Já comentei aqui no blog sobre a minha ideia da “rotina do artista”, em que divido o meu dia em três grandes blocos, a saber:
- período da manhã: cuidar da minha arte (prioridades)
- período da tarde: cuidar das correspondências (me abrir para o mundo)
- período da noite: cuidar do meu conhecimento (leituras, estudo etc.)
Para facilitar o momento em que “me abro para o mundo” depois do almoço até o final do dia, eu elaborei uma checklist com todas as caixas de entrada de mensagens que tenho que verificar diariamente.
“Thais, você esvazia as caixas de entrada diariamente?”
Essa é a minha regra pessoal, mas o mais importante é ter as mensagens sob controle, e não “esvaziar as caixas”.
Na semana passada, por exemplo, eu tive uma semana bastante cheia. O que eu entendo por cheia:
- de segunda í sexta, dei aula das 9h í s 17h
- de noite, todos os dias, tive ou aulas do mestrado ou um evento (jantar)
- na sexta, depois da aula, fui direto para o aeroporto pois tinha um ví´o para Curitiba
- no sábado e no domingo, ministrei um curso de GTD das 9h í s 18h
Foi uma semana completamente fora do normal, fugiu í regra totalmente, mas mesmo naquelas condições eu consegui manter as minhas caixas zeradas.
Na segunda, tive aquele problema com a virose e resolvi tirar os dois dias de final de semana que não tive de folga, e fiquei afastada dos meus e-mails durante a terça e a quarta. Quando acontece isso, eu coloco uma resposta automática avisando, mas mesmo assim algumas pessoas não lêem ou não acreditam e cobram as respostas. Acho um pouco desgastante, mas faz parte.
O que procuro fazer, em situações assim, é sempre “escanear” as caixas e responder apenas as mensagens urgentes, para não deixar ninguém sem resposta. Aí, quando eu voltar da folga oficialmente, eu zero as caixas de entrada.
Por isso, é muito importante para mim manter uma checklist das minhas caixas de correspondências porque vou “atacando” uma a uma até zerar todas. Uma vez feito isso no dia, vou apenas administrando. No dia seguinte, terei apenas as mensagens de um dia para o outro.
í‰ bastante interessante fazer desse jeito e funciona de maneira prática para mim.
A saber, essas são as minhas caixas de mensagens (apenas caixas de entrada em que recebo mensagens de outras pessoas, e nnao caixas minhas, onde capturo coisas) hoje, que verifico e busco zerar diariamente:
- Gmail pessoal
- Gmail profissional
- Outlook (GTD)
- What’s App
- Comentários do blog (4 blogs)
- Mensagens no Facebook
- Comentários em grupos e páginas no Facebook
- Mensagens no Linkedin
- Mensagens no Twitter
- Mensagens de alunos nos cursos online (suporte)
- Comentários e mensagens no Instagram
Como trabalho com Internet, não tem como ser diferente. 🙂 Eu recebo uma média de 600-800 mensagens por dia.
Ter uma lista como essa me ajuda a rastrear cada uma das caixas diariamente e lidar com o que chega através delas.
Já expliquei em outros textos como lido com as mensagens propriamente ditas, e você pode conferir aqui.
Para mim, trata-se de simplesmente lidar com correspondências. Funciona bem.