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Calendário no Notion: rola?

Estou com dificuldades para começar essa série sobre o Notion aqui no blog porque, cada vez que começo a escrever, imagino que seria melhor escrever outra coisa antes e… assim passam-se os meses, e nenhum post entra. Minha proposta atual então é simplesmente começar escrevendo sobre algum tema e, aos poucos, ir abordando tudo o que eu queria abordar. Espero que dê certo essa estratégia!

Eu criei uma página inicial no Notion com todas as categorias do GTD (minha proposta) e, a partir dela, estou fazendo testes do sistema para trazer esse conteúdo para vocês.

Vamos lá. Existe um vídeo oficial da Notion demonstrando como usar o formato de calendário. Está em inglês, mas dá para entender pois ele é bastante demonstrativo.

Eu já aprendi nos últimos anos que, para calendário, usar uma ferramenta nativa de calendário e usar uma ferramenta digital é o que me atende melhor. Por quê? Puxa, vários motivos. O digital é prático para calendário – envio convites, subo arquivos anexos, crio recorrências – só essas três coisas já são suficientes para me convencer de que a agenda digital é mais prática para mim.

Ter uma ferramenta digital que não seja nativa de calendário implica apenas uma única coisa na minha cabeça: mais trabalho. Porque, se ela não tiver os recursos do calendário digital, qual seria exatamente o ponto de tê-la? Aí sim, pensando sobre o propósito, pode ser que seja um viés interessante para a gente começar.

Eu posso usar o calendário como uma nota informativa, como planejamento, como uma visão específica para um determinado projeto, mas não necessariamente como uma ferramenta guia. Ou seja, funciona ver a visualização de calendário como um recurso no Notion, mas não como agenda mesmo, para mim.

Por exemplo, posso ter um projeto intrincado que tem muitos prazos e, na revisão semanal, faz sentido abrir em formato de calendário para me planejar melhor. Mas isso não significa que esse calendário entre como meu calendário principal, mas sim como referência.

Ou posso querer usar o calendário como guia ali dentro, mas entendendo que isso vai me demandar uma frequência de atualização maior, já que ele não cria recorrências etc etc.

O Notion tem a visão mensal de calendário como padrão, mas já vi outras pessoas fazendo uma visão semanal através da visualização de boards, criando manualmente uma coluna para cada dia da semana, por exemplo. Fica realmente a critério de cada um. Acho que ter a visualização apenas mensal é um ponto negativo para a ferramenta hoje, mas acredito que seja um ponto que eles resolvam em algum momento, porque não faz sentido.

Uma coisa bacana de criar o calendário no Notion é a possibilidade de criar as categorias para visualizar o que você precisa momento a momento. Por exemplo, você pode ter uma categoria (ou propriedade, como ele chama) para aulas, outra para consultas médicas, outra para reuniões e por aí vai. Quando quiser ver todas as suas reuniões no mês, basta selecionar para visualizar o calendário com essa propriedade. Mas isso dá pra fazer na agenda do Google criando várias agendas também.

Depois de testar durante algum tempo, digo sem medo de ser feliz que ainda prefiro continuar com a minha agenda do Google para organizar informações e usar como guia. Porém, o recurso de calendário dentro do Notion é bastante útil para planejamentos diversos e, para isso, posso usar sim, mas não como guia, com informações organizadas. Acredito que eu já tenha uma ferramenta excelente para isso, e não pretendo mudá-lo.

Claro que, se você revisar, atualizar, manter tudo rodando bonitinho, dá para usar. Mas eu ainda acredito que existem recursos mais ágeis em uma ferramenta nativa de calendário, que não precisa que necessariamente uma pessoa use a mesma ferramenta que eu para receber e aceitar um convite para uma reunião, por exemplo. Depende muito da sua necessidade de uso de agenda, como para qualquer outra ferramenta. O negócio não está na ferramenta em si mas no que você precisa e, então, usar uma ferramenta que te atenda. 😉

Coloco abaixo alguns vídeos que considero bem interessantes e usei como base nessa ampla pesquisa que tenho feito sobre o Notion, desta vez associado ao uso de um calendário dentro da ferramenta:

  • Fazendo um diário no Notion – que, dentro do GTD, entraria em referência, mesmo que seja visualizado em formato de calendário.
  • Fazendo um registro diário – parecido com o diário, mas mais no sentido de log – que basicamente é a palavra nerd para diário haha <3
  • Neste vídeo a moça faz vários calendários dentro de uma única página. Um pouco confuso mas talvez funcione para quem precisa ter vários calendários juntos também e não goste de usar as propriedades.
  • Como fazer uma agenda semanal no Notion – essa moça aliás é a maior fonte de bons vídeos sobre Notion, pena que apenas em inglês. O vídeo sobre o planejamento do menu semanal dela que me ensinou sobre os databases do Notion, o que considero um conceito fundamental para usar a ferramenta.

Como comentei, acho que ele funciona bem para planejamentos, mas não como calendário-guia para mim, neste exato momento. Este é meu veredito para uso de calendário na ferramenta. Se você já usou, ou se você usa de outra maneira, e quiser compartilhar aqui nos comentários, acredito que traga discussões enriquecedoras para este post. Obrigada!

15 Comments

  1. Flavio S. Moreira says:

    Oi, Thais. Tem alguns anos que eu não comento, mas sempre acompanho o que você faz pelos alertas do e-mail.
    Então… eu uso o Notion há aproximadamente 10 meses. No começo foi muito difícil, porque ao criar a conta você entra em um verdadeiro “deserto” de orientações – não existem e a página de ajuda deles, embora gigante, é árida para quem (como eu) não está familiarizado com os conceitos por trás desse tipo de programa.

    Eu acompanhei vários tutoriais de Youtubers que têm canais de organização e produtividade, como Khe Hy, Keep Productive, SImpletivity, Tiago Forte (Forte Labs), mas a minha compreensão de como fazer as relações entre bancos de dados no Notion eu só consegui assistindo os vídeos da Marie Poulin, cujo vídeo sobre como fazer uma agenda semanal você menciona.

    Desde o início sempre achei que a função de calendário do Notion fosse o calcanhar de aquiles da ferramente. Não tem integração com outros calendários (Google, Outlook etc), não é nada fácil inserir recorrências e, para fazer uma boa edição, pelo menos para mim, só usando a visualização em listas. Uso o calendário como parte do meu “diário de classe”. Tenho alunos individuais de inglês e a visão de calendário das aulas me ajuda muito, inclusive com alterações de ultima hora, pois transfiro um cartão de um aluno de uma dia e horário para outro sem dificuldade (e sem afetar todos os eventos desse aluno no futuro ou no passado). Ou seja vale como diário de classe mesmo. Tenho alguns DBs no Notion com listas de materiais online e offline que uso, assim posso atribuir um tópico estudado com o respectivo material àquela única aula.

    Estou usando o método PARA do Tiago Forte para tentar me organizar melhor e, honestamente, apesar de simples, é um método que me deu bastante satisfação devido à facilidade em visualizar e classificar as informações. Funciona bem no Notion, para mim.

    Por fim, eu entrei em contato com os desenvolvedores me oferecendo para traduzir a ferramenta para português, mas eles disseram ainda não ter interesse em ter a ferramenta em outros idiomas. Mas isso foi quase um ano atrás. Não sei se eles mudaram de ideia.

    Ah, eles também são super solícitos quando se precisa de ajuda: respondem e-mails com rapidez (dependendo da hora, no mesmo dia – eles estão em San Francisco, CA) e, quando têm alguma solução já pensada para algo que não se conseguiu fazer, indicam onde encontrar a informação na página de ajuda.

    Um super abraço e fique bem.

    1. Que legal, Flavio. Se você quiser bater um papo, mostrar pros leitores do Vida Organizada como você usa, seria muito legal. 🙂 Se puder me escrever no thaisgodinho gmail, agradeço! Obrigada!!

    2. Ultimamente o Notion já foi traduzido para coreano, se não me engano.
      E tem uma equipe brasileira fazendo a tradução pra português. Também estão buscando traduzir templates pra PT-BR.

      Os brasileiros são tão engajados no uso que saiu a nossa “comunidade oficial”: http://www.notionbrasil.com

  2. Gláucia Perez says:

    Oi Thais, adoro seu trabalho.
    Acho que posso divulgar aqui: tem um canal bem recente no YouTube com passo a passou bem didático sobre o Notion. Para quem é iniciante e tem dificuldades com o Inglês pode ser uma ajuda.
    https://www.youtube.com/playlist?list=PLTtGdWrdc1PCizLgdGdasB4ogM5eoi-2A
    Forte abraço,

  3. Oi thais. Eu usei a ferramenta ( /embed), pra integrar o calendario do google. Ele aparece integralmente na página e da pra editar por ali msm. Até hj nenhum outro calendario me atende tão bem quanto o google calendar (integra google meet, notificaçao por email automatica pra reunião remota, lembrete). Se tiver problema com importação ou não tem compatibilidade eu desisto da ferramenta. O notion integra direto na pagina usando o embed.

    1. Na verdade o embed serve para qualquer página, até aqui no blog, se a gente quiser. A proposta do post era mostrar os recursos nativos do Notion para criar um calendário. 😉

  4. Acho doideira também usar o Notion como calendário principal, porque parece bem mais trabalhoso pra manter organizado.
    Às vezes me parece boa a ideia de integrar tudo, ainda mais no meu caso que tenho pouquíssimos prazos e coisas com horários demarcados na agenda (a minha serve basicamente de tickler para avisos de dia inteiro). Mas a praticidade das ferramentas de calendário me chamam mais, e já aprendi com você que a gente não precisa juntar tudo.

    Quando comecei a usar o Notion, eu fiz intuitivamente um calendário com colunas representando os dias, mesmo. Logo desisti 😅 mas legal saber que outras pessoas já fizeram!

    Quero ver como vai ser sua opinião sobre manter as próximas ações no Notion, coisa que também não gosto muito rs

    Acho que o forte do app, em relação ao GTD, é manter todas as outras listas menos essas 2 primeiras (calendário e próximas ações) heheh

    1. O propósito não é integrar tudo dentro de uma ferramenta. Nunca isso dará certo, pois todas as ferramentas têm limitações. A proposta é mostrar como usar as diferentes categorias do GTD dentro do Notion, com recursos da ferramenta, e se vale ou não a pena, para que cada leitor possa avaliar. 😉 Mas não ee sobre colocar tudo lá dentro.

  5. tem um artigo aqui de como integrar o google calendar no notion: https://theproductiveengineer.net/how-to-embed-google-calendar-into-notion/

    1. Então, isso é outra coisa. 🙂

      Para quem usa várias agendas no Google, para separar por categorias, você teria que incorporar uma a uma ou acessar via web.

      Não é como criar um calendário dentro do Notion, que é a proposta do post. 🙂

      Mas obrigada por compartilhar.

  6. Ainda não evoluí a este ponto, mas só de usar o GCalendar desde meados de 2018 já me ajudou muito (me baseei no seu exemplo). Adeus agendas de papel que vc perde prazos e que servem de pasta de papéis…

  7. Livia Pinaud says:

    Olá, Thais!

    Adorei que você começou a fazer a série sobre o Notion!! Eu uso há aproximadamente 2 anos e me adaptei super bem! Eu usava por influência sua, diga-se de passagem, o Evernote e AMAVA! Mas também sempre gostei de experimentar ferramentas novas. E o Notion me surpreendeu muito!

    Eu tive o mesmo problema no início que teve o Flavio S, Moreira, que comentou aqui também. Então eu tentei primeiro replicar a estrutura que tinha no Evernote. Eu usava o sistema organizado por 2 cadernos (Entrada e Processados) e todo o resto separado pelas etiquetas.

    Essa parte do calendário eu concordo com vocês. É uma das poucas coisas no Notion que eu não consigo usar bem. Continuo usando o calendário do google mesmo. Acho que só uso o calendário do Notion como uma visão na minha tabela de conteúdo pras redes sociais. Os conteúdos que estão sendo preparados pra publicação, ficam em formato de tabela (quase uma lista) e, quando marco a data da publicação, o conteúdo some da tabela e vai pra uma visão de calendário, já naquela data, como log.

    Eu acompanho também esses canais que foram citados tanto na postagem como nos comentários e aprendo muita coisa. Também tem um grupo no FB chamado “Notion made simple” em que a comunidade compartilha muitas informações. É bem legal! É um grupo tipo o “GTD em Português” em que todo mundo se ajuda! ❤️

    Eu consegui adaptar bem o meu sistema GTD ao Notion! To adorando o post!!!!

    1. Moça, eu vi nesse grupo do Facebook um template de Tarot, meu Deus! hahaha Até comprei. Ótimo pra estudar o assunto.
      Esse grupo tem muitas ideias bacanas mesmo. Agora estão no momento de fazer as páginas bonitas, com imagens no lugar de títulos e tal rsrs
      Também tem no Telegram o grupo Notion – Brasil. Os youtubers brasileiros estão todos lá.

  8. Eu amo o Notion, mas calendário sem recorrência e só com visão mensal não dá não..

    Só tenho lá o calendário editorial, que ficou massa!
    Fiz uma propriedade pra cada mídia/rede social (blog, instagram, twitter, pinterest, etc..), daí posso filtrar o calendário por rede social.
    Também criei templates para cada tipo de conteúdo, então quando vou fazer um novo registro, ele já vem com informações pertinentes pra aquela rede social (por exemplo, o template pro Instagram tem as hashtags, pro Pinterest já tem em que board eu pretendo publicar)…

    Eu quero fazer uma coisa com calendário no Notion, mas ainda não descobri se tem como. Queria criar um banco de dados de calendário e que, todos os campos de data dos outros bancos de dados agendassem nesse calendário único. Tentei fazer com as relations, mas não deu certo…

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