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Quem acompanha o blog no Instagram já deve ter visto que estou em San Francisco esta semana, participando da EC4 – a grande conferência anual do Evernote. Vim a convite deles e estou gostando muito. É uma oportunidade maravilhosa de respirar produtividade e empreendedorismo ao lado de muitas pessoas que buscam o mesmo que você. Só tenho a agradecer o Evernote pelo convite.

Hoje de manhã nós realizamos um Google Hang Out comentando algumas novidades. Quem não viu ao vivo pode conferir a gravação no You Tube:

Tem bastante coisa acontecendo e ainda não deu tempo de absorver e testar todas as novidades. Hoje está acontecendo o segundo e último dia da conferência e ainda há muito mais por vir. Mas foi muito legal ver o Phil ao vivo (CEO do Evernote), além do Tim Ferriss e outras palestras muito legais sobre o Evernote. Vi uma empresária falando sobre como ela aplica o GTD no Evernote Business e uma apresentadora de tv daqui mostrando como ela usa o Evernote para administrar a vida familiar com dois filhos, marido, cachorro, tudo. É bem legal estar aqui fazendo parte disso.

Muita gente me diz assim “ai Thais, queria tanto aprender a usar o Evernote, mas nunca consegui” ou “como posso começar a usar?” e minha resposta é: não tem muito segredo – tem que criar uma conta e ir usando. Aqui no blog tem bastante material, tem o livro do Vladimir Campos (Organizando a vida com o Evernote, na Amazon), o próprio site do Evernote tem muito material para iniciantes, além de vídeos no You Tube mostrando absolutamente tudo o que você precisa fazer. O legal do Evernote é justamente que, quanto mais você usa, melhor ele fica, porque existe uma coisa muito importante chamada contexto. Só usando para saber! O Evernote trabalha para você fazendo a pesquisa que você precisa enquanto trabalha em uma nota. Tem muitos recursos e serve para todos os fins.

Sobre as novidades até agora, seguem as principais:

  • O recurso de work chat, que é basicamente um chat nas notas do Evernote Business, que fica guardada como uma conversa entre as pessoas que estavam trabalhando naquela nota. Muito interessante e facilita muito ao trabalhar em equipe.
  • Os recursos do modo de apresentação das notas. Para quem não sabe, o Evernote tem um recurso que é assim: você seleciona as notas que gostaria de apresentar em uma reunião e clica em um recurso de apresentação, substituindo um Power Point, por exemplo. É muito mais rápido e o visual fica clean e certeiro. Dá para substituir os ppts da vida e usar no dia a dia, sem ter que ficar montando apresentações (particularmente, um dos motivos que me fazem detestar reuniões é justamente o trabalho que se tem para montar apresentações). Aqui na EC4 foram apresentados diversos recursos novos para ajudar nesse processo.
  • O Evernote é muito focado na questão do contexto – as notas relacionadas são um bom exemplo – e trouxe novidades sobre isso também. Por exemplo, se você estiver trabalhando em uma nota de trabalho, a integração com o Linkedin funciona indicando pessoas (!) que possam te ajudar naquele trabalho em questão. Isso parece até mágico! Outra coisa é puxar notícias do NY Times que tenham a ver com o que você está trabalhando, o que pode ajudar muito o trabalho de jornalistas, por exemplo. Nós acreditamos que isso acabe se expandindo para outras fontes de conteúdo mais tarde.
  • Um aplicativo novo de digitalização de documentos que vem por aí, integrado ao uso do scanner do Evernote (mas podendo ser usado separadamente), que é tão rápido que sequer precisa de clique para digitalizar os documentos.
  • A versão nova do Evernote Web, que é simplesmente a coisa mais clean e bonita dos últimos tempos, voltada para ter foco total no que se está fazendo. Quem gosta de usar o Evernote apenas na web vai adorar as novidades (já está no ar!).

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Uma novidade BEM legal é a agenda da Moleskine para 2015, que é integrada ao Evernote. Eu comprei mas ainda não testei. Prometo fazer testes e postar aqui no blog e estou bastante ansiosa para fazer isso! Sou super fã da agenda com visão semanal da Moleskine e tinha até pensado em usar em 2015. Agora definitivamente vou usar! Custou 32 dólares e deve chegar em breve no Brasil (não tivemos essa informação), como os outros produtos da Moleskine + Evernote.

É isso! Gostei muito de ver o Phil ao vivo – me lembrou bastante o Steve Jobs, mas em uma versão mais simpática e humilde. Ele bate um papo com a galera mas fala de conceitos certeiros. Não é para menos – afinal, o cara inventou o Evernote. Enfim, tem sido bem bacana e eu estou tentando passar um pouquinho sobre tudo para vocês. Espero que gostem das novidades porque tem muita coisa a ver conosco, para melhorar nossa produtividade. Porque, na verdade, é isso que importa, não é?

Obrigada por tudo, pessoal.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Ao longo desses oito anos escrevendo e estudando muitos assuntos relacionados a organização e produtividade, eu percebi alguns erros que eu cometia e que vejo muitas pessoas cometendo, prejudicando sua produtividade diária. Veja então uma lista com coisas que você precisa parar de fazer se quiser ser mais produtivo:

Ignorar seu nível de energia ao longo do dia

A partir de uma certa idade, fica bem óbvio para a gente em que momento do dia nos sentimos mais ou menos produtivos. A ideia aqui é reservar o período do dia em que você se sente mais produtivo para investir em atividades que demandem foco total e criatividade, ou mesmo aqueles problemas mais cabeludos que precisamos resolver. Não utilize seu período mais produtivo do dia para fazer reuniões, por exemplo. Reuniões devem ser feitas naquele período em que você está com a energia mais baixa mesmo, porque a interação da reunião é uma maneira natural de manter a mente trabalhando, mesmo que você esteja cansado. Outra coisa que deve ser feita nos períodos de energia mais baixa são as tarefas de rotina, que você já tem no piloto automático e não precisa pensar muito para fazer. Se estiver realmente cansado, deixe para esse momento alguma tarefa rotineira que você realmente goste. No meu caso, eu aproveito para conferir meu Instagram e ler meus feeds.

Acordar cada dia em um horário diferente

Esse hábito, para mim, é terrível. Eu venho de longos anos aprendendo a dormir tarde aos finais de semana, porque meu marido faz shows e fui acompanhá-lo muitas vezes. Porém, comumente, hoje em dia, tenho reuniões no sábado bem cedo, ou treinamentos na segunda-feira (e preciso acordar 5 horas da manhã, ou até antes). Se eu ficar brincando com o meu metabolismo, o resultado será um dia péssimo, em que meu corpo irá reclamar e minha mente não vai funcionar direito. Isso eu estou dizendo por experiência própria, apesar de já ter lido algumas pesquisas científicas a respeito. Eu não acordo 5 horas da manhã em casa quando não tenho treinamento, mas quero chegar lá. O que eu sei é que não dá para pegar “o dia do descanso” e acordar 11 horas da manhã, por exemplo, a não ser que tenha acontecido alguma exceção no dia anterior. Às vezes, quando passo por uma semana bem ocupada, eu sinto que preciso pegar um dia para acordar mais tarde e descansar. Porém, o segredo está em dormir muito mais cedo, não mudar o horário em que acordo. Quando acordo tarde nesse dia, fico me sentindo letárgica o dia todo, além de perder horas preciosas. Portanto, eu acho fundamental parar de acordar cada dia em um horário diferente e acordar em uma média de horário mesmo aos finais de semana. O que faz meu corpo ficar bem não é dormir mais, mas ter essa rotina igual todos os dias.

 Checar as redes sociais o tempo todo

Bom, essa dica é comum, mas não poderia deixar de aparecer aqui. Como eu trabalho com Internet, não tenho como não acessar as redes sociais, pois elas são parte do que eu faço. Porém, eu estabeleci algumas regrinhas que facilitam. Por exemplo, eu utilizo uma ferramenta para agendamento de postagens no Facebook e no Twitter. Uma vez por semana, agendo as postagens em todos os meus canais e, ao longo da semana, vou agendando novas publicações. Eu não preciso entrar nas redes sociais para fazer isso – administro de uma outra plataforma. Uma vez por dia, em horários determinados, acesso meus canais para responder dúvidas e comentários, ver a repercussão das postagens, e isso basta. Sequer considero, hoje em dia, entrar em qualquer rede social sem ter trabalhado bastante nas minhas metas diárias, porque senão a tendência é perder minutos (ou horas) preciosos ali mesmo.

Dizer “sim” para tudo o que aparece

Agora que estou trabalhando como autônoma, considero muito difícil dizer “não” para propostas de trabalho. De verdade! Rola uma preocupação enorme com o fechamento das contas no final do mês e a vontade é a de sair abraçando o mundo para conseguir fazer tudo o que deseja. Em pouco mais de dois meses vivendo assim, eu estou tentando pegar leve hoje em dia. Como diz o Christian Barbosa, a gente deve dizer “sim” para atividades de equilíbrio e de resultado, e esse é o meu foco atual. Ontem mesmo fiz uma análise das minhas atividades profissionais e as separei em três grupos: o que está me dando dinheiro agora, o que vai me dar dinheiro em breve e o que não está me rendendo nada. Minha agenda deve priorizar o primeiro grupo e encaixar o segundo somente depois de ter feito essa priorização. O terceiro grupo de coisas, eu só encaixo se realmente sobrar tempo. Isso para atividades profissionais, viu gente? Não estou falando de vida pessoal aqui. Essa priorização tem me ajudado a tomar decisões no dia a dia e a dizer mais “não” quando eu tenho que dizer.

Fazer tudo sozinha

Depois de ler o livro do Tim Ferriss (“Trabalhe 4 horas por semana”), eu percebi como estava sendo cabeça dura por querer fazer tudo sozinha. É claro que, para delegar, ou você tem uma equipe, ou precisa ter dinheiro para pagar para as pessoas fazerem algo para você. Porém, mesmo em casa, passei a delegar mais coisas para o meu marido fazer – tarefas do dia a dia mesmo, como ir ao correio ou ao banco, por exemplo. Ele não se importa e eu tiro uma carga enorme das minhas costas com pequenas coisas que, queira ou não, demandam tempo. Veja: não é para abusar das pessoas hein? No nível profissional, é para pagar alguém mesmo. Em casa, não vejo mais qual o problema em contratar uma faxineira diarista para fazer o trabalho pesado uma vez por semana ou a cada quinze dias. O Tim Ferriss me deu a lição mais importante, que vou comentar a seguir.

Não ter noção do quanto vale a sua hora de trabalho

O Tim Ferriss fala uma coisa muito importante (fundamental, eu diria) em seu livro, que é sobre quanto custa a sua hora de trabalho. Bem, faça as contas de quanto você ganha por mês, dividindo entre as suas horas de trabalho, e você terá a sua conta. Para que serve isso? Para tomar decisões. Então, por exemplo: se minha hora vale 50 reais, quanto estarei “pagando” para perder meu sábado inteiro fazendo faxina, em vez de passear com o meu filho? Se a diária de uma faxineira custa 100 reais, isso não é um gasto, mas um investimento de tempo enorme que faço em coisas mais importantes. Da mesma maneira, se trabalhamos 8 horas por dia e recebemos 20 reais por hora, um emprego que nos pague 40 reais por hora, mas demande meio período de trabalho, é mais vantajoso. Por quê? Porque o tempo é o bem mais precioso que a gente tem. Podemos usar o tempo disponível para investir no que é realmente importante para a gente. Use o valor da sua área de trabalho para tomar decisões profissionais (mudar de emprego, aceitar um trabalho freelancer). Não aceite nada abaixo do que vale sua hora de trabalho. Tente sempre melhorá-la um pouco e ir subindo seu patamar. Essa é a ideia.

Querer ser perfeita

Essa eu já abandonei faz tempo – provavelmente, quando o meu filho nasceu. Não quero ter uma casa perfeitamente limpa, uma comida perfeitamente preparada, uma roupa perfeitamente passada, um dia perfeitamente produtivo. Hoje eu quero o suficientemente organizado e produtivo, e só. Eu tinha um chefe que dizia que o ótimo é inimigo do bom, e eu finalmente entendi essa frase quando parei de querer fazer tudo perfeitamente. O que acontece é que, quando a gente é perfeccionista (e eu sou, MUITO), a gente demora mais para fazer as coisas, porque tem que ficar perfeito. Ou então, a gente fica com dificuldade de delegar. Ou pior ainda: fica postergando aquilo porque, se não for para fazer de forma perfeita, melhor nem começar! Quando eu percebi que ser perfeccionista estava atrapalhando a minha vida, eu resolvi tomar a sábia decisão de parar com isso e simplesmente fazer o que tem que ser feito. É uma eterna luta, mas extremamente necessária.

Viver uma vida ocupada

Aqui a gente volta um pouco na questão do aprender a dizer “não”. Descansar é importante. Ter tempo livre, também. Ter uma agenda super ocupada não leva a nada, somente à morte mais cedo ou doenças como estresse, dores de estômago, estafa etc. Não é porque a gente tem um tempo livre na agenda que ele deve ser ocupado. Esses respiros são importantes no nosso dia a dia. O segredo é colocar na agenda somente o que deve ser feito naquele dia, sem “lista de desejos”, sem “encaixar” coisas que “acho que dá”, porque são essas pequenas coisas que tornam o nosso dia a dia cansativo e estressante. Vamos fazer um movimento para parar com a glorificação do “estar ocupado” e focar mais em ter uma mente tranquila, com prioridades bem definidas e projetos bem encaminhados. Se a gente deixar, a vida passa, a gente estando ocupado ou não.

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Sempre que eu posto um vídeo com os livros que li no mês, alguns leitores ficam impressionados me perguntando como eu consigo ler tanto. No geral, eu separo os livros em duas categorias padrão:

  • os livros de ficção
  • os livros de não-ficção

Livros de ficção, ou seja, literatura mesmo, nacional ou estrangeira, são livros que eu prefiro demorar mais para ler. O objetivo não é terminar de ler o livro, mas curtir a leitura. Já os livros de não-ficção (auto-ajuda, negócios etc) são livros que a gente lê com alguma finalidade, um objetivo, então a leitura é mais rápida mesmo. É sobre a leitura desses livros que eu vou comentar aqui hoje.

Como ler livros de não-ficção

A primeira coisa que eu faço é ler o sumário. Com isso, já tenho uma visão geral do que se trata o livro e os pontos que o autor vai abordar.

Depois, gosto de ler os últimos capítulos do livro – uma leitura rasa, apenas para pegar o espírito da coisa. Dificilmente eu leio os livros na ordem a tenho mania de ler a introdução por último. Depois de ter escrito um livro, percebo o poder das introduções. Muitas vezes, quando começamos a ler um livro, não damos atenção suficiente ao que está escrito na introdução, e ali certamente estarão pontos-chave que eu quero prestar atenção depois.

Eu também tenho alguns hábitos de leitura e pretendo gravar um vídeo sobre isso (aguardem!). Um deles é usar um post-it para marcar a página onde eu parei. Não gosto de usar marcadores de livros, pois eles caem e eu perco a página. Além disso, utilizo flags adesivas para marcar as páginas com conceitos-chave ou passagens importantes que quero reler depois com mais calma. Sempre que vou ler, levo meu “kit de leitura” que tem uma cartela com essas flags, um lápis ou uma caneta e minha caneta amarela marca-texto. Ao longo da leitura, faço anotações nas páginas e grifo os pontos importantes.

Não tenho dó de livro de não-ficção e acho que essa interação que faço é fundamental para extrair o melhor daquele livro que estou lendo.

Um ponto importante que vale a pena citar é saber reconhecer passagens importantes de passagens que, ok, já entendi o que o autor quer dizer e não vou perder tempo lendo, ou são dados que não me interessam naquele momento. Isso me faz economizar na leitura. Por exemplo, livros que tem muitas historinhas, contações de caso e dados numéricos explicados com detalhes  praticamente me obrigam a pular essas partes. Eu posso até ler depois, se tiver interesse, mas não na primeira leitura. Claro que há exceções – jamais deixo de ler algo que é importante para o contexto. Mas, no geral, acho importante avaliar e ler somente o que interessa.

Por fim, a sensação que gosto de ter quando termino um livro é a de que poderia fazer um bom fichamento sobre ele. Se o livro traz grandes aprendizados que vou querer rever de tempos em tempos, eu costumo fazer um resumo no Evernote e arquivar. Se o livro for extremamente importante, com dicas preciosas, eu mantenho o livro. Se não, se posso viver somente com o fichamento, passo o livro para a frente.

No geral, é assim que eu leio livros de não-ficção com bastante rapidez. Levo no mínimo um par de horas e no máximo alguns dias para concluir uma leitura assim.

Vale lembrar que não estou falando de livros de estudo, cujo assunto demanda aprofundamento e atenção maiores, como faço com os livros de ficção.

Espero ter conseguido passar como eu leio tais livros para quem tinha dúvidas sobre como eu lia tão rápido e tantos livros por mês.

Obrigada por tudo, pessoal.