Meu Sistema de Organização – Outubro 2018

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Existem alguns posts recorrentes que eu gosto de fazer sempre que ocorrem mudanças significativas, e este é um deles.

Em setembro, tive alguns problemas com tecnologia que me fizeram repensar todas as ferramentas que eu estava usando para me organizar.

Por isso, estou fazendo novos testes. O que vou mostrar aqui não é uma versão definitiva, e acredito de verdade que não exista uma versão “definitiva”. Mas já venho usando de maneira consistente há algum tempo e, como faço comentários a respeito nas minhas redes sociais, alguns leitores ficaram curiosos.

Vale lembrar que a mudança de ferramentas não influencia tanto assim na gestão do dia a dia porque o que realmente faz diferença é cada um ter um processo pessoal de organização, de maneira que as ferramentas efetivamente apenas operacionalizem tal processo. Aliás, eu falei mais sobre esse ponto há alguns dias, em outro post. Vale a pena ler.

Há uns três anos, quando comecei a tirar minhas certificações do GTD (método de produtividade que utilizo e que sou professora), eu implementei um formato de organização que me atendeu muito bem na época, fazendo um mix de várias ferramentas de acordo com a frequência que eu precisava revisar cada uma delas.

Eu preciso explicar um pouquinho esse processo para que você entenda as ferramentas que eu uso.

Diariamente

Diariamente, eu preciso olhar algumas informações. Por isso, eu centralizo tudo o que preciso olhar diariamente em apenas dois lugares (e seria apenas um se uma delas atendesse em todos os formatos). As ferramentas usadas têm sido o Google Calendar e o Todoist.

Na agenda do Google eu insiro apenas o que preciso fazer ou saber em um dia ou em um horário específico. Se eu abro a minha agenda, eu preciso confiar que o que está ali realmente precisa ser realizado naquele dia, e não antecipado ou feito depois. Aliás, tem um post bem recente aqui no blog onde eu explico sobre o uso da agenda. Vale a pena ler!

No Todoist, eu insiro as minhas listas de próximas ações, que vulgarmente poderíamos chamar de “lista de tarefas” para explicar do que se trata, porque são as ações que eu preciso revisar diariamente para executar de acordo com o contexto em que eu estiver. Nessas listas, eu terei próximas ações avulsas, ações de projetos, relacionadas a objetivos, entre outras.

Sim, é bem chato o Todoist usar o termo “projetos” para as suas listas, mas eu já aprendi a abstrair. Favor não confundir os projetos do Todoist com o conceito de projetos para o GTD (resultados desejados que demandam múltiplos passos para serem concluídos em até um ano).

As listas acima são as listas que eu preciso acessar diariamente. Ponto. Não preciso olhar mais nada além do que está nessa ferramenta, e ainda estou refinando o que coloco de conteúdo em cada uma das listas.

Nas listas de próximas ações eu coloco os contextos diversos em que preciso estar para realizar determinadas ações.

Em Assuntos a tratar eu listo os assuntos a tratar pessoalmente com algumas pessoas com as quais eu tenho esse tipo de interação mais próxima. Também crio listas de assuntos a tratar para médicos, para usar nas consultas. É uma ferramenta bastante útil.

Em Aguardando resposta eu insiro todos os itens que estou aguardando de terceiros.

Em Checklists eu insiro listas úteis de verificação para o dia a dia, como “atividades para fazer todos os dias” e “afirmações pessoais”.

Em Listas de compras eu separo itens que precise comprar especificamente, como coisas no shopping, no mercado ou livros. Para mim, apenas faz sentido manter essas listas assim, porque era algo que me fazia falta antigamente.

Por fim, Listas de referências trazem listas diferentes de checklists, apesar de serem parecidas. Insiro números de telefones úteis, quanto as pessoas da família calçam, esse tipo de coisa. Essa lista pode sumir depois um tempo (rs). Acho que é a mais propensa de todas de ir para outro lugar, mas ainda estou avaliando.

Todos os dias, então, eu trabalho com a minha agenda do Google e o Todoist abertos até concluir o que preciso fazer no dia ou tenha prazo, e vou revisando as outras listas de acordo com o andar daquele dia.

Semanalmente

Uma vez por semana, eu faço a minha Revisão Semanal do GTD, e aí é quando eu preciso revisar algumas informações bastante específicas.

Esta é a parte do sistema mais chatinha de organizar, porque tem muita informação (especialmente os projetos incubados). Ainda estou no processozzz.

A ferramenta que tenho usado para a revisão semanal é o Trello. Ainda é uma ferramenta que não tenho muita certeza se me atende, apesar de estar gostando dos resultados. Sinto falta do Evernote para essa parte, mas dei uma cansada do Evernote e quis testar algo novo (no Evernote continuam os materiais de suporte e referências de maneira geral. Eu apenas quis tirar coisas que demandem ação de lá).

Basicamente, eu tenho um “time” (termos do Trello) chamado “Revisão Semanal” e, dentro dele, quatro quadros / boards.

Em Aguardando eu coloco os projetos que estou aguardando de terceiros e que preciso revisar semanalmente. O que entra no Aguardando do Todoist são itens menores (geralmente ações isoladas) que preciso revisar com mais frequência para fazer o acompanhamento, especialmente se tiverem prazo. Ainda não estou tão certa dessa separação, mas criei o quadro por hora e estou testando.

Em Checklists semanais eu coloco as checklists que preciso revisar durante a minha Revisão Semanal – simples assim. Tem checklists de viagens, ideias para presentes, atividades que preciso fazer toda semana, guia para planejar a semana e templates para projetos recorrentes. Essa parte é bem legal porque o Trello permite que sejam salvos checklists padrão e eles podem ser usados dentro dos projetos. (Prometo que quando a coisa toda estiver mais “azeitada” para projetos no Trello eu falo mais sobre isso).

Em Incubados eu coloco colunas para tudo o que estiver incubado em diferentes categorias, desde coisas para fazer em casa (especialmente reformas) até viagens que eu posso querer fazer um dia. Essa é a parte do sistema que dá mais trabalho mudar, porque tem bastante coisa. Ainda rola um certo backlog no Evernote, que estou migrando aos poucos.

Por outro lado, tem sido bastante útil manter esse quadro de incubados na mesma ferramenta de projetos porque é fácil migrar de um quadro para o outro, em caso de necessidade ou vontade.

Em Projetos, tenho simplesmente os meus projetos que estão em andamento, um por card (outro termo do Trello), e dentro de cada card eu coloco as informações de suporte, que vão desde descrições, comentários, links, anexos, até checklists do que precisa ser feito para esse acompanhamento geral do status de cada projeto.

Tem funcionado muito bem fazer assim. Esse “estranhamento” com a ferramenta é apenas inicial e tenho certeza que, em breve, já estarei bastante acostumada.

Uma outra vantagem de manter os projetos no Trello é ter um “time” chamado “Suporte”, onde crio quadros para projetos maiores que precisem desse tipo de organização.

Mensalmente, Sazonalmente, Semestralmente & Anualmente

Todo o restante, que eu reviso nas frequências acima, está no Mind Meister. Sim, eu criei mapa mental para tudo.

Essa separação das ferramentas de acordo com a frequência de visualização e revisão é muito útil e funciona bem para mim. Comecei a fazer dessa forma em 2015, depois parei não sei por que, realmente. Depois de fazer o curso do Nível 3 fez sentido voltar a fazer dessa forma.

Ainda preciso de muitos ajustes, ainda não migrei tudo, e ainda preciso me acostumar com algumas coisas, mas por hora essa configuração tem funcionado muito bem.

Vale lembrar que o fio condutor de tudo é o método GTD, que tem uma estrutura, um processo, que delineia tudo, então entendendo como esse processo funciona você consegue operacionalizar em qualquer ferramenta, e realmente tanto faz as ferramentas que você usa e a quantidade das mesmas, visto que tudo é uma questão de foco e revisão.

Pode ser legal trazer posts específicos sobre cada uma das ferramentas e categorias utilizadas. Caso você queira ver mais esse tipo de conteúdo aqui, por favor, deixe um comentário. Obrigada.

49 comentários

  1. Bom dia! Amei o post e gostaria de ver mais posts com estes assuntos. Muito obrigada! Tô sempre por aqui!
    =**

  2. Bom dia Thais!
    Depois você poderia explicar melhor como colocar listas no Todoist? Aprendi com você a usar o todoist e gosto muito, mas as minhas listas de supermercado ainda ficam no Google Keep…(como é uma atividade semanal, e dificilmente mudam os ítens, tenho usado essa ferramenta). Mas gostaria de colocá-las em um local só…Eu já uso as tarefas recorrentes do Todoist, mas realmente não sei como fazer listas…Obrigada! Você é uma super Inspiração!!!

  3. Oi, Thais, amei a postagem! Eu gosto bastante da ideia do GTD. Tentei estudar a uns 10(?) anos atrás e fiquei bastante confusa. Somado ao fato de eu ter TDAH, a forma como me organizo acabou tomando um caminho bastante particular. Sou cientista e preciso estar em vários projetos simultaneamente. Ler essa sua postagem reavivou em mim a vontade de reler sobre o GTD, mas confesso que só de pensar minha cabeça se embaralha (isso é muito doido!). Também uso Trello, Google Agenda e o Wunderlist. Talvez eu tenha convergindo pra algo parecido com o que você faz, de revisões/checagens periódicas, mas que me foi ensinado via aprendizados do sistema FlyLadies, acredita? Eu estudava a ferramenta também lá por volta de 10 anos atrás e tirei muita coisa útil até pra vida profissional.

    Voltei a ler seu blog recentemente, não sei porque tinha parado. Na verdade, eu tinha parado de ler muitas coisas que sempre gostei e estou num momento de retorno e reencontro comigo. Li também sua postagem sobre manter um diário e sua rotina matinal. Obrigada por ter escrito sobre isso.

    Seu site é sensacional. Parabéns.

    • Obrigada, Geisa. Um dos propósitos de postar todos os dias é dar uma diquinha por dia, uma inspliraçãozinha que seja, para ajudar a estabelecer o hábito da organização. Espero que ajude.

  4. Thais, adoro seu trabalho! Você tem posts anteriores onde explica mais sobre o uso do Mind Meister? (não consegui achar…)

    Beijos!

  5. Thais
    Sua postagem me deu um insight para algo que estava me incomodando. Gosto muito de deixar as coisas no papel, mas não tenho uma continuidade de ferramentas (quero sempre testar algum tipo de planner/agenda). Então, pelo menos no que diz respeito ao calendário e listas, vou voltar a usar o digital, transferindo semanalmente os compromissos e tarefas para o planner. Sempre tenho acesso ao meio digital, então ficará fácil ter acesso às informações completas quando precisar.
    Uso o Tick Tick e o Google Agenda em 2º plano.

  6. Thais, é um privilégio receber esse tipo de conteúdo. Traz mais informações e deixa a nossa mente borbulhando de novas ideias e nos inspira a desenvolver ainda mais nosso sistema.
    Acredito ter visto em um Instagran Stories seu sobre a integração do GTD em Bullet Journal.
    Se realmente fizer uma publicação/vídeo sobre esse assunto, ficaria muito grata!
    Muito obrigada por compartilhar seu sistema de organização

  7. Oie Thais, tudo bom ?

    Eu tenho usado o Evernote pra quase tudo… Qndo não, uso o papel.
    Já tentei usar outros aplicativos mas sinto que nenhum me atende tão bem sabe… Como você está fazendo para acostumar com o Trello ?
    Tirando a captura, tem algum momento em que o papel faz parte do seu GTD.

    Você e seu trabalho mudaram minha vida. Muito obrigada!

  8. Oi Thays!
    Com a nova configuração de layout do gmail, posso dizer que centralizei tudo nele, definitivamente. Pois é a primeira ferramenta que abro ao acordar, e com ele já se abrem a agenda e o keep.
    Por ideia sua e motivada por algumas necessidades minhas, comecei a escrever um diário no google docs, uso e só consigo me organizar usando o google agenda, e minhas listas faço sempre no keep.
    Gente, sou uma google-dependente!!!
    Abraço.

  9. Thaís, que ótima ideia das ferramentas por sazonalidade. Eu já te acompanhava em 2015, mas meu GTD era muito bebê ainda, acho que essa informação deixei escapar. Agora fez muito sentido pra mim. Eu uso o o Google calendar como agenda e quase todo o resto está no Todoist (exceto referências), mas faz algum tempo que estou achando meu Todoist muito pesado e cheio. Vou testar separar como você está fazendo. Faz muito mais sentido! 😉

  10. Thaís,
    Amei! Amei! Um dos desconfortos atuais que possuo com o meu Todoist é que há coisas lá que eu não gostaria de ver toda vez que eu o acesso (várias vezes ao dia). Necessito que elas estejam registradas, preciso passar por elas periodicamente, mas vê-las sempre que abro o app, mesmo que estejam separadas em uma lista Um dia/ Talvez, me dá uma sensação de “eu deveria estar fazendo isso”. Vu testar a dica! E espero pelo post sobre o Trello.
    Um abraço!

  11. Muito bom, Thais! Eu vinha sentindo essa necessidade de separar as coisas (meu sistema estava quase inteiro no Evernote, exceto a parte de calendário – que está no Google Agenda). Na última revisão semanal, migrei minhas Próximas Ações para o Keep, e por hora tem sido bem satisfatório. Vinha pensando em como (e que partes) adaptar meu sistema para o Trello, então aguardo ansioso pelo post mostrando como você tem feito. Obrigado por tudo, sempre.

  12. Olá Thaís,

    Muito obrigada pela inspiração constante! Neste momento uso o Google Calendar para a agenda e o Todoist para quase tudo, menos para materiais de referência que ficam guardados no Google Drive. Mas sinto que o meu GTD ainda precisa de evoluir muito 🙂 Fiquei muito curiosa quanto ao Trello. Bjs de Portugal, Inês

  13. Adoro os posts sobre o seu sistema. Queria saber mais sobre estes mapas mentais…. De qualquer forma tudo que eu faço no Trello ou Mind vira um link no Evernote, minha vida está lá.

  14. Olá Thais,
    espero que esteja se recuperando bem da intoxicação alimentar.
    Confesso que consegui me adaptar bem ao evernote como uma das ferramentas principais para o GTD, mas fiquei curiosa com o Trello. Já havia experimentado o Todoist, mas não curti muito.
    Adoraria ver você publicar mais sobre outras ferramentas aqui no blog.

    Até mais.

  15. Gabi, você poderia falar mais sobre os seus mapas? Como você os “estrutura”, por exemplo.
    Eu gosto muito de mapas mentais. Na época da faculdade eu utilizava mais para estudar. E atualmente eu uso com menos frequência, geralmente para novos projetos. Mas, eu gostaria (muito) de dar mais funcionalidade para a atividade. Alguma sugestão?

  16. Oi Thais,
    Eu uso a agenda do outlook e o OneNote para minhas listas.
    Nós usamos o Trello no trabalho para acompanhar os projetos e gostei bastante da forma como você está usando.
    Quando estiver mais azeitado compartilha conosco!
    Um beijo

  17. Thaís, adoro esses posts do seu sistema e fico sempre aliviada quando vc fala que mudar é normal rs. A gente enjoa e as mudanças acabam sendo um estímulo pra destralhar ações e projetos etc. que não fazem mais sentido. Atualmente uso Google Calendar, Excel (minha base pra todo o GTD; com muitas abas! RS) e o Todoist atualmente só pra compras de rua por contexto. (Ainda tem algumas coisas antigas lá que deixei como backup). Um dos meus objetivos de migrar pro Excel foi ter mais confiança na ferramenta, poder ter senha no arquivo tb!, e pq integrou com a parte financeira, permite uso de fórmulas, planilha dos posts do blog, horizontes, tá tudo lá, com uma página de Index na frente. Eu adoraria mais posts sobre Trello (que nunca usei). 😘😘 beijos

  18. Thaís, muito bacana a divisão!! Acho que seria legal de fato falar um pouco mais do Trello, visto que o uso dele mais profundamente, digamos, é mais novo aqui no blog.
    Um grande abraço!

  19. Amei seu post! Decidi reinstalar todo meu GTD através da sua série no canal GTD Brasil – eu ainda não tinha visto os vídeos pq eu sabia q iria querer reinstalar e não estava numa fase para isso rs q série maravilhosa, já indiquei para várias amigas!

    Eu tentei mto usar o Trello, depois conheci o MeisterTask que achei a carinha mais atrativa mas por fim, decidi pelo combo Todoist + Evernote + Google Calendar pq são as carinhas que mais gosto, mesmo. Quem sabe mudo depois do seu post sobre Trello pq eu sou mto digitalmente influenciada por vc hahahah

    Bjos

  20. Olá Thais,
    Acho que vai ser ótimo posts específicos sobre as ferramentas e categorias, principalmente o conteúdo do Trello e dos mapas mentais. Como sempre, seus posts ajudam muito a aprimorar meu sistema. Obrigada!

  21. Amei esse POST! Obrigada por dividir conosco de forma tão detalhada seu sistema de organização.

  22. Muito obrigado por compartilhar como você se organiza em cada período, é muito bom para ter um referêncial!

  23. Eu uso o Google Calendar + Evernote. Mas eu adoraria centralizar tudo no Google, então estou testando o keep e usarei o google drive para arquivos de referência.

  24. Thais sua linda, eu tenho usado o Trello e Todoist e claro, o google calendar. Já tentei outras ferramentas, mas me identifico mais com essas. Mas confesso que estou ansiosa para ver seu post referente ao Trello. Obrigada peor você sempre compartilhar seu sistema atual, noooossa como ajuda! Adoro seus posts, super obrigada! Bjussssss

  25. Oi Thaís
    Tudo bem?

    Assim que iniciou o ano de 1018 dei início na implementação do GTD em minha vida e tem sido maravilhoso pra mim, é claro que dá um certo trabalho afinal é tudo novo
    Mergulhei nesse mundo, devorei o livro e todos os vídeos do canal e consegui…

    Confesso que meu sistema está bem concentrado em duas ferramentas, (no Evernote e na agenda do Google)

    Tenho um sério problema em manter muitos app apesar de que me parece fica mais organizado da forma que vc criou agora, conforme citado nos comentários o único problema do Evernote é que dependendo do caderno acabamos tendo que ficar vendo sempre coisas desnecessárias para aquele momento…. enfim preciso pensar mais sobre isso!

    Me tira uma dúvida por gentileza (já ouvi vc falar sobre isso mais ainda não está claro pra mim) você arquiva o que já foi resolvido? Por exemplo projetos e suporte a projetos você tem alguma pasta em regências ou joga na lixeira quando não vai mais utilizar…. estou com uma certa “dózinha” de mandar pra lixeira rsrs

    Obrigada
    Vc é ótima!

    • Oi Carina, tudo bem?

      Não tem problema usar menos ou mais ferramentas. É um gerenciamento pessoal, então cada pessoa deve buscar soluções que atendam suas próprias necessidades.

      Sobre guardar ou deletar, depende de você. Você precisa guardar a informação? Se sim, arquive. Comigo, o raciocínio é o mesmo. Se eu sinto que um projeto concluído precise ser guardado, eu guardo. Se não, não.

      No seu caso você pode criar uma etiqueta ou caderno para os itens concluídos e colocá-los lá, assim como você deve fazer com tudo o que for arquivado. Essa é apenas uma categoria de demanda ação? não > arquivar.

      Bjo

  26. Oi Thais.
    Sempre gostei dos posts, neles eu consigo ter várias ideias pro meu sistema, mas confesso que ainda é muito confuso pra mim. Tento implementar há uns 4 anos e ainda não consegui efetivamente. Sei que tem uma falta de força de vontade e insistência da minha parte.
    Enfim, estou me programando para participar dos cursos de GTD em 2019, gostaria muito que fosse contigo, mas sei que não ministrará os níveis um e dois em Porto Alegre e super entendo.

    Beijos

    • Oi Indara, tudo bem? Fechar a agenda de cursos requer uma série de confirmações e aprovações com outras pessoas, por isso ainda não foi divulgada. Mas estamos fechando. Em breve eu divulgarei em todos os canais.

  27. Oi, Thaís, tudo bem?
    Estou ainda me acostumando com a divisão de organizar, planejar e registrar. Estou usando a Agenda Google, até porque édo meu trabalho atual e estou tentando fazer uma pessoal também, porque tenho uma agenda física, mas estava uma confusão e acabava inserindo as tarefas que não tinham necessariamente uma data. Tenho dúvida nisso. O ideal é usar uma ferramenta para planejar, tanto tarefas costumeiras quanto planejamentos maiores? Ainda não entendi que tipo de ferramenta eu posso usar para isso. Pensei em usar minha agenda física como bullet journal, assim como tenho um planner para o trabalho. E as anotações eu tenho concentrado no One Note, mas acho que talvez o Evernote seja melhor? Vc tem contas diferentes para trabalho e vida pessoal? Essa é outra dúvida que me sobreveio. MUito obrigada, estou devorando seu blog, está me ajudando muuuuuito.

  28. […] Como eu mostrei outro dia aqui no blog, eu estou utilizando o Todoist para gerenciar as minhas listas de próximas ações. Próxima ação, para o GTD, é aquela próxima ação física e visível que vai mover uma situação adiante. É diferente de “tarefa”, que é mais simples e abstrato. Por exemplo, você pode ter uma tarefa que seja “montar a estante”, mas a sua próxima ação pode ser “ler o manual para saber as ferramentas que preciso para montar a estante”. Se você inserir simplesmente “montar a estante”, seu cérebro dará “bug” quando você olhar a sua lista de coisas a fazer e, inconscientemente, procrastinará a atividade simplesmente porque não há clareza do que é realmente a próxima ação. […]

  29. Olá, Thais. Estou há quase um ano apanhando para implantar o GTD de forma que faça sentido para mim. Tentei ir para o Evernote por influência dos teus posts, mas ainda tenho dificuldade. Uso diariamente o Todoist, Google Calendar e Trello. Confesso que esse teu novo sistema faz todo sentido para mim. Achei mais prático. Pode ser naturalmente incorporado à minha rotina. Sou professor em quatro instituições, tenho um escritório de projeto e começamos neste ano um projeto de cursos online. Tenho muitos projetos simultâneos em diversas frentes. Acho que o Trello tem muitas facilidades para meu perfil (até por ter um raciocínio mais “visual” por ser arquiteto), tanto pela organização quanto pela possibilidade de transitar por vários “times”. Parabéns!!

  30. Thais, já comprei e li seu último livro. Fantástico e já comecei a ler Making it all work, que também é show. Sobre o Evernote tem razão, as próximas ações com ele fica cansativo. É bom mesmo para Suporte de Projetos e Referência Geral … Vou conhecer o Trello. Abraço. Sucesso.

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