Categoria(s) do post: GTD™

Hoje é o último dia do mês e, com ele, o resumo de tudo o que aconteceu aqui no blog. O tema de setembro foi Priorize, de acordo com a linha editorial para 2015 (os verbos da organização).

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No blog

Para saber mais sobre o tema de setembro, leia o editorial. Este mês não teve checklist. Na primeira semana, estava viajando (falarei mais para baixo) e, depois, tivemos problemas de instabilidade com o servidor do blog, o que acabou dificultando algumas postagens. Aparentemente, está tudo resolvido já, oba!

Veja os posts que foram publicados aqui no blog durante o mês de setembro:

Outras atividades

Setembro foi um mês cheio de coisas felizes e eu gostaria de compartilhar algumas delas com vocês!

No final de agosto e início do mês, eu estive em Amsterdam para fazer meu segundo curso com o David Allen em sala, o Level 2 – Projects & Priorities, certificação nível 2 do GTD. Não consegui aproveitar muito a cidade (choveu todos os dias), mas o curso foi estonteante (na falta de uma palavra melhor). Eu demorei boas semanas para processar tudo aquilo que tinha aprendido, mexi muito nos meus projetos e tirei várias dúvidas sobre GTD. Além de, é claro, passar bons momentos com o David, Kathryn (sua esposa), Ana Maria (instrutora) e os outros participantes do mundo inteiro.

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Um privilégio encontrar o David pela terceira vez este ano e vê-lo demonstrar de forma tão rápida e simples o modelo de planejamento natural de projetos no GTD. E sim, se vocês repararem na mesa, eu tenho um estojo em formato de tubarão.

Não tive muito tempo para descansar porque, dois dias após chegar de viagem, com um feriado no meio ainda, precisei entregar a revisão técnica final-final do livro novo do GTD aqui no Brasil (que, aliás, já está em pré-venda com disponibilidade prevista para 13/10). Esse era um projeto que eu já vinha me dedicando há outras boas semanas.

Tive algumas reuniões e, no sábado, dia 12, teve o workshop Organize sua vida aqui em São Paulo, cujo acontecimento eu já comentei em um outro post, com fotos e tudo!

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Um dos projetos mais bacanas que eu venho trabalhando desde agosto é na formatação de alguns cursos do Vida Organizada para empresas, mas sobre isso eu conto mais em um futuro post! Estou comentando porque foi um passo importante e eu chamei uma pessoa que gosto muito e tem tudo a ver com a minha filosofia de organização pessoal para trabalhar comigo nesse projeto.

Nos dias 16 e 17, fiz um treinamento de GTD em uma empresa chamada XL Group – turma muito legal e engajada. No sábado (19), teve o IV GTD Happy-Hour, que acontece a cada dois meses entre usuários de GTD que amam trocar ideias sobre as últimas novidades relacionadas.

Foto gentilmente cedida pela Milena Teles
Foto gentilmente cedida pela Milena Teles

Também tive a honra de participar de um treinamento piloto do Daniel na segunda (21) de redução do estresse. Na terça (22), foi realizado o primeiro webinar da Call Daniel sobre GTD, moderado por mim. O tema foi “Modelo de Planejamento Natural de projetos no GTD”. Ele em breve estará disponível no site da Call Daniel para download. Os webinars são gratuitos e acontecem uma vez por mês. Para participar, é necessário se inscrever no grupo GTD Brasil no Facebook – as inscrições exclusivas são uma forma de valorizar quem faz parte do grupo.

Como se não bastasse (manda mais de GTD que tá pouco!), no dia 23 o Daniel e eu realizamos a primeira turma piloto do novo curso da David Allen Company, o Nível 1 – Fundamental. Ainda realizaremos mais algumas turmas e, quando as inscrições estiverem abertas, divulgarei aqui. Como são turmas piloto, elas estão sendo realizadas apenas a preço de custo, para pagarmos sala, material, coffee e outros custos. Vale muito a pena fazer! As turmas precisam ser reduzidas, então são poucas vagas para cada uma.

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Esse também foi o feliz dia em que chegaram as minhas estantes da Evolukit, que eu usei para resolver de vez o problema de armazenamento que eu tinha no meu home-office.

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A outra novidade do mês é que eu comecei a trabalhar em um espaço de coworking algumas horas por mês! Falo sobre isso e as estantes neste post.

No dia 24, eu participei de um webinar da David Allen Company sobre implementação do GTD nas ferramentas do Google. Esses webinars são disponibilizados para assinantes do site GTD Connect – uma rede virtual para usuários de GTD (em inglês). Dia 25 foi o meu aniversário e eu fiz uma série de comemorações: em família, com amigas, em casa. Foi um final de semana delicioso!

O mês de setembro parece ter passado rápido, mas teve tantos eventos que fiquei até surpresa ao redigir esse resumo aqui! Além do que mostrei, tenho trabalhado muito “nos bastidores” em todos os meus projetos, o que envolve produção de materiais para cursos e muitas outras coisas bastante trabalhosas e que envolvem estudo, concentração, tempo para execução etc.

Falei sobre prioridades em setembro e foi um mês extremamente focado, que me trouxe aprendizados maravilhosos para implementar tanto no meu negócio quanto na vida, e eu estou vivendo isso com muita alegria.

Espero que o mês de vocês tenha sido legal também! Obrigada por tudo, pessoal, e que venha outubro!

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Os temas do mês no blog este ano estão me pegando em cheio. Setembro realmente tem me ensinado sobre prioridades, porque o mês inteiro eu precisei tomar uma série de decisões e muita coisa vem acontecendo. Hoje eu li uma frase (no livro “Incrivelmente simples” – Ken Segall, sobre a Apple) que fala que a complexidade é sedutora porque traz mil possibilidades. E é verdade. Mas aí, o que acontece se você se deixa seduzir?

A gente vive num mundo hoje em que é possível escolher muitos caminhos. É claro que estou falando de pessoas que vivem em uma situação privilegiada, com acesso à Internet, morando em um lar e com condições mínimas para fazer acontecer. Se temos essas condições, temos muitas possibilidades. Vemos pessoas começando um negócio na Internet e serem muito bem-sucedidas – começando só com uma ideia. Pessoas que se reinventam depois de aposentadas, aos 70 anos. Jovens que, com 26, 28 anos, estão fazendo uma terceira faculdade. Tem de tudo.

Nesse mundo onde tudo é possível, cadê o foco? E qual a importância dele? Afinal, foco é a consequência de ter prioridades definidas ou identificadas.

Tenho lido muita coisa ultimamente, e outro dia li outra frase também, não me lembro em que livro, que dizia algo como: “só se sente sobrecarregado aquele que não sabe o que está fazendo”.

E aproveitando a onda de frases, vou com outro conceito, desta vez do David Allen, que diz que a coisa mais importante da vida é definir o seu trabalho. Tem mais alguém, talvez Gandhi, que também dizia isso. Que o mais importante é você descobrir o que é “essa coisa” para a qual você quer se dedicar e, então, ir à luta. Tudo é questão de foco, prioridades.

Eu falo tudo isso e pode parecer óbvio mas, quando eu paro para pensar nas pessoas à minha volta, eu não vejo isso acontecendo. Não vejo quase ninguém focado (há poucas exceções). Mesmo as pessoas muito produtivas estão trabalhando sem foco, executando e executando.

Eu sou a favor da execução. Sou a favor de ir sempre em frente. Me pergunto apenas se vale mais a pena fazer 100 movimentos de 1 passo ou dar 1 passo que equivalha a 100 movimentos. Isso, para mim, é a definição de priorizar.

Estou lendo um livro também (gente, sei que tem muita referência aqui neste post hoje!) chamado “Seja o melhor no que realmente importa” (Joe Calloway) que me deu uma chacoalhada no seguinte ponto: todo mundo quer inovar e fazer tantas coisas legais! Isso é louvável! Todo mundo quer pensar fora da caixa e inovar, o que é muito bacana. Mas, muitas vezes, algumas vitórias são perdidas dentro da caixa. O cara deixa de fazer o básico buscando o extraordinário e, aí, não existem consistência, melhorias e construção real de relacionamentos. Não precisamos dizer qual o futuro de uma empresa ou profissional que faça isso.

Não deixo de notar como é engraçado perceber que em meu último ano (de setembro 2014 a setembro 2015) eu aprendi mais sobre administração e marketing do que em todos os outros anos em que trabalhei “no mercado”. Tenho aprendido tanto nesses últimos meses que isso tem me dado uma segurança legal para tomar decisões que me deixem mais confortável quando se trata do meu trabalho e da minha carreira profissional.

E prioridades têm muito disso, não é? Trata-se de fazer a melhor escolha, mesmo que por hoje. Se a gente tiver uma visão um pouco maior do que se busca, pode ajudar.

Hoje eu vejo que não vale a pena começar novas iniciativas quando ainda há muito o que aprimorar no arroz com feijão que já existe. Existem coisas bem legais que eu já coloquei em prática há algum tempo e que, agora, eu quero não apenas consolidar, mas melhorar e, acima de tudo, curtir. As novas ideias são sempre bem-vindas, mas é importante ter o foco de… será que elas condizem com meus objetivos? Têm a ver com quem eu quero ser daqui a alguns anos? Estão relacionadas com o meu propósito? E, se sim, são sempre muito bem-vindas, mas serão tocadas com calma, planejamento, qualidade e, acima de tudo, coerência.

Sei que não é fácil decidir estando no “olho do furacão” e quando todas as oportunidades parecem aparecer ao mesmo tempo, mas eu fico feliz por estar conseguindo ter essa cabeça com menos de 40 anos de idade. Nosso trabalho é uma construção mesmo.

Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Muitas pessoas me pedem para voltar com as linkagens de domingo, então resolvi voltar a partir de hoje. Espero que gostem!

A linkagem de domingo é uma coletânea de posts que eu li e gostei durante a semana anterior. Os assuntos não necessariamente têm a ver com organização, mas definitivamente sempre são relacionados ao blog. Os deste domingo são os seguintes:

Boa semana!

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

Categoria(s) do post: Diário da Thais, Imprensa

Estou com um montão de posts pendentes para publicar aqui no blog! O servidor ficou um pouco instável ao longo do mês e isso acaba dificultando um pouco as coisas. Espero que se resolva logo!

O workshop de setembro aqui em São Paulo foi o Organize sua vida, que é o workshop carro-chefe do blog. Gostaria de contar um pouco neste post como foi!

O que eu mais gosto nos workshops é mudar o status do relacionamento com os leitores para presencial. É muito legal conversar por aqui e, mesmo agora, que estou planejando os cursos online, penso que uma coisa não exlui a outra. Quero continuar com os workshops presenciais também, porque a troca que existe é muito gostosa. Eu me sinto super bem quando faço os workshops. Aprendo muito, trocamos muitas ideias, e todos saem felizes. 🙂

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O workshop Organize sua vida traz temas como: organize seu dia a dia, organize suas ideias, gerencie seus projetos de vida, transforme sonhos em objetivos, com muitos exercícios, muitas dicas. Não é incomum alguns participantes saírem até emocionados do workshop porque conseguiram ver uma forma de mudar. Não tenho palavras para descrever como isso me toca!

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Uma foto com a turma toda
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As felizes ganhadoras do kit BIC / Pimaco, parceira dos workshops

Obrigada por tudo, pessoal!

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

Categoria(s) do post: Casa, Áreas da Vida

Uma preocupação constante que tenho é em aproveitar o melhor possível o tempo que eu passo com o meu filho. Quando nós, mães, começamos a empreender, o trabalho acaba tomando grande parte da nossa vida e, por isso, mesmo tendo pouco tempo para os filhos, precisamos aproveitar esse tempo com mais qualidade. Não adianta nada ficar com os filhos vendo um filme e, enquanto eles assistem, você ficar mexendo no celular! Sua mente não está plena naquele momento e nem eles nem você se sentirão bem com isso.

Eu listei três maneiras que me deixam feliz por estar aproveitando o tempo com o meu filhote e acredito que elas possam inspirar você a fazer o mesmo.

1. Mude o astral antes de chegar em casa

Eu montei uma checklist de coisas que gosto de ler antes de chegar em casa ou parar de trabalhar e ir encontrar o meu filho. São afirmações pessoais como “por mais que você esteja cansada, seu filho precisa de você” e “você precisa mostrar que trabalho é algo bom e louvável, não algo que te deixa longe dele”. Um dos itens mais significativos para mim é “sorria!”. Sim, eu sempre sorrio quando vejo o meu filho, mas eu preciso me lembrar disso quando estiver cansada. Ele precisa de mim bem.

2. Fale baixo e calmamente

Eu tenho a tendência a ficar muito agitada. Quando percebo esse estado, prefiro passar 2 minutos sozinha me recompondo, respirando calmamente, me reequilibrando, que deixar esse ciclo se completar e eu perder a paciência ou falar alto com o meu filho.

3. Peça ajuda

Muitas vezes, ainda temos bastante coisa para fazer em casa depois do trabalho. Em vez de deixá-lo de lado enquanto eu faço, costumo pedir para ele me ajudar, mesmo que minimamente. Quando preciso pendurar roupa para secar no varal, ele me ajuda entregando os pregadores. Quando precisei montar uma estante outro dia, ele me ajudou com o manual de instruções (mesmo que eu já tivesse lido antes rsrs). Seus filhos gostam de passar um tempo com você, qualquer tempo. Eles fazem parte da sua vida e devem compartilhar todos os momentos possíveis com você, mesmo que não pareçam ter tanta graça, como eventos do cotidiano. Mas, para eles, faz muita diferença apenas estar junto.

Essas três coisas mudaram bastante a relação com o meu filho desde que eu comecei a trabalhar por conta própria, e eu me sinto feliz por saber que consigo atender toda a atenção que ele demanda de mim.

Categoria(s) do post: GTD™, Mudanças, Áreas da Vida

Gostaria de compartilhar com vocês algumas mudanças significativas que fiz no meu home-office e na minha dinâmica de trabalho no dia a dia.

Quem acompanha o blog sabe que passei por muitas mudanças de residência nos últimos dois anos e, quem já passou por algo assim, deve imaginar que eu fiquei um pouco maluca com a questão dos móveis e configuração das coisas que eu já tenho. Trabalhar em casa não é fácil – você precisa ter o espaço reservado (especialmente com filho pequeno) e, a cada mudança, não é viável financeiramente redecorar tudo.

Então, desde a última mudança em fevereiro, eu priorizei as providências de compras do restante da casa, para que todos nós pudéssemos viver bem. Ainda falta bastante coisa, mas este mês consegui investir um pouco no meu home-office e gostaria de compartilhar com vocês.

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Meu home-office atual tem um formato um pouco diferente do que era nos ouros apartamentos onde morei: ele é um formato meio em L. Parece bom mas, no geral, o espaço para circulação é pequeno e os móveis ficam um pouco exagerados. Eu penso, no futuro, em trocar a minha mesa por uma menor. Por enquanto, fica como está mesmo até porque ela me atende.

Eu estava com um problema muito sério de armazenamento. Por mais que eu tente manter apenas o essencial e destralhar tudo, depois que comecei a trabalhar com treinamentos, cursos e palestras, percebi que precisava de espaço para armazenar meus materiais: isso inclui muitos equipamentos, projetor, cabos de diversos tipos, estoque dos meus livros, estoque de apostilas, folhas, canetas, pastas, materiais de demonstração etc. Tudo isso ocupa muito espaço e eu não via a hora de organizar.

Outra característica importante do meu home-office é a estante cheia de livros. Não sei se vocês sabem, mas eu sou bibliófila e, como tal, coleciono edições de livros – não apenas o conteúdo importa, mas as edições. Mesmo rotacionando bastante os meus livros, ainda tenho muitos. Além da coleção em si, tenho livros de trabalho que manuseio e prefiro o formato impresso. Outro dia postei aqui no blog alguns critérios que estou estabelecendo para não comprar livros físicos, e tem funcionado. Porém, mesmo assim ainda tenho bastante (cerca de 800 livros).

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A grande aquisição do mês foram os dois armários com porta acima, comprados na Evolukit (comprei pelo site). Chegaram antes do prazo – recomendo a compra. Os dois armários estão cheios dos materiais que eu citei acima, além dos suprimentos para o meu escritório (canetas, clipes, folha de sulfite para a impressora, etiquetas, pilhas e por aí vai).

Tenho um arquivo físico que já mostrei em outro post para vocês, onde guardo todos os meus documentos e arquivos de referência impressos, além de usar a primeira gaveta como tickler do GTD.

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Esse momento é importante porque eu consegui deixar o meu escritório como o meu home-office mesmo, e não estação de trabalho permanente. Explico: há algum tempo, venho questionando a minha efetividade no home-office. E isso não acontece por falta de disciplina não, mas pelo meu astral mesmo. Há algum tempo venho alimentando a ideia de trabalhar em um espaço de coworking e, recentemente, comecei a fazer isso. Isso tirou um peso enorme do meu home-office, que agora fica principalmente para armazenamento dos meus materiais de cursos e um local para estudo e concentração, dependendo da minha necessidade.

As principais motivações para trabalhar em um espaço de coworking foram:

  • Gosto de ver gente quando estou trabalhando. Acho que trabalhar tantos anos em agência me deixou mal-acostumada com esse ritmo de pessoas indo para lá e para cá.
  • Eu tenho muitas interrupções quando estou em casa. Por mais que minha família entenda que eu estou trabalhando, é frequente. Isso me atrapalha muitas vezes e eu já estava começando a perder o humor em algumas ocasiões! Não queria que isso de alguma forma se refletisse na convivência com eles.
  • Por trabalhar em casa, muitas vezes eu ficava com preguiça de sair para fazer alguma coisa na rua – coisas simples, como ir ao banco – porque não é muito perto da minha casa.
  • Muitas vezes eu estou me deslocando pela cidade, indo de um evento para o outro, ou, quando saio de um treinamento, está no horário de pico para ir embora (trânsito, transporte público lotado), e eu acabava esperando em algum lugar, jantando fora ou passeando. Querendo ou não, perdia um tempo com isso, que poderia ser investido de forma mais útil.

Foi então que eu decidi procurar um espaço de coworking ou na região da Paulista ou na região da Faria Lima (o escritório da Call Daniel fica em Pinheiros), e acabei optando pela Paulista. É perto do metrô, perto do banco, perto do cartório, perto da Livraria Cultura (sintam o cheiro do perigo kkk), perto de tudo.

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Foto retirada do site do espaço de coworking

Eu escolhi um plano de poucas horas para testar, mas acho que vai me atender (não faz um mês que estou testando). Não quer dizer que eu vá todos os dias para lá, mas consigo gerenciar melhor meu trabalho. Por exemplo: quando tenho reuniões, gravações de webinars, vídeos, trabalho em casa no período em que meu filho vai para a escola. Quando tenho uma reunião que acaba às 17h, por exemplo, fico no espaço de coworking trabalhando até passar o horário de pico do trânsito. Quando tenho um compromisso das 13 às 16h, vou mais cedo e fico trabalhando lá, e por aí vai.

Eu já senti uma melhora significativa na minha produtividade com essa mudança, porque consigo organizar melhor meu trabalho no dia a dia. Quando vou ficar em casa, já me programo para fazer determinado tipo de atividade. Quando vou para o coworking, idem.

Essas mudanças foram significativas para mim – conseguir organizar o home-office, resolvendo o problema que eu tinha com o armazenamento dos materiais para treinamentos, além de ter um espaço em uma região mais central para trabalhar melhor.

Categoria(s) do post: GTD™, Livros, Áreas da Vida

problemas-obaEu li esse livro já há algum tempo (aliás, tem outros muito legais na fila para fazer resenha aqui para o blog!) e gostaria de fazer uma leve resenha sobre ele, porque acho que tem tudo a ver com o tema do nosso mês (“Priorize”). É um livro simples, de leitura rápida, mas com frases e momentos impactantes. Vou falar um pouco sobre ele então aqui.

“Problemas? Oba!” (Ed. Gente) é um livro de Roberto Shinyashiki que ficou durante muito tempo na lista dos mais vendidos da revista Veja, mas eu li somente este ano. Trata-se de um livro que conta a história de Roberto aconselhando um amigo que tinha sido demitido e não sabia como se recolocar no mercado. Apesar de eu não gostar de livros com narrativa de história, a leitura não é nem um pouco cansativa (pelo contrário!).

Roberto começa nos explicando os vários benefícios dos problemas. Dentre eles, ser um profissional melhor e ganhar mais dinheiro (afinal, sua solução pode gerar algum lucro!). Você também tem a oportunidade de ajudar outras pessoas e ajudar a construir um mundo mais justo.

No livro, também aprendemos:

  • a maneira certa e a errada de lidar com os problemas
  • como resolver problemas
  • como lidar com problemas recorrentes
  • qual deve ser o foco correto durante a resolução de problemas
  • “método OBA” para resolução de problemas
  • como ficar rico ajudando outras pessoas

Por ser um livro inteiro sobre um mesmo tema, pode parecer repetitivo em alguns momentos, mas sempre que eu começava a pensar assim, me surpreendia com um conteúdo original e inspirador. Vale a leitura!

Para mim, trouxe muitos aprendizados novos que eu posso incorporar na prática que eu já tenho no dia a dia (de produtividade, especialmente útil para projetos no GTD) e me fez ver o trabalho de forma totalmente diferente. Será que estou levando problemas para as outras pessoas ou resolvendo os problemas delas – inclusive de clientes? Recomendo para todos os profissionais e até mesmo para quem está apenas começando no mercado de trabalho, porque já pode começar com o foco correto (inclusive o livro traz dicas para entrevistas de emprego).

Mais alguém já leu esse livro? O que achou?

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

Categoria(s) do post: GTD™, Estudos, Áreas da Vida

O GTD é um método de produtividade que pode ser aplicado de maneira igual a todas as áreas da vida (de fato, ele serve justamente para que você gerencie tudo), mas muitos leitores me pedem para escrever um post sobre aplicação do GTD nos estudos – em especial, na faculdade. Por isso, espero que este post atenda as expectativas.

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Antes de começarem as aulas

A primeira coisa é cuidar do seu arquivo de referência com relação aos documentos de matrícula e outros relacionados à faculdade. Você pode ter uma pasta (com etiqueta: “Faculdade”) física, para guardar contrato e outros documentos assinados. Pode também valer a pena manter uma cópia digitalizada dos documentos mais importantes, caso precise deles quando não estiver em casa ou não os tiver levado com você, para consulta ou mesmo comprovação. Para isso, você pode usar o Evernote (e gerenciar com uma etiqueta “Faculdade” todas as notas relacionadas) ou outro aplicativo como Dropbox e Google Drive (meus preferidos).

O próximo passo é inserir no seu calendário (e você pode usar uma agenda de papel ou calendários eletrônicos para isso) todos os prazos que você já tem com relação às aulas e sua faculdade. Início das aulas, datas de avaliações, prazos para levar o restante dos documentos e por aí vai.

Sua faculdade agora também é uma área de foco que você vai cuidar nos próximos anos – “sub-área” da área principal: estudos ou intelectualidade (fica totalmente a seu critério – a semântica é o que menos importa). Se pensarmos nos horizontes do GTD, temos como visão concluir a faculdade em 4, 5 ou 6 anos. Dependendo do ano em que você está, concluir a faculdade pode ser um objetivo (até 2 anos) ou um projeto (até 1 ano).

Muitas pessoas acreditam que cada disciplina deva ser considerada um projeto, mas não é assim que funciona o raciocínio. As disciplinas na verdade podem ser sub-sub-áreas de foco dentro de Estudos > Faculdade – e, como em todas as áreas de foco, seu papel é cuidar e garantir standards. Se você está estudando para ter uma carreira, cada disciplina é um aprendizado que você poderá manter mesmo depois de concluir a faculdade.

É importante, no GTD, e isso se aplica tanto aos estudos quanto a qualquer outra área, processar cada informação de acordo com o fluxograma, a saber:

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Você pode ter, com relação à faculdade, tudo o que está nesse fluxograma: projetos para algum dia, ideias para lembrar mais para a frente, arquivos de referência, ações para resolver na hora (menos de 2 minutos), ações para delegar (especialmente trabalhos em grupo), ações para fazer de acordo com o contexto, projetos e arquivos de suporte a projeto. Cada um desses deve ser definido individualmente, e essa definição vem do processamento, dessa etapa de esclarecer.

Portanto, não se apegue a ideias pré-concebidas de que uma disciplina = um projeto, porque nem sempre. Talvez você possa até considerar “Concluir disciplina X” um projeto, mas às vezes vale mais a pena ter próximas ações isoladas com relação a essa disciplina ao longo do semestre e, caso aconteçam projetos (ex: “Trabalho em grupo Y”), tratar diferente também. Tudo depende. GTD não é escrito em pedra. O que é correto é processar cada informação individualmente.

Quando começarem as aulas

O que eu recomendo pessoalmente aqui é que você tenha em casa uma caixa de entrada em sua mesa de estudo (e um local de estudo organizado, por favor!) e uma pasta para servir como caixa de entrada na sua mochila. É nela que você vai inserir todos os papéis que chegarem até você ao longo do dia, inclusive anotações de aulas.

Sim, porque inclusive eu vou recomendar que você tenha uma pasta com muitas folhas de sulfite, canetas de acordo com o seu gosto e, durante as aulas, tome notas com as folhas, para processá-las individualmente e diariamente. Isso garantirá que você revisará suas notas ao menos uma vez por dia, e em termos cognitivos existem estudos que mostram que revisar a matéria antes de dormir ajuda na memorização e no aprendizado / entendimento do que foi ensinado em sala de aula.

Algumas pessoas gostam de usar um caderno por disciplina. Se você entendeu o conceito acima e conseguir aplicá-lo mesmo com cadernos (em vez de folhas soltas), não tem problema algum. Mais uma vez, o importante é entender como funciona.

Você pode manter as folhas de sulfite com suas anotações em uma pasta da disciplina, ter uma pasta com divisórias e colocar tudo dentro, ou simplesmente digitalizar tudo e armazenar no Evernote para acessar de qualquer lugar sem ter que carregar peso. Ter um tablet pode ajudar muito em sala de aula, e eu recomendo. O Evernote, inclusive, serve não apenas para digitalizar notas, como para tirar fotos do quadro com as anotações do professor, gravar áudios e por aí vai. Uma ferramenta utilíssima que certamente fará diferença no seu estudo.

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Lembre-se que o Evernote em si tem muitos recursos bacanas para estudantes (e professores), como a possibilidade de linkar notas, criar índices de notas, compartilhar notas e cadernos, montar apresentações e muitos mais. Vale a pena navegar na web em busca de dicas diversas.

Ao processar suas notas das aulas, aplique o fluxograma do GTD. Demanda alguma ação? Pode ser ler, estudar outro livro, ler texto recomendado pelo professor, acessar artigo tal, fazer resumo do ponto X. Muitas ações podem ser demandadas de cada folha com notas. Se for o caso, processe essas ações em seu sistema de gerenciamento de ações (como, por exemplo, o Todoist).

Crie uma etiqueta no Evernote para cada disciplina, para assim poder agrupar todas as notas que tenham suas anotações em sala + conteúdos diversos que salvar via Internet. Você pode usar inclusive aplicativos do próprio Evernote que facilitam essa coleta, como o Web Clipper.

Tenha no Evernote um caderno que também funcione como caixa de entrada, para inserir todas as notas novas e, diariamente, processá-las.

Outras etiquetas no Evernote que podem ajudar são: “Provas”, “Trabalhos”, “Redações”, “E-books”, “Apostilas”, “Exercícios” e por aí vai. Depende muito das categorias de conteúdos que você precisa administrar para estudos.

Pode usar cadernos em vez de etiquetas? Claro que pode. A logística da implementação técnica não importa no GTD, mas o entendimento dos conceitos.

A revisão semanal

O que certamente poderá ajudá-lo(a) muito em seus estudos é a revisão semanal do GTD. Uma vez por semana (escolha o melhor dia para você):

  • Planeje sua semana seguinte (ou a semana vigente, se for segunda-feira) vendo os prazos em seu calendário, as ações pontuais que devem ser feitas em cada dia, seus compromissos, aulas, provas. Colete as providências necessárias para se programar. Precisa estudar para alguma prova? Fazer algum resumo? Apresentar algum trabalho? Estudar em grupo?
  • Veja as próximas semanas para coletar possíveis providências que possam ser antecipadas. Se tiver uma prova muito importante daqui a três semanas, pode iniciar um planejamento agora (que inclusive pode até virar um projeto).
  • Revise todos os seus projetos em andamento e suas listas de próximas ações.

Veja mais sobre a revisão semanal aqui.

Como vêem, não tem muito segredo ao aplicar o GTD para os estudos na faculdade, a não ser personalizações do que você já pode estar fazendo com o seu sistema GTD.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Eu já escrevo no blog Vida Organizada há quase 10 anos e, quando penso na minha vida quando eu comecei a escrever sobre o assunto, vejo o quanto aprendi de lá para cá. Se eu pudesse voltar no tempo e aprender apenas três coisas para facilitar todo o meu progresso, eis quais seriam:

1. A importância da revisão semanal

Revisar meus projetos e ações a fazer semanalmente é imprescindível e não consigo imaginar a minha vida sem essa prática, que também é o momento quando organizo tudo o que vou fazer ao longo da semana. Se eu tivesse incorporado essa prática há dez anos, teria tido dias muito mais tranquilos, sem atrasos e sem estresse. Conseguiria me programar melhor e antecipar entregas.

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2. Dormir bem é tudo!

Pode parecer engraçado colocar “dormir bem” como prática de organização, mas hoje eu sei que, para aguentar uma rotina pesada, só dormindo bem – a melhor quantidade possível de horas toda noite, sem perder tempo ou trocar o horário aos finais de semana e acordando mais tarde aos sábados, por exemplo. Consistência na rotina faz muita diferença para o metabolismo e, naquela época, eu não tinha a menor ideia. Gerenciar a minha energia é mais importante que gerenciar qualquer outra coisa.

3. Eu que tenho que colocar limites e dizer “não”

Quando somos jovens, abrigamos tudo o que chega até nós (de trabalho a relacionamentos) por medo de dizer não ou por pura incerteza do que é o mais correto a se fazer. Hoje eu sei que o mundo não colocará limites para mim e, se eu deixar, me sugará até a alma. Por isso, doa a quem doer, eu entendi que é necessário dizer não quando eu não puder abrigar algo ou quando isso não for de acordo com os meus objetivos, projetos e valores. Teria economizado muito tempo, saliva e sanidade se soubesse disso há alguns anos.

E você, tem algo que, se soubesse há dez anos, teria mudado muitas coisas em termos de organização? Compartilhe nos comentários!

Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Muitas pessoas me perguntam sobre como estou organizando meus projetos no GTD, então achei mais fácil criar um post explicando tudo e centralizando as dúvidas em um único lugar.

Atualmente utilizo o Evernote para gerenciar os meus projetos, o Google Calendar para gerenciar prazos e o Todoist para gerenciar próximas ações, tarefas delegadas e agendas. Para mais informações, veja o último post que eu criei sobre como estou usando o método GTD atualmente (versão de julho 2015). Lá, falo sobre todas as ferramentas e explico direitinho como eu faço.

No Evernote, eu tenho uma pilha de cadernos chamada “Projects” e, dentro dela, um caderno para cada projeto.

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O nome de cada caderno descreve o projeto. Para achar o melhor nome para o projeto, eu sempre defino o resultado desejado porque, através dele, eu consigo nomear melhor o título. Em um post no grupo do Facebook GTD Brasil, expliquei essa relação:

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Assim, os nomes dos meus projetos são coisas como “Finalizar revisão técnica do livro do David Allen em português”, “Organizar equipamento de camping” e “Planejar Natal em casa”. Esses projetos poderiam ter nomes como “Revisão técnica”, “Equipamento de camping” e “Natal” mas, se eu fizer isso, preciso pensar neles toda vez que leio o título. Quando uso um verbo, além de me impulsionar para a ação, fica mais claro o resultado desejado.

Dentro de cada caderno, insiro notas que me ajudem a concluir o projeto. Sempre tenho uma nota master para cada projeto, que no GTD chama-se “plano do projeto”, e para cada nota master de cada projeto eu insiro a tag “Projetos em andamento”. O único objetivo de usar essa tag é colocá-la nos meus atalhos do Evernote e poder acessar durante a revisão semanal. Tudo o que faço com relação a projeto é pensando no que vai facilitar a minha vida ao revisá-los semanalmente. Usando essa tag, também consigo visualizar rapidamente o número de projetos que tenho atualmente.

Na nota master, insiro todas as informações sobre o projeto sugeridas pelo modelo de planejamento natural do GTD, que é explicado principalmente no capítulo 3 do livro do GTD, mas também em outras fontes da David Allen Company. Para quem tem o livro, basta dar uma olhada lá para entender como estou fazendo. Tenho uma nota chamada “Template de projeto”, que também deixo nos atalhos, e quando crio um novo projeto, basta copiar e colar o template que está nessa nota.

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Alguns itens aí de cima são personalizações minhas, como “Depois”, “Ações concluídas” e “Projetos relacionados”. São tópicos que me ajudam, mas não são necessários.

Vale citar que nem sempre cabe a mesma estrutura para todos os projetos. Alguns projetos não demandam tudo isso de planejamento – isso é um template padrão, que uso como base e vou personalizando. Tenho projetos que só têm o resultado desejado e as próximas ações – definições mínimas para qualquer projeto no GTD.

Como o David diz, todo mundo pode se beneficiar de mais planejamento em todos os seus projetos. Mas, muitas vezes, um projeto é concluído mesmo sem ter pensado tanto assim nele. Pode acontecer de você já ter tudo definido mentalmente e estar pronto para as próximas ações. Algumas definições são tão óbvias para você que mal precisam estar escritas.

Vou pegar um projeto como exemplo para mostrar na prática como eu faço. Projeto: “Aprender italiano”. Nota master dele:
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O propósito é o por que do projeto. Por que tenho esse projeto, para começar?

Os princípios são os requisitos mínimos para esse projeto acontecer.

O resultado desejado é fundamental para que eu saiba quando meu projeto for concluído.

Para o brainstorm, uso o programa Free Mind. Usava o Mind Meister, mas precisava de algo offline e que abrisse extensão .mm (muito usada pela equipe que trabalho). Ao clicar no arquivo dentro da minha nota, ele abre o mapa mental no programa. Qualquer alteração que eu fizer, ao fechar o arquivo, ele salva automaticamente na nota do Evernote (para isso, é necessário abrir o arquivo através da nota).

Captura de tela 2015-09-14 22.30.31O esquema do brainstorm é o seguinte: vale a pena fazer para listar tudo aquilo que você já tem de informações sobre o seu projeto e agrupar as ideias. Ao fazer o brainstorm, eu posso identificar possíveis ações e outros elementos do projeto. Não há regras. Cada brainstorm para cada projeto será diferente. E eu gosto de abrir e visualizar o brainstorm sempre que eu sentir necessidade, especialmente se um projeto está meio parado ou estou achando difícil definir próximas ações. Mais uma vez, sempre vale a pena pensar mais sobre cada projeto.

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Na parte da organização, listei os passos, que resumem a minha estratégia, o COMO vou concluir esse projeto. Pode mudar, pode ser alterado ou otimizado com o passar do tempo, caso eu precise redefinir a minha estratégia.

Semanalmente, na minha revisão semanal, reviso essa nota master e garanto que cada projeto tenha pelo menos uma próxima ação definida. Ao definir uma próxima ação, copio daqui e coloco no Todoist, dentro da lista de contexto apropriado.
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Não dá qualquer tipo de trabalho – leva segundos. Lembrem-se que o GTD não é sobre automatizar, duplicar e sincronizar, mas sobre pensar no que você está fazendo. Logo, não é para aplicar recursos desse tipo. Isso apenas sobrecarrega seu sistema e te faz perder o controle. Dentro do GTD, claro. Nem todo mundo usa GTD, então esses recursos podem ser úteis para outras pessoas.

Eu tenho aquele item “Depois” no template dos projetos (que não aparece no exemplo porque não se aplica mesmo) porque, às vezes, ao fazer minha revisão semanal, gosto de limitar a quantidade de próximas ações que defini para aquela semana. Isso não é recomendação da DAC – é teste meu mesmo (acho importante falar). Em “Depois”, basicamente coloco as próximas ações que não preciso fazer esta semana – podem esperar mais uma revisão semanal. Tenho essa preocupação para garantir que todas as próximas ações no meu Todoist sejam ações que eu posso executar ao longo da semana, sem me sobrecarregar. É algo muito particular meu que estou testando, e não regra do GTD.

Semanalmente também, ao fazer a minha revisão semanal, eu “ticko” as ações concluídas e as coloco mais para baixo apenas para “limpar visualmente” a parte de próximas ações do projeto. No Todoist, não identifico as ações por projeto (usando etiquetas, por exemplo), porque não precisa. O que preciso saber no dia a dia é o que tenho para fazer em cada contexto. Se a próxima ação estiver bem definida (e isso é feito no processamento), a execução acontece com muita rapidez e sem procrastinação.

No dia a dia, você não olha os seus projetos – você só trabalha nas suas listas por contextos. Esse é também o principal motivo de eu manter os projetos em um programa e as listas de contextos em outro – quando tudo fica em um mesmo lugar, eu fico checando meus projetos o tempo todo e me distraio.

Claro que pode acontecer, na revisão semanal, de eu perceber que algum projeto precisa de mais atenção do que aquela dedicada durante a revisão. Assim, posso definir uma próxima ação como “fazer brainstorm do projeto X” ou “organizar arquivos do projeto Y”. Tudo para garantir minha tranquilidade no dia a dia.

Os prazos dos projetos também estão no meu calendário (Google Calendar). Assim, não os perco no meu dia a dia.

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Informações de suporte ao projeto são as notas de uso corrente onde estão informações que apoiam o projeto em específico. Quando um projeto é concluído, as notas são processadas e podem ser deletadas ou ir para o arquivo de referência.

Notas que estão no arquivo de referência também podem ser usadas para… referência! São notas que não necessariamente suportam o projeto, mas podem ser úteis para consulta.

Também gosto de listar os projetos relacionados para ter uma ideia. Você pode inserir outras informações aqui, como áreas de foco relacionadas, objetivos relacionados e tudo o mais que você quiser, se isso for útil para você. Eu gosto de listar os projetos relacionados porque muitas vezes tenho um projeto maior com muitos sub-projetos menores, e essa é uma boa maneira de controlar.

Quando um projeto é concluído, gosto de manter um registro dele para referência futura. Por isso, “finalizo” o projeto da seguinte maneira:

  • Reviso as notas de suporte ao projeto para ver se algumas delas é útil manter, e assim as tageio e jogo no caderno “Reference”;
  • Reviso a nota master para ver se todas as informaç˜øes ali estão completas para arquivar – e isso depende muito de cada projeto. Eu posso inserir arquivos, notas, informações, ou simplesmente deixar como está;
  • Coloco o ano da conclusão no início do título do projeto (ex: “2015 – Organizar viagem para Amsterdam em agosto”) e insiro a tag “Projetos concluídos”. Talvez eu não precise dizer que retiro a tag “Projetos em andamento”.

Quando crio um novo projeto, o procedimento é o seguinte:

  • Crio um caderno com o nome do projeto (durante o processamento);
  • Se puder esperar a próxima revisão semanal, deixo para inserir todo o resto nesse momento; se não, faço naquela hora mesmo;
  • Crio uma nota com o nome do projeto, coloco a tag “Projetos em andamento” e copio o template do projeto nela;
  • Defino o resultado desejado e pelo menos uma próxima ação (que pode ser “destrinchar ações deste projeto” ou “fazer brainstorm deste projeto”).

Eu também tenho uma pilha de projetos para algum dia / talvez, onde insiro todos os projetos que não estão em andamento por categorias. Por exemplo, tenho cadernos como “cursos a fazer”, “viagens para fazer” etc.

Eu já tentei organizar os meus projetos de diversas maneiras (as listas de projetos), como por exemplo:

  • por áreas de foco
  • pessoal x profissional
  • por tempo (3 meses, 6 meses etc)

Hoje, tenho uma única pilha de projetos porque para mim é mais simples, e venho procurando simplificar desde que fiz a primeira certificação da David Allen Company.

Outra coisa que já tentei fazer foi limitar o número de projetos em andamento (o que até recomendo, em alguns casos), mas percebi que qualquer limite é inútil para mim. Ou o projeto tem que estar em andamento, ou não tem que estar, e isso independe de você ter 10 ou 100 projetos.

Antes de finalizar o post, gostaria de responder uma pergunta que 90% das pessoas me fazem, que é: “você não utiliza mais o guia do blog com tags?”. Minha resposta é:

  • o guia foi montado como um formato ideal com o objetivo de ensinar o padrão para cada pessoa ir personalizando, seja usando cadernos ou tags – o que importa é entender os conceitos;
  • o guia é para usuários avançados tanto de GTD quanto de Evernote, justamente para não gerar dúvidas sobre termos e configurações que quem já utiliza ambos está familiarizado;
  • meu trabalho é fazer testes e apresentar, então é natural mudar sempre;
  • meu sistema evolui e é personalizado de acordo com o meu aprendizado e testes diversos para experiências, então não existe um modelo mais certo que o outro, e é natural mudar.

Espero ter coletado e esclarecido todas as dúvidas mas, se por acaso ainda surgir alguma, por favor, poste nos comentários. Obrigada!

Categoria(s) do post: GTD™

A cada dois meses, o grupo do Facebook GTD Brasil organiza um happy-hour em São Paulo para quem ama o GTD e quer ter um encontro informal para fazer amizade, trocar ideias sobre a metodologia e tirar dúvidas. Nós costumamos fazer o encontro em um barzinho/restaurante na região de Pinheiros, com comidas e bebidas para todos os bolsos, e o encontro vai das 19h00 às 22h00 em ponto sempre. 🙂

Foto do III GTD Happy-Hour
Foto do III GTD Happy-Hour

Todos são bem-vindos, independente do nível de uso do GTD! É sempre uma noite muito legal.

Programação do IV GTD Happy-Hour:

  • Chegando: Que novidades você implementou no seu sistema GTD nos últimos meses que deu (ou não) certo e você quer compartilhar?
  • Atualizando: Novidades sobre o curso “Projetos e Prioridades” com David Allen em Amsterdam / Novidades do mundo GTD / Novidades em ferramentas que amamos que podem ajudar em nosso uso do GTD
  • Esclarecendo: Você tem alguma dúvida sobre o método? Vamos esclarecer em grupo!
  • Tema em destaque: Como você organiza os seus projetos?

Todos têm a chance de participar e, apesar de existir uma programação, a conversa é livre! 🙂 Fazemos apenas para organizar.

Caso você queira participar, peço que faça a gentileza de cadastrar seu nome e contato neste formulário, pois farei a reserva da mesa de acordo com o número de pessoas inscritas. Por favor: inscreva-se apenas se for realmente participar, senão levaremos bronca do bar por reservar uma mesa maior que o necessário. XD

Espero que quem more em São Paulo e goste de GTD possa ir. 🙂

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Prioritário é tudo aquilo que vem primeiro em ordem, tempo e dignidade. Quando falamos em organização pessoal, priorizar significa tomar decisões significativas e direcionar seus recursos de acordo com o seu foco. Complicado? Nem tanto. Vamos ver como fazer.

No dia a dia, certamente você tem muito a fazer. No calor das situações, fica até difícil reconhecer o que é prioridade. Muitas urgências aparecem, incêndios que você precisa apagar acontecem o tempo todo e imprevistos impactam no seu planejamento. Além do que, as prioridades parecem mudar toda hora! O que é prioridade no dia 14 não será mais (provavelmente) prioridade no dia 30. Muitas vezes, as prioridades mudam de um dia para o outro! Como manter o foco desse jeito?

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Existem muitas coisas que você pode fazer para aumentar sua confiança com relação ao que é prioridade para você. A primeira é controlar o que você faz no dia a dia: suas ideias, os compromissos no seu calendário, a sua lista de coisas a fazer, o que foi delegado para outras pessoas. Ter tudo isso sob controle é o básico para você começar a identificar prioridades. Sem isso, você não conseguirá ter poder de análise, pois tudo voltará ao nível do caos.

Tudo aquilo que você se compromete a fazer são acordos com você mesma(o). E existem apenas três possibilidades para cada acordo: executar conforme o acordo foi feito, não executar ou renegociar o acordo. A escolha é sempre sua. Isso serve para tarefas mais pontuais até projetos mais elaborados.

Também é importante, então, você ter uma lista completa de todos os seus projetos em andamento (pessoal e profissional). Poder verificar uma lista de projetos faz com que você compare um com o outro para analisar o grau de importância de cada um. Essa análise já pode te ajudar a ver o que deve fazer primeiro, no que deve focar etc.

Veja então os itens da lista abaixo na sua vida para identificar possíveis prioridades entre eles:

  • Pegue uma folha de papel e uma caneta e anote aquilo que está na sua cabeça no momento, te preocupando
  • Veja sua agenda ou calendário – compromissos importantes que estão por vir e você precisa tomar providências
  • Analise sua lista de coisas a fazer (partindo do pressuposto que você tenha uma)
  • Verifique sua lista de assuntos a tratar (agendas) com outras pessoas ou em reuniões específicas
  • Veja os papéis que estão na sua pasta, bolsa ou mochila
  • Observe seu ambiente físico no escritório e em casa para ver se algo precisa de providências
  • Faça uma lista de todas as áreas da sua vida: casa, família, estudos, finanças etc.
  • Você tem objetivos de curto, médio ou longo prazo? Eles estão se refletindo nas suas ações hoje?
  • Como você imagina sua vida daqui a 10 anos? Em uma timeline de 100 anos de vida, onde você está? Liste o que tem feito para chegar até onde deseja
  • Reflita sobre a sua missão pessoal e os motivos para você fazer tudo o que faz
  • Liste alguns problemas da sua vida no momento que você gostaria de resolver
  • Veja se existem oportunidades criativas hoje que você gostaria de explorar
  • Existe algum processo ou procedimento a melhorar na sua vida pessoal ou profissional?
  • Pense se existe alguma habilidade que você gostaria de desenvolver melhor ou começar a desenvolver

Para todas as reflexões acima, você vai identificar aquilo que precisa (ou quer) resolver agora e aquilo que pode esperar. Lembre-se: com organização, você pode fazer tudo o que quiser, mas não ao mesmo tempo. A ideia é começar a tomar providências para tudo aquilo que você precisa ou quer fazer agora.

Perceba que só depois de pensar sobre todos esses tópicos que você consegue identificar suas prioridades atuais. Não dá para definir prioridades se você não sabe tudo o que tem para fazer. É como começar a montar um quebra-cabeça sabendo que uma peça está faltando. 🙂 Você sabe que algo está errado e sequer fica motivado(a) para começar a montar. Com as prioridades é a mesma coisa.

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.