível. Estabeleça regras como “se eu estiver com o fone, estou concentrada/o, não me interrompa” ou “quando eu estiver em reunião, vou colocar um post-it amarelo na porta”. Estar em casa foi uma grande novidade tanto para o meu marido quanto para o meu filho, e a minha dedicação ao trabalho no começo foi muito estressante, pois precisava parar a todo momento. Aos poucos, todo mundo vai se acostumando.
• Não pire – pense em soluções. Se você não consegue se concentrar no home-office, vá para a sala ou para a cozinha. Se tiver quintal, vá para o quintal, ou varanda. Se sua cadeira machuca as suas costas, pesquise e economize para comprar um modelo novo. Se você tem muito papel, tire um dia para organizar tudo. É muito importante que o seu local de trabalho esteja organizado e limpo, para você não desanimar de trabalhar ali.
• Estabeleça suas prioridades e torça para que as pessoas não pensem mal de você. De verdade, as pessoas ficam chocadas quando eu digo que não deixo ligada a notificação do What’s App! Ou que não posso sair em uma sexta à noite porque estou trabalhando no meu novo livro. É outro ritmo – repita o mantra até você assimilar e parar de se sentir culpada/o pelo estranhamento dos outros. Falar não faz parte – você que gerencia seu tempo agora, e não um relógio de ponto. Logo, precisa ser criterioso/a.

No geral, o que eu realmente sinto depois desses meses é que não é fácil, que a rotina deve ser adaptada ao estilo de cada um e que é muito fácil se deixar levar pela falta de foco. Porém, com organização e um pouco de disciplina, mas principalmente de auto-conhecimento, eu não consigo me imaginar trabalhando de outra maneira que não assim daqui para a frente. Tem um pouco de ser artista nesse meio todo, porque você colhe o resultado de um trabalho que você fez por merecer, e não aquilo que alguém acha que você merece. É muito satisfatório e feliz, mas também não acho que seja para todo mundo. Cada um tem seu grau de importância para determinados fatores. Por exemplo, para mim, ter estabilidade no emprego foi importante durante muitos anos, e acho ok que isso seja um parâmetro, especialmente quando se tem uma família que depende de você. Hoje, penso que a estabilidade deve ser construída por mim – é outra visão do mesmo todo. E estou bem com isso.

Depois de tudo o que vem acontecendo, muitas pessoas estão chegando no meu blog por causa do assunto GTD, que é um dos meus preferidos. Começaram a aparecer comentários em posts mais antigos com dúvidas sobre como eu tenho utilizado meu sistema atualmente, então achei mais fácil escrever um post explicando de maneira geral.

O GTD trabalha com horizontes de foco, que são:

• Pé no chão – Agenda / Tarefas
• Nível 1 – Projetos
• Nível 2 – Áreas de foco
• Nível 3 – Objetivos
• Nível 4 – Visão
• Nível 5 – Propósito

Para quem quiser saber mais, recomendo a leitura do livro “A arte de fazer acontecer”, que dá origem ao método. Aqui no blog eu passo a minha visão do GTD, como não poderia deixar de ser. Sempre recomendo a leitura na fonte original porque aqui é só um complemento.

Minha organização é pautada messes níveis, então.

Agenda

Como agenda, eu utilizo o Google Calendar, pela facilidade de manuseio e possibilidade de compartilhamento. Meu marido tem uma agenda lá também e, para a gente, facilita muito.

Já expliquei em outro post como utilizo o esquema de duas cores na agenda, algo que é fundamental na minha organização. Utilizo a minha agenda para:

• Compromissos com data e hora (reuniões, consultas, aulas, treinamentos, workshops)
• Lembretes
• Controle de prazos
• Vencimento de contas
• Estimativa de tempo (insiro tempos que passo me deslocando e consigo visualizar quanto tempo tenho todos os dias para trabalhar em outras atividades)

Uma boa prática (funciona para algumas pessoas, outras não) é inserir, durante a revisão semanal apenas, as tarefas que você precisa executar naquela semana que tenham duração de mais de meia hora ou demandam atenção total. Comigo não funciona tão bem porque trabalho com criatividade e prefiro trabalhar com as listas de contextos mesmo e os espaços na agenda, em vez de inserir as atividades nela. Porém, já fiz o teste e funciona bem para a execução, porque tendemos a dar prioridade ao que está na agenda. Abaixo eu mostro como gerencio as minhas tarefas.

Não gosto de habilitar notificações e faço isso somente em situações bem específicas, como quando preciso dar um telefonema em determinado horário ou tomar remédios controlados.

Meu dia de trabalho se divide em média em: 30% para tarefas planejadas, 30% definindo meu trabalho (processando, revisando, organizando) e 40% em tempo dedicado às demandas do dia e outros imprevistos.

Tarefas

Eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas listas de tarefas. No GTD, as listas de ações são organizadas por contextos, ou seja, as situações onde você estará inserido no seu dia a dia para executar aquelas tarefas.

Vivo mudando meus contextos para que se adequem às minhas necessidades do momento; às vezes tenho muitos, às vezes prefiro trabalhar com poucos.

No geral, coloco datas (prazos) nas tarefas somente quando esses prazos são reais, e não como “lista de desejos”. Logo, poucas tarefas realmente têm datas.

Minha ordem de execução é a seguinte:

1. Tarefas do dia (com data)
2. Tarefas no contexto em que estou inserida, de acordo com meu tempo disponível e nível de energia

Tickler

O tickler é um conceito do GTD que serve para você atribuir dados a dias e meses. Você pode inserir compromissos, tarefas e informações no geral, dependendo de como você preferir utilizar (leia mais aqui). Hoje eu utilizo somente para arquivos de suporte. Exemplo: pauta impressa que tenho que levar em uma reunião no dia X, ingressos para um show que só acontecerá em abril, lista de perguntas para fazer na próxima consulta com o pediatra, documentos que precisarei levar no dia de uma viagem internacional e por aí vai.

O tickler pode ser tanto digital quanto físico. Eu tenho os dois. O físico, deixo em uma gaveta de pastas suspensas no meu home-office. Apesar de não usar tanto, ainda é útil. O digital, eu mantenho no Evernote. Dá para fazer com a agenda do Google, pois ela suporta o upload de arquivos, mas prefiro centralizar tudo no Evernote mesmo.

Não estou mais usando todo o meu sistema no Evernote e, por isso, minha configuração atual está diferente da do guia. Atualmente, tenho um caderno chamado “Incubate stuff” onde insiro essas notas que posso precisar, e aí sim utilizo as tags para fazer isso. Caso tenha dúvida, por favor, verifique como faço no guia linkado acima, onde explico detalhadamente.

E-mails

Os e-mails fazem parte das demandas diárias e, como tal, são nível pé no chão como as tarefas e a agenda. Depois do curso do Fundamentals, eu estou utilizando somente quatro pastas de e-mails no meu Gmail:

• @ Action – Para tudo o que demanda ação
• @ Support – Todos e-mails que, de alguma forma, contêm informações úteis para ações ou projetos
• @ Waiting for – Todos os e-mails que solicitei algo para alguém e estou aguardando resposta
• File – Arquivo (todos os e-mails que não demandam qualquer tipo de ação)

É importante perceber que o e-mail acaba virando outra lista de tarefas. Isso foi dito no curso, inclusive. O modo de gerenciar é diferente.

Eu costumo coletar o que está na pasta @ Action e processar como tarefa no Toodledo porque, para mim, esse replique funciona. Quem não sentir necessidade, não precisa e só a pasta é suficiente. O mesmo vale para a pasta de @ Waiting for.

Em @ Support, os e-mails ficam muito rápido. No geral, eles logo são arquivados.

Uma vez por ano, reviso a pasta de arquivo para enviar as informações relevantes para o Evernote e deleto o que não preciso mais guardar. Vale citar que, no dia a dia, se eu receber algo importante de cara que quero guardar, como faturas ou notas fiscais, já encaminho diretamente para o Evernote através da minha conta de e-mail do programa. No geral, o que fica arquivado no e-mail então são somente aqueles e-mails como confirmações, por exemplo. O que é arquivo importante eu já tenho o costume de arquivar direto no Evernote, caso precise em um futuro próximo.

Processo meus e-mails duas vezes por dia (às vezes, somente uma, dependendo dos meus compromissos no dia). Quando estou ministrando um treinamento das 8 às 18h, por exemplo, costumo acessar meus e-mails pelo celular para verificar se há algo urgente. Se sim, respondo ali mesmo ou ligo para a pessoa. Se não, vejo mais tarde, em casa, ou no dia seguinte mesmo.

Uma coisa que tem me ajudado bastante no trato com os e-mails é utilizar a caixa de entrada prioritária do Gmail (vá em Configurações > Caixas de entrada > Caixa prioritária). Deixo assim:

1. Não lidos
2. @ Action
3. @ Support
4. Everything else

Assim, consigo visualizar na caixa de entrada mesmo todos os e-mails que demandam algum tipo de ação e também seus arquivos de suporte. Tem funcionado bem!

Para mim, o fundamental com relação aos e-mails é diferenciar o que demanda ação do que não demanda, assim como ter uma lista de tudo o que eu pedi para outra pessoa (fica mais fácil de cobrar) e um inventário dos arquivos que estou utilizando no momento.

Mensagens e notificações tipo What’s App

Acho que enviar mensagens pelo Facebook, Twitter ou What’s App facilita muito a vida em termos de rapidez e praticidade, mas complica em outros aspectos porque são mais caixas de entrada para verificar.

O que tenho feito e que tem funcionado é estabelecer períodos de checagem, assim como faço com os e-mails. Desabilitei as notificações no meu celular e vejo nas pausas durante o dia de trabalho (What’s App), geralmente a cada 1h30. Nas redes sociais, costumo olhar apenas uma vez por dia.

Só entro no Skype quando tenho alguma reunião específica agendada com alguém. Não atendo chamados, então meu modelo de trabalho me permite fazer isso. Não preciso estar disponível o tempo inteiro.

Projetos

Para gerenciar meus projetos, eu utilizo o Toodledo. Minha conta é Golden, o que me permite acesso a uma série de recursos, como sub-tarefas e denominação de status. Quando crio um projeto, as próximas ações dele são as sub-tarefas e, o status, Active. Assim, se eu clicar para visualizar minhas to-dos no sistema dentro de Status > Active, tenho um inventário de todos os meus projetos. Quando essa tela abre, eu clico também no título da coluna “Folder”, que me mostra os projetos listados de acordo com as áreas de foco.

Como vocês podem ver no print acima, atualmente eu tenho 54 projetos em andamento. O David fala que uma pessoa normal costuma ter entre 30 e 100 projetos em andamento, então tomo isso como parâmetro de piso e teto. Pela minha experiência pessoal, sei que, se eu estiver com muitos projetos (de 60 a 90), consigo executar bastante coisa, mas a vida fica corrida. Portanto, tento ficar entre 30 e 50, mas às vezes passa. Tenho muitos projetos pequenos também. Enfim, concordo com o David quando ele diz que não importa a quantidade, desde que esteja sob controle.

Porém, citei a coisa dos números porque estou adotando uma estratégia legal: só insiro um projeto novo da lista Algum dia / Talvez se eu estiver com menos de 30 projetos. Na revisão semanal, o David recomenda que a gente seja criativo e revise a lista de Someday / Maybe para ver se algo pode virar um projeto. Pois bem, eu fazia isso sem critério. Logo, meu critério atual é ter menos de 30. Ou seja, se eu tiver 29 projetos, pego UM da minha lista de Algum dia / Talvez para trabalhar. Se estiver com 25, posso pegar mais cinco. No final do ano passado eu cheguei a listar 28, então pude inserir novos projetos.

É claro que há projetos que não temos escolha, especialmente de trabalho, que caem no nosso colo. Por isso mesmo a lista acaba crescendo e indo para 50, 60 projetos. Só que vale a pena cada um encontrar seu limite pessoal para saber quanto se tem muito projeto, revisar e priorizar. Pode ser que algum projeto atual possa ser adiado ou até mesmo cancelado.

A diretriz do David Allen para revisão dos projetos é fazer isso uma vez por semana. Logo, é importante ter uma lista com todos os projetos em andamento para facilitar essa revisão.

Algo que estou estruturando atualmente é o manuseio de arquivos de suporte a projetos e informações de referência. No geral, mantenho as informações no Toodledo (tem um status que é “Reference”) e os arquivos no Evernote, mas ainda não estou satisfeita e estou estudando melhores usos.

Áreas de foco

Depois do curso do David, estou “pirando menos” com relação às áreas de foco. Eu estava utilizando as Notes do Toodledo para escrever a respeito, mas mudei. Hoje, gerencio de duas maneiras:

1. Tenho um mapa mental com minhas áreas de foco, que reviso e atualizo mensalmente (de acordo com a recomendação do David em “Making it all work”):

Este mapa serve para revisão e reflexão. Será que estou equilibrando todas as minhas áreas de foco? Será que não é hora de dizer adeus a alguma delas ou olá para outra?

A ferramenta utilizada para manusear mapas mentais é o Mind Meister.

2. Utilizo as áreas de foco para organizar meus projetos e tarefas no Toodledo, de acordo com o que o programa chama de “Folder”. Ou seja, se eu clicar na pasta “Casa”, o Toodledo me listará todas as próximas ações, projetos, algum dia / talvez etc que sejam relacionados a essa área de foco. Já organizo assim há muitos anos e é o que funciona para mim.

Objetivos, visão e propósito

Tenho listado meus objetivos no próprio Toodledo, na área de Goals. no momento, estou utilizando somente os “short-terms” para facilitar. Costumo linkar os objetivos aos projetos e tarefas que sejam relacionados.

Visão e propósito estou gerenciando na guia Outlines, com listas.

Os objetivos de curto prazo eu reviso a cada estação (sazonalmente). Visão e propósito, reviso anualmente ou quando sentir necessidade de uma reestruturada.

Referência

No geral, todo o meu sistema pode ser resumido em duas coisas: se demanda ação, está no Toodledo; se é referência, está no Evernote. Todo o meu arquivo de referência está lá. Mudei o caderno “Processed” para o nome “General reference” e, dentro, as notas de referência, organizadas pelas tags dos assuntos.

Outra coisa que está no meu Evernote é um caderno “Read / Review” (o famoso ler / revisar do GTD), que mantenho offline no celular para ler os artigos que coleto do meu Feedly.

São frequentes os pedidos para que eu fale mais sobre Budismo aqui no blog, e um desses pedidos sempre é referente aos livros que eu tenho e recomendo. Logo, este post é sobre isso. Falar sobre Budismo é legal porque a religião me ajuda a ser mais focada e tranquila, além de manter a constante lembrança de uma mente de compaixão e de servir aos outros, o que acho que contribui muito para eu ser organizada e manter as diversas atividades do meu dia a dia.

Gostaria de começar falando como tudo começou – o livro que eu li e fez eu me interessar pelo Budismo de verdade. Por incrível que pareça, não foi um livro sobre Budismo, mas o livro de um escritor que acabou se tornando um dos meus preferidos:

O livro “Os vagabundos iluminados” (Jack Kerouac) “é considerado por muitos especialistas e fãs da literatura beat como o melhor romance de Jack. O livro conta a história de uma busca pela verdade e pela iluminação. O protagonista, Ray Smith, é um aspirante a escritor de San Francisco que anseia por algo mais na vida. Esse algo mais será apresentado a ele por Japhy Rider – um jovem zen-budista adepto do montanhismo que vive com um mínimo de dinheiro, alheio à sociedade de consumo norte-americana.” (sinopse oficial) Quando eu li o livro, eu já estava em uma vibe um pouco de busca pela simplicidade e querendo me aproximar do Budismo, mas ele foi o que me deu o clique e me fez ter a motivação de ler mais a respeito.

Com isso, comecei a procurar coisas pela Internet. Achei bons sites e boas referências de livros. No geral, eu não tinha muita ideia. Pensava que Budismo era uma coisa só, sem tantas escolas e tradições, como descobri depois. Minha busca inicial foi pelo conceito de zen, já que tinha essa referência não só do livro do Jack, como do blog do Leo Babauta, que eu já acompanhava (Zen Habits), como de todo o imaginário popular acerca do Budismo (não sei vocês, mas eu frequentemente ouvia associações entre a religião e o sentimento de “zen”). Acabei conhecendo o trabalho da Monja Coen, que é bem famosa aqui no Brasil (ela já foi no Jô Soares, por exemplo). Li alguns livros dela, mas acabei dando de presente para a minha mãe depois. Nunca me identifiquei plenamente com o zen, mas foi por onde comecei. Lia muitos textos, comecei a praticar meditação. Mas é engraçado porque ainda não tinha me encontrado e não sabia disso. Acho que a gente só sabe quando realmente encontra o tal lugar.

Nesse meio tempo entre começar a praticar e o hoje em dia, se passaram uns seis ou sete anos. Só de começar a praticar meditação, eu já comecei a perceber como a minha vida estava mais tranquila. Por isso, fui atrás de livros diversos. Comprei um livro muito bonitinho chamado “1001 pérolas da sabedoria budista”, que é cheio de frases de budistas e outras pessoas famosas relacionadas ao Budismo. Depois, fui atrás da fonte mais conhecida: os livros do Dalai Lama.

O livro acima, “Iluminando o caminho”, foi o primeiro livro do Dalai Lama que eu li. Os livros do Dalai Lama funcionam assim: alguém faz uma entrevista longa com ele e a registra, publicando depois em forma de livro. Além desse, eu tenho mais uns cinco ou seis livros dele. Lembro que um livro que me marcou muito na época foi o “A arte de lidar com a raiva”, porque eu era uma pessoa meio nervosinha e ele me ajudou a repensar alguns conceitos. No geral, apesar de gostar dos livros do Dalai Lama, eles me pareciam muito etéreos e um pouco longe da minha realidade. Não estou desmerecendo, de maneira nenhuma. Mas eu pensava assim: “É fácil ser monge em um mosteiro. Quero ver ser monge na cidade grande, com os problemas mundanos, tendo paciência e trabalhando com chefe chato”. Ignorância, eu sei. Mas, no fundo, eu apenas queria algo mais próximo da minha realidade.

Vale citar que, até o momento, eu nunca tinha frequentado nenhum centro budista. Sou um pouco avessa a qualquer religião e não queria me envolver com isso. Também costumava achar os cursos e retiros um pouco inacessíveis para mim na época. Depois que o Paul nasceu, então, com ele pequeno, era praticamente impensável sair de casa e deixá-lo para participar de um retiro durante três ou quatro dias.

Na metade de 2013, eu comecei a sentir uma vontade cada vez mais forte de frequentar um centro budista. Estava passando por muitas situações de sofrimento no dia a dia, todas decorrentes de relacionamentos com pessoas ao meu redor, e estava sentindo falta de uma “metodologia” para lidar com elas. Queria aprender a meditar de verdade também. Nesse contexto, um belo dia eu estava em uma das minhas tradicionais andanças pela Livraria Cultura e, vendo a seção de livros budistas, me deparei com este aqui:

É um livro bonito, com capa dura, e o título me chamou a atenção. “Budismo moderno”, de Geshe Kelsang Gyatso. Comecei a ler e achei a leitura fácil, gostosa. Levei para casa. Tirei férias, fiquei uma semana sem Internet e levei o livro. Voltei para a minha rotina decidida a procurar um centro budista para fazer um curso de meditação. Em minhas buscas pelo Google, encontrei um centro perto da minha casa, em Campinas, e vi que tinha um curso como eu queria – meditação voltada aos problemas do dia a dia. Fiz minha inscrição e fui, pela primeira vez, a um centro budista.

Gosto de lembrar desse dia porque foi muito significativo para mim. Foi nesse dia dia que eu conheci uma das pessoas mais legais que eu encontrei até hoje, que depois descobri ser o professor de meditação do centro. Foi tudo muito maravilhoso. Saí flutuando da primeira aula, decidida a meditar todos os dias. De lá para cá, não parei mais. Faz parte da minha vida e me transformou completamente. Eu era uma pessoa ansiosa, que perdia a paciência rápido com as injustiças do dia a dia e sofria muito com relacionamentos, especialmente colegas de trabalho. Aprendi a refletir sobre os principais problemas que eu enfrentava, todos originados na minha mente, e a meditação me ajudou a lidar melhor com eles, reagindo de forma diferente. Falei mais sobre a minha rotina de meditação em outro post (clique aqui para ler). O livro utilizado no curso foi este aqui:

“Novo manual de meditação”, de Geshe Kelsang Gyatso. Notaram algo semelhante com o livro anterior? Sim, é o mesmo autor! Isso foi uma coincidência tremenda. Achei muito interessante que o centro budista que ficava perto da minha casa era justamente da mesma tradição daquele livro que eu tinha lido e me identificado muito, a Nova Tradição Kadampa.

A Nova Tradição Kadampa, como eu descobri depois, é um pouco controversa no meio budista porque é um pouco desligada do Dalai Lama. Na verdade, há praticantes da tradição que protestam contra as atitudes do Dalai Lama. Em resumo, eis o motivo: existe uma deidade no Budismo chamada Dorje Shugden, que vem sendo incorporada às práticas budistas há séculos pelos lamas anteriores. O Dalai Lama atual, em determinado momento do século passado, decidiu proibir essa prática e expulsar dos templos budistas os monges que ainda a praticassem. Isso fez com que muitos monges passassem fome e sofressem retaliações (infelizmente, existem pessoas assim em todos os lugares). Por esse motivo, existem protestos contra essas retaliações. Eu fiquei bastante chocada quando soube desses fatos, porque já tinha lido livros do Dalai Lama. Fiquei chateada por saber que isso acontecia. O fundador da Nova Tradição Kadampa, Geshe Kelsang Gyatso, foi um dos monges expulsos da tradição do Dalai Lama, por não concordar em abolir uma prática que vinha sendo ensinado a praticar desde sempre em sua vida. Por isso, ele foi acolhido no Ocidente e incentivado a levar a prática do Budismo tibetano para os ocidentais. Começou a ensinar na Inglaterra e, de lá, começou a escrever seus livros e divulgar a tradição para os outros países. Claro que isso gerou bastante controvérsia, porque ele era uma pessoa “de fora” que transmitia os ensinamentos “de dentro”. Hoje a Nova Tradição Kadampa tem muitos templos e centros espalhados pelo mundo e ajuda muitas pessoas budistas e não budistas e terem uma vida mais tranquila. O que eu posso dizer a respeito disso, pelo que eu conheci e pelos meus sentimentos: sempre me senti extremamente acolhida no centro budista e venho aprendendo muito com os ensinamentos. Independente dessas controvérsias, temos o caminho budista a ser trilhado buscando seu uma pessoa melhor e ajudar os outros. Não entendo como isso pode ser ruim. Mas sim, há muita discussão em torno desse assunto, que não quero estender aqui. Para quem quiser saber mais, existe um livro chamado “A grande farsa”, da Associação Shugden do Ocidente, que explica todo o cenário. Acho o título bem forte, mas vale como material informativo além do que se fala na Internet.

Eu me encontrei dentro do Budismo Mahayana porque é a linha do Budismo tibetano com grande foco em ajudar os outros seres vivos. Todas as práticas são pautadas nessa intenção. Quando encontrei uma tradição que me identificasse, quis ler mais livros e estudá-la a fundo. Então comecei a fazer um curso de aprofundamento no próprio centro e a me envolver mais com a religião. Antes, como eu falei, eu não tinha vontade de fazer nenhuma dessas coisas, mas porque eu não me identificava. Quando encontrei algo que fazia sentido para mim, senti que fazia parte da minha vida fazer os pujas (orações cantadas com meditação), celebrar os dias da tradição, meditar diariamente e estudar. Portanto, os livros que posso indicar daqui para a frente são todos dentro dessa tradição, que é o que eu conheço melhor.

Para iniciantes, tem dois livros muito bons que eu recomendo, que são:

O livro “Introdução ao Budismo” traz uma explicação do estilo de vida budista. É bem para iniciantes que querem saber mais sobre o Budismo e buscam um guia básico dentro de uma linha mahayana. “Como solucionar nossos problemas humanos” fala sobre como lidar com a raiva e a paciência no dia a dia, e é um verdade “tapa na cara” sobre como é nossas responsabilidade a forma como reagimos aos diversos acontecimentos do mundo. Um outro livro que eu li recentemente e que pode ser bom para iniciantes é o livro “Budismo para leigos”, porque é mais informativo mesmo. Fala sobre a história de Buda Shakyamuni, as tradições do Budismo e os pontos principais entre todas elas. Se você quiser ficar alheio a qualquer tradição, pode gostar mais de ler algo assim.

No entanto, se você quiser um livro bastante completo sobre a tradição Kadampa, a minha recomendação sem dúvida será este aqui:

Na Nova Tradição Kadampa, acreditamos que existe um caminho para a iluminação (Lamrim). Esse caminho é explicado em todas as suas fases neste livro, “Caminho alegre da boa fortuna”. Se eu pudesse indicar um único livro da tradição, indicaria esse. Além desses acima citados, eu tenho um monte de outros da tradição. Gosto de me envolver bastante com algo quando gosto, então já li bastante coisa (e vivo relendo, porque os ensinamentos vão se acumulando – o que eu li hoje, na releitura estará diferente).

Todos os livros da Nova Tradição Kadampa podem ser encontrados no site da Editora Tharpa Brasil ou nos centros budistas da tradição.

Para quem tiver curiosidade, gostaria de indicar mais dois livros sobre Budismo que não são dessa tradição, que são:

“Despertar: uma vida de Buda”, também do Jack Kerouac, e “O espírito do zen”, do Alan Watts. Na verdade, o que eu realmente recomendo, se quiser aprender sobre o Budismo, é que você frequente um centro, ou diversos, até encontrar algum que se identifique mais. Faça um curso de meditação, participe de um retiro, veja as pessoas que praticam como agem no dia a dia, e isso poderá ser a melhor referência que você pode ter se quiser saber mais.

Espero que o post tenha sanado as dúvidas de quem sempre me pedia para escrever a respeito. Acho que fui até um pouco mais além contando como cheguei até aqui dentro do Budismo, mas acredito que seja importante para justificar os livros que escolhi.

Hoje inicia uma nova série no blog chamada Como eu me organizo, em que eu pretendo entrevistar pessoas legais que possam trazer dicas sobre produtividade e inspirar o leitor a viver uma vida mais significativa. Esta série foi idealizada a partir da série How I Work, do blog Life Hacker. Acho muito legal como eles fazem e sempre quis ter algo semelhante para o blog, em português. Espero que vocês gostem!

Como o tema do mês de janeiro é Simplifique!, nada mais justo que trazer para inaugurar esse espaço a nossa maior referência blogueira da simplicidade voluntária: Rita Domingues, do blog Busy Woman and the Stripy Cat.

Nome: Rita Domingues
Onde mora: Faro, sul de Portugal

Uma palavra que descreva seu estilo de organização:

Simples.

O que você faz?

Sou bióloga marinha, doutorada em ciências do mar e trabalho como investigadora na universidade. Neste momento sou também aluna de psicologia. Estas duas atividades ocupam a maior parte do meu tempo, mas também faço questão de ter tempo para a minha família, para as minhas práticas espirituais (yoga), para andar de bicicleta ao fim de semana, para cuidar da casa, para ler muito e ver algumas séries na tv…

Modelo de celular que usa atualmente

Sony Xperia. Não sou muito fã de celulares e durante muito tempo não quis um smartphone, mas quando finalmente comprei um, apercebi-me de todas as potencialidades e agora uso bastante – até para ler, com a aplicação Kindle!

Computador que usa atualmente

Tenho quatro computadores… Gosto muito dos portáteis da Toshiba; tenho dois, um novo no trabalho e um velhinho em casa. Tenho também um portátil pequenino da Asus que uso mais em viagens. No meu gabinete no trabalho tenho ainda um desktop Pentium.

Que ferramentas ou aplicativos de organização você não consegue viver sem?

Gosto de manter as coisas simples, não usar demasiadas ferramentas e ter sempre acesso a elas. Para a organização e planeamento a médio e longo prazo uso o Google Calendar (partilhado com o meu companheiro) e o Workflowy, onde registo as tarefas e projetos em andamento e futuros. Para o dia a dia uso um caderno onde aponto as tarefas mais importantes, despesas, ideias, o planeamento da semana, e coisas assim, mais a curto prazo.

Como é o seu local de trabalho?

Na universidade tenho um gabinete, partilhado com mais duas colegas, onde tenho apenas uma secretária com duas gavetas e um armário de arquivo. Já tive mais mobília, mas percebi que a maioria das coisas que guardava era tralha.

Ultimamente tenho trabalhado mais num gabinete dentro do laboratório, onde estou sozinha. Lá só tenho o portátil e os materiais que preciso para o trabalho que estou a fazer. Não gosto de estar rodeada de papéis e coisas desnecessárias. Quanto menos, melhor!

Em casa tenho o meu escritório, que também é sala do piano e estúdio de yoga… Tenho uma mesa, um módulo de gavetas e uma estante de prateleiras. Já tive muito mais, mas quando comecei a simplificar e a destralhar, livrei-me de muitas coisas que não interessavam…

Gosto de ter os meus espaços de trabalho arrumados, organizados e apenas com o necessário.

Qual sua melhor dica para otimizar o tempo?

Saber exatamente o que tenho para fazer. Todos os dias escrevo no meu caderno as tarefas mais importantes e os compromissos com hora marcada. Agendo a realização dessas tarefas, porque se deixar andar ou começar a fazer outras coisas, acabo por não as fazer…Outra coisa importante é saber dizer não àquilo que não me interessa. E ser realista e não querer fazer tudo ao mesmo tempo, ou seja, focar-me no mais importante.

As pessoas nem têm ideia do tempo que perdem em coisas que não interessam… Um bom exercício é, durante 1 semana, apontar tudo o que se faz. Assim, apercebemo-nos dos sugadores de tempo (geralmente é a televisão e a internet) e conseguimos otimizar as 168 horas semanais.

Qual sua maneira preferida de organizar tarefas?

No dia a dia, papel e caneta. Já usei ferramentas online para isso, mas sentia sempre falta de escrever à mão. Resumidamente, uso um caderno quadriculado tamanho A5. Escrevo uma página por dia, faço um planeamento semanal no início de cada semana com base no GCal e no Workflowy, e faço também um planeamento mensal mais abstrato. Nas páginas diárias desenho uma linha temporal das 9 às 21h para compromissos, aulas, atividades dos meus filhos e outras coisas com hora marcada, e planeio o resto em torno disso. Aponto o menu para o dia, o dinheiro que gastei, às vezes até escrevo os meus pensamentos ou coisas giras que aconteceram nesse dia…

Tirando o celular e o computador, qual sua ferramenta de organização que você não vive sem?

O caderno. Comecei recentemente a usar o tablet dos meus filhos para ler os meus livros kindle. Já pensei comprar o Kindle propriamente dito, mas consigo ler bem no celular e agora com o tablet ainda leio melhor, por isso não vejo necessidade de mais um brinquedo… O celular para mim não é muito importante… As duas ferramentas que são mesmo muito importantes para mim são o caderno e o computador.

O que você acha que faz em termos de organização que é um passo à frente do que vê as outras pessoas fazendo? O que te diferencia, em termos de organização, das outras pessoas?

Não gosto de tralha (ninguém gosta) e oponho-me ativamente à entrada e manutenção da tralha cá em casa (isto, pouca gente faz).

Comecei a diferenciar-me das outras pessoas quando me tornei minimalista, há mais de 3 anos atrás. Nessa altura destralhei a casa e a cabeça, e continuo com frequência a avaliar tudo o que tenho para ver se vale realmente a pena.

Deixei de sentir apego às coisas materiais e isso é fundamental. O apego traz infelicidade; o desapego é libertador. Acho que é esta a grande diferença entre mim e as pessoas “normais”. Percebi que a felicidade não está nas coisas, mas sim dentro de mim. Deixei de me preocupar com o que os outros pensam de mim e do meu estilo de vida cada vez mais alternativo. O que tenho e o que faço é por mim, porque me traz felicidade, e não para mostrar aos outros.

Em Portugal ainda há, infelizmente, essa cultura do ter só para mostrar… há muitas pessoas com grandes carros, moradias, roupa de marca – e a conta bancária quase a zero. Serão essas pessoas felizes? Quando percebi isto, tudo mudou. Livrei-me de imensa roupa, dei livros, joguei papéis velhos fora… Quando se tem pouco, é muito mais fácil organizar e manter organizado. E assim sobra tempo para outras coisas!

As outras pessoas, que não têm uma vida profissional tão intensa como eu, estão sempre a queixar-se que não têm tempo para nada… Eu, pelo contrário, já não me queixo de falta de tempo! Portanto, basicamente, o que me diferencia vem cá de dentro; é uma motivação intrínseca para fazer as coisas e uma maneira diferente de olhar para a vida, que depois se reflete nas coisas práticas do dia a dia.

O que você gosta de ouvir enquanto está trabalhando?

Ouço sempre música, sobretudo através do Spotify. Vario entre o jazz, música clássica e outros tipos de música instrumental, dependendo do tipo de trabalho e esforço mental que preciso fazer.

Como é a sua rotina de sono?

A minha rotina de sono sempre foi complicada…. Apesar de dormir bem durante a noite, sempre tive dificuldades em adormecer… Recentemente comecei a atacar este problema.

Deixei de beber chá antes de ir para a cama, tento não ficar ao computador até à hora de dormir e faço questão de ler sempre um livro em papel de ficção ou biográfico (ou seja, nada de livros de desenvolvimento pessoal que me façam pensar e ter novas ideias…) na cama.

Preciso dormir pelo menos 7 horas e de preferência 8. Idealmente, gostaria de me deitar sempre à mesma hora, mas ainda não consigo. Gosto de acordar cedo, de preferência às 6 da manhã, para ter tempo para fazer a minha prática de yoga e meditação nas calmas, mas esse hábito ainda não é consistente, ou seja, há dias em só acordo quase às 8h…

O que você faz no dia a dia que melhora muito sua produtividade?

No trabalho uso muito uma variante da técnica Pomodoro – trabalho 45-50 minutos completamente focada no que estou a fazer, sem ceder a distrações como o facebook ou blogs, e depois faço uma pausa de 10-15 minutos, em que me obrigo a levantar e sair da frente do computador. Esta técnica é maravilhosa para combater a procrastinação. Quando são tarefas que gosto menos ou custam mais, faço os pomodoros originais, de 25 minutos, com 5 minutos de descanso.

Estabeleço as 3 tarefas mais importantes para o dia (MIT) e as big rocks semanais. Essas tarefas são o foco da semana; se as completar, mesmo que não faça mais nada, já fico feliz!

E ao contrário da maioria dos conselhos dos gurus da produtividade, vejo o email logo de manhã, vejo o facebook, instagram e blogs, e despacho tarefas simples, rápidas e chatas, antes de começar a trabalhar nas MITs. Percebi que assim fico com a consciência mais descansada para trabalhar no que é mais importante, sem ter essas outras coisas sempre no pensamento…

Você prefere trabalhar em casa ou em outro lugar?

Depende… Há alturas em que passo uma semana em casa a trabalhar, pois farto-me da universidade. Depois, começo a fartar-me de estar em casa e volto para a universidade. De vez em quando preciso de uma mudança de cenário. Agora tenho três sítios distintos para trabalhar: gabinete, laboratório e em casa. Alterno entre os três, mas tenho passado mais tempo no laboratório pois estou sozinha. E eu, como introvertida, prefiro mesmo estar sozinha – fico com mais energia!

Qual o melhor conselho para a vida que você já recebeu?

Vários… Lembro-me de um namorado me ter dito que quando quero alguma coisa, devo dizê-lo em vez de ficar à espera que os outros adivinhem… Também me lembro da minha avó me dizer para eu nunca começar a arranjar as sobrancelhas, porque quando se começa, é para sempre… e é mesmo verdade…

Existe mais alguma informação que você gostaria de compartilhar com quem estiver lendo?

As pessoas são diferentes. O que faz sentido para uma pessoa poderá parecer ridículo para outra. Há quem ache que organizar é complicar, mas isso depende de cada um. Em vez de passarmos tanto tempo a criticar e a julgar os outros pelas suas escolhas, devíamos direcionar essa energia para descobrir quem somos e o que queremos – e agirmos nesse sentido!

Eu adoraria ver participando desta série: Thais Godinho

Todas as imagens deste post foram cedidas pela Rita, de seu acervo pessoal.

Na semana passada, fui convidada pelo Daniel (Call Daniel) para ir à Amsterdam conhecer pessoalmente (!) o David Allen (criador do método GTD) e participar do primeiro dia do curso GTD Fundamentals. Além de me apaixonar pela cidade, pude aprender muito sobre o novo ensino do GTD e quis compartilhar aqui com vocês, como sempre!

Em resumo, David Allen não se contenta em ser o cara que criou o método de produtividade definitivo – ele quer deixar um legado. Às vésperas de completar 70 anos de idade, ele resolveu investir seu dinheiro em uma formação aprofundada de multiplicadores do GTD, com a definição de três cursos (e certificações); Fundamentals, Projects & Priorities, Focus & Direction. Além dos cursos de formação, haverá também turmas abertas com a mesma aplicação, mas para quem quiser simplesmente aprender a usar o GTD, e não ensinar. Por enquanto, a maioria é nos Estados Unidos (clique aqui para ver todas as datas disponíveis).

O Daniel foi para lá para tirar as certificações 1 e 2 (Fundamentals e Projects). O curso do nível 3 ainda não está pronto, mas estará em breve. Eu participei do primeiro dia do Fundamentals como convidada, mas pretendo tirar as duas certificações ainda este ano também, igualmente pela Call Daniel (parceira exclusiva da David Allen Co. no Brasil).

Mesmo participando somente de um único dia, a minha mente ficou fervilhando! Essa viagem foi uma experiência tão incrível para mim que fico brincando que existe a Thais A.D. (antes do David) e D.D. (depois do David). Eu já uso o GTD há oito anos, mas o David deu uma renovada legal no ensinamento do método para este curso, mudando oficialmente o nome dos cinco passos (coletar, processar, organizar, revisar e executar passaram a ser capturar, clarear, organizar, refletir e engajar).

Na entrevista que fiz com ele (os vídeos estão sendo editados e legendados para colocarmos no ar o mais breve possível), perguntei sobre o motivo dessa mudança e a resposta foi bem legal. Ele disse que, antes, a nomenclatura dos passos remetia a algo muito mecânico e operacional (coletar, processar, executar). Agora, eles representam melhor a ideia que ele quis passar. É uma nomenclatura mais intelectual, mais ligada ao trabalho da mente que ao operacional. Realmente, faz muito mais sentido.

No geral, foram muitos aprendizados mesmo nesse curso e com os papos que tivemos com o David no geral. Vou tentar resumir neste post alguns pontos específicos, mas com certeza todos eles (e outros) gerarão muitos posts futuros depois.

[list]# Sobre a captura de ideias (antiga coleta), existem mil ferramentas e é ok usar várias, desde que isso faça sentido para você e não te atrapalhe. O David prefere fazer a captura no papel, e eu também (é mais rápido e menos complicado).

# É fundamental ter um instrumento de captura perto de cada telefone e em cada estação de trabalho (no escritório e em casa, por exemplo). E ter sempre com você uma forma de capturar as ideias.

# Ter um escritório móvel faz parte do cotidiano da maioria dos profissionais hoje em dia. A recomendação é você ter uma pasta com seu computador e tudo o mais que for necessário para você se deslocar e conseguir trabalhar onde quer que seja. Na sua pasta, tenha um compartimento para colocar todos os papéis que chegam até você (uma inbox). Eu tenho uma pasta da David Allen Co. (vendida lá fora), mas qualquer pastinha serve. Também pode ser útil ter uma pasta Ler / Revisar para guardar revistas e artigos não digitalizados que você tenha que ler.

# Processar não é chato. Na verdade, é o passo onde a gente deve investir mais inteligência dentro do GTD. Se o processamento for bem feito, todo o resto flui porque as coisas ficam claras. Se a gente processa errado, trata projeto como tarefa e algum dia / talvez como projeto. Isso prejudica todo o esquema. Portanto, vale a pena investir um tempinho todo dia nesse processamento inteligente, feito com foco e atenção.

# Algo que eu sempre me preocupei bastante foi com o fato de tentar unificar todo o meu sistema do GTD em uma única ferramenta. No curso, aprendi a desencanar um pouco disso. É ok usar boas (e diferentes) ferramentas para cada função. Elas nem precisam ser sincronizadas – quem sincroniza tudo é você.

# Outro ponto que o David tocou foi na questão de trocar toda hora de ferramenta, de ficar experimentando várias e tudo o mais. Ele disse que recentemente tentou trocar a ferramenta que ele usava por outra, mas não se adaptou e quis voltar. Só que, em vez de voltar, ele aproveitou a oportunidade para rever todo o seu sistema. Recomeçar do zero. Então, de certa forma, trocar de ferramenta tem o lado positivo de nos fazer revisar a vida e filtrar um pouco mais as informações.

# Também me surpreendi com a formalização de um padrão para aplicar o GTD em qualquer ferramenta da maneira mais simples possível. Isso foi importante porque me deu uma espécie de clique – a gente não precisa inventar a roda toda vez que mudar de ferramenta; tem um básico que a gente pode seguir e depois ir mudando, se quiser e sentir necessidade. Esse padrão é bem legal porque dá para aplicar em qualquer ferramenta, da mais avançada ao bom e velho caderno de papel.

# A divisão da revisão semanal em três passos (get clear, get current e get creative) facilita porque, além de deixar mais claro o que a gente tem que fazer em cada parte, também possibilita a divisão. Acho isso legal porque, muitas vezes, estou muito cansada ao final de uma revisão semanal para “ser criativa”, então posso fazer isso quando estiver com a cabeça mais fresquinha.

# Eu não tinha entendido muito bem a mudança do executar para o engajar, confesso… Mas, na conversa que tivemos, ficou muito claro para mim. Executar, no GTD, significa mais do que fazer – significa que aquilo que eu estou fazendo é a coisa certa a ser feita, na hora certa. Há um significado e uma coerência em todas as coisas que eu faço na minha vida. Isso é muito mais do que simplesmente executar. É uma execução inteligente.[/list]

Por fim, meus próximos passos com relação ao meu aprendizado no GTD são realmente tirar essas duas primeiras certificações e, aqui no blog, continuar compartilhando essas experiências com vocês. Como eu comentei no post sobre os planos do blog para 2015, quero falar mais sobre GTD aqui. Uma das ideias é iniciar uma série em breve para que todos aprendam a usar o GTD do zero, implementando tudo aos poucos. Estou preparando essa série com muito carinho e em breve ela começará a ser publicada aqui no blog.

E então, o que acharam dessas últimas reflexões? Geraram mais perguntas do que respostas? Deixe sua dúvida nos comentários.