Arquivos de suporte a projetos
Este post foi originalmente uma resposta a uma dúvida postada no grupo do Facebook GTD Brasil, que resolvi postar aqui porque acredito que possa ajudar outra pessoas.
Se você não sabe o que é GTD, clique aqui.
Muitos usuários do método GTD se confundem um pouco sobre a organização dos arquivos de suporte a projetos. Os arquivos de suporte são arquivos, acima de tudo, então devem ser armazenados como armazenamos arquivos de referência.
A diferença é que eles estão vinculados a projetos, então pode ser que, temporariamente, especialmente para arquivos em papel (para facilitar o acesso), você queira criar compartimentos especÃficos para eles (ex: uma pasta para arquivos do projeto tal). Mas, no geral, funciona muito bem manter no arquivo de referência geral.
Eu costumo criar pastas especÃficas apenas para viagens, na maioria das vezes. Outro caso que também costuma merecer sua própria pasta é uma mudança residencial, pois envolve documentos e muitos papéis. Mas, no geral, é muito difÃcil ter um projeto que demande uma pasta fÃsica inteira para um projeto hoje em dia na minha vida. A maioria é digital.
A dúvida que surge entre os usuários é sobre essa vinculação com os projetos mesmo. Então a dúvida postada pela participante foi:
“Thais, tenho uma dúvida: preciso fazer um post sobre a evolução da arrumação da secretaria paroquial. O post irá ao ar quando a arrumação estiver concluÃda, imagino que no fim deste mês. Porém, estou tirando fotos do processo e armazenando numa nota do Evernote. A questão é, como organizar isto, ou seja, estas fotos se enquadram onde? “Suporte para projetos” ou dentro do projeto em si. Ou crio um projeto no Todoist “postar relato da arrumação da secretria” e deixar as fotos no Evernote. Enfim, não estou sabendo organizar da melhor maneira. Fraterno abraço.”
Minha resposta foi:
“É difÃcil responder porque cada pessoa processa e organiza as coisas de um jeito de acordo com sua rotina, seu trabalho etc.
Por ex, minha rotina de produção de conteúdo é diferente da sua, então o que vou recomendar pode não funcionar para você. Você precisa buscar uma solução que se adeque à sua rotina de trabalho.
Se eu tivesse que fazer um post no final do mês que demandasse uma série de coisas assim, eu nem trataria isso como projeto porque tenho um processo diário de produção de conteúdo onde vou criando diariamente. Não é algo pontual. Se fosse algo pontual eu criaria um projeto (como parece ser o caso, mas pode não ser – não conheço seu trabalho).
Para eu ter um projeto, eu preciso ter claro qual é o meu resultado desejado – quando eu posso riscar esse projeto da minha lista. Assim eu sei que concluà o projeto.
Entre a primeira próxima ação e o resultado desejado, vai ter uma infinidade de coisas acontecendo, e para dar suporte a todas essas ações eu posso ter materiais, imagens, textos inspiracionais, reuniões, notas, ideias. Isso o David chama de arquivos de suporte ao projeto. Você pode guardar isso em cadernos, papéis, pastas, e-mails, Evernote, onde quiser – da mesma maneira como guarda seus arquivos de referência. A única diferença é que, de alguma maneira, eles estão vinculados ao seu projeto.
Como se cria esse vÃnculo? Através do plano do projeto, na prática. Isso está no fluxograma do GTD. Você vai escrever, no plano do projeto, onde estão esses materiais de suporte. Se usar o Evernote, você pode linkar esses materiais. Se usar qualquer ferramenta eletrônica, como o Todoist, pode fazer o mesmo. Se não quiser usar links ou fizer esse plano no papel, pode só escrever onde está (ex: “Cronograma do projeto: Google Drive, na pasta tal”).
O importante é que você saiba onde estão as coisas, de modo que, quando for revisar o seu projeto, possa acessar esses materiais e revisar para ver se existem próximas ações que podem ser desencadeadas através dessa revisão deles.
Você pode ter milhões de arquivos em centenas de lugares diferentes. Não precisa centralizar em um único lugar. O que vai indicar e organizar onde estão essas informações é uma espécie de “Ãndice” no seu plano do projeto.
Espero ter ajudado! Mas qualquer coisa, comente! Bjo.”
Veja um post anterior sobre como organizar os planos de projetos no Evernote
Nossa, fiquei confusa com a resposta.
O texto está bem voltado para quem usa GTD mesmo e conhece os termos técnicos, então pode ser por isso, caso você não utilize a metodologia. Mas me fala pra eu te esclarecer. Quais suas dúvidas?
A pergunta era como fazer com o material y do projeto x. Pela resposta, talvez x nem seja um projeto, y pode virar y.1, y.2, y.3…. ainda tem que criar links entre cada um dos vários y e o projeto x) além de uma ferramenta z (o plano do projeto). Pra quem manja muito de GTD deve fazer todo o sentido, mas pra mim a resposta mais confundiu do que solucionou… achei que ia simplificar, mas parece que acrescentou complexidade, sabe? Ao invés de propor uma solução imediata, criou outras necessidades… mas isso é só minha opinião, não tira o mérito da sua explicação, que realmente está além da minha familiaridade com o GTD. Bjs
Na verdade eu respondi que, independente de quantos materiais ela tenha, ela só precisa listar tudo em um Ãndice dentro do plano do projeto. Isso sobre materiais.
Sobre o projeto em si, ela precisa saber qual é o projeto em primeiro lugar para saber o que quer alcançar, senão vai caminhar em cÃrculos e nunca concluir – que é o que a maioria das pessoas faz. Isso não é adicionar complexidade, mas tornar claro o que precisa ser feito para que você saiba quando concluiu qualquer coisa.
Pode ser mais simples escrever “relatório” em uma lista, mas “Solicitar modelo de relatório para fulano por e-mail” é muito mais claro e evita o retrabalho de pensar posteriormente. Se ao definir isso eu me lembrar que preciso “Revisar relatório do mês anterior” e “Analisar banco de dados para acrescentar ao relatório”, isso não ee adicionar complexidade – é complementar e trazer qualidade ao meu trabalho.
Isto é, se for do meu interesse fazer as coisas dessa forma.
Obrigada por comentar.
Eu costumo manter um caderno separado para cada projeto mais complexo no Evernote, onde vou inserindo os documentos relacionados ao mesmo. Além disso, mantenho a nota mestre do projeto em questão, onde vou linkando esses documentos/notas relacionadas.
Quando finalizo o projeto, apenas movo as notas para o arquivo de referência geral. Dessa forma, mesmo com a exclusão do caderno do projeto, as notas ainda podem ser encontradas, por meio dos links na nota mestre. Funciona muito bem!
É uma excelente solução também. Obrigada por comentar.
Oi Thais. antes demais, parabéns pelo blog, sou leitora assÃdua e tento aplicar as dicas quase como terapia 🙂
Queria apenas reportar o que me pareceu ser um problema na visualização do blog através do smartphone. Desde já 4 ou 5 dias aparecem como teus alguns posts escritos em inglês, mas que não penso que sejam teus ou relacionados com o tema. Aviso só para o caso de alguém ter conseguido hackear o blog… E peço desculpas caso seja engano meu. Um beijo, continuação de um óptimo trabalho e obrigada…
Oi Luisa, tudo bem?
Foi uma atualização automática do WordPress que fez algumas publicações automáticas. Já deletei, mas teve essa surpresinha desagradável. Obrigada pela preocupação.