Categoria(s) do post: GTD™, Rotinas

Este post faz parte de uma série que explicará como conciliar os dois métodos.

FLY Lady é um método de cuidados com a casa – clique aqui para saber mais.
GTD é um método de produtividade – clique aqui para saber mais.

A FLY Lady recomenda dividir a casa por zonas (áreas), a fim de cuidar de todo o trabalho que deve ser feito em cada uma delas. Algumas pessoas sempre se incomodam quando eu posto o termo “zona”, pois dizem que faz alusão a bagunça, mas isso é uma gíria. O significado real da palavra é:

Então, continuarei usando o termo original do método. Se você se sentir incomodado(a) com essa palavra, leia “área” sempre que eu escrever “zona”.

Cada semana terá o foco em uma zona da casa. Não se preocupe se você tiver mais de 5 zonas em sua casa (no geral, todo mundo tem mesmo). A ideia é adaptar à sua casa, sempre seguindo a linha de raciocínio da FLY Lady, para aproveitar as dicas. As zonas oficiais são:

Zona 1: Entrada, porta da frente e sala de jantar
Zona 2: Cozinha, despensa, área de serviço
Zona 3: Banheiro principal e um quarto extra
Zona 4: Quarto principal, closet, banheiro
Zona 5: Sala de estar

Aqui em casa, personalizei as zonas da semana de acordo com os cômodos e necessidades que temos e criei uma checklist no Todoist para ter como referência:

A cada semana, você vai focando nessas zonas, o que significa que pelo menos uma vez por mês você dará uma atenção especial a cada uma delas. Então, em alguns meses, sua casa se transformará. É fato! Confie no processo.

Para começar, você deve dedicar 15 minutos todos os dias destralhando a zona da semana. Por exemplo, se estivermos na semana 4 do mês, você destralhará o que tem na zona 4. Depois que esse destralhamento virar um hábito, você pode começar a incorporar as missões, que já falei em um post anterior. Uma vez que você tenha terminado de destralhar, você deve acessar as listas detalhadas de limpeza de cada zona – um conceito que vamos ver em um post mais para a frente.

Para se lembrar de destralhar todos os dias, você pode criar um lembrete com recorrência diária no seu calendário, por exemplo. Quando isso virar hábito, você pode tirar.

Destralhar a casa pode virar um projeto, se isso fizer sentido para você. Particularmente, eu acho que a gente nunca termina de destralhar a casa, porque nossos gostos mudam, nossas necessidades mudam. Mas, se você quiser, pode ser uma maneira legal de estabelecer um ponto final nesse destralhamento, para acompanhar semanalmente em sua lista de Projetos.

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Este post faz parte de uma série que explicará como conciliar os dois métodos.

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Uma das abordagens do método FLY Lady é estabelecer missões diárias para realizar na zona (área) da semana. Cada semana foca em uma zona (área) da casa, de modo que você consiga focar na casa inteira ao longo de um mês inteiro. As missões diárias são atualizadas semanalmente (aos domingos) no site da FLY Lady e você pode conferir todas aqui (está em inglês, mas você pode usar o Google Tradutor).

Dentro do GTD, as missões são tratadas assim:

Demanda ação? Sim.
Leva menos de 2 minitos? Não.
Então Delegue ou Adie.

Se você delegar para alguém (seu marido ou esposa, por exemplo), deleguee coloque em uma lista chamada Aguardando Resposta.

Se você adiar para fazer no momento mais apropriado, coloque em seu calendário (se tiver prazo) ou em uma lista de próximas ações (para fazer o quanto antes, dependendo apenas de estar no contexto apropriado).

Particularmente, eu coloco na minha lista de próximas ações que fica no Todoist, e coloco também o prazo de execução. O fato de colocar lá me permite saber que, se eu quiser adiantar e fazer antes do dia “certo” que a FLY Lady recomenda, eu posso. Se colocasse no calendário, significaria que eu só poderia fazer naquele dia em questão, o que não faz sentido, para mim. Eu vejo as missões como próximas ações. (Saiba mais sobre essa diferenciação aqui)

Já aconteceu de eu estar empolgadona e fazer mais de uma missão no mesmo dia, adiantando alguma de outro dia da semana. Essa não é a ideia. A ideia é fazer um pouco todos os dias, sem sobrecarregar com mais de uma missão. Porém, não é proibido. Às vees tenho dias em que estou mais tranquila e sei que os próximos dias serão mais ocupados, então aproveito para adiantar algumas coisas ou até mesmo delegar.

No meu calendário, todo domingo eu tenho um compromisso (com recorriencia semanal) de dia inteiro que me lembra de planejar a semana de acordo com as missões:

Então, todo domingo, eu acesso o site da FLY Lady e crio as missões no meu Todoist.

Ao longo da semana, sou lembrada através do Todoist vendo o prazo (caso seja a missão de hoje) ou através do contexto (se eu quiser adiantar alguma missão da semana). Funciona muito bem assim!

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Este post é o primeiro de uma série que explicará como conciliar os dois métodos.

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Uma das abordagens para início do método FLY Lady é estabelecer o foco de cada dia da semana (Daily Focus, em inglês). A ideia é que cada dia seja destinado a um certo tipo de atividades, o que ajuda a cuidar da casa sem tanto esforço e estresse.

Os focos diários são:

Domingo: Dia de renovar o espírito
Segunda: Dia de abençoar o lar
Terça: Dia de planejar
Quarta: Dia anti-procrastinação
Quinta: Dia de resolver coisas na rua
Sexta: Dia de limpar a bolsa e o carro
Sábado: Dia de diversão com a família

Diariamente, o site da FLY Lady é atualizado de acordo com o foco diário. Você pode conferir todos os focos aqui. Está em inglês, mas você pode usar o tradutor do Google facilmente para entender.

De acordo com o GTD, isso é uma informação relacionada a um dia específico e, como tal, pode entrar no calendário. Eu crio um compromisso de dia inteiro com recorrência semanal e, na descrição do compromisso, copio e colo o foco diário do site da FLY Lady. Assim:

Print: Google Agenda

Assim, a cada dia, eu vejo qual o foco e leio as “instruções”. Isso me ajuda bastante ao fazer a Revisão Semanal também, pois costumo me programar para algumas atividades. Por exemplo: limpar a casa às segundas, planejar projetos na terça, resolver pendências na quarta, sair na quinta, renovar a semana na sexta, curtir no sábado e planejar atividades que me inspirem no domingo (ler algum livro etc).

Tanto o método FLY Lady quanto o método GTD não precisam ser aplicados em sua totalidade para você sentir os benefícios. No entanto, quanto mais eu implemento de ambos, mais eu vejo vantagens. Mas é para ir aos poucos. Não dá para implementar ambos 100% de uma só vez. E você também pode ter fases, claro. Implementa mais hoje, amanhã implementa o mínimo, depois volta. Vá adequando de acordo com a sua vida.

Eu pretendo fazer outros posts ensinando como integrar ambos os métodos. Se você gostou dessa abordagem, por favor, deixe um comentário. Obrigada!

Categoria(s) do post: GTD™

O seu sistema de organização deve ser simples o suficiente para que você se mantenha organizada(o) mesmo nas situações mais extremas.

Algum tempo atrás (quase dois anos!), eu fui surpreendida com uma pneumonia e fiquei dez dias no hospital. O que me permitiu renegociar tudo o que eu tinha para fazer foi ter um sistema de organização simples.

Renegociar é uma ótima palavra para se ter sempre em mente. Não dá pra fazer tudo e cumprir todos os prazos o tempo todo. Eu faço o meu melhor, mas mesmo assim tem dias em que algo acontece (como ficar doente ou qualquer outro imprevisto) e eu não consigo cumprir prazos. Então eu renegocio, sempre.

Renegociar significa ser honesta(o) consigo mesma(o) e assumir que você infelizmente não conseguirá fazer aquilo. Talvez você tenha definido muitos prazos para um mesmo dia. Talvez o prazo que te deram não tenha sido factível. O fato é que a produtividade é um aprendizado que nunca acaba – a gente vai cada vez entendendo o que dá e o que não dá para fazer, e mesmo o que dá pode precisar ser renegociado algumas vezes.

Quando eu estava no hospital, o que me permitiu ficar tranquila foi pegar o meu celular e ver todos os compromissos que eu tinha no meu calendário para as próximas duas semanas. Eu tinha treinamentos, eventos, prazos importantes de atividades, coisas em casa que envolviam nosso filho (ex: trabalho da escola, reunião de pais). Em meia hora, por ter um calendário simples, eu resolvi tudo o que tinha ali. Enviei uma mensagem para a pessoa que aloca instrutores para os treinamentos dizendo que eu não poderia fazer, deleguei muitas coisas para o meu marido, enviei mensagens a algumas pessoas dizendo que não poderia estar em determinados compromissos e assim tudo foi se ajeitando.

Depois, no outro dia, com mais calma, acessei minhas listas de projetos e ações pelo meu celular, para ver se algo ali tinha a minha atenção e se precisaria ser renegociado. Estava tudo tranquilo. E vejam, sou empresária, consultora, mãe, escritora, blogueira, instrutora. Tenho coisas pacas para fazer. Mas em pouco tempo resolvi a minha vida por quê? Porque sou organizada. É para isso que a organização serve – para dar segurança e tranquilidade nesses momentos mais difíceis.

Por isso é importante ser catedrática(o) com o que entra no seu calendário. Não é para colocar coisas desejáveis, e sim o prazo real das atividades – tudo aquilo que eu tenho que fazer em determinado dia ou horário. Se eu encher de coisas que simplesmente pretendo fazer, a confiança no que está ali cai por terra.

“Seu sistema deve ser mais simples que a sua mente para você conseguir usá-lo”, David Allen, autor do método GTD, diz. E é bem parecido com o que eu falo sobre a bagunça: a organização tem que ser mais fácil que a bagunça para você manter sua casa arrumada. Não adianta reclamar do filho que joga a roupa suja no chão do banheiro – coloque um cesto ali. Eu proponho que hoje você analise “que cestos de roupa suja” estão faltando em seu sistema de organização, de modo que para você ele se torne simples e intuitivo para você.

Quando eu fui para Amsterdam realizar o curso de Fundamentos do GTD, no comecinho de 2015, eu jamais imaginaria que eu aprenderia tanto. Afinal, eu já usava GTD há nove anos. Mas o que eu aprendi lá é que as listas, tudo, devem ser simples, cada vez mais, pois de complexa já basta a nossa vida. E “simplificar” tem sido meu lema desde então. Se eu complicar as minhas listas, minha mente inconscientemente vai querer reter tudo dentro dela, pois sentirá uma repulsa pelo complexo.

Hoje eu estou escrevendo este post na minha cama. Sim, uma gripe forte me pegou, mas pelo menos serviu de inspiração para o post. Há prazos vencendo esta semana que provavelmente não conseguirei cumprir. Mas estou ok com relação a isso. E acho que esse “estar ok” tem muito a ver com a aceitação das coisas em seu estado mais simples. Pode não ser poético, mas assumir uma postura pragmática pode ser muito útil. Demanda ação? Não. Então delete, arquive ou incube. E assim vamos vivendo.

Categoria(s) do post: GTD™

Sempre que eu posto o meu setup atual no Todoist, surgem muitas dúvidas especialmente com relação a projetos, então já há algum tempo venho planejando este post, que tem até um vídeo demonstrando como fazer no Todoist e esclarecendo as principais dúvidas. Assista aqui:

Não existe forma certa ou errada de gerenciar projetos no Todoist. Eu passo a minha abordagem, que é a do método que eu uso (GTD). Você pode não utilizar GTD ou usar outras metodologias, então seu uso e organização serão diferentes.

O David Allen ensina primeiro o que é um projeto: um resultado que leva mais de um passo para concluir, geralmente dentro do período de um ano. E diz que cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação – a próxima ação física e visível que vai mover alguma situação adiante.

Isso significa que, se eu tiver um projeto “Organizar viagem para a Disney”, “reservar hotel” não é uma próxima ação, mas “pesquisar preços de hotéis na região” é. Esse esclarecimento é chave.

Uma vez que você tenha o resultado definido (“Organizar viagem para a Disney”) e uma próxima ação identificada (“pesquisar preços de hotéis na região”), cada um desses dois elementos (que são diferentes) deve ser organizado em uma lista respectiva – uma lista de Projetos e uma lista de Próximas Ações.

Uma lista de Projetos deve ter apenas o título dos projetos em andamento. Serve para te dar uma visão geral de tudo aquilo que você quer concluir, não perder de vista os resultados, especialmente em sua Revisão Semanal (outro ponto que tem que ser hábito para tudo funcionar com seu sistema).

A lista de Próximas Ações pode ser quebrada em outras listas de acordo com o contexto onde você precisa (ou prefere) estar para se engajar naquela ação. Então, em vez de acessar uma única lista de próximas ações, você acessaria listas como Computador, Telefonemas, Escritório, Casa etc.

Você terá ações relacionadas a projetos e ações avulsas nessas listas. A ideia é que, estando no contexto X, você consegue executar com agilidade todas as ações que estão ali, andando com diversos projetos ao mesmo tempo. Se você colocar as ações dentro de cada projeto, terá que entrar de projeto em projeto para saber o que precisa fazer. Além de perder mais tempo, isso te tira da agilidade de execução e cognitivamente te coloca no terreno do planejamento. Se você tiver déficit de atenção, lascou-se! Aí que você dispersa e não volta à execução das ações.

Você não executa projetos – você executa apenas as ações dos projetos.

Então há várias dúvidas quando explico isso nos posts, como: “mas como posso saber que uma ação pertence a um determinado projeto?”. Bem, se a ação estiver clara, você saberá. Além disso, o projeto não é composto apenas de próximas ações. Existe o planejamento do projeto, que inclui diversos elementos, inclusive as “to-dos” do projeto, que não são próximas ações ainda – você as usa para identificar próximas ações.

Além disso, a Revisão Semanal te dará essa visão atualizada dos seus projetos, pois você começa revisando as suas próximas ações.

Enfim, como falei no outro post sobre o tema (listas separadas), é questão de testar e ver a diferença. Eu falando fica muito teórico.

Se tiver a oportunidade, veja o vídeo, onde explico todas essas questões e procuro responder essas dúvidas mais comuns.

Obrigada!

Categoria(s) do post: Diário da Thais

Estou passando por aqui para avisar que tem vários vídeos novos no canal e para pedir que, se você ainda não se inscreveu lá, para se inscrever! Assim você recebe a notificação antes. 🙂

Como conciliar vida pessoal e profissional

Livro lido: “Listas extraordinárias”

TAG: Na real

Planejando o segundo trimestre

Espero que gostem!

Categoria(s) do post: GTD™

Qual a diferença entre um projeto que tem prazo e um projeto que tem tempo livre de conclusão no GTD?

Nenhuma. Ambos entram no sistema. A diferença não está no projeto em si, mas no CALENDÁRIO, que é onde entram os prazos e ações com prazo, sejam de projetos ou avulsas, e nas listas de Próximas Ações, que é onde entram as ações de projetos ou avulsas também, para fazer o quanto antes.

Se a execução do GTD diz respeito ao calendário + listas de Próximas Ações nos intervalos, tudo que tem prazo será executado no tempo certo e o que não tem prazo também será, dependendo apenas de você estar no contexto certo.

Uma coisa incrivelmente importante é que você pode ter projetos mais complexos que tenham cronogramas de execução. Um cronograma, montado em uma planilha ou em um arquivo robusto do MS Project, é apenas um arquivo de suporte ao projeto. Você revisa semanalmente para identificar próximas ações. Uma vez identificadas:

  1. Faça na hora, se levar menos de 2 minutos
  2. Delegue, se for para outra pessoa fazer
  3. Adie para você fazer no momento mais apropriado, se não puder delegar – e esse “momento mais apropriado” pode ser 1) em um dia ou horário específico, então você colocaria no seu calendário, ou 2) apenas estar no contexto apropriado, o quanto antes, então você colocaria em uma lista de Próximas Ações por contexto.

Perceba que você não “executa” projetos, mas apenas as ações relacionadas a cada um deles. Então o que vai te dar controle dos cronogramas não é revisar cada um dos seus projetos diariamente (que loucura!), mas sim fazer uma boa Revisão Semanal e garantir que o que já pode ser feito foi destinado ao lugar correto – seja fazendo na hora (< 2 minutos), delegando (lista Aguardando Resposta) ou adiando (Calendário ou Próximas Ações). Uma boa Revisão Semanal te deixa tranquilo até a próxima.

E ei! Nada impede que você acesse um projeto ou outro antes da próxima Revisão Semanal se você sentir necessidade. Só não precisa ser regra ficar preocupado com todos eles todos os dias, ao mesmo tempo.

Essa é a maravilha do GTD: todos os projetos caminham. O que tem prazo você faz, e o que não tem prazo você também faz, com liberdade de escolha. Você não precisa simular prazos nos que não têm. Basta entrar no fluxo de execução.

Categoria(s) do post: GTD™

Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD. Eu postei em dezembro como estava meu setup e tive poucas mudanças desde então, mas sempre há pedidos dos leitores para que eu mostre como está a versão mais atual, então lá vai.

Para agenda e tickler, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. Não sinto necessidade. O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma.
  • O único elemento diferente é a nova lista chamada “Reference lists” (listas de referência), que vou explicar mais para baixo.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra mais sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

Enxuguei um pouco os contextos das próximas ações:

Enxuguei um pouco os itens de Aguardando Resposta:

Organizei os projetos por macro-áreas que fazem sentido hoje para mim:

Enxuguei um pouco as listas de Algum dia / Talvez:

Não mudei nada aqui em Horizontes de Foco:

Enxuguei um pouco as checklists:

Criei essa categoria de listas de referências para diferenciar de checklists:

O que são listas de referência e como elas são diferentes de checklists?

Checklists são listas de referência também. Em teoria, elas poderiam ficar todas juntas. Em teoria (2), toda lista é uma checklist. Eu separei (e isso é coisa minha, não do GTD) porque eu queria ter uma visão de listas que eu verifico para saber se tenho feito determinadas coisas em piloto automático com a qualidade que eu espero em cada uma dessas áreas, enquanto as listas de referência são listas que apenas consulto em situações específicas. Vou citar alguns exemplos de checklists e de listas de referência:

Checklists:

  • Meu dia ideal (coisas que eu gostaria de fazer diariamente para ter um dia legal)
  • Contas a pagar todo mês
  • Rotina diária essencial em casa
  • Lista de compras de mercado
  • Manutenção do carro
  • Volta às aulas
  • Como planejar a minha semana
  • Revisão semanal
  • O que levar para uma reunião

Listas de referência:

  • Contatos importantes
  • Tamanhos de roupas da família
  • Livros lidos
  • Horários das aulas do Paul
  • Receitas favoritas
  • Shows que eu já assisti
  • Gadgets que eu tenho e números de série
  • Piadas divertidas
  • Frases preferidas

Faz sentido dando exemplos? Para mim, essa separação tem feito sentido por enquanto.

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

Categoria(s) do post: Diário da Thais

Muitos leitores têm me pedido para postar sobre a casa nova, falar sobre a decoração, fazer novo tour em vídeo (se não viu o vídeo com o tour da casa ainda vazia, clique aqui!). Gostaria de dizer que está em meus planos, mas passei por alguns períodos um pouco desanimada com esse assunto, porque temos tido muitos problemas com a casa desde que nos mudamos. São muitos problemas que não contávamos, que beiram o inacreditável em alguns casos, e nos últimos meses temos tentado lidar com eles e resolver aqueles que são possíveis de se resolver. Isso me desanimou a postar a respeito aqui, então espero que entendam.

Desde que nos mudamos, no início de setembro, eu tenho feito *muitas* coisas pela casa – resolvendo problemas de encanamento, infiltração do ralo do terraço, ligações elétricas com problemas, janela emperrada, rachaduras aparecendo toda semana. Esse tipo de coisa, para vocês terem ideia do que eu estou falando. Além disso, tentando tornar nossa casa um lugar agradável de se viver, o que inclui a decoração e todo o projeto de Feng Shui desenhado pela Wanice e pela Érika do Armazém da Energia, que estou muito ansiosa para compartilhar com vocês. (Aliás, vem novidade sobre isso em breve, fiquem ligados!). Salve o GTD que me mantém sã com uma lista de coisas que estão em andamento e as outras que podem esperar, mas muitas coisas são projetos de médio prazo que, sinceramente, nos questionamos se vale a pena investir tempo e dinheiro, sendo que a casa não é nossa.

Com tudo isso que está acontecendo, não dá para priorizar a decoração, tirar fotos e fingir que as coisas estão maravilhosas. Eu faço questão de ser bastante autêntica em tudo o que eu posto e, enquanto não solucionarmos esses problemas, não me sinto confortável para postar a respeito.

Um pequeno toque na escada…

Nós estamos cuidando da casa e arrumando o que precisa ser arrumado, mas uma coisa de cada vez, que é como tem que ser.

Categoria(s) do post: Ambiente de trabalho

Uma leitora postou um comentário em outro post e eu resolvi responder em formato de post porque acredito que seja a dúvida de outros leitores também.

Nesse atual momento, eu tenho uma pergunta: Thais, como fazer pra definir o meu trabalho, sabendo eu que ficarei responsável pelo trabalho de outra pessoa que sairá de licença maternidade e que é de outro setor? *no caso, ficarei com o eu, e com o da pessoa). Estou surtando com isso, mesmo fazendo treinamentos. Pra me ajudar, perdi o rumo da minha casa (fazia flylady e saí bastante dele…), voltei a faculdade, as aulas da filha voltarão e os horários estão apertados… e preciso ainda por cima emagrecer pois está afetando a minha saúde… estou surtando!!! Eu faço duas listas (meu trabalho, trabalho da outra pessoa) ou coloco todas as atividades em uma lista só, incluindo casa, filha, etc? Help!!!

Querida leitora,

Existem tipos diferentes de sobrecarga de trabalho. Um tipo é a sobrecarga temporária, como é o caso do seu trabalho. Você ficará responsável pelas atividades de uma pessoa que é de outro setor e que sairá de licença maternidade. No “mundo ideal”, o gestor dessa pessoa listaria suas atividades e alocaria a diferentes pessoas, de modo que não sobrecarregasse ninguém, e também de acordo com as habilidades de cada funcionário. Toda vez que alguém sai de licença maternidade, eu acredito que esse deveria ser o procedimento, mas sei que as coisas não funcionam assim na realidade. É muito mais fácil dizer: “olha, todo aquele trabalho vai para você mesmo, então se vire com todo o trabalho que você já tem, além desse”.

Nesse caso, minha recomendação é que você se comunique. Converse com a pessoa, com o gestor dela e com o seu gestor sobre tais atividades. Procure entender o máximo possível o que ela faz e também listar quais são as atividades essenciais que ela deve fazer diariamente e semanalmente (mais como processos), para não deixar esses pratinhos caírem, e entender de que projetos ela faz parte, para poder contribuir da melhor maneira. Muitas coisas, especialmente se envolverem conhecimento que você não tem, provavelmente devem ser passadas a outras pessoas ou mesmo adiadas até que ela volte.

Veja, não deveria ser você a responsável por isso. Então procure se comunicar com todos os envolvidos, para que essa expectativa fique clara.

Agora, com relação a todas as atividades que você poderá de fato abrigar, pense apenas em passar bem por esses meses todos. Analise essas novas atividades e as suas e verifique aquilo que é essencial que você faça diariamente, semanalmente e mensalmente, para garantir que “o básico” seja feito de qualquer maneira. Depois, analise os seus projetos em andamento para decidir, junto com o seu gestor, o que é prioritário e o que pode esperar alguns meses. Veja, é humanamente impossível dobrar a carga de trabalho de uma hora para a outra. Você precisa deixar isso claro para o seu gestor. Então, mesmo que ele diga “se vira, faz tudo”, você não vai conseguir fazer. Então vale a pena ter uma conversa honesta para que sejam definidas prioridades e você trabalhe em cima delas, dizendo que há determinadas atividades que talvez não seja possível fazer.

Se isso está interferindo na sua vida pessoal, busque soluções. Lembre-se que tudo é temporário, então se você puder aceitar um pouco de caos durante esses meses, aceite internamente e não se cobre. Agora, se não puder lidar com isso, busque soluções. Não reclame mais de uma vez da mesma coisa – ou resolva ou desencane (tem sido meu lema ultimamente, e tem me ajudado!). Distribua atividades em casa pela família ou contrate ajuda. Verifique seu orçamento e a possibilidade de fazer isso, lembrando que é temporário.

Você diz que está afetando a sua saúde, porque precisa emagrecer, além de tudo. Muita calma nessa hora. Pelo que entendi, o problema do emagrecimento já estava aí antes de tudo isso acontecer, então por que quer correr para resolver isso agora, quando as coisas tendem a se intensificar durante um tempo? Não se cobre tanto, deixe as coisas começarem a entrar nos eixos. Isso não significa não tomar nenhuma atitude a respeito – procure se alimentar de maneira mais saudável, consulte uma nutricionista, e todo o resto que demanda mais tempo (como exercícios físicos, por exemplo), veja o que pode fazer agora e o que simplesmente não dá. Quando as atividades se intensificam temporariamente, não é hora de adicionar coisas novas na vida.

Sobre colocar as coisas em uma lista só ou em três, eu iria além nessa questão. Não se trata de ter uma única lista. Você tem diversas facetas na sua vida, diversas áreas de foco, projetos, responsabilidades. Não dá pra ter “uma lista” porque são categorias diferentes de coisas. Se você gosta do GTD, a proposta são 4 listas para ações: Próximas Ações, Projetos, Aguardando Resposta e Calendário. Agora, se você me perguntar se compensa separar “trabalho, pessoal e o trabalho da outra pessoa”, não concordo. Eu usaria a separação que faz sentido para mim (descrita nas 4 listas acima), como faço para tudo. Porque o que me importa é ver o que eu *tenho* que fazer no dia e na semana, para ser meu foco (Calendário), trabalhar nas “tarefas” que preciso executar nos intervalos entre os meus compromissos (Próximas Ações), revisar semanalmente os meus compromissos e entregas de curto prazo (Projetos) e saber tudo o que outras pessoas precisam me entregar, ou que deleguei (Aguardando Resposta). Isso coloca a vida em ordem.

Quando a gente pensa no volume, no montante, tende a ficar travada porque não sabe nem por onde começar. Por isso recomendo pegar uma coisa de cada vez e ter mais clareza sobre o que cada uma delas significa e como organizar de modo que faça sentido para você.

Então, voltando no post onde você comentou, lembrar que você terá que descobrir uma proporção adequada durante os próximos meses para o trabalho já definido (nessas listas), o trabalho que aparece no dia e o tempo que você passa definindo todas essas coisas. Isso não muda – só muda a proporção.

Espero ter ajudado. Boa sorte nos próximos meses, e pegue leve com você mesma. Liste o essencial, foque nele e deixe o restante como “se der, ótimo. se não der, não vou me martirizar por isso”.

Categoria(s) do post: Destralhar, Mudanças, Checklists

Deveria ser proibido a gente abrir uma caixa de mudança na casa nova e descartar algo que estava dentro. É importante fazer essa seleção antes de se mudar – ideal mesmo é fazer antes de começar a encaixotar seus pertences. Se a gente deixar para decidir enquanto já está colocando dentro de caixas, a tendência é colocar tudo dentro porque é mais fácil fazer isso que decidir dar outro fim ao objeto (“só quero me livrar disso”). Portanto, antes mesmo de começar a empacotar tudo, destralhe. Aliás, vou além: mesmo que não tenha uma mudança em vista, destralhe como se tivesse. Porque a tendência do ser humano sempre é a de acumular coisas enquanto houver espaço para elas.

Segue então uma checklists do destralhamento para mudanças:

  • Comece com as SUAS coisas, e não com tudo de todo mundo da casa:
    • Materiais de referência: arquivos, documentos, material no geral, papelada no geral
    • Equipamentos: gadgets, eletrônicos
    • Decoração: quadros, bibelôs, lembranças, presentes, tapetes etc
    • Móveis: O que você precisa levar? O que pode doar ou vender?
    • Suprimentos: artigos de escritório, cadernos, canetas, cosméticos, remédios e outros
    • Roupas, sapatos, acessórios (bolsas, cintos, lenços)
    • Livros, revistas, CDs, filmes, discos
  • Passe para as coisas de uso comum:
    • Decoração
    • Móveis
    • Panelas, itens de cozinha, itens de área de serviço e relacionados
    • Eletrodomésticos, eletrônicos, equipamentos
    • Papelada
  • Auxilie nos objetos de uso individual das outras pessoas que moram com você, mas sem forçar – deixe a pessoa decidir:
    • Brinquedos dos filhos
    • Roupas do marido ou da esposa ou de outro familiar
    • Artigos pessoais de outras pessoas

Há muitos objetos que podem ser doados ou até mesmo vendidos. Hoje, com tantas opções de canais online para isso (OLX, Bom Negócio, o próprio Facebook), é bobeira ficar com coisas em casa que já não sirvam mais para a gente. Quem não quiser vender pode ajudar alguém fazendo uma doação, pois sempre tem alguém que precisa de algo que a gente não use mais. Portanto:

  1. Venda
  2. Presenteie alguém
  3. Doe para quem precisa
  4. Reaproveite para outros usos
  5. Recicle
  6. Jogue no lixo

Além de diminuir a quantidade de coisas que precisarão ser encaixotadas, você se liberta. É libertador viver com o que for necessário ou amamos muito, sem tralhas. No final das contas, a mudança vem antes.