GTD (Getting Things Done) – ou a melhor metodologia de produtividade que existe

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen, um simpático senhor norte-americano que, como todos nós, achava que os métodos existentes eram falhos ou muito complicados. Ele queria algo simples, em que pudesse fazer mais com menos esforço. Com o tempo, reunindo diversos aprendizados e técnicas de produtividade ao longo da vida, ele publicou um livro que deu base í  metodologia: “Getting Things Done” (Penguim Books) ou “A arte de fazer acontecer” (Campus), em português. Além deste livro, ele publicou mais dois: “Ready for anything” e “Making it all work”, este último publicado em português pela Editora Gente com o tí­tulo “Fazendo as coisas acontecerem”, já fora de circulação. Há previsão de que todos os tí­tulos sejam publicados em breve por outra editora brasileira, em português.

O GTD se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

1. Capturar – Tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável, como um papel. í‰ bastante comum ver usuários de GTD andando com um bloquinho e caneta por aí­.
2. Esclarecer – Tempo do dia em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou. Existe um fluxograma (que vou colocar mais adiante) que guia todo o processo.
3. Organizar – Organizar é apenas um dos passos do GTD. Estamos falando de uma metodologia de produtividade, não de organização. 🙂 í‰ importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
4. Refletir – Este é o momento do planejamento no GTD, quando definimos prioridades. Trata-se de uma revisão que fazemos de todo o nosso sistema para não perder nada de vista.
5. Engajar – í‰ executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraí­do com outro assunto. í‰ a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle, porque você definiu prioridades.

O GTD se pauta bastante em um conceito chamado mind like water – mente clara como água, em português. Trata-se de uma analogia tirada das artes marciais (busque pelo termo no Google e encontrará dezenas de imagens do Bruce Lee) que faz jus í  tranquilidade de ter tudo sob controle. Mas atenção: ter tudo sob controle não significa que sua vida é chata e previsí­vel, mas que você sabe se organizar e se recompí´r novamente, caso tudo saia dos trilhos com situações imprevisí­veis (que, sabemos, acontecem o tempo todo). Não existe um dia igual ao outro. A analogia da água é interessante porque nem sempre a água está tranquila – em uma tempestade em alto mar, por exemplo. “Porém”, diz o próprio David, “ela sempre volta ao seu estado de tranquilidade original”. Se tivéssemos que definir onde o GTD quer nos levar, certamente é a esse estado de paz mental que, como diz o Daniel, acontece “sem precisar ir a um mosteiro”.

Não existe melhor fonte para aprender o GTD que o livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer”. Porém, o que acontece é que o livro tem MUITA informação e pode ser demais para quem estiver começando. O próprio David Allen disse que, quando escreveu o livro, quis colocar TUDO sobre o GTD nele, o que pode ter causado esse excesso. Portanto, vale ler e reler mas, acima de tudo, começar aos poucos, pois há bastante coisa a ser implementada. Eu costumo dizer que o GTD tem o ní­vel de complexidade que você quiser – desde organizar o seu dia a dia, suas tarefas, seus e-mails e seus compromissos, até seus objetivos e valores. Mas, para isso, tem que começar aos poucos. Eu mesma, que já li e reli o livro umas 200 vezes, sempre me pego lendo algo novo que não havia reparado antes. Isso depois de quase nove (!) anos. Trata-se de uma fonte riquí­ssima de informações, assim como os outros dois livros do David, já mais atualizados.

Para aprender a usar o GTD, seguem as minhas sugestões:

1. Ler o livro. Reler. Anotar dúvidas.
2. Fazer um curso da Call Daniel – única empresa no Brasil certificada pela David Allen Company.
3. Ler os artigos do blog dentro da macro-categoria GTD.
4. Participar de grupos de discussão, como o GTD Brasil, no Facebook.
5. Testar, praticar, se habituar. O GTD é uma habilidade como tocar violino – precisa ter disciplina e dedicação no começo até que vira algo que simplesmente flui e faz da sua vida uma linda melodia.

Em que ferramenta aplicar o GTD?

Existe uma espécie de busca fetichista no mundo GTD que diz respeito í  jornada pela melhor ferramenta. Minha sugestão é: não encane com isso. O próprio David Allen disse que qualquer ferramenta que gerencie listas pode rodar o GTD. Logo, é disso o que você precisa. Algumas sugestões que os usuários costumam utilizar:

• Evernote
• Todoist
• Wunderlist
• Google Tasks / Tarefas
• Outlook
• Things
• Toodledo – esta é a que eu uso
• Omni Focus
• Lotus Notes – esta é a que o David usa

Veja os guias do Vida Organizada para aplicar o GTD em algumas ferramentas especí­ficas. Há outros a caminho.

Fluxograma do GTD

O GTD tem um fluxograma que serve como guia para organizar as informações corretamente. Você pode ver acima o fluxograma mais atualizado da David Allen Co. traduzido oficialmente pela Call Daniel. No livro, você encontrará a seguinte versão:

Vamos resumir esse negócio para ficar mais claro.

Suponhamos que você esteja trabalhando e, de repente, se lembra de algo que você precisa fazer. Em vez de parar o seu trabalho, você apenas anota em um papel ao seu lado aquela informação e continua concentrado (passo 1: capturar). Mais tarde você lidará com ela (passo 2: esclarecer), mas agora não pode ser interrompido. Ao processar aquela informação, você irá inserí­-la em uma lista de coisas a fazer (passo 3: organizar). Uma vez por semana, vai revisar todas as suas listas para definir o que deve priorizar na semana seguinte (passo 4: refletir). A ideia é que, no dia a dia, você não precise pensar (nem perder tempo) com esse planejamento. Você já terá refletido sobre suas prioridades. No dia a dia, basta fazer (passo 5: engajar).

Os dois fluxogramas acima se referem ao que você faz quando vai processar (esclarecer) uma informação capturada e onde deve organizá-la.

Em resumo, você trabalhará com duas perguntas-chave ao processar suas informações: demanda alguma ação? e qual é a próxima ação?.

[list]Demanda alguma ação? Não. Se não demanda qualquer ação, você tem algumas opções:

• Deletar ou jogar fora - Geralmente spam de e-mails, informações que não são mais relevantes, algo que você achou que precisaria lembrar mas é inútil e qualquer outro tipo parecido.
• Incubar – Você pode não precisar dessa informação agora, mas ela pode ser útil mais tarde. Ela então vai como lembrete na sua agenda (ou tickler) ou para a sua lista de Algum dia / Talvez (Algum dia / Talvez são coisas que você gostaria de fazer, mas não no momento, como “voar de balão” ou “estrelar um filme”. í‰ uma espécie de lista de desejos).
• Referência – Basicamente, um simples arquivo por ordem alfabética, onde você guarda tudo aquilo que acredita precisar consultar algum dia. Documentos, certidões, garantias, entre outros.

Demanda alguma ação? Sim! Se demanda ação, a coisa fica divertidí­ssima:

• Dá para fazer em menos de 2 minutos? – Faça na hora.
• Sou a melhor pessoa para fazer isso? – Se não, delegue. Mantenha um registro do que foi delegado para poder cobrar depois.
• Adie – Se demora mais de 2 minutos mas você precisa fazer o quanto antes, adie para a lista de próximas ações. Existem duas opções:
  • Se tiver um dia especí­fico ou um prazo, coloque uma data atrelada a essa tarefa ou insira na sua agenda (depende do seu gosto pessoal para ferramentas);
  • Se não tiver qualquer data atrelada, insira em sua lista de próximas ações organizada por contextos (situações, como por exemplo quando você está na rua, no trí¢nsito, online ou ao telefone).
• Demanda mais de um passo para ser concluí­do? – Se o que você precisa fazer tem duas ou mais etapas, para o GTD isso é considerado um projeto. Um projeto terá um grupo de tarefas, assim como informações de suporte (orçamentos aprovados, pautas de reuniões, apresentações, entre outros). Aí­, o que você sempre tem que se perguntar é qual a próxima ação? í‰ isso o que move os projetos no GTD.[/list]

Como saber o que fazer no dia a dia?

O David sugere que, sempre que estiver pronto para executar, cada um analise primeiro o contexto em que está inserido, depois o tempo disponí­vel e, por último, sua energia e ní­vel de atenção. Por exemplo: se eu tiver 15 minutos antes de entrar em uma reunião, vou analisar em que contexto estou (ex: ao computador), o tempo disponí­vel (15 minutos) e meu ní­vel de energia (fraco, pois estou ansiosa para a reunião). Isso direciona a minha execução. Eu não vou tentar executar tarefas que demorem mais de 15 minutos, porque senão vou ter que parar na metade para ir para a reunião. Também não vou tentar trabalhar em algo que demande foco se eu estou me sentindo péssima emocionalmente.

Assim deve ser feito ao longo do dia, de acordo com o contexto onde você estiver inserido. A ideia dos contextos para as listas é um dos meus recursos preferidos do GTD. Acredito que facilite muito na hora da execução e nos ajude a ter mais foco.

Tipos de trabalho

í‰ importante saber que cada pessoa (e todas elas) tem três tipos de atividades no dia a dia:

1. Trabalho não planejado, o que eu costumo chamar de demandas do dia, imprevistos ou urgências. Por mais organizado que a gente seja, essas atividades sempre caem no nosso colo diariamente, então precisamos considerar o que fazer com elas quando isso acontecer. Os critérios para priorizar são seus horizontes de foco (explicados mais adiante).
2. Atividades pré-definidas, que são as coisas que você já tem na sua agenda (compromissos), nas suas listas de tarefas, projetos etc. Quanto mais alimentado estiver o seu sistema, maior a sua possibilidade de negociar prioridades com o chefe, por exemplo, ou ter controle sobre onde está investindo o seu tempo. Um sistema confiável que tenha tudo o que você precisa saber também dá bastante tranquilidade, porque você não fica com a sensação de que está esquecendo algo.
3. Definição do seu trabalho, que é basicamente o tempo que você passa processando, organizando suas listas e coletando novas informações. Não há milagre. Para ser produtivo, é necessário investir um tempinho ao longo do dia para fazer essas coisas.

Como você vai distribuir essas atividades ao longo do seu dia de trabalho é muito pessoal e varia de cargo, função e mesmo personalidade. Um gerente, por exemplo, passará mais tempo definindo o seu trabalho que um analista júnior, que atende mais demandas do dia. São particularidades que devem ser observadas para entender até mesmo como pode ser o aproveitamento de tempo do dia de cada um.

Os ní­veis do GTD

O GTD tem ní­veis chamados de “horizontes de foco”. Significa que você começa a se organizar a partir de um ní­vel e, aos poucos, vai evoluindo para os outros, através da metodologia. São os seguintes ní­veis:

• Pé no chão: São seus compromissos no calendário, lembretes, prazos, e-mails, demandas, tarefas e rotinas. Você primeiro deve colocar essas coisas em ordem.
• Ní­vel 1: Depois de ter o básico sob controle, você pensará em um ní­vel um pouco mais alto, referente a projetos que estão em andamento no seu cotidiano.
• Ní­vel 2: Todos nós temos áreas pelas quais somos responsáveis na vida. Eu sou responsável pela minha famí­lia, pela minha saúde, pelo meu trabalho, pelos meus estudos, pela minha casa e por aí­ vai. O David chama este ní­vel de áreas de foco ou accountability – é onde temos que prestar contas.
• Ní­vel 3: Objetivos de curto prazo (de hoje a dois anos). O David entende que esse é um perí­odo preciso para trabalharmos em objetivos e que, acima disso, não dá para ter tanto controle.
• Ní­vel 4: Justamente por não podermos ter esse controle, o ní­vel 4 é chamado de visão. Afinal, qual a minha visão para daqui a 3, 5 ou 10 anos? Onde eu quero estar? Serve apenas como direcionamento.
• Ní­vel 5: Qual seu propósito de vida? Para que você existe? Qual a sua missão? Onde você está investindo seu tempo hoje tem a ver com o que você quer? Você está vivendo uma vida coerente com os seus valores?

Todos esses ní­veis conversam uns com os outros e são trabalhados no GTD, mas é importante ir com calma e começar do primeiro (pé no chão). O David diz que é muito legal fazer o caminho inverso (começar do propósito e ir para as tarefas), mas que isso pode causar muita ansiedade. Afinal, qual a utilidade de saber qual é a nossa missão se não conseguimos sequer domar nossos e-mails na caixa de entrada? Por isso, comece se organizando a partir da base.

Revisões

Por fim, o GTD propí´e que seu sistema seja revisado da seguinte forma:

• Agenda ou calendário – Toda vez que precisar saber “o que tem pra hoje”. í‰ claro que a agenda vai sendo alimentada aos poucos por você A ideia é que ela seja confiável. Geralmente: uma vez por dia.
• Lista de próximas ações por contextos – Quando tiver tempo para ver “o que pode ser feito agora”. Geralmente: ao longo do dia.
• Lista de projetos – Toda vez que precisar revisar seus comprometimentos de curto prazo. No que está trabalhando? Qual o status disso? Geralmente: uma vez por semana.
• íreas de foco – Toda vez que sentir que precisa conciliar as diversas áreas da sua vida. Geralmente: uma vez por mês.
• Objetivos – Quando precisar verificar que está no caminho certo com relação ao que eu quer para a sua vida. Geralmente: uma vez a cada quatro meses.
• Visão – Sempre que precisar de inspiração para seguir adiante. Geralmente: uma vez por ano.
• Propósito – Quando tiver grandes decisões a tomar. Geralmente: uma vez por ano.

Parece bastante coisa (e é), mas a ideia é que você implemente muito aos pouquinhos, obtendo controle em cada um dos ní­veis, até que tudo esteja acontecendo de maneira fluida. O David Allen costuma dizer que a pessoa que tem todo o seu sistema sob controle, consegue definir prioridades e tem essa visão sobre todos os ní­veis, está na posição do “capitão e comandante” do navio. A pior prática possí­vel com relação í  nossa produtividade é se organizar e ter a sensação de que “espero que esteja tudo ok!”. Isso dá muita insegurança! Como podemos nos concentrar e trabalhar em ideias se nossa cabeça está cheia de preocupações? Não é possí­vel. Portanto, o estado de mente tranquila que estou buscando é justamente aquele por saber que meu inventário de ações está completo e atualizado, e todos os meus horizontes de foco estão integrados. Posso trabalhar nas minhas melhores ideias, prestar atenção í  minha intuição e tomar decisões com a mente relaxada. Quem não quer isso? Isso é o GTD.

Para saber mais:

• Como implementar
• Guias para ferramentas especí­ficas
• Meu sistema GTD