GTD™, Ferramentas de organização

Meu sistema GTD (Janeiro 2020)

Todo ano, naquela semana entre o Natal e o Ano Novo, eu gosto de reinstalar todo o meu sistema GTD. Faço isso porque, por ser professora da metodologia, eu quero identificar dúvidas que iniciantes possam ter e, assim, ajudar com a criação de alguns conteúdos para ajudá-los. Este ano, como decidi não focar mais nos cursos presenciais para poder focar nos conteúdos online, pretendo publicar vários materiais de apoio sobre a metodologia.

Certa vez (em 2017) eu gravei uma série de vídeos para o YouTube fazendo comentários a essa reinstalação, e este ano eu passei esses vídeos para o meu canal (estavam em outro) com comentários atualizados. Você pode conferir a série completa aqui (aproveite para se inscrever no canal, se você quiser).

O fato é que a reinstalação foi bastante tranquila desta vez, pois não fiz mudança de ferramentas. continuei usando a agenda do Google para o calendário e o Trello para todas as outras listas e alguns materiais de referência. Penso que o arquivo de referência mesmo seja o único que demande ferramentas adicionais, então uso também o Evernote, o Dropbox e o Google Drive, e ainda estou fazendo alguns ajustes mesmo após finalizar a reinstalação (aprendi que esses reajustes no arquivo de referência nunca acabam, mas são um processo de melhoria contínua).

Agenda continua a mesma.

Eu tenho três “times” no Trello (é a nomenclatura que eles usam): Listas, Suporte a projetos e Referências. As listas estão em inglês porque estou passando todo o meu sistema para o inglês novamente para treinar o idioma (antes eu evitava fazer isso porque mostrava muito meu sistema nos cursos, mas farei menos cursos este ano).

Vale lembrar um pouco como é a rotina do GTD, que envolve basicamente acessar agenda e lista de próximas ações no dia a dia. Não fico olhando todas as listas o tempo todo. Projetos e incubados olho uma vez por semana, na Revisão Semanal, e os horizontes mais elevados, apenas uma vez por mês ou até com um pouco mais de espaçamento de tempo.

Eu continuo amando a coisa de poder mudar o plano de fundo dos quadros do Trello e não consigo mais viver sem isso no momento. Faz muita diferença no meu astral. 🙂

Aqui neste post do ano passado eu mostro os quadros com mais detalhes, caso você tenha interesse. Não mudou muito, só os planos de fundo e alguns títulos de colunas mesmo.

Sobre conciliar com o Bullet Journal, tenho usado o BuJo apenas para capturas diariamente e registro do que eu fiz e acontecimentos. Explico mais sobre isso em um post sobre o assunto.

24 Comments

  1. Tati Lirôa says:

    Thaís, obrigada pelo post. Sigo caindo da carroça às vezes, mas não desisto do GTD. O seu trabalho me inspira a continuar.
    Mudando de assunto, observei um detalhe no post (na verdade no print da sua Google Agenda), que é o uso da palavra “estadia”.
    Para pessoas, o correto é usarmos a palavra “estada”. Gostei muito de aprender isso e achei pertinente compartilhar. Meu material de referência para essa observação está em: .
    Espero ter contribuído ♥ Um beijo!

    1. Obrigada, Tati! Não sabia. Vivendo e aprendendo. 😉

  2. Tati Lirôa says:

    De nada 😊

  3. Olá, Thais! Tudo bem?
    Voltei a acompanhar o VO recentemente. Conheço há tempos, mas, assim como faço com o GTD, vou e volto conforme a necessidade de organização pessoal (e foco, e sentido, e…) se faz mais presente e necessária (que talvez fosse sempre, mas às vezes a ansiedade que vem quando começo a planejar melhor minha vida é maior que a força de vontade).
    Queria agradecer pelo post. Estou tentando aprimorar meu sistema que é um tanto mambembe. Enfim, queria perguntar sobre as cores que você usa na agenda. Vi que você só utiliza uma cor. Cê acha melhor? Por que?
    Abraços!

    1. Tenho outros posts aqui no blog onde explico os usos que faço de cores. Peço a gentileza de dar uma olhada, pois explico lá direitinho, em detalhes. Obrigada!

      1. Farei isso!
        Obrigada 🙂

  4. Thaís, se não for algo muito pessoal, pode mencionar rapidamente de que se trata o “contextos da semana”? Lembro-se de um post seu em que você conciliava alguma informação (acho que áreas de foco) com o dia da semana, ou com a semana do ano, não lembro ao certo, e estou querendo adotar algo parecido.

    No mais, parabéns pelo seu engajamento e visão de futuro. Sempre torço por você, valorizo seu trabalho obviamente e divulgo sempre que tenho a oportunidade. A propósito, gostei da fonte que escolheu para o blog.

    1. Para mim fazia sentido quando tinha diferentes tipos de trabalhos e precisava conciliar com o mestrado também. No momento estou reformulando, e em breve devo postar atualizações a respeito, se apropriado. O que está descrito em todos os vários posts sobre o tema já são bastante esclarecimentos, a meu ver. Tenho certeza que podem te ajudar, se sua configuração de trabalho for parecida. Procure por “contextos” e “semana”. 😉 Obrigada!

  5. Thais, maravilhosa, eu fico muito feliz de ver essa atualização na série de instalação do GTD (dentre tantas outras que tem se passado) também por ser muito por onde eu introduzo minhas amizades ao GTD.

    Acho sempre curioso e divertido de ver o quanto você tem melhorado nas suas abordagens e expressões, coisas que, como público, não saberia dizer o que fazer mas noto quando acontecem.

    Continue sempre com esse trabalho maravilhoso que só você pode fazer!

  6. Thais, você não está mais dividindo tipo por visualização ? lembro que estava usando várias agendas pra ter mais foco na hora de visualizar. Me sinto mais perdida usando tudo de uma cor só. E obrigada por nos ajudar tanto.

  7. Estou iniciando o FlyLady hoje, e gostaria de conhecer mais sobre o GTD e como posso iniciar o sistema de forma prática! Às vezes sinto que iniciar um processo de organização de vida é algo muito distante e complicado, vou acompanhar seu blog pra tentar desmistificar isso! Obrigada pela iniciativa de ajudar outros nessa área!!

  8. Alessandra Araujo says:

    Thais, o que fez você mudar do Todoist para o Trello? Atualmente uso o todoist mas me incomoda um pouco o fato de as listas ficarem tão compridas por conta da quantidade de checklists.

    1. Sou uma pessoa muito visual e, depois de 3 anos usando o Todoist, busquei algo visualmente diferente.

  9. Hernon Rosa says:

    ThaÌs vc abandonou o uso do Omnifocus e Things? Porque?
    Obrigado

    1. Nunca usei nenhum dos dois por muito tempo, só testei. Não teve um motivo específico, só preferi usar outra ferramenta.

  10. RAFAEL BULL SANGUIN says:

    Olá Thais, estou gostando muito dos post, vídeos sobre GTD, sou usuário de Evernote Premium e conheci os seus vídeos através do Todoist. Quero aprender muito o GTD na parte profissional (Sou Repres Vendas). Muito Obrigado! Abs
    Rafael

  11. DIOGO FERREIRA EXPEDITO says:

    Olá Thais, você poderia fazer um vídeo ou uma postagem explicando com mais detalhes como você emprega o Evernote?

  12. Dominique says:

    Thais do céu! Estou ficando louca e ao mesmo tempo muito empolgada com tanta informação e conteúdo. Primeiramente não sabia nem em qual post comentar, pois estou lendo a série “Aprenda GTD” a fim de implementar o método, além de posts sobre o Todoist e alguns outros aleatórios, mas resolvi vir comentar em um dos mais recentes sobre GTD. Há uns 4 anos me interesso por assuntos de organização, mas percebi que vinha fazendo as coisas de forma pouco produtiva e meu sistema estava uma bagunça. Passava o tempo todo tentando me organizar e muito pouco tempo executando. Já conhecia seu canal por indicação da Ana Carolina, do blog Eu Organizado, mas agora que resolvi ler seu blog e assistir os vídeos do canal com mais frequência. E estou gostando muito! Me perco com tanta informação pois me empolgo e quero ler todos os posts, mas acredito que com a implementação do GTD isso também irá melhorar. É um comentário de desabafo mas também de agradecimento e elogio ao seu trabalho, parabéns pelo conteúdo de qualidade e pela forma fácil e empolgante que você expõe esse conteúdo!

    1. Eu que agradeço, Dominique. Fico contente por ajudar.

  13. Alessandra Silva Miranda says:

    Oi Thaís,
    Tenho uma dúvida. Estou começando a usar o Trello ( e amando, sou muito visual). Vi que se pode criar quadros pessoais e também criar os “times” e ai criar os quadros. Qual a diferença? Isso seria porque criando os quadros nos “times” eu posso compartilhar algum deles se quiser?
    Um beijo!!

    1. Oi Alessandra, tudo bem? Eu explico essa questão aqui, se quiser: https://www.youtube.com/watch?v=cJTXyMfhWGg&t=849s

      1. Alessandra Silva Miranda says:

        Muito obrigada Thais!!! Beijos

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