Utilizando o Trello: uma introdução + como eu tenho usado atualmente

17
6292

Muitas vezes eu comento sobre o uso de alguma ferramenta e sinto que faz falta ter alguns textos mais introdutórios, que digam o que é a ferramenta, para que serve e como usar os recursos básicos. Farei hoje então um post introdutório sobre o Trello, que é uma das ferramentas que venho utilizando atualmente.

O Trello é uma ferramenta que organiza informações em formato de quadros. Dentro de cada quadro, você tem colunas, que podem ser categorizadas da maneira como você sentir que funciona melhor para você, e dentro de cada coluna você pode ter cartões, como se fossem post-its colados na parede, por exemplo. Dentro de cada cartão você pode inserir muitos tipos de informações – textos, imagens, documentos anexos e outros recursos.

Inicialmente, o Trello foi criado baseado no método kanban de produtividade (ao qual eu tenho ressalvas), mas não precisa ser utilizado apenas seguindo essa metodologia.

No site oficial da ferramenta você encontra uma página onde você pode fazer uma espécie de “tour” para conhecê-la melhor e ver se ela te atende no que você precisa.

Como eu uso o Trello

Eu gosto de tempos em tempos de trocar as ferramentas que eu utilizo para a minha organização pessoal. Já usei o Todoist para listar tarefas e projetos, o Evernote, e atualmente estou buscando centralizar essas informações de coisas a fazer no Trello. Sempre é um processo de adaptação, de conhecer os recursos da nova ferramenta, mas já estou me acostumando e estou gostando bastante.

Sempre gosto de dizer que o que existe por trás do uso de qualquer ferramenta é o método, ou o processo pessoal de organização que você desenvolve, e que você apenas operacionaliza em uma ferramenta. Quando você desenvolve esse processo, migrar de uma ferramenta para a outra é muito simples, pois a constância está justamente nas suas práticas, e não nos recursos de uma ferramenta em específico.

O Trello trabalha com “times”, que seriam “grupos de quadros”. Eu tenho três times: listas de coisas a fazer, quadros de suporte para projetos específicos em andamento (para projetos maiores ou mais complexos) e arquivos de referência (que uso essencialmente para informações que não demandam ação mas que preciso consultar com mais agilidade).

Atualmente, não compartilho quadros do Trello, mas entendo que é uma prática que pode ser útil para algumas pessoas.

O Trello tem uma versão gratuita que atende bem a maioria das pessoas. Eu uso a versão paga para ter acesso a alguns outros recursos e também para dar uma força aos desenvolvedores. Gosto de fazer isso quando uso uma ferramenta, pois acho justo.

Meu fluxo de trabalho diário

Como eu uso o método GTD, meu fluxo diário de trabalho é o seguinte:

  1. A primeira coisa que verifico diariamente é o meu tickler no home-office.
  2. Dpois, abro a minha agenda do Google para ver o que é prioridade. Trabalho nela, nos compromissos com horário e, em seus intervalos, no que preciso fazer naquele dia, que precisa ser feito, mas não precisa ser feito em um horário específico. Costumo ter como meta finalizar o que está no calendário antes da hora do almoço.
  3. Antes de parar para almoçar, “escaneio” e-mails e mensagens para responder as mais urgentes.
  4. Depois do almoço, abro o quadro de “Próximas Ações” no Trello e trabalho naquelas que têm prazo para o dia. Para facilitar, uso um Power-Up (é um recurso da ferramenta) para Calendário. Isso me mostra as ações que vencem no dia em um formato de calendário, centralizadas.
  5. Ao finalizar cada ação com prazo, dependendo do contexto onde estou, executo outras ações com prazos para os dias seguintes ou sem prazo, de acordo com a minha vontade ou prioridade.
  6. Quando finalizo as ações que têm prazo, aí sim acesso meus e-mails e caixas de mensagens para esvaziá-las.
  7. No geral, ao final do dia consigo dar uma olhada no meu dia seguinte para me preparar para o que está vindo.

Essa é a descrição do meu dia de trabalho, que alterno com compromissos em horários diversos, como reuniões, consultas médicas, aulas e outros. No meu planejamento semanal, busco um equilíbrio de tais atividades com horário porque sei que a maioria do que preciso fazer não terá uma programação de horária específica (conforme você pôde ver acima).

O Trello é uma boa ferramenta de organização, assim como existem outras boas também. É apenas a que estou usando no momento. Espero que este post ajude com algumas orientações caso você tenha curiosidade sobre o uso da ferramenta.

17 comentários

  1. Amooo o Trello. Utilizo há mais ou menos dois anos no trabalho na gestão de projetos e estendi para organizar a minha rotina no trabalho.
    Até agora é a ferramenta que mais me adaptei. Tem recurso para tudo que você imaginar.

  2. Adoro este tipo de texto que contém dicas . E vc diz como vc faz e pode servir de inspiração.
    Thaís, como o bullet jornal entra no seu GTD (agora no treino)?
    Obrigada

  3. Desde o ano passado uso o Trello com minha equipe (5 pessoas), como arquivo de referência dos projetos em andamento. Cada projeto tem um cartão com as infos principais, imagens, prazos, etc. Qdo uma pessoa sai de férias, outra consegue tocar o projeto com tranquilidade. Eu consigo fazer o monitoramento de todos eles facilmente tb. Qdo o projeto acaba, a gente arquiva e faz o “download” de tudo (q é importante, claro) para o nosso servidor, como forma de backup. Todo mundo tem amado, estamos pensando em fazer uma vaquinha para a versão paga, mas sinceramente, a versão gratuita super dá conta!

  4. Legal! Utilizo o trello no trabalho, mas nunca pensei em utilizar para organização pessoal.
    Também utilizo GTD, depois de ler o livro de David Allen minha vida mudou. Porém utilizo 3 ferramentas para aplicar o GTD, google keep, google agenda e google drive. No google keep, crio marcadores para contextos. Para os registros de referência, utilizo o recurso “arquivar” e as notas novas sem marcador, são minha caixa de entrada, a qual organizo regularmente e decido o que é para agenda, o que é delegável, contexto e etc. Um recurso legal é que ele pode disparar um lembrete baseado em localização.

  5. Thais, eu estou no mesmo caso da Viviane, parece uma ferramento linda, super visual, todo mundo adora mas eu não me adapto rs. Minha questão crucial é quanto as próximas ações. Como uso o Wunderlist, independente da pasta ou lista, basta eu colocar uma hashtag e quando clico nela aparece a lista de próximas ações de todos os contextos, projetos, listas, ou seja, do meu “universo” todo. No Trello eu tenho que mudar a ação de lugar para deixá-la num quadro específico de “Próximas ações”? É isso mesmo, ou a ferramenta tem algum filtro que posso utilizar? Obrigada!

    • Eu deixo em um quadro específico para próximas ações e, quando acesso pelo celular, me parece muito similar a qualquer outra ferramenta de listas.

      Mas ferramenta é algo super pessoal. A gente tem que usar o que se adapta melhor mesmo. 😉

  6. Eu já uso o trello para projetos e quero tentar implantar próximas ações também, como você faz para definir os contextos no trello ?

    Eu vejo os contextos como algo fundamental para aplicação do gtd.

  7. Thaís, Oi! tenho uma pergunta bem básica sobre o seu uso do trello: você arquiva ou exclui as ações que já cumpriu?! Estou experimentando e tenho essas pequenas dúvidas do que fazer com o recurso arquivar.

  8. Thais, te acompanho a bastante tempo, mas só agora resolvi efetivamente colocar a vida em ordem. TGenho uma dúvida: não é confuso, ou demorado ficar consultando vários lugares para as tarefas e coisas que se tem a fazer? Trello, caderno, planner, google calendar… tem como fazer funcionar em 1 único lugar?

    • Tatiana, olhar em vários lugares FAZ PARTE da técnica. Pois cada “lugar” representa um foco diferente. Se ficar tudo junto, você não foca em nada, vai ver tudo ao mesmo tempo. 😉

  9. Oi Tháis, amo seu blog, seu canal no You Tube e todo o conteúdo que compartilha:)
    Estou amando a ideia de usar o Trello para GTD. Tentei com o Evernote e não funcionou muito bem pra mim.
    Só fiquei com uma dúvida: onde é sua caixa de entrada no Trello? Você tem um quadro pra isso ou entra como lista dentro do quadro de próximas ações, por exemplo?
    Me ajuda?!

    Um beijo,
    Diana

Deixar uma resposta

Por favor, insira seu comentário
Por favor, insira seu nome aqui