Categoria(s) do post: GTD™, Tecnologia

Hoje quero falar sobre um hábito que considero dos mais importantes na minha vida e, muita vezes, na vida de outras pessoas. É o hábito de processar as caixas de entrada.

Mais do que ler, processar significa ler e já endereçar corretamente aquela mensagem, sem deixá-la na caixa de entrada, o que criaria a necessidade de lê-la novamente.

Como eu trabalho com Internet e tenho muitos canais para recebimento de mensagens, confesso que esse é o link mais fraco no meu sistema. Recentemente eu elaborei um projeto mesmo para definir como vou tratar as minhas diversas caixas.

Essas são as caixas que eu tenho hoje:

  • No celular: What’sApp, Instagram, Telegram, SMS
  • No computador: Gmail, Outlook, YouTube, Facebook, Twitter, comentários do blog, todos os fóruns de suporte dos meus cursos, Todoist, Evernote
  • Físicas: a de casa, onde coloco contas, anotações e outros itens físicos

Para que vocês tenham uma ideia, eu recebo tantas mensagens em algumas dessas caixas que fica humanamente impossível ler e responder mesmo que eu dedicasse todo o meu dia para essa finalidade (já tentei). Teve um dia nessa quarentena que eu recebi mais de 100 mensagens no What’sApp (de pessoas diferentes) em menos de uma hora!

Como meu lema é que não é possível organizar tralha, preciso sempre pensar bem para definir o que seria tralha nesse sentido e delegar ou cortar algumas dessas caixas. Destralhar. Estou nesse processo, no momento.

Mas o propósito deste post é falar sobre o hábito diário de processar, em vez de apenas ler, as caixas.

Eu procuro processar e zerar todas as caixas diariamente. É óbvio que tem dias que não consigo, porque tenho vários compromissos ao longo do dia, mas procuro não passar de 48 horas sem fazer isso.

David Allen, (autor do método GTD) diz: “Dá muito menos trabalho manter uma caixa de entrada com zero e-mails que com mil e-mails”, e é verdade. Uma vez que você se acostume a esvaziar a caixa, não deixa acumular de novo se fizer disso um hábito.

Se por acaso eu passar vários dias sem esvaziar, jogo os e-mails em uma pasta chamada “backlog” para conseguir focar nos de hoje e ontem, e quando termino vou para a pasta “backlog”. Senão bate um desânimo de ver tanta coisa “atrasada”.

Vale lembrar que esvaziar a caixa de entrada não significa resolver tudo o que está lá – apenas o que leva menos de 2 minutos. Mas, esclarecendo, você delega o que precisa delegar, deleta o que for lixo, arquiva o que for referência, incuba o que não demanda ação agora e adia para o momento apropriado o que ainda precisa fazer.

Se quiser saber o passo a passo com mais detalhes, veja este post com um tutorial para aprender a processar / esclarecer suas caixas de entrada.

Meu nome é Thais Godinho e eu estou aqui para te inspirar a ter uma rotina mais tranquila através da organização pessoal.