Categoria(s) do post: GTD™

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Hoje o post traz a Parte 10 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Chegamos ao nosso último post, quando falaremos sobre a execução diária. Ou seja: depois de organizarmos todo o nosso sistema dentro do Evernote e planejarmos a nossa semana, como devemos manusear nossas tarefas diariamente?

[quote class=”verde”]Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.

Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.[/quote]

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português.

[alert icon=”fa-hand-o-right”]Aviso de atualização em dezembro/2015: Quando escrevi este post, em 2014, eu não tinha feito os cursos diretamente com o David Allen e, por isso, estou revisando esta série um ano depois para aprimorar alguns conceitos. Se você já leu esta série antes, peço que releia e encontre notas como esta ao longo do texto para conferir as atualizações.

Outro ponto importante: Este modelo pode parecer complicado para quem estiver começando a usar GTD, e é mesmo. Ele foi feito, como disse ali em cima, para quem já usa o método e queria um modelo mais completo. Não falo isso por besteira, mas porque é bem complicado assimilar conceitos com os quais você não está familiarizado. Caso seja iniciante no GTD, recomendo que comece pela série Aprenda GTD e não use este guia. Obrigada.[/alert]

O que o GTD fala sobre execução

Todo o GTD existe para melhorar nossa experiência de execução. Não queremos trabalhar apagando incêndios, sem o mínimo de planejamento e perdendo prazos. Queremos saber planejar e fazer a coisa certa na hora certa, sem dúvidas, deixando a nossa mente tranquila como água.

No livro, o David Allen fala que a nossa execução deve ser pautada pelos seguintes critérios (nessa ordem):

  1. Contexto
  2. Tempo disponível
  3. Nível de energia
  4. Prioridade

Portanto, o que o David está dizendo é que, quando a gente estiver procurando alguma coisa para fazer, é para olhar nesta ordem: contexto em que está inserido (por exemplo: @ casa), tempo disponível (ex: 20 minutos), nível de energia (estou disposto ou indisposto?) e prioridade (o que for mais importante vem antes). É assim que a gente decide o que deve ser feito quando tem tanta coisa para fazer a não sabe por onde começar. Essas decisões a gente toma ao executar.

O David tem três pontos sobre a execução. O primeiro, como falei, foi o de definir o que fazer de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade. O segundo ponto diz respeito ao planejamento e aos imprevistos. No nosso dia a dia, executamos três tipos de trabalhos:

  1. Trabalhos pré-definidos, que planejamos em nossa revisão semanal
  2. Trabalhos que aparecem no dia (urgências, imprevistos)
  3. A definição do seu trabalho (ou seja, o tempo que a gente leva coletando, processando, organizando, planejando etc.)

No post anterior, sobre o planejamento semanal, eu comentei a importância de a gente deixar períodos do dia para esses trabalhos que não foram planejados, porque eles inevitavelmente acontecerão. O que é interessante aqui é que, quanto mais autonomia você tem no seu trabalho, mais consegue planejar os seus dias. Cargos mais operacionais costumam ter que deixar muito mais horas dedicadas a esses trabalhos do tipo 2. Esses são os três tipos de coisas que você acaba fazendo no seu dia a dia. Eles servem para você ter uma ordem de execução – se tiver que escolher o que fazer primeiro, deve antes de qualquer coisa fazer o que você se propôs a fazer naquele dia (ou seja, olhar sua agenda ou seu calendário), depois lidar com os imprevistos ou trabalhos que entraram e só então cuidar da sua organização – processar tarefas, organizar seu sistema e por aí vai. Eu gosto de falar sobre isso porque eu sou aquela pessoa que, se deixar, fico o dia inteiro “organizando o meu sistema”, porque gosto muito de fazer isso. Se eu não tiver disciplina para fazer o que me propus a fazer (e o GTD é todo em cima disso – da disciplina), então milagres não acontecerão. Se eu, no meu planejamento semanal, estabeleci que tal coisa deve ser feita em tal dia, é porque realmente precisa ser feita. Não é uma lista de desejos. E esse é o aprendizado que a gente tira a cada revisão semanal – aprende a distinguir o que tem prazo realmente do que é só vontade.

O terceiro ponto do David é sobre os horizontes – o GTD vertical. Foi como montamos toda a nossa estrutura do Evernote, porque faz sentido. Este terceiro ponto também serve para a gente tomar decisões de execução. Veja, se você estiver em dúvida se deve ou não executar uma tarefa, ou então decidir entre duas tarefas muito importantes, ou dois projetos que são prioridade, basta “desempatar” pelo critério dos seis níveis.

Suponhamos que você tenha apenas 1 hora sobrando no seu dia e 2 tarefas igualmente importantes: mesmo contexto, mesmo nível de energia, mesma prioridade. Qual delas você deve fazer? Basta passar para o nível seguinte e se perguntar: alguma delas faz parte de algum projeto? Se sim, você faz essa ação. Você prioriza a que está um nível acima – ou seja, não é uma ação pontual, mas diz respeito a um projeto maior, que tem outras ações dependentes desta que você está prestes a fazer.

Agora, suponha que as duas ações estejam ligadas a projetos, ou nenhuma das duas esteja. Então você parte para o próximo nível, que é o de áreas de foco. Quando a gente estuda nossas áreas de foco, pode perceber que dá mais importância para uma que para outra, gerando um desequilíbrio. Se você estiver buscando esse equilíbrio, deve então executar a ação que esteja relacionada a essa área que você quer equilibrar. Veja só que interessante, como o GTD traz qualidade de vida em pequenas decisões como essa.

Mas pode acontecer de ambas as ações estarem relacionadas à mesma área de foco (trabalho, família ou outra). Então você se pergunta se ela está ligada a algum objetivo maior, de 1 a 2 anos. E por aí vai, até chegar ao último nível. No final das contas, pode ser que a ação seja decidida por um dilema moral seu, só seu. Ambas as ações são importantes, estão relacionadas a projetos, mesma área de foco, correspondem a objetivos de curto e longo prazo, mas uma delas não contribui em nada para algo que você tem como um grande valor seu, ou princípio. Pode envolver até mesmo questões éticas. Então você saberá decidir. Sua decisão não foi tomada às cegas, mas com respaldo. Você fica com a consciência limpa, sabendo que a escolha que você fez é coerente, e não fica se lamentando por isso. Isso é o GTD.

Na prática

Ao chegar no trabalho, a primeira coisa que você deve não é abrir seus e-mails nem sua lista de ações, mas a sua agenda ou calendário. Se você estiver usando a agenda do Google, abra a agenda do Google. Se estiver fazendo a agenda no Evernote, abra a agenda no Evernote. Se estiver usando agenda de papel, abra sua agenda de papel. O mesmo vale para todas as outras agendas.

O que terá ali? Na sua agenda, no dia em questão, terá o que você priorizou quando montou seu planejamento semanal. O que está ali é o que irremediavelmente deve ser feito, independente das condições. “Ah, mas não vou conseguir fazer tudo isso”. Se você acha isso, então você mentou o seu planejamento errado. Fica como lição para o próximo. Colete essa informação para relembrar na próxima revisão e comece a trabalhar.

Na sua agenda, você verá três tipos de tarefas:

  1. Compromissos com data e hora, como reuniões, consultas médicas e jantares
  2. Tarefas que demandam atenção ou levam mais de meia hora para serem feitas
  3. Tarefas e lembretes mais rapidinhos, que você pode fazer encaixando ao longo do dia, nas frestas entre um trabalho e outro

Eu costumo usar duas cores na minha agenda – uma cor padrão para as tarefas de tipo 1 e uma cor de menos destaque para as de tipo 2 (clique aqui para ver como fazer). As de tipo 3, eu deixo como “compromissos de dia inteiro”, o que significa que elas não ocuparão espaço ao longo do meu dia, mas aparecem lá em cima, antes dos horários. Assim:

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Esse é o print de um dia aleatório pego na minha agenda. Camuflei alguns compromissos para não expôr nomes e lugares, por questão de privacidade. Nesse dia, eu trabalhei em casa, o que foi bom. Eu costumo trabalhar das 8 às 19, porque faço duas horas de almoço para poder levar meu filho na escola, mas isso pode mudar no dia a dia, dependendo dos compromissos. O que eu sabia, nesse dia, é que teria dois compromissos com data e hora: uma reunião de manhã e um almoço combinado. Tive duas tarefas de trabalho mais demoradas (a revisão semanal e a revisão de um documento grande) e duas tarefas pessoais que precisei bloquear um tempo no meu calendário (preparar o jantar e estudar inglês). São tarefas que eu sei que vou fazer, sei que levam tempo, então acho importante colocar na agenda, porque posso dimensionar melhor quanto tempo eu tenho. Percebam que eu inseri também o período em trânsito até a minha casa, depois do almoço, para não correr o risco de alguém marcar uma reunião, por exemplo, achando que eu estavisse livre. Eu também sei que verei meus e-mails duas vezes no dia, então inseri as duas vezes em que isso aconteceria.

Na prática, o que está em azul não pode ser mudado, mas o que está em cinza, sim. Isso significa que aquilo não tem data e hora certa para acontecer – posso manusear à vontade. Por exemplo, eu poderia estudar inglês das 22 às 23, se eu quisesse, ou fazer o jantar mais cedo. Também poderia checar meus e-mails em outros horários, ou trocar a revisão semanal pela revisão do e-book. São eventos que posso manusear. O que está em azul não.

Outra coisa a se observar ali em cima: os lembretes que aparecem antes dos horários. Você pode optar por colocar na sua agenda ou no seu Tickler, no Evernote. Não há certo ou errado – veja o que facilita para você. Dá na mesma.

Por fim, gostaria de chamar atenção para o seguinte fato: vocês estão vendo períodos vazios ao longo do meu dia? Significa que eu fiquei sem trabalhar nesses horários? Não não! Significa apenas que não pré-determinei nenhum trabalho – deixei esse tempo para possíveis imprevistos. Caso não apareçam imprevistos, eu vou ficar sem fazer nada? Óbvio que não. Vou trabalhar nos pontos do David que discuti acima: contexto, tempo, energia e prioridade. E assim vão os meus dias.

Isso significa que eu sigo a seguinte ordem, de acordo com o GTD:

  1. Faço tudo o que tem na minha agenda, que eu planejei para este dia
  2. Vejo o que tem no meu Tickler do Evernote (que nada mais é do que um sistema de agenda, de lembretes), que são as tarefas que preciso executar hoje
  3. Trabalho nas minhas listas de próximas ações de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade

Sem segredo, é assim que a gente vai executando, dentro do GTD. Não perdemos prazos, nem prioridades, nem deixamos de fazer alguma coisa pelo simples fato de esquecê-la ali. Não, para isso temos a nossa revisão semanal, que nos “obriga” a ver tudo o que precisamos fazer e priorizar semanalmente. Nenhum veio fica aberto desse jeito.

Utilizando atalhos no Evernote

Para facilitar sua experiência no Evernote, você não precisa ficar procurando tags enquanto trabalha. O Evernote tem um recurso de atalhos que, para visualizar, basta você clicar em Exibir > Painel esquerdo > Mostrar atalhos. Ele ficará no topo da sua barra lateral esquerda. Ali, você pode colocar atalhos para notas, cadernos e tags específicas.

Dessa maneira, tudo o que preciso saber para executar está facilmente acessível, sem ter que ficar procurando ao longo do dia. Caso eu precise de algo que não esteja ali, é muito fácil de encontrar também – seja pelas tags como pela busca. Porém, com os atalhos, não preciso fazer isso o tempo inteiro.

Para enviar uma nota, tag ou caderno para os atalhos, basta clicar com o botão direito em cima dela e em “Adicionar a atalhos”.

Encerramento

Pessoal, estou encerrando aqui hoje a nossa série sobre o GTD no Evernote. Esta foi uma série para quem já usava o GTD e já conhecia o Evernote, mas buscava um “norte” para configurar o sistema. Espero de verdade que este guia tenha ajudado. Todos os posts deste guia podem ser encontrados na tag: Guia definitivo GTD e Evernote.

Lembre-se que, com o tempo, é muito saudável testar o que funciona melhor para você e ir testando mudanças, sempre no sentido de simplificar e deixar seu sistema mais prático. Pode parecer que tem muita coisa para manusear no começo, e isso requer disciplina até virar algo natural. Para mim, é um modelo que considero simples de seguir, mas no começo tive que conferir minhas próprias orientações muitas vezes. Portanto, se vocês vêem que é um modelo que funciona e que pode trazer benefícios para a sua produtividade, peço que testem com carinho durante algum tempo, porque só assim a gente consegue fazer algo virar hábito mesmo. Se depois de uns dois meses testando (testando de verdade) você achar que pode mudar algo, faça! Promova essas mudanças, mas pelo menos você promoverá mudanças com base em sua experiência do que funciona melhor para você.

E é isso! Espero que tenham gostado deste guia. Podem continuar postando perguntas, mesmo nos posts mais antigos, pois vejo todos os comentários.

Obrigada por tudo pessoal.