Categoria(s) do post: GTD™

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Hoje o post traz a Parte 9 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Os posts até a parte 8 já correspondem a todas a estrutura do guia. As partes 9 e 10 falarão mais sobre conceitos do GTD e como eles conversam com a estrutura que montamos no Evernote. Hoje falaremos sobre como utilizar o Evernote para fazer nosso planejamento semanal de maneira eficaz para facilitar a execução no dia a dia – tema do último post.

[quote class=”verde”]Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.[/quote]

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

[alert icon=”fa-hand-o-right”]Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.[/alert]

O que é o planejamento semanal

Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Entende-se que planejar a semana é mais eficaz que planejar o mês ou o dia. Em um mês, as prioridades mudam muito rápido, enquanto que, se planejarmos todos os dias, perderemos muito tempo nisso e tenderemos a focar no que for urgente, perdendo a visão macro.

Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu gosto da sexta e faço pela manhã, pois ainda tenho o período da tarde para lidar com outras pendências.

Como fazer

A ideia é que você analise a semana que vem a seguir, todos os seus compromissos, para saber onde investirá o seu tempo e como encaixar as ações relacionadas a projetos.

A revisão passo a passo no Evernote é a seguinte:

  1. Verifique sua agenda para a semana seguinte, no dispositivo que for (agenda de papel, do Google, do Outlook ou a agenda montada no Evernote). Veja se todos os compromissos da semana que vem estão inseridos lá (reuniões, consultas, deslocamentos, encontros, jantares, almoços com pessoas, festinhas e tudo o mais que tiver data e hora). Feito isso, verifique quanto tempo você tem disponível em cada dia, tanto no horário comercial quanto nas outras horas. Garanta que cada dia tenha um tempo reservado para imprevistos – de 2 a 3 horas, pelo menos. Ou seja, cada dia, dentro do horário de trabalho, deve ter de 2 a 3 horas livres para atender demandas de última hora e imprevistos. É claro que, se você tiver um dia cheio de reuniões, não há o que fazer. Porém, se você tem os dias livres, lembre-se de deixar sempre essa margem para imprevistos.
  2. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que você precisará analisar aqui: se todos os projetos em andamento têm pelo menos uma próxima ação relacionada. Se um projeto não tiver próxima ação definida, ele deve estar em Projetos para algum dia / talvez. Todo projeto em andamento deve ter uma próxima ação para ser considerado um projeto em andamento.
  3. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ação que ficou atrasada da semana que está acabando. Se está atrasada, ou precisa ser feita ainda hoje (na sexta) ou deve ser priorizada na semana seguinte. Logo, você pode atribuir as tags dos dias novos a elas.
  4. Revise as ações e projetos que estão aguardando respostadelegados a outras pessoas para verificar se precisa fazer algum tipo de cobrança ou acompanhamento mais próximo. Se precisar, colete como ação para fazer depois do planejamento.
  5. Verifique também sua lista de Algum dia / Talvez para ver se há algum projeto ou tarefa que você pode incorporar à sua vida neste momento.

Muitas pessoas que começam no GTD dizem que demoram muito para montar o planejamento semanal, mas eu aprendi (também demorando para fazer) que, quando demora, é porque começamos a executar coisas enquanto fazemos o planejamento. Por isso, se identificar alguma ação enquanto estiver montando seu planejamento, colete para processar depois – não faça no meio do planejamento, interrompendo-o desnecessariamente.

Não precisa complicar muito a revisão. Procure, sempre que possível, ter processado toda a sua caixa de entrada (inclusive as de e-mails e papéis digitalizados) para fazer essa revisão, porque aí você terá todas as informações possíveis para montar seu planejamento. Por isso, vale a pena ir processando todos os dias, aos poucos, ao longo do dia, nas pequenas janelas de tempo, porque isso ajuda a não acumular.

Feito seu planejamento, encerre sua semana com a cabeça tranquila sabendo que conseguiu analisar seus projetos e priorizar açõess para a semana que vem. E, quando a semana que vem chegar, bastará chegar e executar. A ordem da execução vocês verão no último post da nossa série, que postarei nos próximos dias.

Dúvidas, favor deixar comentários! Obrigada.