Por que usamos prazos nas tarefas?

26
3224

Uma coisa muito importante e que mudou completamente o jogo para mim foi ter aprendido o conceito de contextos no método GTD.

Se você estiver chegando aqui agora, pode querer saber que GTD é um método de produtividade (“Getting Things Done”) que eu já uso há bastante tempo. Este não é um blog sobre qualquer método exclusivamente mas, por eu usá-lo, é comum citar algumas práticas ao falar sobre determinados assuntos.

(Caso queira saber mais sobre GTD, você pode buscar as centenas de textos aqui no próprio blog ou acessar o hub GTD Brasil).

O que são contextos?

Bem, tem a resposta simples e a resposta completa. A resposta simples é: qualquer lugar que você esteja, ferramenta que esteja usando ou estado mental que te coloque em determinada situação são contextos. Uma lista de mercado, por exemplo, é uma lista de coisas que você só pode fazer (comprar) quando estiver no mercado. O mercado seria um contexto.

A resposta completa é a minha preferida. Porque pensar sobre contextos, para mim, vai além apenas do lugar – apesar de o lugar ser importante. Algumas tarefas realmente dependem de eu estar fisicamente em casa (“lavar a roupa”), fisicamente no meu escritório (“imprimir contrato”) ou fisicamente na rua (“buscar a roupa na lavanderia”).

Mas a grande maioria das “tarefas” assim chamadas dependem de contextos mais sutis que, muitas vezes, não identificamos e, por isso, acabamos procrastinando e/ou acumulando tarefas em listas. Quando isso acontece, o comportamento natural é a gente começar a atribuir prazos para as coisas. “Preciso terminar isso aqui até segunda-feira”. “Ah, isso aqui eu vou colocar como prazo quinta porque senão vou me esquecer de fazer”. Colocar prazo é fácil. A gente aprendeu ainda criança, talvez na escola. Quando alguém em algum momento da nossa vida nos presenteou com uma agenda, a gente aprendeu a se organizar atribuindo datas a todas as coisas.

Mas o que acontece com esses prazos que estipulamos é que, muitas vezes, ficamos viciados na pressão que tais prazos geram. E nem tudo necessariamente tem prazo. Resultado? Aquelas coisas realmente importantes, que não tinham prazo, acabam ficando de lado. E nós voltamos ao estado de trabalhar no que for mais urgente ou nos for demandado. Porque também é mais fácil ser demandado do que ter autonomia sobre o próprio trabalho, não é mesmo?

Para mim, nada mais bonito do que uma agenda livre de compromissos. Porque uma agenda livre de compromissos significa que eu tenho liberdade para olhar as minhas listas de coisas a fazer e escolher aquilo que for mais importante, prioritário ou impactante no momento. E isso depende de estar no contexto adequado. Olha que poético.

Uma vez, para tirar esse vício de só executar ações com prazo (sim, também me vigio constantemente para não cair nessa), eu resolvi tirar TODOS os prazos de TODAS as minhas ações. Mesmo daquelas que tinham prazo real. Por quê? Porque isso me forçou a trabalhar nas minhas listas de acordo com os contextos em que eu me encontrava e, assim, escolher o que era mais prioritário. Não estou necessariamente recomendando que você faça o mesmo teste, mas sim, ele pode funcionar. Porque senão a gente fica viciado em colocar prazo em tudo (até no que não tem prazo) e não se acostuma a executar as coisas de outra maneira.

“Mas qual o problema de trabalhar com prazos?”, você pode me perguntar. Nenhum, contanto que sejam prazos reais, e não uma lista de desejos do que você GOSTARIA que acontecesse em determinado dia (ou até determinado dia). Porque, uma vez que você trabalhe com datas e prazos reais, isso te dá confiança de verdade em tais datas (aquilo TEM QUE ser feito em tal dia ou até tal dia) e também a liberdade de atribuir, momento a momento, o que tem mais prioridade. Porque, opa, século XXI – as prioridades mudam a cada momento. Toda a nossa vida é muito dinâmica para a gente atribuir um prazo hoje a uma tarefa e continuar acreditando que, daqui a três dias, ela continuará sendo mais importante que todo o resto.

Mais uma vez, não se trata de uma prática “8 ou 80”. Ninguém está impondo regras ou dizendo que uma maneira de fazer é mais certo que a outra. Mas eu tento trazer a minha experiência aqui, e o que observo comigo e com as outras pessoas com as quais trabalho diariamente, é que os prazos podem ser traiçoeiros. Descobrir os seus reais contextos na vida, isso sim promove controle e liberdade de criação, que no final das contas é o que todos fazemos quando executamos “tarefas”.

26 comentários

  1. Eu costumava a fazer como você e não colocar prazos em tarefas, mas ultimamente eu alterei um pouco isso. Quando estou planejando a minha semana, tento listar todas as coisas que devo fazer e, em alguns casos eu adiciono como lembrete no meu google calendar, mas só para coisas específicas e pontuais. Por exemplo: preciso imprimir as provas dos meus alunos, mas só poderei fazer isso quando estiver na escola, então neste caso eu coloco um lembrete em alguma hora que eu sei que estarei na escola para poder efetivar isso; ou então tenho que fazer uma determinada ligação no período da tarde, então eu agendo também um lembrete para quando eu estiver em casa com acesso ao telefone.

    Para tarefas que demandam mais tempo como cozinhar algo, limpar alguma coisa em casa não coloco prazos porque demandam mais tempo e energia. Acho que seria uma fonte de ansiedade para mim ter uma agenda tão engessada, além do que acredito que também ficaria frustrada caso não conseguisse cumprir.

  2. Excelente!!! Quando comecei a ler aqui no blog sobre GTD (há uns 2 anos) e comecei a implementar o método aos poucos no meu dia-a-dia, a minha maior dificuldade era não colocar no calendário tarefas / atividades que eu “achava que queria” fazer naquele dia, ou tarefas que eu tinha que fazer até tal dia.
    Mas com suas dicas e com um pouquinho de prática fui aprendendo a me desapegar dos prazos e perceber que se pudesse confiar no meu sistema, essas tarefas não iam deixar de feitas!

    Pra mim, o segredo do GTD foi implementar aos poucos. No início parece muito difícil, e de fato, são muitos conceitos novos aos quais precisamos nos acostumar, mas se tivermos paciência e formos inserindo uma coisa de cada vez, funciona! Um conceito que consigamos implementar já ajuda e muito no dia-a-dia!

    Sou grata por um dia ter conhecido seu blog Thais (foi indicação da minha psicóloga)! Tem me ajudado muito a levar a rotina com mais leveza!

  3. Olá Thais, neste momento o que me incomoda nas listas por contextos são as prioridades. Ex: se eu colocar na lista do supermercado “pão” porque já acabou e “queijo” porque nas próximas semanas estou a planear fazer fondue, o pão é prioritário. Há coisas que queremos/temos de fazer proximamente, mas que têm menos urgência que outras, e quando os recursos (tempo/dinheiro/energia) são limitados temos de optar pelas mais urgentes. Isto acontece-me constantemente em todos os níveis. Por outro lado, não são coisas que se ponham numa lista um dia/talvez porque planeamos fazê-las em breve, só não hoje ou amanhã. Então as listas por contextos acabam por não ser “fiáveis” e fico com a sensação que há muita coisa que devia estar a fazer e não estou. Neste momento tenho as listas “Assim que puder” e “Hoje/amanhã”, em vez de contextos… Se puder comentar, agradeço! Parabéns por tudo <3

    • Mas Marta, não subestime a sua própria capacidade de priorizar. É perfeitamente ok você inserir em uma lista de coisas para fazer na rua uma tarefa como “comprar pão para fazer neste final de semana em um encontro incrível”. O sistema é seu. <3 Personalize como quiser.

  4. Thais. Adoro a forma como você escreve… Adoro o conteúdo do que você escreve… Todos os dias de manhã, acesso o blog, prá checar a mensagem que vc nos deixou para o dia.
    Já li seus dois livros ( Vida organizada e Casa organizada), já presenteei também… Agora estou no terceiro livro…
    Obrigada por toda a sua dedicação….

  5. Oi Thais! Sempre te acompanho por aqui e gosto muito do que e da forma como escreves. Neste texto não entendi muito bem, talvez por não conhecer o GTD, como é isso de tirar os prazos. Poderia falar mais sobre isso? Muito obrigada. Um abraço.

    • Super, Sandra! Eu quis dizer que a gente se vicia em atribuir prazos às tarefas, mesmo quando elas não têm prazo (a gente coloca mais por vício que por prazo real mesmo). O texto traz uma reflexão sobre essa prática! Obrigada por comentar.

  6. Thais,
    Incrível o amadurecimento que tenho percebido nos seus textos dos últimos posts. Sempre foi muito bom, mas agora, tenho a impressão que estão mais cheios de prática, cheios de compaixão, cheios de “uma nova fase”. Não sei se a nova fase é minha e minha leitura está mudando, rsrs… mas só sei que está muuuuuitoooo bommm

  7. Olá, Thais!
    Engraçado como é bem como você diz: GTD é uma prática para toda a vida.
    Uso GTD há alguns anos já, li e reli o livro do método várias vezes, fiz e refiz os cursos com você em São Paulos/SP, sei que já li tudo que postou sobre GTD aqui no blog e em outros canais seus, li todos os seus livros também, em resumo, sou apaixonado por esse negócio (hahaha). Ainda assim, esse texto me fez refletir muito sobre o modo como uso prazos no meu sistema, gerando insights super legais que vou esclarecer e provavelmente colocar em prática em breve.
    Obrigado, Thais!
    É realmente um prazer imenso acompanhar seu trabalho!

  8. Gostei bastante.
    Gosto quando vc fala de assuntos ligados ao GTD porque me ajuda e me inspira…. Fala mais sobre GTD pra gente ! bjs

  9. Oi, Thaís! Tudo bem? Gostaria de saber se vc tem algum material sobre como organizar o Google Drive. Dei uma olhada no blog e no canal, mas ñ encontrei nada. Eu uso o google drive para armazenar fotos, documentos arquivos escaneados e arquivos da faculdade e por mais que tente manter organizado, sempre parece uma bagunça haha Gostaria de saber se existe algum método mais esficaz de organização para contas em nuvem, especificamente o Google Drive.
    Obrigada!

    PS.: Falo da pasta no PC, ñ do aplicativo.

  10. Nossa, da um pouco de medo, vou arriscar testar isso, pelo menos com o que absolutamente não tem prazo real, porque faz algum tempo que eu praticamente só faço o que está nos próximos 7 dias hehehe.
    Obrigado!

  11. Para uma advogada é praticamente impossível pensar uma vida “sem prazos” pois a máxima no Direito é “advogado não tem vida, tem prazo”. aff rs É um pensamento enraizado na minha mente, ainda que hoje (i) a nossa vida é mais fácil em razão da contagem de prazos em dias úteis e os processos eletrônicos e (ii) eu estar em uma transição de carreira. Obrigada por esse texto, veio em um bom momento… O GTD é mesmo incrível pois nos dá uma outra forma de ver a vida…

      • Isso, eu me expressei mal… rs por passar uma vida pensando em prazos, hoje coloco prazos mesmo no que não tem…

    • Olá Dalva! Eu também sou advogada. Antes eu lotava a minha agenda com prazos que não eram reais. Tais como: Tirar cópia de processo, ligar para um cliente, elaborar determinada petição, etc.
      Porém, nem sempre conseguia cumprir o prazo na data desejada. E assim eu tinha que reagendá-lo.
      O que aprendi com a implementação do método é valorizar o prazo real. Exemplo: Se eu preciso ir no fórum tirar a cópia de um processo e tem que ser, impreterivelmente, na quarta-feira, por alguma razão, eu vou e coloco o prazo (real) na agenda. Porém, se eu posso ir na quinta, ou na sexta, ou preciso ir durante aquela semana obter a cópia do processo para cumprir determinado prazo ou outra razão, eu coloco na minha lista de “próxima ação”. Como reviso a minha lista diariamente, não correrei o risco desta atividade cair no esquecimento e deixar de obter a cópia até a data que de fato necessito.

  12. Olá Thaís!
    Mas criar alguns prazos para fazermos coisas que realmente consideramos importantes, não poderá ser uma boa “pressão positiva” para nos obrigarmos a trabalhar no importante e deixar de trabalhar somente no Urgente?
    Por exemplo, se para mim for importante concluir um Projeto até ao final do mês, mesmo que eu possa conclui—lo só passados 2 ou 3 meses, não será “positivo” eu colocar um prazo até ao final do mês, priorizando assim o Projeto?
    Não será uma maneira de nos obrigarmos a trabalhar também no importante em vez de só no Urgente?
    Não sei se me fiz entender bem na minha dúvida…
    Obrigada.
    Bj

  13. Thaís, fala mais sobre os contextos sutis e como fazer para descobrir eles.
    Essa semana consegui criar um fantástico, que me ajudou de mais. Chamei de “diário” e coloquei nele coisas que preciso escrever no meu diário (coisas que preciso clarear, registrar, exercícios de autoconhecimento, exercícios de livros). Foi muito bom ter separado do contexto “casa”, porque prefiro escrever no diário quando estou sozinha em casa.
    Mas como falei, é difícil descobrir esses contextos mais sutis. Eu tento fazer isso pegando tarefas que estão há muito tempo em um contexto e me perguntando qual seria a situação/local/ferramenta adequada para eu realizar aquela ação. Aí consigo descobrir esses novos contextos. Você tem mais alguma dica?
    Desde ja, obrigada por postar todo dia! Adoro te ler! 😉

  14. Gabi, eu implementei o método GTD na minha vida com o apoio do seu Blog e do livro A arte de fazer acontecer, e desde então passei a trabalhar melhor com prazos. A experiência está sendo maravilhosa. Eu me sinto mais tranquila, mais livre para executar as minhas tarefas de acordo com o meu tempo e disposição. Antes, eu ficava lotando a minha agenda com prazos que não eram reais. E a consequência era o reagendamento constante. Não vou negar que vez ou outra eu acabo tendo um deslize. Porém, pequeno, comparado como era anteriormente.

  15. Olá! Eu estou nessa fase do vício de atribuir prazos e datas… Meu Todoist está com as Próximas Ações todas com datas definidas e apesar de também estarem com os contextos tenho dificuldade em usá-los efetivamente.

Deixar uma resposta

Por favor, insira seu comentário
Por favor, insira seu nome aqui