Fundamentos do GTDâ„¢: assuntos a tratar e aguardando

Estou muito motivada no momento a estudar os fundamentos do GTD™ de modo que eles se tornem o básico bem feito e sempre a ser aprimorado.

Na página 330 do livro do GTD™ (A arte de fazer acontecer), o David diz o que são os fundamentos bem estabelecidos:

Eu agrupei “assuntos a tratar” com “aguardando” porque são duas listas que têm a ver com a organização dos outros e como podemos melhorá-las, mesmo quando as pessoas são desorganizadas.

Assuntos a tratar

São basicamente listas em que você listará o que precisa tratar pessoalmente (ou diretamente) com pessoas específicas ou reuniões. Muitas vezes, a próxima ação de um projeto é conversar diretamente com a pessoa sobre o orçamento, ou às vezes você quer aproveitar a presença dela para perguntar como foram as suas férias. Ou talvez você tenha algo a delegar para a sua equipe – algo que seria complexo de explicar por e-mail – e prefere fazê-lo pessoalmente. Isso é a lista de assuntos a tratar.

O princípio para inserir uma pessoa ou reunião nessa lista é que tais interações ocorram com uma certa regularidade. Ou seja, pessoas com as quais você regularmente interage a ponto de elas mesmas serem um contexto para você. Reuniões que sejam recorrentes, como reuniões semanais de equipe.

Suponhamos que você tenha uma série de pendências para resolver com o seu chefe. Ele passa por você e diz: “vou sair, você tem algo urgente para resolver comigo antes?”. Rapidamente você abre essa lista e, em segundos, avalia se tem algo assim ou não.

Nem tudo o que está nessa lista precisa ser discutido imediatamente quando você estiver com a pessoa. Você avalia de acordo com o momento.

Algumas pessoas úteis de se ter uma lista dessas:

• marido, esposa, namorado/a
• filhos
• mãe, pai, parentes imediatos
• chefe
• sócios
• assistentes
• advogados
• consultor financeiro
• contador
• coach
• terapeuta
• pediatra

Você pode criar listas temporárias também. Por exemplo, se você estiver executando uma obra em casa, pode ter uma lista de assuntos a tratar com o arquiteto ou com o pedreiro.

Essas interações são diretas, sejam pessoalmente ou por telefone.

Além disso, dependendo da ferramenta que você utilizar para sua lista de assuntos a tratar, você pode manter nela um histórico do que já foi conversado, o que considero bastante útil em qualquer ocasião.

Aguardando

Uma lista que contenha tudo aquilo que você esteja aguardando de terceiros – esse é o propósito da lista “aguardando”, que pode conter desde grandes projetos que estejam sendo tocados por outra pessoa da equipe até a sua última compra na Amazon, que levará alguns dias para chegar. A ideia é ter justamente um inventário para que você possa ter esse controle e fazer follow-up quando precisar.

Quando a próxima ação de um projeto depende de outra pessoa, você não vai colocar na SUA lista de próximas ações algo como “cobrar Fulano da tarefa”, e sim inserir essa ação em uma lista de aguardando, que já pressupõe essa cobrança pelo simples fato de estar ali.

Essa lista deve ser revisada pelo menos uma vez por semana ou, caso um item tenha prazo, no prazo apropriado. Você pode ou não cobrar a pessoa quando revisar essa lista (algumas coisas ainda podem esperar mais).

É recomendável que a sua lista de “aguardando” fique junto com as suas listas por contexto, pois uma próxima ação pode mudar de mãos muito rápido. Em um instante foi algo que você fez enquanto estava ao computador, aí virou aguardando de outra pessoa, e vice-versa. Por isso é legal ter uma certa mobilidade entre as categorias (isso no meio digital, claro).

Ajuda bastante ter a lista de “aguardando” junto com você quando for se reunir com alguma pessoa ou a equipe. Ela funciona em parceria com a lista de assuntos a tratar – é como se fosse um assunto a tratar por si só.

Boas práticas para essa lista incluem inserir o nome da pessoa responsável pela ação e também a data desde quando você está aguardando. É um pequeno detalhe que vai te ajudar a ter um controle maior dos prazos.

Em termos de ferramentas, além de ter uma lista pessoal em um caderno ou aplicativo, pode ser útil ter uma pasta dentro do seu e-mail para itens que aguardam resposta ali dentro mesmo, tipo convites para reuniões e outros do tipo. Apenas lembre-se de revisar essa pasta com a mesma regularidade que você revisa a outra.

Depois que a gente entende que cada categoria do GTD é diferente e para que serve cada uma, fica muito simples e intuitivo organizar o sistema como um todo.