Resumo do método GTD

Já estava devendo um post a respeito há muito tempo. Fiz uma pequena introdução aqui, mas ela não diz muita coisa. Este post, então, é para resumi-lo de verdade.

Você recebeu algo em sua caixa de entrada, que pode ser o seu e-mail, sua caixa de entrada fí­sica ou mesmo um bloco onde você anota ideias.

í‰ passí­vel de ação? Ou seja: é uma tarefa?

Se não, você tem três alternativas:

1) jogar fora (lixo);
2) incubar (algum dia/talvez);
3) programar para rever mais tarde (arquivo de referência rápida).

Se sim, você deve avaliar: dá para fazer em menos de 2 minutos?

1) sim – então faça imediatamente;
2) não – então você deverá:

a) adicionar í  sua lista de próximas ações;
b) adicionar í  sua lista de projetos;
c) delegar para alguém (itens í  espera);
d) marcar como compromisso em seu calendário.

Você tem aí­ então o que você vai precisar para se organizar:

– uma lixeira;
– um fichário para guardar itens que você possa querer fazer algum dia, como viajar para a Europa, por exemplo, ou pintar a fachada da sua casa. são projetos que você deseja executar, mas não estão em andamento;
– um arquivo de referência rápida, que consiste em um arquivo para 43 pastas suspensas (12 meses do ano + 31 dias);
– listas de próximas ações em seu palm, computador, celular, fichas de papel – o que for melhor para você;
– listas de projetos em andamento, que podem ser organizados em pastas para juntar o material relacionado;
– uma lista “í  espera”, para saber quem está fazendo o que você delegou;
– uma agenda de compromissos.

Etapas do GTD:

– coletar (anotar tudo para ver o que servirá de ação ou referência);
– processar (“é passí­vel de ação? sim ou não”);
– organizar (arquivar, delegar, mandar para as listas etc);
– revisar (revisão semanal das listas para não deixar passar nada em branco);
– fazer (executar seus projetos com eficiência).

Isso foi um resumo básico. Nos próximos dias, falarei um pouco sobre cada um dos itens acima, para destrinchar o método, que ao meu ver é o melhor que existe para organizar tudo.