Categoria(s) do post: Indicações

Muitas vezes eu comento sobre o uso de alguma ferramenta e sinto que faz falta ter alguns textos mais introdutórios, que digam o que é a ferramenta, para que serve e como usar os recursos básicos. Farei hoje então um post introdutório sobre o Trello, que é uma das ferramentas que venho utilizando atualmente.

O Trello é uma ferramenta que organiza informações em formato de quadros. Dentro de cada quadro, você tem colunas, que podem ser categorizadas da maneira como você sentir que funciona melhor para você, e dentro de cada coluna você pode ter cartões, como se fossem post-its colados na parede, por exemplo. Dentro de cada cartão você pode inserir muitos tipos de informações – textos, imagens, documentos anexos e outros recursos.

Inicialmente, o Trello foi criado baseado no método kanban de produtividade (ao qual eu tenho ressalvas), mas não precisa ser utilizado apenas seguindo essa metodologia.

No site oficial da ferramenta você encontra uma página onde você pode fazer uma espécie de “tour” para conhecê-la melhor e ver se ela te atende no que você precisa.

Como eu uso o Trello

Eu gosto de tempos em tempos de trocar as ferramentas que eu utilizo para a minha organização pessoal. Já usei o Todoist para listar tarefas e projetos, o Evernote, e atualmente estou buscando centralizar essas informações de coisas a fazer no Trello. Sempre é um processo de adaptação, de conhecer os recursos da nova ferramenta, mas já estou me acostumando e estou gostando bastante.

Sempre gosto de dizer que o que existe por trás do uso de qualquer ferramenta é o método, ou o processo pessoal de organização que você desenvolve, e que você apenas operacionaliza em uma ferramenta. Quando você desenvolve esse processo, migrar de uma ferramenta para a outra é muito simples, pois a constância está justamente nas suas práticas, e não nos recursos de uma ferramenta em específico.

O Trello trabalha com “times”, que seriam “grupos de quadros”. Eu tenho três times: listas de coisas a fazer, quadros de suporte para projetos específicos em andamento (para projetos maiores ou mais complexos) e arquivos de referência (que uso essencialmente para informações que não demandam ação mas que preciso consultar com mais agilidade).

Atualmente, não compartilho quadros do Trello, mas entendo que é uma prática que pode ser útil para algumas pessoas.

O Trello tem uma versão gratuita que atende bem a maioria das pessoas. Eu uso a versão paga para ter acesso a alguns outros recursos e também para dar uma força aos desenvolvedores. Gosto de fazer isso quando uso uma ferramenta, pois acho justo.

Meu fluxo de trabalho diário

Como eu uso o método GTD, meu fluxo diário de trabalho é o seguinte:

  1. A primeira coisa que verifico diariamente é o meu tickler no home-office.
  2. Dpois, abro a minha agenda do Google para ver o que é prioridade. Trabalho nela, nos compromissos com horário e, em seus intervalos, no que preciso fazer naquele dia, que precisa ser feito, mas não precisa ser feito em um horário específico. Costumo ter como meta finalizar o que está no calendário antes da hora do almoço.
  3. Antes de parar para almoçar, “escaneio” e-mails e mensagens para responder as mais urgentes.
  4. Depois do almoço, abro o quadro de “Próximas Ações” no Trello e trabalho naquelas que têm prazo para o dia. Para facilitar, uso um Power-Up (é um recurso da ferramenta) para Calendário. Isso me mostra as ações que vencem no dia em um formato de calendário, centralizadas.
  5. Ao finalizar cada ação com prazo, dependendo do contexto onde estou, executo outras ações com prazos para os dias seguintes ou sem prazo, de acordo com a minha vontade ou prioridade.
  6. Quando finalizo as ações que têm prazo, aí sim acesso meus e-mails e caixas de mensagens para esvaziá-las.
  7. No geral, ao final do dia consigo dar uma olhada no meu dia seguinte para me preparar para o que está vindo.

Essa é a descrição do meu dia de trabalho, que alterno com compromissos em horários diversos, como reuniões, consultas médicas, aulas e outros. No meu planejamento semanal, busco um equilíbrio de tais atividades com horário porque sei que a maioria do que preciso fazer não terá uma programação de horária específica (conforme você pôde ver acima).

O Trello é uma boa ferramenta de organização, assim como existem outras boas também. É apenas a que estou usando no momento. Espero que este post ajude com algumas orientações caso você tenha curiosidade sobre o uso da ferramenta.