Categoria(s) do post: Áreas da Vida

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Hoje é “dia das bruxas” e eu quis escrever um post meio temático, então resolvi falar um pouco sobre como organizo meus decks de tarô, leituras e bibliografia.

Tenho poucas coleções, e uma delas são meus decks de tarô. Não é uma coleção muito grande, especialmente porque não faço disso uma prioridade. Porém, confesso que, ao manusear os decks para tirar as fotos para este post, me bateu uma vontadezinha de comprar alguns novos que acho lindos e estão na minha wishlist há algum tempo.

Eu guardo meus decks em uma das caixas que estão em cima da estante no meu escritório, que vocês podem conferir na foto abaixo:

Escritório

Como se trata de uma coleção pequena, o espaço dá e sobra! O que considero bom, já que definir limites de espaço é uma premissa para ser organizada(o).

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Dentro da caixa, procuro deixar os decks que têm caixa própria embaixo e os decks soltos em cima. Já tentei prender com elástico, mas o elástico danifica as cartas ao longo do tempo. A solução ideal tem sido armazenar em saquinhos de pano, como vocês podem ver nos exemplos acima, à esquerda. Vou fazer isso com os outros que ainda estão soltos também.

Eu já tenho alguns desses decks há quase 15 anos e eles estão bem conservados fazendo dessa forma. Vale lembrar que a caixa não pode ficar guardada onde tem umidade, assim como qualquer material feito de papel.

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Peço desculpas pela foto borrada, mas ainda não aprendi a mexer direito na minha câmera nova. Aí em cima estão todos os decks que eu tenho atualmente (doei alguns que não gostava para uma amiga). Tenho dois clássicos, que são o de Marselha (o segundo da fileira de baixo, da esquerda para a direita, e que também ilustra a primeira imagem deste post, lá em cima) e três versões do Rider-Waite (o primeiro e os dois últimos da fileira do meio), que é o deck mais didático para jogar, ao meu ver.

Tirei algumas fotos dos meus preferidos para vocês conferirem alguns detalhes:

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Scapini tarot. Um deck com inspiração européia e medieval, lindo, com as cartas amareladas e toques de dourado que infelizmente não aparecem na foto. Ele é tão lindo que dá até dó de manusear. As cartas são compridas e o material é bem rígido, engomadinho, o que deve ficar mais maleável com o manuseio constante, claro.

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Golden tarot. Esse deck vem em uma caixa rígida, super bem cuidado, e as lâminas têm lateral dourada (tipo página de bíblia). Acho as ilustrações muito bonitas, com pegada da era medieval e renascença. Para mim, o que mais chama a atenção a ponto de fazer uma coleção de decks de tarô é justamente o aspecto artístico das cartas. Toda vez que compro um deck, fico observando apaixonada cada carta, procurando elementos que tenham a ver com seu significado e descobrindo o ponto de vista do artista.

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Old english tarot. Um dos meus preferidos para jogar. Mais um com estética medieval (já deu para perceber que eu gosto só um pouquinho desse visual, né?), porém com traços leves, cores pastel e arabescos e texturas-mil.

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Rider Waite tarot. Detalhe do deck, apenas por curiosidade. Eu nunca li nenhum estudo sobre isso, mas acredito que ele seja o deck mais utilizado no mundo. As cartas explicitam super bem seus significados, o que deixa a leitura bastante intuitiva. Mas conheço muita gente que não gosta desse deck e prefere outros mais abstratos… depende do gosto de cada um mesmo. Eu comprei o deck do Osho mais por curiosidade e nunca me dei muito bem com ele, mas tem gente que ama.

No geral, prefiro decks que mostrem os arcanos menores com imagens, e não só as representações dos números (como no tarô de Marselha). O tarô completo é composto por 78 cartas, sendo 22 arcanos maiores e 56 arcanos menores.

Costumo fazer leituras de tarô sempre que me sinto aflita com decisões na vida (alô, librianos!), no início do mês e, quando dá, uma vez por semana. O legal do tarô é você usar para um estudo da sua vida mesmo, e deixá-lo sempre à mão.

Algumas pessoas costumam ler tarô somente com todo um ritual em volta, mas eu não sou dessa vertente. Acho que o tarô faz parte do dia a dia, do cotidiano, e gosto de ler sentada no tapete da sala, por exemplo. Não uso toalhas de veludo, incensos, bola de cristal para dar um clima nem nada do tipo. Aliás, acho tudo isso bastante engraçado, mas há quem goste!

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Esses são os meus livros sobre tarô. Esses primeiro quatro livros são uma enciclopédia com a história do tarô, e são livros bem raros (aqui no Brasil). Lembro muito bem quando comprei – eu era estagiária (significa = ganhar mal) e, em uma das minhas tradicionais andanças pela Livraria Cultura, vi a coleção em destaque e quase morri do coração. Ela foi super cara, coisa de 60% do meu salário na época, mas eu dei um jeito e acabei comprando. Não me arrependo nem um pouco. É daquelas coisas que, se a gente não compra, se arrepende pelo resto da vida. Como são livros pesados, não compensa trazer do exterior.

Os outros são livros diversos. Tenho a coleção do Nei Naiff, que recomendo fortemente. Para quem for iniciante, recomendo a leitura do “Curso completo” dele, que é bem introdutório mesmo e vem com um deck inspirado no de Marselha, que serve muito bem para estudo inicial. Mas a obra-prima do autor realmente são os três livros que ele escreveu inspiradíssimo e que, sinceramente, não conheço referência melhor para aprender tarô.

O livro do Veet Pramad também é um clássico que todo estudante de tarô deve ter, assim como o “Jung e o tarô” (que eu só comecei a entender aaanos depois de tê-lo comprado e lido pela primeira vez).

É isso. =) É assim que eu organizo meus decks de tarô, minhas leituras e livros relacionados. Espero que tenham gostado do post temático. O Dia das Bruxas, para quem não sabe, é inspirado no antigo festival de Samhain e originou o nosso tradicional feriado de Finados (as celebrações de Samhain começavam no dia 31 e duravam três dias). A ideia é relembrar nossos antepassados com carinho e muita festa.

Mais algum leitor ou leitora do blog coleciona decks de tarô? Conte nos comentários como os organiza!

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O desafio de fotos de outubro foi um sucesso! Muito obrigada a todos que participaram e ainda estão participando. Eu acompanhei o tempo todo e adorei ver a participação de vocês. Portanto, achei legal continuar! Vamos lá?

A ideia é postar uma lista de desafios todos os meses aqui no blog e todo mundo participar postando no Instagram ou no Facebook (no grupo do blog) com a hashtag #desafiodefotosvo.

Vamos participar? Cada dia terá uma coisa que você deverá fotografar, e os temas de novembro são:

[quote class=amarelo][columns num=”2″][col]1. Meus livros
2. Alguém que eu sinto saudade
3. Onde eu me organizo
4. Na minha bolsa (ou mochila)
5. Canetas
6. Alguma coisa laranja
7. Onde eu moro
8. Objetivo do mês
9. Céu
10. Descanso
11. Algo que me fez feliz hoje
12. Meu guarda-roupa
13. Na minha cidade
14. Alguma coisa que eu limpei
15. Adesivos
[/col][col]16. Minha área de trabalho no computador
17. O final do ano está chegando
18. Checklist
19. Almoço
20. Etiquetas
21. Calor
22. Eu que fiz
23. Minha geladeira
24. Look do dia
25. Ferramentas que eu uso
26. Caixas organizadoras
27. Jantar
28. Onde eu trabalho
29. Despensa
30. Algo que eu ache bonito[/col][/columns][/quote]

Como fazer

  1. Veja a lista acima todos os dias e qual o tema do dia em que você está;
  2. Tire uma foto representando o tema do dia. Fique livre para ser criativo(a)!
  3. Suba a foto no Instagram (se não estiver Instagram, vale postar no grupo do Facebook também!);
  4. Use a hashtag #desafiodefotosvo;
  5. Veja o que as outras pessoas estão postando e divirta-se! =)

Quem vai participar?

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Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu costumava fazer nesse dia mas, no meu trabalho, sexta-feira é o dia mais corrido, então eu não estava conseguindo fazer a revisão com a cabeça tranquila. Por esse motivo, mudei o meu dia da revisão semanal para o domingo, pois estou descansada e pronta para me preparar para a semana.

Vejam como eu faço:

1. Coleto tudo na caixa de entrada do Evernote

Notas no meu caderno, e-mails com itens de ação, coisas que estão na minha cabeça: tudo isso vai para o caderno Inbox do meu Evernote.

As notas do meu caderno, depois de passadas para o Evernote, são riscadas. Se havia alguma informação sigilosa nelas (números de telefones ou documentos, por exemplo), eu risco bem forte para não correr o risco de deixar ali quando jogar o caderno fora. Essa ação é bem rápida e leva apenas alguns minutos, dependendo da quantidade de informações que anotei.

Os e-mails com itens de ação vão para a pasta “Itens de ação”, na própria caixa de entrada do e-mail. Também tenho uma pasta chamada “Aguardando”, com toda sorte de itens em espera. Demoro um pouco mais para coletar coisas de e-mails porque tenho quatro caixas de entrada e a ideia é deixá-las vazias. Como faço isso diariamente, na revisão semanal não demora tanto. Porém, há dias em que isso não é possível, então não deixo passar da revisão semanal.

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No meu e-mail do blog, tenho uma pasta extra chamada “Responder”, para e-mails de contato de vocês. Isso facilita bastante porque, quando entro lá para responder esses e-mails, eles estão centralizados em um único lugar, tornando mais fácil a visualização.

É importante ter em mente que, ao longo da revisão, ideias surgirão. Você poderá estar revisando um projeto e lembrar de algo que poderia ser feito dentro dele. Basta inserir na sua caixa de entrada para processar. Não se prenda a este momento da coleta, pois muitas vezes não vem à nossa mente algo que poderíamos fazer a não ser que estejamos lendo sobre o projeto ou a área de foco em si.

Se você utiliza outras caixas de entrada, precisa coletá-las agora. Mensagens de voz no celular, SMSs, enfim, tudo o que você utilizar como recurso para coletar informações.

2. Verifico a minha agenda

Primeiro, vejo a minha agenda da semana anterior, para garantir que tudo foi realizado. Se algo ficou pendente, vai para a caixa de entrada para processar na sequência.

Segundo, vejo minha agenda para a semana seguinte. A ideia é verificar se há tarefas a serem feitas antes dos compromissos. Pautas para reuniões, algum preparativo adicional anterior, presentes para comprar (para aniversários), enfim, providências gerais que precisam ser tomadas. Tudo o que você precisar fazer, deve ser inserido na sua caixa de entrada. Jogue tudo lá!

O legal de ver o que vai fazer durante a semana também é saber quanto tempo você terá disponível em cada dia. Por exemplo, se você precisa entregar um relatório na quarta, mas na terça você tem muitos compromissos, então já pode se planejar para fazer o relatório na segunda!

Terceiro, verifico a minha agenda para as semanas seguintes. Isso ajuda bastante no caso de viagens, férias e outros compromissos que precisam ser planejados com uma antecedência maior.

Com a chegada do final do ano, então, eu já tenho tudo esquematizado até o início de 2014. Algumas coisas, para o ano seguinte também. No geral, o planejamento todo abrange de hoje a dois anos, pois são os projetos que tenho controle hoje. Mas vou falar sobre isso mais adiante.

3. Vejo a minha lista de objetivos

É importante ver o cenário macro antes de mergulhar nas tarefas e projetos cotidianos.

Eu separo meus objetivos (atualmente) em objetivos de vida, objetivos de longo prazo (de 5 anos para cima), objetivos de médio prazo (3 a 5 anos) e objetivos de curto prazo (de hoje a 2 anos).

Objetivos não são projetos. Se você quer emagrecer 10kg, isso é um objetivo, não um projeto. Entrar em um programa de reeducação alimentar é um projeto relacionado a esse objetivo. Se você quer ser promovido na empresa, isso é um objetivo. Fazer a matrícula em um curso de francês é um projeto relacionado a essa objetivo. E por aí vai.

Portanto, é legal revisar esses objetivos, pois eles coordenam os projetos. Para ver como definir objetivos, leia este post.

A melhor coisa de revisar objetivos é vê-los realizados. Na minha última revisão, verifiquei que concluí mais três deles para este ano, e isso compensa todo o esforço. A hora de fazer isso é a revisão semanal.

Quando você define objetivos, automaticamente já consegue pensar em projetos que venham deles. E essa é a parte legal da revisão semanal: descobrir que tem algo que você pode fazer hoje para alcançar objetivos que pareciam mais distantes.

4. Reviso os meus projetos (nível macro)

Eu inicio a revisão pelos projetos em andamento. Também tenho projetos em espera e algum dia/talvez – ou seja, projetos que quero fazer, mas não agora. Ou porque não são prioridade, ou porque não tenho como encaixá-los mesmo, mas não quero perdê-los de vista.

Verifico se todos os projetos têm seu MPN (master project plan, ou plano mestre do projeto, que é uma nota com todas as informações do projeto, objetivo relacionado e organização da lista de tarefas).

Verifico se todos os projetos têm tag própria funcionando.

Verifico se todos os projetos em andamento têm ao menos uma próxima ação. Se não tiverem, eu defino. Se não for possível definir, eles vão para “Algum dia/talvez” ou “Aguardando”. A diferença do “Aguardando” para o “Algum dia/talvez” é o que o “Aguardando” depende de condições externas ou terceiros para acontecer, enquanto que o “Algum dia/talvez” depende somente da minha disponibilidade.

Depois de revisar os projetos em andamento, eu reviso os projetos que estão “Aguardando” ou “Algum dia/talvez”. Vejo se algum deles já pode entrar na lista de “Em andamento”.

5. Processo a caixa de entrada

Tudo aquilo que eu joguei anteriormente na caixa de entrada deve ser processado e organizado nesse momento. Com as tags dos projetos em ordem, fica mais fácil de organizar para onde vai cada nota.

6. Reviso os meus projetos (nível micro)

Aqui é a parte onde a minha revisão demora mais tempo, porém considero uma das mais importantes: reviso as tarefas. Abro cada tag de projeto em andamento e vou revisando as tarefas para ver o que foi concluído, o que se tornou urgente, o que precisa ser feito essa semana, o que estava aguardando algo que já aconteceu etc.

Essa é a parte da revisão semanal onde eu priorizo as tarefas e as distribuo ao longo dos dias da semana, se for o caso.

Depois de revisar as tarefas dos projetos em andamento, dou uma olhada nos projetos concluídos, para verificar se não ficou nenhuma tarefa sem ser arquivada (e, consequentemente, atrapalhando a visualização das tarefas next action).

Em seguida, verifico as tarefas dos projetos “Aguardando” e “Algum dia/talvez”, com a mesma finalidade. Também insiro novas notas para livros que gostaria de ler, filmes etc, da tag “Algum dia/talvez”, caso me tenha vindo à mente alguma dessas coisas.

7. Reviso as tarefas e projetos que foram delegados

Faço uma revisão para saber qual o status e se preciso tomar providências, como cobrar alguém, enviar um e-mail, fazer um telefonema etc.

É isso! A revisão semanal, se feita toda semana sempre, dura pouco tempo e te dá uma visão incrível de todos os projetos. A primeira pode ser mais dolorosa, pois você ainda estará pegando o jeito, mas com o passar do tempo ela durará muito menos tempo e será o suficiente para te deixar on track.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida
Imagem: Hula Seventy
Imagem: Hula Seventy

Hoje o blog completa sete anos de idade. Parabéns para todos nós! Afinal, o blog não seria nada sem o número cada vez maior de leitores e o incentivo que tenho para escrever para vocês.

Esses são os meus sete textos preferidos do blog em todos esses anos:

[list]1 – 18 segredos para criar a vida que você sempre quis

2 – Organização com cara de revista: o mito

3 – Como definir prioridades e executar tarefas

4 – Top 10 desculpas das pessoas desorganizadas

5 – Organização é diferente de arrumação

6 – Tralha emocional

7 – Henry Thoreau e a simplicidade voluntária[/list]

Muito obrigada por estarem sempre aqui, pessoal. Vocês fazem parte desta comemoração. <3 <3 <3

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Imagens: Pousada de Camburi

Não existe nada que eu esteja precisando mais ultimamente que descansar, desconectar, ficar sem fazer nada relacionado a trabalho durante alguns dias. Esse é o meu desejo para novembro.

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Miss Minimalism é o blog de uma moça chamada Francine Jay e, na Amazon, há um livro com o mesmo nome, com uma coletânea de alguns dos seus melhores posts. Tenho baixado e lido ao mesmo tempo diversos livros no Kindle, então vou tentar falar um pouco sobre eles aqui no blog.

Eu adoro ler sobre minimalismo, mas muitos livros, blogs e sites acabam caindo nas mesmas frases-clichê de sempre e, mesmo que tenham validade, eu gosto de textos que agarram a sua alma e sacodem antes de devolver para o corpo. O livro da Francine não é como um Walden da vida, mas é um bom livro sobre minimalismo, que recomendo a todos. Já baixei também o mais famoso dela (The joy of less), que lerei em breve.

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Recomendo o livro por ser uma coletânea de posts do ótimo blog que ela tem sobre minimalismo (linkado lá em cima), mas todos os textos podem ser encontrados em seu blog. No entanto, como o livro custa menos de 1 dólar, achei legal comprar para prestigiar o trabalho dela, que acompanho e gosto muito.

Posso dizer que foi um livro que me fez despertar novamente a vontade de ter uma vida minimalista. Eu interrompi a leitura diversas vezes para separar coisas para doar ou jogar fora, porque alguma frase que ela disse me fez efeito imediato. Meu banheiro é outro! Eu tinha todos os meus cosméticos de uso diário em cima da pia (organizados, ok), mas agora guardei tudo, deixando somente o sabonete líquido para lavar as mãos. No gabinete, ficam somente os artigos de uso diário e, no gavetão, itens de suporte (papel, absorventes, outros cremes que uso uma vez por semana etc). Esse foi só um exemplo. Destralhei muita coisa depois de ler o livro e enquanto o lia.

Tive uma conversa hoje com meu marido, quando comentei com ele que adoraria fazer como a Rita, ter uma mesa baixinha para sentarmos no chão e fazermos a refeição ali, de forma descontraída, e juntos. Ele adorou a ideia. Ele também estava contra a gente se desfazer da mesa de jantar mas, quando eu expliquei a ele o que tinha em mente, ele passou a me entender um pouco melhor com relação a esse objetivo de ter uma casa e uma vida mais minimalista.

Por fim, é um bom livro sobre minimalismo e recomendo, caso você tenha dúvida sobre adquirí-lo ou não. E não vejo a hora de vir aqui falar sobre o outro livro dela, que dizem ser muito bom também.

Você já leu esse livro? Conhecia o blog Miss Minimalism? O que pensa sobre minimalismo?

Obrigada por tudo, pessoal.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

O blog agora tem uma novidade: à medida que o ano avança, você pode conferir na lateral os temas que são mais relevantes e que estão sendo tratados por aqui. Trata-se da seção “Estamos falando de…” que traz os links para tais assuntos.

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A ideia é mudar mensalmente, ou sempre que for relevante. Espero que gostem da novidade. =)

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Depois do polêmico post sobre GTD x ZTD, eu resolvi escrever um post sobre como eu acho que seria uma versão simplificada do GTD, do meu ponto de vista.

Este post pode servir como guia para quem nunca ouviu falar em GTD, ainda não leu o livro e gostaria de saber como funciona.

O GTD se baseia em cinco passos, que são:

  1. Coletar
  2. Processar
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Fazer

Coletar significa você ter um papel e uma caneta e escrever todas as ideias, tarefas etc que vierem até você, para você não confiar na sua memória e acabar esquecendo alguma tarefa importante que você teria que fazer.

Muitas pessoas vivem somente com essa fase da coleta, numa boa! Quem não tem um método de organização ou não quer ter pode aceitar simplesmente escrever e tirar da cabeça. O engraçado é que, mesmo sem um método, teoricamente, a pessoa passa por todas as fases do GTD. Observe!

Processar é decidir o que fazer com cada item da sua lista. É você olhar para o primeiro item e pensar “esse dá para fazer agora” ou “isso não é uma tarefa, mas é um lembrete importante”. Processar significa decidir o que fazer com esse item. E a regrinha do David Allen (autor do GTD) é clara: processe um item por vez, e nunca pule de um para o outro – ou seja, pegou um item, processe-o – não devolva para a caixa de entrada (coleta).

Organizar é colocar cada item processado no lugar certo. Você pode fazer isso da forma que você quiser – até mesmo deixando onde está anotado! O que o David recomenda é que você crie listas por contexto, em vez de listas por categorias. Por exemplo: em vez de ter uma lista “compras apartamento”, você tem uma lista “rua”. Por quê” Porque quando você estiver nesse contexto (na rua), você acessa sua lista e vê o que pode fazer. Significa fazer a coisa certa na hora certa. Você pode ter tantos contextos quanto preferir.

Revisar é verificar se o que precisa ser feito está sendo feito. É ver, todos os dias, quais suas prioridades (como explicado acima). É ver, uma vez por semana, se os seus projetos estão caminhando bem ou se tem algo que você possa ter esquecido.

Fazer é o que interessa! É ir riscando cada item das suas listas porque você conseguiu executá-lo. Para saber o que executar, o David sugere o seguinte modelo: acesse sua lista no contexto onde estiver (exemplo: trabalho), veja por prioridade e por tempo disponível. Assim, se você tiver somente 15 minutos, não vai iniciar uma tarefa que demande concentração de 40 minutos. Essa revisão para saber o que deve ser feito deve ser diária. A ideia é que você vá executando as tarefas em ordem de importância em vez de ir cumprindo tarefas menos importantes.

Isso é o GTD, minha gente. O resto é complemento, aperfeiçoamento do método.

Por que as pessoas acham o GTD complicado?

Sinceramente, o livro tem muita informação. Então, quando uma pessoa o lê pela primeira vez, pode achar que vai ficar maluca fazendo tudo aquilo. Eu mesma só comecei a adicionar umas coisas depois de uns cinco anos de uso do GTD, pois antes elas não eram importantes (ou tão importantes quanto os cinco passos acima). E aí eu já estava tão acostumada ao método que não foi algo complicado de se fazer.

O exemplo é o seguinte: o trabalho com os objetivos, ou goals. A ideia é termos um panorama macro da nossa vida. Precisamos saber quem nós somos, qual a nossa missão pessoal, quais as áreas de atuação na nossa vida e o que queremos alcançar em cada uma delas. De alguma forma, ficar de olho em tudo isso nos garante que os projetos e tarefas que executamos no dia a dia tenham a ver com eles. A forma como você fará isso é muito pessoal. No Toodledo, eu costumava linkar cada tarefa ou projeto ao goal específico, pois a ferramenta tinha esse recurso. No Evernote, você pode usar tags. Se usar uma folha de papel, é óbvio que não tem como fazer nada disso – vai na base do pensamento mesmo, do lembrete emocional. E tudo bem. O que é importante é você ter em vista se a sua vida está de acordo com o que você ama e acredita.

Precisa de ferramenta específica para aplicar o GTD?

Não! No começo (lá em 2006…) eu usava fichas 3×5 para as minhas listas de tarefas. Depois, passei para folhas de sulfite e pastinhas. Depois, usei comente um caderno… E aí fui testando mil formas, mas porque eu adoro esse processo, tenho o blog e gosto de descobrir novos usos mais eficazes. Para uma pessoa “normal”, papel e caneta servem. Ou, se você preferir, qualquer aplicativo de gerenciamento de tarefas no celular, por exemplo. Fica a critério do que funciona melhor para cada um. Não tem obrigatoriedade de usar nenhuma ferramenta específica.

* * *

O GTD tem muita coisa legal que dá para ir fazendo depois de aplicar o básico, que está descrito acima. Mas não é obrigatório. Fazendo o que está ali em cima, você já está no GTD. Por isso, quando eu disse que o ZTD não era versão alguma do GTD, mas a mesmíssima coisa, era o que eu estava tentando dizer. O GTD, por si só, é um método super simples… Mas, como muitas pessoas lêem o livro e acham que precisam fazer A-B-C o que está escrito lá, largam o método por acharem-no complicado e partem para outra (ou não).

O principal objetivo do GTD é deixar a sua mente clara como água. Ou seja, você não precisa guardar nada na cabeça, pois confiou suas informações em um sistema confiável – que seja o seu caderno! Mas sua mente está livre para pensar de forma mais estratégica, ter uma visão macro e livre de amarras que vêm e vão com informações que você não precisa naquele momento.

Para mim, a grande graça do GTD é justamente o aprendizado que eu tenho com ele ao longo dos anos. Vivo relendo o livro e descobrindo dicas para melhorar minha experiência com ele, como associar goals a projetos ou pensar a longo prazo na revisão semanal. Ou então, a definir categorias de status às tarefas (delegadas, aguardando, algum dia/talvez etc). Tem muita coisa que pode ser implementada, se você quiser. Mas, mais uma vez: nada disso é necessário. O necessário para aplicar o GTD são os cinco passos acima. O resto é aperfeiçoamento do sistema, para quem for apaixonado por organização. <3

Espero que este texto possa ajudar quem gostaria de aplicar o GTD. Me contem nos comentários!

Obrigada por tudo, pessoal.

Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Com essa overdose de posts sobre o GTD e o Evernote, muitas dúvidas dos leitores vêm surgindo, o que é ótimo para eu pensar em novos posts e esclarecer alguns pontos, a fim de ajudar. Hoje vou falar um pouco sobre o uso da caixa de entrada e como eu faço.

Caixa de entrada é o lugar onde chega qualquer tipo de informação para você. Eu tenho várias, mas seguindo a recomendação do David Allen: “tenha o mínimo possível de caixas de entrada, mas em uma quantidade suficiente para que a coleta funcione para você”.

O que funciona para mim é o seguinte:

Tenho um caderno

Uso um caderno para anotar tarefas, ideias e informações no geral que chegam até mim, geralmente no trabalho. Prefiro anotar no papel, simples assim. Uma ou mais vezes por dia, processo o que anotei diretamente no Evernote. Isso é o fluxo do GTD (coleta -> processamento -> organização). Caso queira entender melhor, sugiro a leitura do livro ou os posts do blog a respeito.

Todos os dias, abro meu caderno, coloco a data na lateral para identificar e vou registrando ali tudo o que me chega de informação no dia, para processar depois, assim que possível. Me perguntaram no Instagram se eu uso a caixa de entrada como agenda, e a resposta é não. Agenda é outra coisa.

Fichas e papéis na caixa de entrada física

Para reuniões, tenho utilizado fichas pautadas (em tamanhos diversos – na verdade, vou usando o que eu já tinha em casa para não desperdiçar) para fazer anotações. Eu me obrigo a respeitar o espaço e organizar as informações para ter fácil acesso a elas depois.

Também gosto de escrever em folhas de sulfite ou tamanho A4, pois posso esquematizar, associar dados, desenhar, fazer mapas mentais etc.

Tudo isso é digitalizado logo depois da reunião e os papéis, reciclados.

No trabalho, tenho uma caixa de entrada física (vendida em papelarias), onde coloco os papéis que chegam até mim (fichas, folhas, notas, documentos revisados pela minha chefe etc).

Uso o Evernote

Muitas vezes, se estiver com o Evernote aberto, crio uma nota diretamente na ferramenta, no caderno Inbox, para processar mais tarde. Isso depende de uma série de fatores. Por ex, se estou em uma reunião, prefiro anotar em um papel todas as notas da reunião – depois digitalizo (em segundos, logo após a reunião) e envio para o Evernote. O que demandar tarefa, eu jogo na Inbox como notas separadas.

A caixa de entrada do Evernote também serve para notas criadas “de fora”, como e-mails que eu enviei, clipping de artigos e textos que selecionei pela web e recipes do IFTTT (vou falar mais sobre essa ferramenta em um post futuro).

Caixa de entrada de e-mails

Tenho hoje quatro caixas de entrada de e-mails, todas relacionadas a trabalho. Também recebo informações nelas e também tenho que processá-las.

Regras para as caixas de entrada funcionarem:

  • Se a tarefa dura menos de 2 minutos, faço na hora. Não processo nada. Às vezes, nem anoto na caixa de entrada (só anoto se, junto com a demanda de tal tarefa rápida, vieram várias outras que preciso anotar para não esquecer).
  • As caixas de entrada precisam ser processadas diariamente – na maioria das vezes, mais de uma vez por dia. Se deixar acumular, a tendência é bagunçar. Tem que controlar o volume e ter disciplina. Não dá trabalho, é só um hábito. Para mim, dá trabalho procurar e-mails em um infinito de mensagens não processadas.
  • Pegou um item da caixa de entrada para processar, tome uma decisão. Não vale largar lá e passar para outro.
  • Todas as caixas de entrada ficam vazias todos os dias – no máximo, no dia seguinte, caso esteja viajando ou em reunião o dia inteiro, por exemplo.
  • Ando sempre com um caderninho e uma caneta, onde quer que eu vá. Quando eu viajo ou saio de casa sem poder levar bolsa ou coisas volumosas, excepcionalmente, levo somente o celular (e uso o Evernote – notas ou notas de voz) para coletar. Mas, sinceramente, ainda acho o caderno e a caneta mais rápidos. Depende. A regra é que eu tenha sempre um dispositivo para fazer a coleta onde quer que eu vá.

O ideal é que você tenha poucas caixas de entrada, pois quanto menos você tiver, mais fácil de processar no dia a dia. porém, tem que ser um mínimo aceitável, de modo que você não fique passando necessidade na hora de anotar coisas no dia a dia.

Neste post, expliquei quais são e como utilizo as minhas caixas de entrada. E você, como faz?

Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Venho comentando frequentemente sobre a implementação do método GTD no Evernote aqui no blog, pois ainda estou amadurecendo o sistema. Outro dia postei aqui o fluxograma do (meu) GTD, demonstrando como eu processo e organizo as informações que chegam até mim. Hoje, vou mostrar como está a minha estrutura de cadernos (notebooks) e etiquetas (tags) no Evernote, de modo que o meu sistema esteja funcionando lindamente.

Eu tive muitas dúvidas no início sobre usar cadernos ou etiquetas. Primeiro, tentei criar cadernos por áreas de foco (família, trabalho, casa etc), mas não deu certo. Eu gosto de associar alguns projetos a diferentes áreas da minha vida, assim como gosto de associar tarefas a mais de um projeto, se for o caso. Isso só seria possível com etiquetas.

Portanto, durante muito tempo eu utilizei somente dois cadernos: Inbox e Processed, segundo orientação do moço do site After The Book. Esse processo funciona bem, mas eu notei que estava tendo dificuldades mentais (haha) no dia a dia para separar o que era tarefa, arquivo, suporte a projetos etc. Aí, relendo (pela ENÉSIMA vez) o livro do David Allen (A arte de fazer acontecer), li um trecho onde ele diz que não podemos colocar tarefas junto com o que não for tarefa, porque confunde mesmo. Sei que parece óbvio, mas no meio do processo a gente não enxerga essas coisas. Foi então que, pensando muuuuito, cheguei à seguinte estrutura abaixo, que pode funcionar para alguns de vocês também.

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Cadernos

Tenho seis cadernos atualmente muitíssimo bem resolvidos, e eles são os seguintes:

1. INBOX. Meio auto-explicativo. É a minha caixa de entrada, caderno default (padrão), onde entram todas as informações novas que precisarei processar. Quando eu envio e-mails para o Evernote, recipes do IFTTT ou clippings da web (via Clearly), eles entram diretamente nesse caderno. Uma ou mais vezes por dia, eu faço o processamento e envio essas notas para os outros cadernos descritos abaixo.

2. Tarefas. Este é um caderno somente para tarefas de todos os tipos, desde tarefas next actions até tarefas recorrentes, de rotina. Tudo o que demanda uma ação está aqui.

3. Ticker. Tudo o que entra na agenda (compromissos) ou no arquivo de referência rápida (43 pastas) fica neste caderno, se não for associado aos outros cadernos específicos, como no caso das tarefas. Eu costumo deixar muitos lembretes para mim mesma marcados com dias específicos, então eles ficam neste caderno.

4. Projetos. Toda vez que eu crio um projeto novo, eu crio uma nota principal para ele, que chamo de MPN (master project plan, ou plano mestre do projeto). Todas essas notas MPN ficam neste caderno, pois isso me dá uma visão simplificada para fazer a revisão semanal (uma visualização completa de todos os projetos).

5. Suporte a projetos. Este caderno foi o pulo do gato para mim. Antes, eu sequer sabia se colocava coisas no arquivo ou nas tags de projetos. Agora, todas as notas relacionadas a projetos que estão em andamento ficam neste caderno, e não arquivadas. Elas ficam com as tags dos projetos que são associadas mas, vendo que estão neste caderno, eu sei que estão ligadas a projetos em andamento. É claro que, quando um projeto é concluído, eu verifico todas as notas associadas a ele para arquivar o que for necessário e limpar este caderno de tudo o que não estiver em andamento.

6. Arquivo. Outro caderno auto-explicativo, é onde ficam as notas que não são tarefas nem estão associadas a projetos em andamento. Artigos interessantes que li e quero guardar, entrevistas, diário, comprovantes de pagamento, atestados médicos, enfim, uma infinidade de coisas.

Etiquetas

Aqui é onde a diversão começa de verdade. Vamos às tags:

Agenda. Bem, tenho uma tag chamada Agenda com sub-tags dos 12 meses do ano. Dentro do mês corrente, tenho mais sub-tags com os dias (Dia 01, Dia 02 etc). Toda vez que eu preciso associar qualquer nota a um dia em questão, eu marco com o mês ou com o dia que vou precisar dela. Isso serve para tarefas, lembretes, pautas de reunião, referências no geral que vou precisar acessar naquele dia. Isso facilita muito a minha vida e é o principal motivo pelo qual eu não estou usando mais outro sistema (como o Toodledo) para gerenciar tarefas. O melhor do Evernote é ter tudo centralizado em uma única ferramenta, pois facilita muito o meu dia a dia não ter que acessar diversos pontos para executar o que precisa ser executado. Inclusive eu criei uma recipe no IFTTT (falarei sobre isso e sobre esse site posteriormente) para enviar para o Evernote uma nota sempre que eu criar um novo compromisso na agenda do Google. Ainda estou testando, mas tem funcionado. Eu só mantenho o G. Calendar porque sincronizo com a agenda do meu marido e do meu filho, mas com essa recipe tudo fica automático e gerenciável via Evernote.

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Algum dia/talvez. Esta é uma categoria tradicional do GTD para coisas que queremos fazer, mas não são o foco no momento. Tenho esta tag com algumas sub-tags também, a saber:

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Arquivo. Dentro da tag arquivo, coloco os itens diversos em ordem alfabética, sem segredo. Antes eu utilizava uma tag para cada letra e, dentro delas, as outras tags com os termos em si, mas vi que era desnecessário, já que o Evernote já lista em ordem alfabética. Isso me permitiu criar sub-tags de categorias. Por exemplo, tenho uma tag chamada “Bancos”. Dentro dela, tenho listados os bancos onde temos conta. Ou seja, em vez de deixar uma tag tipo “Bradesco” solta no arquivo, eu a deixo dentro de “Bancos”. Ainda estou testando esse sistema, mas tem funcionado. Não coloquei foto porque tem muitos termos pessoais, viu gente.

Compartilhados. Marco com esta tag todas as notas que compartilhei com outras pessoas, apenas para eu ter controle desse compartilhamento.

Em andamento. Esta tag estava dentro de outra tag chamada “Status”, mas deixei-a como tag principal para gerenciar melhor projetos, tarefas e rotinas ativos. Isso foi um insight que eu tive e que tem funcionado muito bem. Exemplos de sub-tags que estão dentro desta: Andamento da minha área no trabalho, Contas a pagar, Control journal (FLY Lady, com as listas de limpeza detalhadas, por exemplo, e rotinas), Projetos em andamento, entre outras. Dentro de projetos em andamento, separei por áreas de foco (ex: Pessoal – Casa, Pessoal – Família, Profissional – Blog) e, dentro destas, as tags dos projetos em si. Mais uma vez, sem print porque é bem pessoal.

Gerenciamento da vida. Estou usando este termo na falta de um melhor, mas é onde coloco tags referentes a objetivos, visão, entre outras. Poderia estar na tag “Arquivo”, mas eu sinceramente gosto de deixá-la como tag principal para ficar sempre de olho.

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Prioridades de tarefas e projetos. Auto-explicativa essa tag. Defino graus de prioridade e, quando crio uma nota MPN ou de tarefa, eu seleciono a tag específica. Isso me ajuda a priorizar no dia a dia, pois não deixo de trabalhar em uma tarefa urgente ou importante simplesmente por não ter nenhum critério de análise que não seja olhar uma por uma. Meus critérios para definir cada prioridade são os seguintes: TOP (urgente, pra ontem), alta (importante), média (não tão importantes, mas outras pessoas dependem da minha execução) e baixa (para fazer na sequência).

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Status de tarefas e projetos. Idem à etiqueta acima, é referente às tarefas e projetos. Em “Aguardando”, eu coloco todos os projetos e tarefas que, por algum motivo, preciso esperar acontecer algo. Exemplo: preciso fazer um relatório, mas antes disso preciso esperar que fulano me passe uma informação. Não depende de mim, mas também não é uma tarefa que foi delegada. Logo, está em espera. Em “Cancelados”, coloco projetos e tarefas que, por algum motivo, não precisaram mais ser realizados. Em “Concluídos”, coloco tudo o que for concluído (por ano). Arrasto não só as notas de tarefas como as tags de projetos inteiros para lá, quando eles são concluídos. Eu só tiro o “!” da frente (que indica que o projeto está em andamento na tag correspondente) e substituo por “2013 – Área de foco – Nome do projeto”. Tem sido bem rápido e intuitivo fazer assim, pois já me acostumei. Em “Delegados”, coloco todas as tarefas e projetos que passei para outra pessoa, tanto no trabalho quanto em casa (algo que eu tenha pedido para o meu marido fazer, por exemplo). Dentro desta tag, há sub-tags com o nome das pessoas responsáveis (geralmente são sempre as mesmas, então não tem tanta tag assim). Em “Next actions”, por fim, ficam as tarefas que só dependem de mim. Basta acessar e fazer.

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Tags de tarefas. Centralizei dentro desta tag principal as sub-tags referentes somente a tarefas. Também não sei se vou deixar esse nome, mas por enquanto está assim. Todas as tarefas são tageadas por Contexto, Duração e Nível de energia necessários. Esses dados são do GTD, mas também são importantes para mim. Meu sistema é totalmente personalizado para as minhas necessidades. Esses três parâmetros são essenciais para eu saber o que devo priorizar a cada dia (vou falar sobre isso em um post sobre a revisão diária com foco na execução, aguardem!). Pois bem, em “Contextos”, estão todos os contextos necessários. Vivo mexendo nisso, porque identifico necessidades. Por exemplo, tem coisas que só posso fazer em um tablet com iOS, assim como em um tablet com Android (testes para o blog, principalmente), então achei importante tê-los listados, mas para a maioria das pessoas não precisa. Em “@rua”, eu coloco todos os contextos que preciso. Separei “@celular” de “@telefonemas” pelo mesmo motivo do tablet – nem sempre uso o celular para telefonar, mas para fazer testes de aplicativos etc. Em “@computador”, há tarefas que posso fazer em qualquer computador, como coisas que só posso fazer no Macbook ou quando estiver online. O “@vo” é a casa da minha avó, pois passo alguns finais de semana lá e aproveito para resolver bastante coisa. A tag de “@trabalho” eu não expandi na visualização porque tenho um contexto com o nome da minha chefe, onde eu listo todas as pendências que preciso verificar com ela. Em “Duração”, estão listadas as minhas três durações de tarefas (já escrevi um post explicando cada uma delas). Essas tags são importantes porque às vezes tenho, por exemplo, 15 minutos antes de entrar em uma reunião, então posso verificar o que tem ali e executar uma ou mais tarefas em um tempo que, se eu não tivesse focado, poderia ter sido perdido com qualquer bobagem. Em “Nível de energia necessário”, listo as tarefas que precisam ser feitas naquela hora do dia em que estou com pique total (“Energia alta”), assim como as tarefas para fazer no modo automático (geralmente as de rotina, em “Energia baixa”).

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E aí gente, muita informação? Quis colocar bastante imagem neste post para mostrar direitinho para vocês como eu venho fazendo.

Devo dizer que nunca me senti tão produtiva, nem no auge do uso do Toodledo. O GTD é o método que melhor funciona para mim há anos, e adequá-lo ao Evernote tem melhorado muito a minha produtividade. Espero conseguir ajudar vocês a montarem seu próprio sistema, adequado às suas necessidades, com esse monte de posts que eu estou escrevendo.

Por favor, deixem sugestões, críticas, dúvidas e comentários. Obrigada!

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

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Fui convidada pelo Evernote Brasil para participar de uma ação de divulgação da Restaurant Week em Campinas, e ontem fui jantar em um lugar delicinha com a Ana, responsável pelo Evernote no país.

O Evernote Brasil fez uma coisa muito legal, que foi juntar todos os restaurantes participantes e seus menus correspondentes em uma única nota compartilhada, a fim de facilitar a escolha daqueles que querem participar da semana especial.

Fomos a um restaurante chamado Esquinica, que fica no bairro do Cambuí, mas eu pretendo visitar outros ao longo dessas duas semanas de evento.

Olha eu muito chique no restaurante:

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Menu do Esquinica para a Restaurant Week:

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A ideia da Restaurant Week é celebrar a boa gastronomia com preços acessíveis, a fim de trazer os admiradores de comidinhas gostosas para restaurantes bacanas e, assim, fidelizar o público posteriormente. Eu, pelo menos, nunca tinha ido ao Esquinica (que teve o chef Lucas eleito como o melhor chef do ano pela Veja Comer & Beber de Campinas) e com certeza voltarei lá, pois a comida é deliciosa!

Eu escolhi a seguinte opção do menu acima: polenta de entrada, arroz com lulas como prato principal e o delicioso mousse de chocolate como sobremesa. Nham!

Foto da entrada para vocês terem uma ideia:

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Ana e eu depois de super satisfeitas e conversarmos muito sobre o Evernote, o blog e outras cositas:

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Obrigada, Evernote Brasil! Adorei o convite e tenho certeza que todos os leitores do blog que moram em Campinas vão curtir a novidade. Quem quiser conferir os restaurantes participantes, basta clicar aqui.

Alguém vai na Restaurant Week também? Estou aqui tentando decidir qual será a minha próxima escolha!

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Em um domingo desses, eu estava na casa da minha avó cuidando de algumas coisas minhas que ainda estavam guardadas por lá. Ela também entrou no clima e começou a mexer no seu armário da bagunça, que fica embaixo da escada, onde ela guarda todo tipo de itens que fizeram parte da sua vida. Mas estão lá, guardados.

Então ela me chamou e perguntou se eu queria algumas toalhas de presente.

Ela tem duas mesas de jantar em casa: uma oval e uma retangular. Mas as toalhas eram redondas e quadradas. Além disso, ela não usa toalhas, porque não gosta de lavá-las – ela busca simplificar nesse sentido. Já me perguntei muitas vezes por que ela guarda essas coisas, mas hoje em dia sou muito mais tolerante, pois cada um sabe o que é melhor para si.

Eu não quis nenhuma toalha. Expliquei para ela que quase não usávamos a mesa de jantar em casa e que estávamos pensando em vendê-la. No entanto, uma passadeira de crochê vermelha feita à mão me chamou a atenção, e resolvi ficar com ela. Se vender a mesa, dou a toalha para a minha sogra – pensei.

Então ela começou a contar que aquela toalha tinha sido feita pela moça que trabalhava com a minha bisavó, pois elas trocavam ideias de pontos de crochê. Me mostrou uma toalha que tinha sido feita pela minha bisavó. Outra, pela minha tataravó. “Essa não dá mais para usar porque antigamente se engomava, mas hoje em dia ninguém mais faz isso”.

Eu olhei para todas aquelas toalhas e comentei, em um suspiro:

“Quantas recordações têm nessas toalhas, né vó?”

E ela: “Pois é. Por isso fico com medo de doar. Vai que a pessoa não dá valor e simplesmente joga fora”.

Então eu respondi: “Mas qual o valor de elas ficarem guardadas dentro do seu armário também? As lembranças não estão no seu coração?”

Ela respondeu que sim e, guardando as toalhas dentro de uma sacola, falou: “Talvez a sua tia queira ficar com elas. Vou deixar separadas”.

Fiquei emocionada. Sabem por quê? A minha avó sempre teve muito apego às suas coisas, o que é reflexo dos tempos difíceis que ela passou quando era criança, na época da segunda guerra e tudo o mais. E agora, eu sinto que ela esteja querendo encaminhar suas coisinhas para melhores mãos, para que tais coisas não sejam jogadas fora quando ela morrer.

No fundo, isso é muito triste. Mas fica a história para pensarmos no sentido que as COISAS têm em nossa vida. Não é simplesmente jogar fora um mundo de lembranças. É difícil, especialmente para as pessoas mais velhas. Precisamos ser mais compreensivos, ir com calma, conversar sobre o que as leva a manter toda sorte de objetos em casa.

Às vezes basta um empurrãozinho.