Setup do GTD™ no OmniFocus™

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Desde setembro do ano passado eu venho ensaiando uma migração de listas para o OmniFocus, um programa que só existe para dispositivos da Apple e é um velho conhecido de quem usa GTD™. Motivo: testar a ferramenta. Como professora da metodologia, é meu papel testar para poder ensinar quem usa. Queria testar esse que é um dos queridinhos de quem já é usuário do GTD™ há mais tempo.

GTD™ é a sigla para “Getting Things Done”, método de gerenciamento da vida que eu utiizo. Leia mais aqui.

Não foi amor à primeira vista. Instalei o OmniFocus em 2015, quando fui para Amsterdam tirar a minha primeira certificação do GTD™. Não consegui usar. Achei quadradão, simplão. Ano passado, em setembro, durante a minha certificação do Nível 3 e todos os insights que eu tive durante o curso, achei que seria uma ótima oportunidade para mudar. Fiz toda a migração da lista de projetos e de próximas ações, estava achando lindo, mas no aeroporto de volta para casa, algum problema na sincronização fez com que o banco de dados simplesmente zerasse e eu perdesse TODAS as informações. Eu fiquei tão frustrada que desisti da ferramenta, pelo menos naquele momento.

De volta ao Brasil, depois de algum tempo resolvi ensaiar aos poucos uma nova tentativa, e já faz alguns meses que estou usando a ferramenta. Quando eu percebo que não estou mais “pensando na ferramenta”, é porque ela está rodando bem, então sei que é hora de fazer um post no blog compartilhando como estou fazendo.

Uso a configuração oficial sugerida pela David Allen Co. através do seu guia (disponível para compra online; também tem de outras ferramentas).

Como TODA ferramenta, existem diversas maneiras de você personalizar o seu uso para o GTD™. É importante dizer que nunca nenhuma única ferramenta vai gerenciar todo o seu sistema do GTD™, que é essencialmente híbrido. Por mais que você use o OmniFocus, ou o Todoist, ou outra, para suas listas, ainda assim você precisará gerenciar seus e-mails e calendário, por exemplo. Além disso, não existe “ferramenta perfeita”, e sim aquela que você gosta mais de usar (esse ponto é importante para te manter motivado no uso da mesma).

O OmniFocus tem uma barra lateral onde ficam os principais recursos dele. Vale dizer que eu uso de maneira muito simples até então. Existem usuários muito mais avançados, que utilizam outros recursos e até extensões da ferramenta (existe uma que parece ótima para cronogramas).

Caixa de entrada

Os itens da caixa de entrada representam as capturas que ainda não foram processadas. São ideias, apontamentos, lembretes que vou capturando ao longo do dia e, aos poucos, vou esclarecendo e organizando nos locais mais apropriados do meu sistema.

Projetos

Projetos no GTD™ são definidos como resultados desejados que levam múltiplos passos para serem concluídos em até um ano. A lista de projetos funciona como um índice dos projetos que estão em andamento (no GTD™, os projetos que não estão em andamento ficam em uma categoria chamada “Algum dia / talvez”).

Dentro da aba de projetos do Omni, eu criei algumas pastas para as categorias distintas: — (para ações avulsas), Projetos (para projetos mesmo), Algum dia / talvez (para incubados) e Referência (para listas como checklists e outras).

O número médio de projetos em andamento de uma pessoa que usa constantemente o GTD™ acaba ficando entre 30 e 100. Eu tenho 68 projetos em andamento no momento.

Se um projeto não tiver uma próxima ação definida, ou eu não quiser dar foco a ele no momento, ele pode ser movido muito facilmente para a categoria de algum dia, talvez. Isso é uma das coisas que eu mais gosto no OmniFocus – é fácil e descomplicado migrar as coisas de lugar. Se eu arrasto um projeto para dentro de outro, ele vira uma tarefa automaticamente, sem eu ter que ficar mudando a natureza do item, como ocorre no Todoist, por exemplo.

Ações que não sejam associadas a nenhum projeto ficam dentro da lista —. Ações associadas a um projeto ficam dentro da “pasta” do projeto em si, mas eu não visualizo por ali, e sim pelas etiquetas de contextos (que falarei a seguir).

Meus projetos são revisados tipicamente na revisão semanal, a não ser que algum projeto chave chame mais a atenção e eu precise revisar mais vezes, de maneira espontânea. As listas de próximas ações são verificadas diariamente.

Os projetos nunca são executados, e sim suas ações. Eles apenas representam resultados, “pontos finais”, que alcançamos quando todas as ações forem executadas. Bons nomes de projetos envolvem verbos e clareza no resultado. Exemplo: em vez de “férias”, “organizar férias para Acapulco em dezembro/2019” é um bom nome.

Etiquetas

No OmniFocus, as listas de próximas ações ficam armazenadas na seção de etiquetas / tags. Vale lembrar que uma próxima ação é a próxima ação física e visível que você consegue executar para mover qualquer situação adiante – seja ela um projeto, um objetivo, ou até mesmo uma única ação avulsa. Não é sinônimo de “tarefa”.

As listas de próximas ações são as listas que devemos revisar diariamente para executar o que precisa ser feito. Você revisa diariamente para escolher, dentro do que for mais prioritário, aquilo que quer ou deve fazer. Para melhorar essa experiência, o David sugere organizar essas listas por contextos – lugares que você precisa estar ou ferramentas que precisa ter para executar determinadas ações em conjunto. Pense em blocos de tempo, mas em vez de colocar no calendário, você cria uma lista.

Esses contextos podem ser personalizados para a sua vida. Eu vivo mudando, justamente para estar sempre adequado ao que vivo. Atualmente, trabalho com os seguintes contextos:

Manhã em casa traz todas as atividades que preciso fazer pela manhã – geralmente as mais importantes e que demandem maior concentração e cuca fresca. Os contextos refletem a minha realidade atual, vale dizer.

Comunicações é a lista onde agrupo todas as ações de quando me abro para o mundo, geralmente perto do horário de almoço e logo depois dele, quando paro para processar mensagens e e-mails.

A lista de coisas para fazer em trânsito tem ações que preciso executar quando sair para almoçar, quando estiver circulando etc.

Rotinas da tarde traz ações que preciso fazer quando já estou mentalmente mais cansada, mas consigo fazer nesse contexto, antes de encerrar o dia.

Ritual de transição entre a tarde e a noite traz ações mais rapidinhas que posso fazer antes de encerrar o meu dia.

Noite offline traz boas ações de estudos ou coisas que preciso fazer em casa que não envolvam Internet ou telinhas.

Aguardando traz tudo o que estou aguardando o retorno de terceiros.

É comum ter próximas ações avulsas e próximas ações que contribuam com projetos. No dia a dia, nem olho meus projetos, apenas as ações. Vou executando e alimentando as listas conforme vou vivendo. Na revisão semanal, garanto um olhar melhor sobre os projetos em si, acompanhando seu andamento.

Listas comuns do GTD™

Existem 10 listas que são as mais comuns para quem começa a usar o método:

Próximas ações:

  • Assuntos a tratar
  • Qualquer lugar
  • Telefonemas
  • Computador
  • Rua
  • Casa
  • Escritório
  • Aguardando
  • Algum dia, talvez
  • Projetos

Se você estiver começando no GTD™, comece criando as listas acima na sua ferramenta de preferência. No OmniFocus, mostrei acima como fazer.

Meus contextos são personalizados, mas eu gosto dos contextos sugeridos originalmente pelo David. Acredito que funcionem bem. Eu só personalizei porque neste momento me sinto melhor fazendo assim.

Conclusão

Gosto de como o OmniFocus é confiável e isso é importante para mim em uma ferramenta. Apesar de ter tido aquele problema de sincronização no início, acho que foi alguma burrada que eu devo ter feito, e não problema da ferramenta em si. Não tive mais problemas depois daquilo.

A versão offline dele funciona muito bem, e isso para mim é importante.

No entanto, o que me incomoda no Omni é o visual muito chapadão, de listas. O Trello e o Evernote me deixaram mal acostumada com as possibilidades de customização visual, especialmente o Trello, com as imagens de fundo. Então não sei se vou me manter no programa, mas por enquanto ele está me atendendo bem. E nem terminei de passar todas as checklists para ele (ainda em andamento).

Mais alguém usa o OmniFocus para o GTD™? Como vocês poem ver, meu uso é básico e simples, como a metodologia, e me atende bem, mas sei que, como em toda ferramenta, há recursos incríveis que desconheço e que podem melhorar a experiência. Se souber de algo, por favor, compartilhe. Obrigada!

19 comentários

  1. Thaís, como vc testa muitas ferramentes, vc está constantemente migrando listas de uma ferramenta para outra. Tem alguma dica para que essa migração seja rápida? Pergunto porque quando penso em trocar de aplicativo, morro de preguiça só de pensar no tempo que vou gastar fazendo a migração. Tem algum jeito de a migração ser mais automática e rápida?

  2. Parabéns Thaís por sua metodologia aqui no blog, dado que você testa as coisas antes de compartilhar! Acho isso importante. Abraços.

  3. Thais, aproveitando a caixa de comentários. A próxima turma do Nível 3 está confirmada para 14/09? Outra pergunta: quando fiz o nível 1 ou 2 (não lembro) ganhei aquela folha “Mapa do Fluxo de Trabalho do GTD” mas cometi a burrice de colar na minha parede com uma fita ultra mega forte e, se eu tirar, vai rasgar o Mapa 🤦‍♀️ há a possibilidade de comprá-la à parte? Ou, fazendo o nível 3, ganho de novo? rs Bjs

    • Oi Dalva! A turma não só está confirmada como está praticamente sem vagas… veja direitinho e me fale. 😉

      Pode comprar à parte sim. Vou verificar com a Call Daniel e te entrego no dia do curso. Bjo.

  4. OmniFocus para mim é vida! Foi como me achei e consegui me organizar. Desde 2010 uso a ferramenta, com maior ou menor aderência do método GTD.

  5. Quando você comentou que estava fazendo testes com o trello, isso foi o impurrão que eu estava esperando pra tirar as listas do Evernote (mantive as referências lá) e migrar as listas para o trello. Realmente ele é bem visual e isso eu estou gostando, porém acho que estou “gastando” muito energia para cada vez que tenho que mover um card de um board para o outro. Tipo, um card do board inbox para o board Próximas ações. Outro problema que estou enfrentando no trello é que ele não possui widgets bons para o android, tipo, seu gostaria de ter à mão no celular uma tela ou um atalho para ir direto para a lista @em trânsito que fica no board Próximas ações. Vou continuar utilizando por mais algum tempo e refletir mais sobre isso. Seria loucura utilizar (Evernote: Referência, Trello Projetos e horizontes elevados, Todoist para Próximas ações?

  6. Oi Thais, alguma sugestão nova para o Android? Estou atrás de um aplicativo que me mostre a semana de tarefas e que eu consiga abrir no computador também? Os que achei interessantes são só no celular, exemplo Roubit.

    • Puxa, todos os aplicativos que eu recomendo funcionam também para Android. omniFocus é o único que citei que só tem para Apple. Recomendo o Todoist, mas aqui no blog tem outras indicações que podem servir. 😉

  7. Olá Thais, parabéns pelo ótimo artigo!
    Coincidentemente estou voltando a utilizar o OmniFocus para minhas listas e também estou lendo a configuração oficial do David Allen. Utilizei este programa entre 2014 até 2017, mas seus demasiados recursos contribuíram na época por eu ter criado um workflow muito complexo e engessado. Por isso decidi testar vários aplicativos para minhas listas, como o Evernote, Todoist, Things 3, Trello… mas nenhum deles me atendeu tão bem como o OmniFocus, principalmente pelo fato de que os hyperlinks de emails e de arquivos que estão no disco local do meu computador ou no iCloud funcionam sempre muito bem, seja no Mac, no Iphone ou Ipad. E como minha captura também envolve muitas fotos e memos de voz, ele continua sendo a melhor opção para mim, até porque ele funciona muito bem com o Braintoss. A versão 3 está muito melhor para o Mac e IOS, apesar do alto preço. Uma pergunta: o que você insere nesta pasta de Referências, além das checklists?

  8. Complementando meu último post: Na configuração do David Allen para o OmniFocus é sugerido definir categorias de Referências como “Checklists”, “Áreas de Foco”, “Grande citações”, “Próxima vez em”… etc. Em um de seus vídeos você sugere como referências pessoais categorias como “shows que assisti”, “livros que li”… etc, o que me parece ótimo! Imagino que você colocaria tudo isso nesta pasta de referências no OmniFocus ou em uma pasta de arquivos extra no seu computador/cloud dentro dos arquivos de referência geral?

  9. Eu passei por isso com o Todoist, de ele apagar todas as minhas listas. Fiquei super frustrada também. Estava usando tão direitinho… depois disso nunca mais quis usar e começou a bagunçar tudo. Impressionante o quanto isso pode desmotivar, né?

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