Guia definitivo para implementar o GTD™ no Bullet Journal™

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Uso o método GTD™ há mais de 12 anos e sou Master Trainer da metodologia, treinada e certificada pelo próprio David Allen (autor do método).

Uso o método Bullet Journal™ há muitos anos também, e elaborava a minha própria versão antes de o autor (Ryder Carroll) bolar um método completo como ele é hoje.

Ao ler o livro publicado ano passado pelo autor, eu resolvi voltar a usá-lo da maneira que considerava “correta”, seguindo o que o autor ensina tão didaticamente no livro.

Depois de 3 meses testando como ele recomenda, eu passei a fazer testes para o uso do método GTD™ nele.


É essencial que você leia um post anterior que escrevi sobre as três maneiras de você usar o BuJo para o GTD™ para entender este guia definitivo de aplicação. Ele vai se basear na opção 1.

Se você não sabe o que é GTD™, clique aqui. Este não é um post para ensinar GTD™, mas especificamente um guia para aplicação do método no Bullet Journal™.


Antes de começarmos, quero dizer que ambos são métodos diferentes. Não se trata de “implementar o GTD no Evernote”, porque Evernote é apenas uma ferramenta.

Logo, juntar dois métodos não é algo tão simples. Demanda conhecer bem ambos. E eu escrevi na introdução deste post sobre a minha experiência tanto com o GTD™ quanto com o BuJo™ para mostrar um pouco qual é o meu conhecimento que me permite vir aqui e publicar um conteúdo sobre isso hoje.

Vi muitos vídeos e posts sobre a conciliação de ambos os métodos – todos válidos, mas com erros conceituais de ambas as metodologias e que podem trazer alguns “gaps” para quem estiver utilizando.

Não estou querendo soar arrogante – apenas dizer que acredito que, com a minha experiência, eu estudei para escrever o que vou publicar aqui para sugerir uma configuração que, de acordo com a minha formação, preencha bem essa lacuna de conteúdo ensinando como fazer. Espero de verdade que seja útil.


Estou considerando aqui então que você usará o Bullet Journal para todas as suas listas do GTD. Que você não vai usar ferramentas alternativas. Dá para conciliar ferramentas com o BuJo, mas é outra abordagem. Favor reler o post que citei, onde explico essas outras abordagens.


Passo 1: Estrutura necessária

Você vai precisar de um caderno e uma caneta apenas. Recomendo que o caderno seja de capa dura (pela durabilidade) e com folhas pontadas ou quadriculadas (pelo aproveitamento de espaço), mas você pode sinceramente usar o modelo que achar melhor.

Eu gosto dos cadernos da marca Moleskine, mas existem bons cadernos nesses modelos de outras marcas mais baratas.

O modelo que estou usando é esse acima, atualmente. Aqui em São Paulo eu costumo comprar os meus Moleskines na Kalunga, na Livraria da Vila ou na Livraria Cultura. Esse eu não comprei em São Paulo, mas em Lisboa. Não sei se tem o mesmo modelo de cor de capa aqui no Brasil. Geralmente eu acho mais facilmente o preto (quadriculado ou pontado). Da marca Cícero tem uns modelos bem bonitos.

Passo 2: Key

“Key” são os códigos que você vai usar. Eu gosto de inserir na primeira página do caderno (aquela que sempre fica meio esquisitinho o vinco). Eu atualmente faço um mix entre os marcadores originais do BuJo e alguns meus.

Atente para o “tarefa processada para o sistema”. Você pode fazer uso disso caso queira conciliar o BuJo com listas em outros lugares. Por exemplo, se você utilizar o Google Calendar para calendário do GTD, quando você processar uma tarefa e organizá-la no calendário, você marca que foi para outro lugar do sistema (vale dizer que o BuJo FAZ parte do sistema, mas escrevi dessa maneira na imagem apenas para a frase ficar curtinha). Se suas listas estão no Todoist, quando você processar uma captura feita e organizá-la no Todoist, você utiliza essa mesma marcação. Desse modo, você sabe para onde foi aquela captura original.

O coração eu uso quando acontecem coisas emocionantes, tipo almoçar com o filhote ou receber uma mensagem legal. Enfim, sou brasileira e existem coisas que um ponto de exclamação não descreve suficientemente bem rsrs.

Defina seu KEY então! Vale dizer que você pode inserir um círculo para eventos e um hífen para aquilo que for apenas informação. Eu não coloquei no meu key e acabei de perceber rsrs mas eu uso esses ícones dessa maneira também, conforme o Ryder orienta.

Passo 3: Índice

Numere as páginas de 1 a 4, que serão as páginas onde você colocará o seu índice.

Com o GTD, eu sugiro a seguinte disposição:

  • Nas páginas 1 a 3, você fará o índice do Bullet Journal normalmente.
  • Na página 4, você criará um índice do GTD, com as listas do seu sistema.

Não é para criar listas vazias! Você vai criar a lista e inserir no índice apenas quando ela existir! As listas do GTD são apenas coleções, e a orientação do Ryder para coleções é criar apenas quando tiver conteúdo, e não páginas vazias.

Criar índices específicos também é uma recomendação do Ryder em seu livro sobre o método BuJo, então esta indicação é uma sugestão que está dentro das orientações do autor.

Passo 4: Registro futuro

Numere as páginas de 5 a 8, que serão as páginas onde você incluirá os próximos meses para o registro futuro.

Insira “registro futuro” no índice, com a indicação das páginas correspondentes.

A recomendação do Ryder é dividir essas páginas em seis partes e inserir os nomes dos próximos meses em cada uma dessas partes, mas você pode querer criar uma página inteira para cada mês ou quebrar em apenas duas partes cada página. Depende do volume de informações que você vai inserir.

Dentro do GTD, eu usaria essa sessão como uma espécie de tickler. Ou seja, lembretes para mim mesma no futuro, eventos já agendados e tarefas que só vou fazer ou começar em determinado mês.

Passo 5: Registro mensal

Na página seguinte ao registro futuro, você vai criar o registro do mês em que está (por exemplo, abril 2019). É uma página para os eventos do mês e a página ao lado para as “tarefas do mês”.

Sinceramente, no GTD não lidamos com “tarefas do mês”, mas sim próximas ações que podem estar no seu calendário ou nas suas listas de próximas ações, com ou sem prazo. Mas você pode utilizar essa página para a checklist de atividades mensais recorrentes, por exemplo. Seriam ações que entrariam com recorrência no seu calendário.

Na página com os dias do mês, você insere os eventos mais macro, que farão um registro de como aquele mês foi para você.

A configuração da página do calendário mensal depende muito das suas necessidades e volume de compromissos. Algumas pessoas criam o formato de calendário mesmo para os compromissos, usando duas páginas. Fica a seu critério.

EU prefiro usar o registro mensal para registrar as coisas depois que acontecerem, para eu ter uma panorama geral de como foi o meu mês, mas isso é uma escolha pessoal e não uma regra.

Eu ainda prefiro manter a minha agenda no Google para envio de convites para reuniões etc. Facilita mais para mim do que manter no papel. Mas, no registro mensal, eu registro quando os eventos aconteceram. Por exemplo, este mês meu marido descobriu que estava com dengue. Eu não inseri isso como compromisso no meu calendário rsrs mas coloquei no registro mensal, porque foi algo que aconteceu e que impactou nos meus dias seguintes. Ficou como registro.

Na página de tarefas, eu coloco o que chamo de “big rocks”, ou grandes marcos do mês. Não são projetos necessariamente, mas marcos, apenas. Coisas que serão meu foco no mês em questão. Ainda não estou 100% satisfeita com isso porque as prioridades mudam bastante do dia 1 até o dia 30, mas isso também é algo interessante de se analisar.

Vale dizer que você pode criar quantas coleções quiser dentro daquele mesmo mês, como “planejamento do mês”, “calendário editorial para o blog”, “finanças do mês”, “hábitos a registrar” etc. O que não faltam são ideias de coleções mensais. Aplique conforme a sua necessidade e lembre-se de sempre inserir a coleção nova no índice.

Uma coisa que descobri que é super forte do BuJo é justamente a flexibilidade de testar e mudar sempre que necessário.

Passo 6: Registro diário

Logo após a criação do mês, você vira a página, coloca o número nela e entitula com o dia em que está. Embaixo, esvazie a mente – simples assim.

Você pode querer inserir os eventos do dia antes de acontecerem ou, como eu, apenas à medida que acontecerem. Por exemplo, se eu tenho uma reunião às 15h, eu crio esse bullet apenas no momento da reunião, porque eu sei que as anotações da própria reunião ficarão abaixo do bullet específico. Eu também “quebro” o meu dia de acordo com os eventos. Apenas prefiro fazer assim, mas algumas pessoas preferem listar tudo antes, como se fosse um planejamento. Mais uma vez, seu critério.

Ao longo do dia, vá registrando novos lembretes de coisas a fazer ou que não pode esquecer e executando o que listou que precisa ser feito.

O grande “tcham” vem no dia seguinte, quando você vai fazer a migração. Se liga.

Passo 7: Processando os itens registrados no dia anterior

Amanheceu um novo dia, você abre seu BuJo, cria a nova data para hoje e esvazia sua mente de novo.

Aí você volta no dia anterior e processa os itens que não foram concluídos.

Se for algo que você pretende fazer hoje, você passa para o seu registro do dia e insere o ícone (no bullet do dia anterior) de migração para alguma página seguinte. >

Se você não for fazer hoje, você vai adiar para o momento mais apropriado para você. Olha só como GTD é pura poesia: então você cria uma coleção na página seguinte com o nome da lista e insere essa ação lá. Lembrando as principais listas do GTD:

  • casa
  • escritório
  • rua
  • qualquer lugar
  • telefonemas
  • computador
  • aguardando
  • assuntos a tratar
  • projetos
  • algum dia / talvez

Que você pode personalizar, obviamente.

Cada lista dessas será uma coleção diferente. Você cria a coleção, insere o item processado e insere a lista no índice do GTD, lá no começo do caderno.

Se a página da coleção acabar e você tem mais itens, crie uma nova coleção com o mesmo nome, de continuação, e insira a página no índice. Dê uma olhada na imagem acima para ver. Computador, por exemplo, eu tenho três páginas, porque tem mais coisas.

Os ícones de tarefas processadas servem para dizer que uma ação foi para páginas à frente no seu BuJo > ou se foi para uma coleção ou registro do futuro em páginas que estão para trás <. Simples assim. Você processa e organiza o item no local correspondente e insere o ícone. Volta para o dia em questão e segue o fluxo do passo anterior.

Dica importante: capture as coisas sempre no registro diário, em vez de inserir direto nas listas. Um dos propósitos do registro diário é justamente mostrar o volume de coisas que você pensou ou que chegaram até você. Muitas coisas se resolvem no próprio dia. Aquilo que não se resolver e continuar relevante você organiza em outra lista no dia seguinte.

Na prática, aqui funciona igual a qualquer ferramenta no GTD: estando no contexto apropriado, você revisa a lista e escolhe a ação que é mais prioritária naquele momento. Além de marcar quando concluída na própria lista, não se esqueça de registrar no log diário que a fez.

Essa configuração das coleções para as listas me ajuda muito com o hábito do Bullet Journal como um todo, porque eu não achava legal ter que reescrever todos os dias até executar as coisas, porque existem coisas que simplesmente NÃO são prioritárias. Que eu até quero ou tenho que fazer, mas sei que não vai rolar naquele dia, e tá tudo super bem pra mim. Aqui é uma diferenciação do método GTD para o método do Bullet Journal, mas veja que, se você souber como processar os itens e criar coleções para as listas, ambos podem ser usados mutuamente sem problemas.

Passo 8: Siga o ritmo diário e crie novas coleções conforme a sua necessidade

Continue registrando diariamente e criando novas coleções conforme a sua necessidade. Você pode querer planejar um projeto, por exemplo, usando o Modelo de Planejamento Natural do GTD. Crie uma coleção para esse projeto e insira no índice. Você pode querer criar checklists. Crie a checklist que quiser (exemplo: lista padrão do mercado) e insira no índice.

Quando seu caderno acabar e você for migrar para outro, você migra apenas o que continua relevante para você. Muita coisa já terá sido concluída e ficará no caderno em que está mesmo. Mas outras coisas você vai querer migrar, e vai ser ótimo revisar e reescrever, porque aí você só vai reescrever o que vale a pena, ainda é relevante – que é justamente o grande “tcham” do Bullet Journal sendo impresso.

Considerações pessoais finais

Sobre guardar os cadernos ou não, eu acho que o grande lance do Bullet Journal é justamente você guardar os cadernos como se fossem livros que representem a sua vida. Então sim, você guarda como se fossem livros. Até porque, você pode fazer referências a coleções de cadernos anteriores em algum momento (o que o Ryder chama de encadeamento). Mas, se você não quiser guardar e tiver paciência, nada impede que você digitalize tudo e salve no Evernote.

Muitas pessoas perguntam se não vale a pena fazer o BuJo no digital. Cara… claro que pode fazer, mas sinceramente? O grande lance dele é ter momentos de desconexão, desenvolver a mente plena, pensar mais no que está fazendo. Não se trata de “otimizar”, de ir mais rápido na rodinha do hamster, mas sim ter dias mais significativos. É claro que, se você for uma pessoa que não se dá bem com ferramentas de papel, talvez o BuJo não sirva para você. Não é porque está todo mundo fazendo que você precisa fazer também. 😉 Conheça-se, simplesmente, e use ferramentas que combinem com as suas práticas.

Eu estava de saco um pouco cheio de todas as ferramentas digitais (da cara delas, já testei muitas) e quis fazer o teste no papel depois de ANOS. Tenho gostado muito. Reviso meu BuJo em momentos mais relax, desconectada, e isso é ótimo.

O BuJo tem me ajudado a lidar demais com urgências e coisas que se resolvem no próprio dia, mais imediatas.

Meu fluxo diário continua o mesmo de sempre: todos os dias, sigo o que está no meu calendário e, nos contextos apropriados, reviso essas listas de próximas ações. Mantenho o BuJo aberto para ir capturando ao longo de todo o dia.

O que me ajudou muito no GTD foi trazer para de manhã bem cedo o hábito de esclarecer os itens não processados do dia anterior.

Não se “gasta tempo” com Bullet Journal. Algumas pessoas gostam de desenhar, criar coleções enfeitadas etc, mas isso não é obrigatório de maneira alguma. Uso da forma mais minimalista possível. No máximo uns marca textos coloridos nos títulos.

Se você se identifica mais com ferramentas analógicas, usar tanto o método do Bullet Journal sozinho quanto conciliado com o método GTD pode ser uma boa para você. 🙂

Se tiver alguma dúvida ou pergunta, por favor, deixe um comentário. Obrigada.

37 comentários

  1. Excelente post! Super grata!!

    Achei curiosa sua perspectiva para o bujo. Vou tentar fazer assim, com exceção das listas que vou colocar em um caderninho a parte para não ter que ficar carregando o BJ, que estou usando mais para planejamento. Estou achando voltar ao papel muito bom, principalmente porque me permite ficar desconectada. Com a situação desastrosa que o Brasil se colocou (e, de resto, o mundo), acabo abrindo os sites de notícias e detonando meu humor na primeira hora da manhã.
    Acho que, nesse momento, preservar a própria serenidade para saber os momentos certos de entrar na luta é fundamental e manter o GTD analógico (que ainda não domino bem) me ajuda muito.

    Grande abraço!

  2. Olá,
    Eu estou a gostar muito desta série de posts sobre o BUJO e o GTD. Eu também estou a usar um misto de BUJO/GTD mas adaptado às minhas necessidades. Eu não sou expert em nenhum dos métodos, apenas estava numa fase em que precisava de me organizar e fui pesquisando sobre métodos que me poderiam ajudar até que vim parar no Vida Organizada e a outros sites sobre o BUJO.
    Na minha busca por um sistema de organização eu comecei por tentar implementar o BUJO utilizando um caderno, mas para mim não funcionou. Eu não gosto de escrever e a minha letra só fica bonitinha quando eu estou relaxada, ou seja quase nunca. Eu sentia que perdia muito tempo a preencher o caderno e a tentar que ele ficasse minimamente apresentável, mesmo mantendo uma onda minimalista. E ainda tinha de carregar mais um caderno sempre comigo. Para mim não dava. Então um dia em encontrei o OneNote no meu computador, vi alguns tutoriais e tudo mudou. Eu criei o meu BUJO no OneNote em 2017 e nunca mais o larguei. Desde então já fiz várias alterações à forma como está organizado, (hoje está muito mais simples do que o BUJO oficial), mas na prática é apenas um caderno em formato digital, que está sempre comigo (no celular, no computador, no tablet). Eu entendo que você esteja numa onda de desconexão mas eu acho que é possível sim criar o BUJO numa ferramenta informática, que para mim foi o OneNote, mas que para outra pessoa poderá ser outra qualquer. Apesar de eu trabalhar o dia todo em frente ao computador eu acho que sou uma pessoa bastante desconectada, não tenho nenhuma rede social, apesar de seguir algumas páginas do Insta, normalmente não respondo a email de trabalho quando estou fora do trabalho, nem isso me é exigido e os meus grupos do whatsapp são bem calmos. Ainda assim sinto que vivo numa correria, com excesso de informação e de solicitações que seriam muito difíceis de gerir se não estivesse minimamente organizada.

    Peço desculpa pela extensão deste comentário. Gostaria apenas de dizer que já sigo você há alguns anos e que esta página tem sido fundamental para o meu processo de organização. Incorporei muitos dos seus ensinamento do GTD no meu BUJO. Continue com o bom trabalho.

    Uma seguidora de Portugal.

  3. Oi Thais! Gostei muito do post, implementar o gtd no meu organizer tem sido um dos projectos sempre em evolução e mudança! Sei como todo o tema é subjectivo e cada caso é um caso mas gostaria de saber a opinião da Thais sobre a organização sugerida pelo David Allen no seu pdf https://gettingthingsdone.com/pdfs/GTDandPaperOrganizers-A4_Sample.pdf (link para a amostra) parece demasiado? ou uma óptima estruturação para quem procura começar? Obrigado.

  4. Gostei muito! Li o livro e acho que o seu texto é inspirador para continuar a utilizar o BuJo, conciliando com o GTD. Nasci na América do Sul, mas vivo em Portugal há muitos anos. Identifiquei-me muito com a sua Key. Também adoro desenhar corações, em vez de pontos de exclamação.

  5. Thais, pode parecer uma dúvida besta. Mas… dá pra adaptar o BuJo a um planner? Vi que tem bastantes coisas em comum… Atualmente eu uso um planner mas se posso melhorar, pq não?

    • São conceitodos diferentes. Que dá, dá… mas o planner tem um modelo fixo de páginas, e o conceito do BuJo é justamente você criar as suas páginas personalizadas. Eu faria uma coisa ou outra para não complicar.

  6. E ELE SAIU!!! Ai meu Deus, como eu estava ansiosa por este post! Obrigada Thais! Eu já estava mesclando os dois sistemas desde o início do ano, mas você clareou tudo com sua didática extraordinária e simplicidade de sempre! Você nasceu pra ser professora… Muito obrigada!

  7. Eu estava aguardando este post. Quando vi o título já fiquei toda animada. Adorei …. valeu a pena esperar. Clareou muito para mim. Estou amando o GTD e BuJo , mas estava perdida na conciliação deles. Agora Vai !!! O que acha estranho é que as “Coleções” ficam “boiando” entre os “Registros Diários” , é isso mesmo ? No meu BuJo tem sequencia de páginas com “Registro Diário” e então abro uma Coleção e depois volto aos registros diários…..Por isso eu disse que as coleções ficam “boiando” ….rs rs rs
    Obrigada . Bjs.

  8. Só uma dúvida: no trecho “A recomendação do Ryder é dividir essas páginas em seis partes” não seriam três partes (meses) por página?

  9. Já ia cobrar essa postagem sobre o GTD no Bujo :). Falta agora um vídeo para o canal ;). Também estou usando o bujo com GTD, mas não uso coleção por contexto. Tenho a mesma dificuldade ao colocar ações no day log que acabo não fazendo e tendo que repetir nos dias seguintes. Minhas coleções do GTD são, por enquanto, apenas próximas ações, aguardando resposta, um dia talvez e projetos. Estou definindo ainda como inserir meu inventário mental como uma espécie de Entradas (Ryder sugere um inventário mensal, ao lado do calendário). Acho que o bujo é fantástico como registro principalmente para minha ansiedade com déficit de atenção que faz com que eu me esqueça muito facilmente sobre o que eu fiz ontem ou qual o dia certo que fiz determinada coisa. Esse é para mim o diferencial da ferramenta enquanto instrumento utilitário para minha vida. Mais uma vez obrigado pelas postagens sempre inspiradoras.

  10. Muito obrigada Thais! Vou experimentar. Tenho usado o Todoist para as listas de próximas ações e de projetos e um caderno para registo de reuniões e do que me vou lembrando ao longo do dia, mas ando meio perdida. Bjs de Portugal! Inês

  11. Thais, estou reimplementando o GTD e surgiu uma dúvida, tenho uma lista só para estudos, esse poderia ser um contexto para o GTD pq penso que quando eu quero estudar tenho que ter um foco específico? Vc aconselha assim?

    • Para ser um projeto precisa ter um resultado desejado, expressado com um verbo, e mais de uma ação para concluir. “Estudo” não é projeto. Qual seu projeto (ou vários) dentro de estudo?

  12. Adorei as informações.
    Seria possível aplicar alguma parte no trabalho? Alguma dica de método ou app? Minha rotina envolve muito envio/recebimento de documentos, mensagens, tarefas etc e muitas vezes me perco no que fiz, preciso fazer, cobrar retornos.

  13. Oba! O post tão aguardado! Amei a ideia do coraçãozinho! Adoro ter o BuJo para desabafar (já vou usar seu key de coração rs), criar as coleções, montar planejamentos. Não me preocupo com a beleza dele, até curto ele ser meio zoneadinho, é assim q me entendo!

    Bjs

  14. Thais, uma dúvida. Ql teu critério pra definir o que precisa ser anotado? Tenho enfrentado esse problema com o GTD. Coloco tudo nas minhas listas, mas os problemas ainda continuam me incomodando, ate eu os resolver. Entao n seria melhor focar na resolucao e deixar um pouco de lado o gerenciamento das listas? Fico martelando “Pq eu vou anotar tudo? Se eu esquecer disso, eh pq nao eh importante, entao tudo bem. Oq eh realmente importante eu n vou esquecer. Vou ganhar tempo executando o que vale a pena”. Será que estou deixando passar algum fundamento do GTD? Tens algum video/texto falando mais sobre isso? Obg!

    • O problema ao meu ver não está no excesso das anotações, mas sim em esclarecer o que cada item significa para você. Tornar claro é o que fará você deixar de se preocupar com um determinado item, porque esclarecer significa tomar decisões justamente para ele sair da sua cabeça.

  15. Muito obrigadaaa!!
    Foi elucidativo este post.

    Eu estou na reta final da faculdade, e preciso conciliar a vida de estudante, mãe, dona de casa e pesquisadora. Dá para utilizar o mesmo bujo para todos esses papéis, ou seria interessante fazer as anotações referentes a faculdade, TCC em outro caderno?

    Eu já utilizo o Google calendário, e o aplicativo any.do para listas de tarefas que compartilho com meu marido. Porém, queria otimizar todo esse processo. Estou numa fase que preciso me desligar das redes sociais e universo online para dá conta da minha pesquisa e demais tarefas. E por isso, que para mim seria fundamental usar a ferramenta analógica.

    Desde já agradeço pela atenção. E reforça os parabéns dados por todos os seus seguidores.

  16. Olá Thaís bom dia.
    Não sei se é só com o meu computador, mas as imagens deste post não estão aparecendo. Diz que as imagens não foram encontradas no servidor. Poderia verificar isso, por favor? Obrigado. Abs.

  17. Thais, querida, vai sair vídeo sobre o assunto? Amo teus posts, mas estou gostando tanto do conteúdo em vídeo! Acho que mesmo quando é sobre o mesmo tema, eles se complementam.
    Obrigada pelo post e abraço!<3

  18. Thais, adorei esse post! Estava tentando mesclar os dois mas sentia algumas pontas soltas que tu esclareceste muito bem. Obrigada!

    Uma dúvida que estou e queria sua opinião: vale a pena ter um bujo pessoal e outro do trabalho? E como você escolhe o que fica no BuJo e o que vai para o Commonplace book?

    Obrigada desde já!

  19. Thais, aqui pra mim três imagens não carregam, será que é erro aqui ou quebrou o link das imagens? Valeu, João.

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