Categoria(s) do post: Armazenamento, Áreas da Vida

Por ter feito uma vez o armário-cápsula e trabalhar diariamente ajudando as pessoas a destralharem seus guarda-roupas, eu acabei desenvolvendo uma série de experiências que vejo se repetirem muito e, sempre que posso, procuro compartilhar a fim de ajudar.

Uma coisa que eu vejo acontecer bastante com algumas pessoas é o descarte fácil das roupas. “Não gosto”, “não uso”, então joga fora (e, quando digo jogar fora, quero dizer tirar de casa – pode ser doar, vender, dar de presente, enfim).

Quando a gente está nessa fase de experiência do armário-cápsula, está na verdade fazendo um grande exercício de auto-conhecimento.

Quando a gente separa uma camisa X porque acha que a cor não é legal, ou porque acha que não veste bem, está se baseando única e exclusivamente no conhecimento da peça que a gente tem até então. Em resumo: se eu não entendo de moda, como posso “julgar” essa peça?

Estou querendo dizer para manter no armário uma peça que não deixa você feliz? Não. Estou dizendo para guardá-la e, no próximo armário-cápsula, olhar com outros olhos – com uma experiência de 3 meses que pode fazer com que você se apaixone pela peça de novo e veja mil maneiras diferentes de usá-la.

Imagem: Alla Club.com.br
Imagem: Alla Club.com.br

Às vezes o que a gente tem mesmo é um excesso tão grande de opções que deixa de testar, usar, estudar cada peça que tem. Sei que esse é um dos objetivos do AC.

Eu já me desfiz de muitas roupas que talvez não precisaria ter me desfeito. Trocar os botões de uma camisa, fazer a barra de uma calça, customizar, amarrar de uma forma diferente. Tudo isso poderia ter me ajudado a usar aquela peça e a gostar dela. Ou não, mas eu gostaria de ter tentado.

Porque, sinceramente, quando a gente faz o AC pela primeira vez, pode descobrir que não tem um montão de peças-chave e quer “fazer o investimento” em peças novas, sendo que são apenas novas… enquanto você tem essa redescoberta para fazer em casa.

E sim, pode acontecer de você realmente chegar à conclusão de que aquela peça não rola. É até comum concluir isso. Mas todo o processo que te levou a esse ponto foi o ganho, e não se desfazer da peça e comprar outra. Senão, o que se ganha nessa simples troca?

Por isso, ao pegar uma peça que você iria se desfazer:

  • Pergunte-se: existe alguma maneira de customizar esta peça de modo a usá-la diferentemente?
  • Pesquise no Pinterest o nome da peça em português e em inglês e veja ideias.
  • Perceba o que realmente não gosta nessa peça, para evitar compras semelhantes no futuro. Aprenda com a experiência.

Se realmente for o caso de se desfazer, aí você pode vender, doar, dar de presente, reaproveitar (fazendo uma almofada, por exemplo), reciclar ou jogar fora. Mas evite o desperdício e o gasto desnecessário de dinheiro.

Lembre-se que ter um guarda-roupa legal é como montar um acervo de peças pessoais dentro do seu estilo. Não é da noite para o dia e muito menos de uma estação para a outra. Vale mais a pena fazer escolhas conscientes demoradas, substituições certeiras, que trocar seis por meia dúzia apenas porque chegou a hora de escolher o armário-cápsula da estação.

[alert icon=”fa-cut”]Se você quiser saber mais sobre como construir seu estilo e organizar seu guarda-roupa, as inscrições para o nosso workshop ainda estão abertas. Será no dia 14 de novembro em São Paulo e falaremos exatamente sobre todo esse trabalho de conscientização para se vestir de acordo com a vida que se tem, de acordo com quem a gente é, e organizar nosso armário da maneira mais funcional possível para o dia a dia. Clique aqui para ver a programação do curso e se inscrever.[/alert]

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Quem acompanha o blog sabe que eu passei alguns dias um pouco mal de saúde, com pneumonia e risco de infecção generalizada (leia os avisos aqui e aqui). Depois de 8 dias internada no hospital, eu pude pensar e escrever um pouco neste post sobre o que aconteceu para esclarecer para vocês, pois sei que muitos ficaram preocupados.

Eu venho há cerca de dois anos percebendo uma tosse seca que vem e vai, cada vez com uma frequência maior. Nunca me preocupei porque achei que fosse decorrente de sempre estar em ar condicionado no trabalho. Este ano, a tosse veio e estava muito feia. No geral, a tosse seca começa a expectorar depois de algum tempo, mas isso não aconteceu. Depois de mais de uma semana com muita tosse, comecei a sentir fraqueza e quase desmaiei diversas vezes ao tossir. Foi quando decidi ir ao hospital.

Fui ao hospital e o diagnóstico já foi direto de pneumonia, mas nada muito grave que precisasse de internação. Por isso, bastaria tomar antibiótico e uma série de ouros remédios em casa, e procurar descansar. Naquela semana, eu tive apenas um evento de trabalho fora de casa, o que me permitiu descansar mas, no evento em si, passei muito mal. Depois desse dia, meu quadro piorou muito. Como ainda não tinha acabado de tomar os dias do antibiótico, preferi esperar. Isso foi em uma quinta-feira. No final de semana, passei muito mal, com fraqueza, e minha tosse aumentou consideravelmente. Voltei ao hospital na segunda-feira e, lá, fui direto para a UTI, pois estava tão mal que estava quase com infecção generalizada, que precisava ser controlada. 🙁

Fiquei algumas horas na UTI e de noite pude sair e ir para a internação normal, no quarto. Meu marido passou a noite comigo. Esse tipo de acontecimento vira a vida de cabeça para baixo porque temos a logística com o nosso filho, ele tem faculdade, eu tenho meu trabalho. Mas, felizmente, por ter uma vida organizada e as coisas nos lugares certos, conseguimos passar relativamente bem todos esses dias. Foi fundamental o apoio que tivemos da nossa família tanto com o Paul quanto no meu acompanhamento no hospital. Também fiquei bastante comovida com o apoio de algumas pessoas que trabalham comigo, visitando, querendo saber notícias e dispostos a ajudar.

Ficar uma semana no hospital não foi tão ruim quanto parece. Acho que ser budista me ajuda bastante nessas horas porque me faz ver as coisas de forma diferente, sempre com bastante desapego e buscando aprendizados. Eu me senti muito agradecida por toda a equipe médica e de enfermeiros que me ajudaram todos os dias, as pessoas da minha família e amigos que estavam preocupados. Eram muitas pessoas com foco na minha recuperação, então eu não poderia me sentir menos abençoada.

A pneumonia acabou causando uma atelectasia pulmonar, que é uma espécie de complicação nos brônquios – nada tão grave em adultos como é em recém-nascidos, por exemplo, mas mesmo assim demanda um cuidado delicado, porque eu simplesmente não conseguia respirar. Meus brônquios estavam fechados. Tive que tomar remédios diferentes e fazer fisioterapia intensa localizada, além de um exercício com um aparelho chamado BIPAP que fazia com que eu me sentisse em um filme de ficção científica. Como eu ficava o tempo todo com esse aparelho, fazendo exercícios ou exames, era até difícil alguém ficar lá comigo, pois a pessoa praticamente não descansava. A rotina de hospital é bem intensa e o que eu mais senti falta foi de dormir mesmo (era comum ter um exame à 1h da manhã e às 6h recolher sangue de novo). O médico disse que tudo isso foi resultado dessa deterioração lenta dos pulmões vinda dos últimos anos com a tosse que não passava e as condições mesmo de trabalho, ar condicionado etc.

Um dia antes de ter alta, eu não me sentia nada bem. O médico queria me deixar internada mais um tempo. Só me deixou ir para casa se eu prometesse que fizesse mais sete dias de repouso absoluto em casa, levantando da cama só para ir ao banheiro, esse tipo de coisa. Nem escada eu poderia subir. Nada. Eu faria esse teste em casa mas, se apresentasse qualquer piora, deveria voltar e internar novamente. Após os sete dias, deveria voltar de qualquer forma para ver como será meu novo estilo de vida depois desse acontecimento. A estimativa é que eu fique em repouso mesmo pelo menos 40 dias e que eu promova mudanças no meu estilo de vida para que essas complicações não voltem. Apesar de tanto a pneumonia quanto a atelectasia estarem sob controle, ficaram alguns danos meio irreversíveis, como o desenvolvimento de uma asma (já estou sendo medicada especificamente com relação a isso) e inflamação dos brônquios, de forçar mesmo a respiração.

Bom, tudo isso aconteceu na última segunda-feira, então faz dois dias que eu estou em casa. Eu acredito que o fato de estar em casa já ajuda bastante na recuperação, porque eu consigo descansar no meu ritmo. Só por ter dormido uma noite inteira eu já me senti outra pessoa! Mas eu preciso seguir as recomendações médicas e ficar quietinha mais alguns dias, e depois provavelmente terei que mudar várias coisas da minha rotina de qualquer forma.

Consigo usar o computador mesmo estando na cama, mas estou tentando não usar muito porque me dá fraqueza ficar olhando para qualquer tela. Quero aproveitar para descansar mesmo e deixar para usar o computador para algumas coisas de trabalho que não podem esperar. Escrever, por exemplo, é algo que consigo fazer e é até bom porque me distrai.

Como eu estou me sentindo? Mais ou menos. Não posso falar muito, porque força os pulmões. Sinto bastante fraqueza, não consigo andar nem ficar de pé muito tempo. Estou fazendo os exercícios de fisioterapia ao longo do dia e tomando os remédios. Sinto dores nos pulmões. A tosse persiste, mas melhorou. O pior é a fraqueza e o cansaço constantes, mas acho que devem melhorar à medida que o tratamento avance. Não consigo me imaginar indo ao mercado, por exemplo. Estou fraquinha nesse nível.

Depois do retorno ao médico (eu já marquei três diferentes de uma vez, para ter mais de uma opinião), vou ter uma ideia melhor de como melhorar meu tratamento em casa (alugar um aparelho de BIPAP? fazer fisioterapia?) e de como devo mudar meu estilo de vida para que esses problemas possam ser reduzidos. No geral, quando se vive em uma cidade como São Paulo (poluição) e se trabalha em ambientes com ar condicionado, não há muito como fugir, então tudo o que puder ser feito para ajudar, vou procurar fazer.

Se eu estou questionando muitas atividades? Sim, com certeza. Vou tentar diminuir o ritmo de qualquer forma, mas ainda não tive a oportunidade de pensar com calma em tudo. Uma das coisas que eu penso desde já é em viajar menos e investir mais nos cursos online do blog, por exemplo, mas muitas definições ainda virão.

Queria agradecer todos os comentários no post anterior e dizer que lê-los diariamente, estando no hospital, mesmo sem conseguir responder, fez grande diferença para mim. Obrigada mesmo, de coração.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

A gente fala tanto sobre ter uma lista de coisas a fazer. Você já pensou em criar uma lista de coisas para não fazer?

Estar doente esta semana me fez pensar bastante sobre isso. Não que eu já não pense – afinal, é meu trabalho. Falo sobre organização, sobre foco, sobre escolhas e definição de prioridades. Mas eu notei que nunca, aqui no blog, eu falei sobre a lista de coisas para não fazer. O que seria isso?

Significa analisar agora sua agenda (ou calendário), suas listas de coisas a fazer, seus projetos, objetivos, tudo, e se perguntar: o que não precisa estar aqui agora? O que pode ficar para depois ou até mesmo ser excluído? Ou seja, promover o destralhamento das coisas a se fazer também, não só dos objetos em nossa casa ou local de trabalho.

E essa análise deve ser constante – pelo menos uma vez por mês, eu diria, ou quando você sentir que sua vida está caótica, estressante, desequilibrada. Sempre é um bom momento de reduzir, tirar coisas, focar em outras mais importantes.

E é claro que, quando a gente tem valores definidos, objetivos de curto a longo prazo etc, fica mais fácil ter parâmetros para fazer essas escolhas, porque sabemos quem somos e onde queremos chegar.

O que quero dizer é que estamos no meio de outubro e tenho certeza que muitos de vocês podem ter coisas importantes a fazer, que se propuseram a fazer ainda este ano, e não fizeram ainda. Por quê? Porque (provavelmente) mantiveram atividades e ocupações que te tiraram do caminho, te distraíram. Aproveite essa época do ano para fazer uma análise disso tudo e focar no que ainda quer completar nos próximos dois meses e meio.

E não é “porque o ano está acabando” que devemos fazer isso. Não! Mas é que ter uma deadline nos ajuda a atribuir senso de urgência a determinadas coisas que queremos alcançar. É ou não é?

Faça essa análise assim que puder. Tire o que puder. Foque no que realmente é importante. Tenha uma lista de coisas para não fazer.

Se achar complicado, use as seguintes perguntas como guia:

  • Você tem achado mais fácil ou mais difícil tomar decisões na sua vida ultimamente? O que você pode aprender com essa constatação?
  • Sua intuição te diz que você deveria estar fazendo alguma coisa agora? Quais os riscos de fazer? Quais os riscos de não fazer? O que de pior pode acontecer se você fizer? O que de melhor pode acontecer?
  • Na sua vida, você costuma se arrepender mais das coisas que fez ou das coisas que acabou não fazendo?
  • O que está causando um barulho maior na sua vida nesse momento? Algo que te preocupa e que você sabe que precisa resolver, mas não sabe por onde começar? É exatamente por aí que você deve começar. Como você pode silenciar esse barulho? O que te deixaria tranquilo(a) com relação a essa situação? Só de refletir um pouco sobre o assunto você pode chegar a insights interessantes.

Boa semana.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Passando rapidamente apenas para trazer alguns avisos:

  • Como comentei em post anterior, não estou bem de saúde (pneumonia). As coisas se complicaram e eu estou em repouso total, praticamente sem ligar o computador. Achei importante avisar por aqui para que vocês não fiquem na expectativa de novos posts nos próximos dias. 🙁
  • O design do blog está com problemas. Por favor, sejam pacientes que em breve mudaremos e ajeitaremos tudo.
  • O curso online Organize suas finanças foi adiado para 7 de novembro.

Obrigada pela compreensão. Espero ficar boa logo. 🙂

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

A Staples é uma das maiores redes de papelarias e lojas com artigos de escritório dos Estados Unidos. Sim, “tipo uma Kalunga”, mas com uma variada gigantesca de produtos, além de linha própria. A Staples já vendia online no Brasil e testou uma loja física temporária em São Paulo, decidindo abrir uma loja fixa no endereço mais executivo da cidade: a Avenida Paulista. A inauguração será em novembro e a loja estará localizada no Shopping Top Center.

O que nós, organizetes de plantão, ganhamos com isso? Uma loja muito legal que veio concorrer com a nossa já querida Kalunga e isso certamente deverá esquentar o setor, trazendo muitas novidades em produtos de organização, escritório e papelaria, além de guerra de descontos.

Uma das coisas mais legais que encontramos na Staples é o famoso caderno Arc, que funciona como um fichário, onde as folhas podem ser substituídas.

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Particularmente, estou bastante ansiosa para essa inauguração por ter mais opções na hora de comprar produtos legais para escritório e organização. Quando visitei a Staples nos Estados Unidos, queria morar lá dentro! Ela é bem parecida com a Kalunga, mas tem muita variedade de produtos (especialmente planners). Vamos ver se toda essa variedade virá para o Brasil e se os preços serão amigáveis. Espero que sim!

[su_highlight background=”#fdfddf”]Este post não é patrocinado e tem apenas caráter informativo.[/su_highlight]

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Eu gosto de acompanhar o número das semanas de um ano inteiro porque isso me ajuda a focar e montar um planejamento melhor. Gostaria de compartilhar com vocês as novidades para esta semana. É uma parte da categoria Diário da Thais.

A primeira coisa que eu gostaria de falar é que não tenho passado muito bem nos últimos dias e, no final de semana, descobri que estou com pneumonia. Quase fui internada, então estou fazendo o tratamento bem restrito em casa mesmo, para isso não acontecer. Por esse motivo, talvez eu não consiga estar tão presente quanto gostaria porque preciso me concentrar em cumprir prazos relacionados ao meu trabalho.

Esta semana eu vou implementar pela primeira vez o piloto do curso Reuniões Produtivas em uma empresa, o que me deixa muito contente porque é um grande passo. No sábado, temos o curso online Organize suas finanças, que está com um conteúdo que me deixa muito satisfeita (as inscrições ainda estão abertas! devo fechar até quinta)

Desde que mudamos o design do blog, tivemos muitas opiniões divididas entre os leitores. Há aqueles que adoraram, há aqueles que detestaram. Depois de quase dois meses da implementação, eu mesma estou achando o design poluído demais e trabalhando em uma versão mais simples, que deve entrar no ar em breve. Eu agradeço a paciência e a gentileza de vocês por enviarem a opinião. O que os leitores acham para mim é fundamental aqui no blog. Já voltei atrás de várias decisões por causa disso.

Outra coisa legal que está acontecendo é que, nas últimas semanas, tenho estado muito envolvida com o tema administração/empreender e lendo MUITA coisa, trocando muitas ideias com pessoas mais experientes, e moldando, construindo o Vida Organizada (a empresa como um todo, não apenas o blog). Isso tem sido uma experiência fantástica para mim, porque sinto que se trata de um momento especial, sabem? De formação da empresa. Não sei se consigo descrever com toda a emoção que tenho sentido, mas eu tenho aprendido e implementado muitas coisas que fazem sentido para mim. Tenho compartilhado no Instagram algumas leituras que venho fazendo.

E é isso! Quis compartilhar com vocês e também contar algumas novidades, especialmente sobre o redesign mais simples do blog.

Obrigada por estarem sempre aqui.

Categoria(s) do post: Profissionais, Áreas da Vida

No sábado passado eu participei do curso Organização de arquivos para personal organizers ministrado pelo Tadeu Motta, O Organizador, aqui em SP. Tadeu mora no Espírito Santo e organizou essa turma super especial aqui em São Paulo. Eu não poderia perder essa chance de prestigiar o seu trabalho.

Sou apaixonada pelo assunto organização, então falar sobre arquivos foi fantástico. Apesar de eu já ter alguma base, o curso foi muito bom – aprendi muitas coisas novas e já estou querendo mudar muita coisa no meu sistema pessoal.

O libertador para mim foi aprender sobre a Teoria das Três Idades dos documentos, organizando de acordo com cada uma delas (corrente, intermediário ou permanente). Isso dá um parâmetro gigantesco para organizar absolutamente qualquer coisa em casa, de arquivos a livros e outras coisas.

Tadeu e eu temos muitos pontos de vista parecidos quando o assunto é organização. Eu também não gosto do termo “arquivo morto” – nós precisamos parar de deixar esse enorme backlog para lá e passar a instituir uma gestão documental dos nossos arquivos para que eles estejam organizados de fato.

Eu não tenho palavras como o curso é extremamente útil para qualquer pessoa que queira organizar seus arquivos com eficácia. Foi focado em personal organizers, mas qualquer pessoa pode tirar grande proveito do conteúdo. Para quem tiver interesse, o curso ainda acontecerá em Belo Horizonte e no Rio de Janeiro nas próximas semanas.

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Do Instagram: /oorganizador
Do Instagram: /oorganizador

Também foi muito legal encontrar várias colegas de profissão que eu já conhecia de outras ocasiões!

Obrigada, Tadeu! Foi muito legal! Eu vou escrever aqui no blog à medida que for incorporando alguns desses ricos aprendizados.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

O post de hoje traz uma técnica de produtividade que pode ajudar quem trabalha com atividades criativas e não gosta de perder tempo com tarefas de rotina ou mais burocráticas.

Muitas pessoas precisam fazer pequenas atividades ao longo do dia, semana e mês que, se feitas separadamente, tomam um tempo absurdo. Responder e-mails, gerar relatórios, contabilizar pedidos, enfim, cada pessoa certamente tem a sua lista de coisas a fazer que envolvem um trabalho mais mecânico mesmo.

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A recomendação que eu trago é que você agrupe tarefas similares e faça-as em “blocos”. Como assim?

No caso dos e-mails, por exemplo. Em vez de trabalhar o dia todo com sua caixa de e-mails aberta, organize pequenos blocos ao longo do dia para responder todos de uma vez. Se, do contrário, você parar toda hora para responder um ou dois e-mails, além de estressar a mente, vai ter a impressão de que os e-mails nunca acabam.

Eu, por exemplo. Preciso fazer diversas operações sempre que realizo um treinamento: escrever um relatório, fazer avaliações e por aí vai. Em vez de fazer um item de cada vez, esparso, ao longo de cada dia, eu me organizo para uma vez por semana fazer todos. Isso facilita porque você já entra no modo de produção do negócio e faz vários de uma só vez, economizando muito tempo.

Algumas pessoas que eu conheço gostam inclusive de bloquear um tempo nos seus calendários para fazer tais atividades, para se lembrar. Eu não faço, mas fica a seu critério. Organize como funcionar melhor para você.

Essa técnica de produtividade ajuda pessoas no mundo inteiro a economizarem mais tempo e executar tarefas de rotina ou burocráticas com mais rapidez. Espero que te ajude também. 🙂

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Este post é para avisar que a nova edição do livro GTD tem lançamento oficial hoje no Brasil. À venda nas principais livrarias físicas e também para Kindle.

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Já vi para vender na Amazon, na Livraria Cultura e na Saraiva com desconto de 8 reais! Os preços devem variar, mas a média está 39,90.

Você pode conferir a resenha que fiz falando sobre as principais diferenças entre a versão anterior e esta clicando aqui.

Ah, eu participei da revisão técnica desse livro, mas a influência da Call Daniel não foi “a última palavra”, digamos assim. Sugerimos mudanças, mas o martelo final ficou à cargo da editora. Logo, a leitura será uma surpresa para mim também., mas tenho certeza que estará incrível, pois a leitura em português estava muito fluida.

Espero que todos gostem. É um lançamento muito importante.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

virada-financeiraHoje eu gostaria de falar sobre um livro muito bacana que eu li há algum tempo – o livro “Virada Financeira”, da Patrícia Lages, que foi lançado em agosto. E já agradeço de antemão a Patrícia por ter me enviado o livro antes do lançamento para ler. Fiquei muito feliz, obrigada! <3

Patrícia é autora dos best-sellers “Bolsa blindada” e “Bolsa blindada 2”, livros sobre finanças pessoais voltados para mulheres. São outros dois livros MUITO legais que eu também recomendo.

“Virada financeira” é um livro para realmente revolucionar a vida financeira das leitoras. A Patrícia montou um modelo muito bacana com 25 desafios semanais para você colocar sua vida financeira em ordem. Aliás, não só a financeira, né? Da mesma maneira que eu vejo a organização pessoal como algo mais integrado à toda a vida, e não só ao ambiente doméstico, a Patrícia também vê as finanças fora da caixinha. O que ela traz é um modelo eficaz para você conseguir não apenas colocar sua vida em ordem como alcançar seus objetivos, realizar seus sonhos e colocar planos em prática.

Alguns desafios que têm tudo a ver com organização:

  • Organize-se para crescer
  • Computador: um assistente competente
  • Controle seu orçamento
  • Pagando dívidas
  • Como traçar objetivos
  • Dê prazo aos seus sonhos
  • Repensando a carreira
  • E praticamente todos os outros!

Não preciso nem comentar muito sobre o estilo de escrita dela, que é delicioso! Quem já leu seus outros livros ou acompanha seu blog sabe como é. Ela é super bem humorada e tem tiradas ótimas – inclusive a personagem que nos ajuda ao longo do livro, a Diva! Patrícia tem um jeito super gostoso de escrever e a leitura flui super rápida.

O livro está à venda nas principais livrarias, tanto físicas quanto virtuais, e frequentemente aparece entre os mais vendidos. Recomendo!

Categoria(s) do post: GTD™

[quote class=”laranja” align=”right”]Ser organizado nada mais é do que colocar as coisas certas nos lugares certos.[/quote]No post de hoje, vamos falar sobre o terceiro passo do método GTD, que é o organizar. Muitos usuários iniciantes do método confundem o esclarecer (passo 2) com o organizar (passo 3), e eles são muito interligados mesmo. Porém, totalmente diferentes.

O passo 2 é quando esclarecemos o que aquilo que coletamos significa – se demanda ação ou não. Somente após essa definição é que vamos organizar as informações que restaram.

GTD não é só sobre organização

[quote class=”laranja” align=”left”]”Eu me concentrei em alcançar resultados específicos ao tirar as coisas da minha cabeça e fazê-las acontecerem de forma fácil em vez de me concentrar em ‘me organizar’.” – David Allen[/quote]Muitas pessoas costumam dizer que o GTD é um método de organização (e, dentro do que eu considero organização, ligado à coerência da vida, ele é sim), mas na verdade é um método de produtividade, cuja organização é um dos passos. Tanto que o David, meio já cansado de esclarecer isso, escreveu um texto em seu segundo livro (“Ready for anything”, não publicado em português – Capt. 41 – Too controled is out of control), em que ele fala sobre os fãs da organização (“organization groupies”), que são justamente aquelas pessoas tão preocupadas em organizar o sistema que acabam não executando nada.

Um erro comum que as pessoas cometem é organizar sem antes ter esclarecido as informações. Vejo muitos usuários dizendo que algo é um projeto sem mesmo ter processado aquela informação. Ou então, que considera as disciplinas da faculdade um projeto cada uma, ou que a leitura de um livro não é um projeto nunca. Como saber? Cada item deve ser processado individualmente e não devemos “achar” que algo é isso ou aquilo sem antes termos esclarecido, processado.

E aí a consequência disso é que as listas de próximas ações das pessoas na verdade são apenas listas de coisas incompletas que elas não conseguem executar porque, toda vez que abrem a lista, precisam repensar o que precisa ser feito. O negócio não foi esclarecido antes de entrar lá. O organizar não deve nunca vir antes do esclarecer, senão você corre o risco de prejudicar toda a sua execução.

Também é importante dizer que a organização não é algo que você faz de uma vez (ex: implementar o sistema) e nunca mais mexe. No! A organização é algo vivo e, sempre que você identificar possíveis melhorias, é legal fazê-las. Não se preocupe em criar o sistema perfeito, porque, para começar, ele não existe! Segundo, porque ele ainda vai mudar muito, e isso é normal. Faz parte da construção e da adaptação dele à sua vida.

As 4 listas primárias do GTD

Se você pegar o fluxograma do GTD, verá que existem seis alternativas para todos os itens que você coleta:

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Se não demanda ação: lixo, incubar ou referência.

Se demanda ação: fazer na hora, delegar ou adiar para fazer depois.

Todos os itens do fluxograma, a qualquer momento, podem desencadear projetos. Acaba sendo um raciocínio que nos ajuda quando a gente define a próxima ação. Se ela se encerra em si mesma, é apenas uma ação. Se faz parte de algo maior, se o resultado desejado é maior que aquela única ação, pode se tratar de um projeto.

Por isso o GTD apresenta quatro listas primárias para lidar com essas ações. São elas:

  • Projetos
  • Próximas ações
  • Aguardando resposta
  • Calendário

Nós ainda vamos ter (falaremos em outros posts):

  • Uma lista de Algum dia / Talvez para o que for incubado
  • Material de referência
  • Arquivos de suporte

Essas categorias precisam ser mantidas separadas, fisicamente, visualmente e psicologicamente, para promover claridade.  Se você negligenciar essa categorização, vai se perder.

Organizando as categorias

[quote class=”laranja” align=”right”]”Quando eu me refiro a ‘lista’, tenha em mente que eu me refiro a nada mais que um grupo de itens com características similares.” – David Allen[/quote]Aí o David diz que tudo o que a gente precisa para organizar essas categorias são listas e pastas.

Listas para:

  • Algum dia / talvez
  • Aguardando resposta
  • Próximas ações
  • Calendário
  • Projetos

Pastas para:

  • Material de referência
  • Arquivos de suporte
  • Arquivos ligados a datas (tickler)

Vejam como, com essa definição, fica fácil aplicar essa estrutura a absolutamente qualquer ferramenta ou material que você quiser, seja usando papéis ou meios eletrônicos.

 

Questões a se considerar ao escolher ferramentas

  • O que seria mais fácil para que você use hoje? Quais as ferramentas que você utiliza na empresa em que trabalha (ex: Outlook) ou está mais familiarizada(o) em sua vida pessoal? (ex: Gmail)
  • Onde está o seu e-mail? Não que isso seja necessário, mas uma conta de e-mail em uma ferramenta específica pode ajudar a escolher a ferramenta para inserir todo o resto.
  • Você gosta mais de usar papel ou dispositivos eletrônicos?
  • Se você gosta de usar mais papel, você se sente confortável carregando uma agenda pesada ou um fichário todos os dias com você?
  • Se você gosta mais de usar dispositivos eletrônicos, como é a sua conexão com a Internet?
  • Segurança é uma questão importante? Você compartilha informações? Seu computador pode ser acessado por outras pessoas? Seu dispositivo é de uso corporativo?
  • Você tem um processo estabelecido de backup de informações? Suas ferramentas sincronizam com outras?
  • Você está disposto a pagar para usar alguma ferramenta?

Por que o David Allen não indica ferramentas?

Você deve ter notado que nada no livro do GTD (“A arte de fazer acontecer”) faz referência a Outlook, Omni Focus, Todoist, Google Calendar, filofax e outras ferramentas. Isso porque o GTD é um método totalmente desvinculado de qualquer uma delas, que pode ser adaptado para a vida de cada um. Ferramentas vem e vão, mas o método de fazer as coisas acontecerem não. Entenda quais são as diferentes categorias, e você saberá aplicar em qualquer ferramenta. Isso é o necessário de saber.

Você não precisa ter uma única ferramenta para tudo, assim como não precisa ter uma ferramenta para cada coisa. Realmente, depende de você, do seu gosto, das suas necessidades. O que importa é saber o que cada categoria significa e como acessá-las nos momentos certos.

Uma vez que você entenda o método GTD, todo esse drama de escolha das ferramentas vai se tornar insignificante. A única coisa que eu recomendo é: se você está aprendendo GTD, não queira começar a implementá-lo em uma ferramenta que você não conhece, senão você vai se confundir tanto com o aprendizado do método quanto da ferramenta em si.

Algumas considerações sobre o processo de organização no GTD antes de encerrar:

  • Quando você consegue se organizar e ter seu dia a dia sob controle, você fica livre para ser mais criativo(a). Muitas pessoas pensam que estruturar e organizar as faz perder tempo, mas geralmente quem diz isso são pessoas pouco produtivas ou desorganizadas. Quem tem um sistema que consegue acessar facilmente e usa para tomar boas decisões de execução sabe qual a importância de se ter algo assim. Quando você experimentar a sensação de não ter absolutamente nada te preocupando e você puder simplesmente fazer o que precisa ser feito, você entenderá o poder do GTD.
  • Uma coisa é você ter suas informações organizadas, outra coisa é tê-las organizadas em função de seus objetivos e propósito. É o que você vai alcançar com o uso do GTD ao longo do tempo.
  • Seu sistema precisa ser melhor que a sua mente para você desencanar de guardar as coisas na cabeça. Se o sistema estiver complicado ou chato, você vai deixá-lo de lado. Por isso, no GTD é muito importante você usar para organizar algo que seja fácil e dedutivo para você – que seja um caderno. Tentar usar uma ferramenta X só porque todo mundo usa não ajudará em nada, a não ser que você goste da ferramenta também. O outro ponto é que, quando você começa a coletar tudo e a inserir essas informações no seu sistema (seja qual for), você fica mais tranquilo(a) porque sabe onde encontrar as informações quando precisar delas – e sua mente estará livre.
  • Se houver inconsistência, nem o melhor sistema do mundo funcionará. Isso significa que o GTD não faz milagres e que você precisa fazer a sua parte – coletando, esclarecendo, organizando, refletindo e engajando. Se você inserir hoje todas as informações no seu sistema e só olhá-lo novamente daqui a um mês, qual a efetividade disso?
  • Você sabe que seu sistema está funcionando bem quando você não pensa sobre ele. É profunda essa!
  • Sua execução será facilitada por um sistema que funcione direito. Se você quer fazer ginástica, precisa colocar uma roupa apropriada. O que você precisa fazer para tirar algo da sua cabeça? Como fazer com que seu trabalho seja executado da mesma forma que, ao colocar uma roupa de ginástica, isso e estimula a ir fazer uma atividade física? Ou então, o que te faz lembrar que precisa levar algo para o trabalho só porque deixou essa coisa junto com a sua carteira, na entrada de casa? Esses pequenos “gatilhos cerebrais” funcionam. O que estamos buscando aqui é transformar seu sistema nessa mesma espécie de gatilho, que você usa naturalmente e te ajuda a executar porque você confia no que está ali.
  • O problema não é ter muita coisa para fazer – o problema é ter um monte de coisas para fazer mas não ter ideia de quais são, vivendo à deriva, sob demanda. Você pode ter muita coisa para fazer mas, a partir do momento que tem controle sobre elas, pode tomar boas decisões. Se você tiver essas informações organizadas, fica fácil de comparar uma com a outra e identificar prioridades. Um sistema organizado ajuda nisso.
  • Se você não tem um sistema com as suas informações organizadas, você ficará preocupado(a) com elas o tempo todo, e a sua mente não estará livre para criar, pensar, resolver problemas, trabalhar.
  • Veja todas as ferramentas que você tem e não está usando e pense em uma maneira de eliminá-las. Nesse momento, especialmente se você estiver começando a se organizar no GTD, menos é mais. Escolha uma boa ferramenta para cada categoria (ou uma para várias categorias, a seu critério) e foque nelas até o GTD começar a fluir. Você pode até trocar de ferramenta ou inserir outras depois, se isso não for complicar o seu processo. Por hora, simplifique. Aliás, mesmo para usuários avançados essa é uma excelente prática. Simplifique sempre que puder. E o legal é que, com a prática do GTD, você vai simplificando mais mesmo, porque já “entrou no ritmo”.
  • Organize sob demanda. Crie listas à medida que processar seu material e identificar a necessidade.
  • A complexidade do seu sistema é inversamente proporcional ao horizonte de foco que você está gerenciando. No nível Ground, que é o seu dia a dia, é natural tudo ser mais detalhado e você ter que revisar diariamente, ter mais controle, justamente porque ele é o nível mais baixo e onde a maioria das pessoas “perde o jogo”. À medida que você vai subindo os horizontes, a complexidade vai diminuindo. É por isso que as pessoas têm entre 150 a 200 próximas ações e cerca de 2 ou 3 objetivos, por exemplo.

Você é a única pessoa jogando o jogo da sua vida. Já assumiu o controle?

Dúvidas, já sabem: postem nos comentários. 🙂

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

A linkagem de domingo é uma coletânea de posts que eu li e gostei durante a semana anterior. Os assuntos não necessariamente têm a ver com organização, mas definitivamente sempre são relacionados ao blog. Os deste domingo são os seguintes:

Bom domingo!

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.