Uma lista com todas as caixas de entrada de correspondências

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Já comentei aqui no blog sobre a minha ideia da “rotina do artista”, em que divido o meu dia em três grandes blocos, a saber:

  • período da manhã: cuidar da minha arte (prioridades)
  • período da tarde: cuidar das correspondências (me abrir para o mundo)
  • período da noite: cuidar do meu conhecimento (leituras, estudo etc.)

Para facilitar o momento em que “me abro para o mundo” depois do almoço até o final do dia, eu elaborei uma checklist com todas as caixas de entrada de mensagens que tenho que verificar diariamente.

“Thais, você esvazia as caixas de entrada diariamente?”

Essa é a minha regra pessoal, mas o mais importante é ter as mensagens sob controle, e não “esvaziar as caixas”.

Na semana passada, por exemplo, eu tive uma semana bastante cheia. O que eu entendo por cheia:

  • de segunda à sexta, dei aula das 9h às 17h
  • de noite, todos os dias, tive ou aulas do mestrado ou um evento (jantar)
  • na sexta, depois da aula, fui direto para o aeroporto pois tinha um vôo para Curitiba
  • no sábado e no domingo, ministrei um curso de GTD das 9h às 18h

Foi uma semana completamente fora do normal, fugiu à regra totalmente, mas mesmo naquelas condições eu consegui manter as minhas caixas zeradas.

Na segunda, tive aquele problema com a virose e resolvi tirar os dois dias de final de semana que não tive de folga, e fiquei afastada dos meus e-mails durante a terça e a quarta. Quando acontece isso, eu coloco uma resposta automática avisando, mas mesmo assim algumas pessoas não lêem ou não acreditam e cobram as respostas. Acho um pouco desgastante, mas faz parte.

O que procuro fazer, em situações assim, é sempre “escanear” as caixas e responder apenas as mensagens urgentes, para não deixar ninguém sem resposta. Aí, quando eu voltar da folga oficialmente, eu zero as caixas de entrada.

Por isso, é muito importante para mim manter uma checklist das minhas caixas de correspondências porque vou “atacando” uma a uma até zerar todas. Uma vez feito isso no dia, vou apenas administrando. No dia seguinte, terei apenas as mensagens de um dia para o outro.

É bastante interessante fazer desse jeito e funciona de maneira prática para mim.

A saber, essas são as minhas caixas de mensagens (apenas caixas de entrada em que recebo mensagens de outras pessoas, e nnao caixas minhas, onde capturo coisas) hoje, que verifico e busco zerar diariamente:

  • Gmail pessoal
  • Gmail profissional
  • Outlook (GTD)
  • What’s App
  • Comentários do blog (4 blogs)
  • Mensagens no Facebook
  • Comentários em grupos e páginas no Facebook
  • Mensagens no Linkedin
  • Mensagens no Twitter
  • Mensagens de alunos nos cursos online (suporte)
  • Comentários e mensagens no Instagram

Como trabalho com Internet, não tem como ser diferente. 🙂 Eu recebo uma média de 600-800 mensagens por dia.

Ter uma lista como essa me ajuda a rastrear cada uma das caixas diariamente e lidar com o que chega através delas.

Já expliquei em outros textos como lido com as mensagens propriamente ditas, e você pode conferir aqui.

Para mim, trata-se de simplesmente lidar com correspondências. Funciona bem.

7 comentários

    • Funciona como todas as outras tarefas de todas as outras áreas da vida (finanças, saúde, família, estudos etc). Tenho listas de ações que entram no calendeario ou listas de próximas ações por contexto. Mas fica difícil de explicar assim. Trata-se de um método inteiro, chamado GTD. 😉

  1. Oi Thaís, boa tarde!!!
    Queria tirar uma dúvida: quando você precisa enviar um e-mail pela manhã por exemplo? Você entra na sua caixa de e-mail, envia o e-mail e somente depois esclarece seu e-mail?
    Ou você tenta concentrar as atividades de enviar e-mails, whatsapps e etc para o período da tarde?

    E ainda sobre o GTD, você separa por contextos as suas frentes de trabalho?

    Abraços!!! Obrigada!!!

  2. Thais, vc tem um horario especifico pra zerar as caixas? Pq me parece que ir zerando em intervalos durante o dia nos deixa mais ansioso, c a sensação de q nunca acaba. Ex.: se zero o whatsapp agora, tenho certeza que se abri-lo em 15min, terei mais msgs pendentes.

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