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O que é isso?

Demanda ação?

No sentido de: tenho compromisso em fazer algo a respeito disso?

Porque você pode simplesmente ver “aniversário da tia” e não querer fazer nada a respeito. É um direito seu.

Se não demanda ação, você tem três escolhas:

1 – JOGUE FORA. Isso vale para o aniversário da tia que você vai deixar quieto e para o spam que você recebeu no e-mail, mas vale também para coisas que, sinceramente, você não tem interesse de qualquer maneira.

2 – ARQUIVE para referência futura. Pode ser importante guardar algumas coisas, como documentos, resultados de exames, apostilas de cursos que você fez etc. Você pode organizar seu arquivo de referência alternando entre o papel e o digital, de acordo com as suas preferências pessoais. O que entra aqui, lembre-se: não demanda qualquer tipo de ação. É só algo que você quer guardar como referência.

3 – Pode ser que não demande ação agora, mas pode demandar no futuro. Por ex: você pegou um folheto na CVC sobre uma viagem para Praga. Pode não rolar agora por motivos de $$$, mas você não quer perder isso. Nesse caso, INCUBE. Guarde essa decisão para depois. Você pode fazer isso inserindo em uma pasta ou lista de ALGUM DIA / TALVEZ ou inserindo um lembrete, um gatilho, no seu calendário, para ser lembrada(o) em uma data específica (talvez quando você sair de férias daqui a um ano?).

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Mas, se demanda ação, qual é a PRÓXIMA AÇÃO?

Definindo a próxima ação, certamente ela se enquadrará em três categorias:

1 – É rápido, leva menos de dois minutos. FAÇA JÁ.

2 – Precisa ser feito, mas não por mim. Preciso DELEGAR para a pessoa certa e fazer o acompanhamento disso em uma lista de Aguardando resposta.

3 – Precisa ser feito por mim mesma(o), mas demora mais de dois minutos. ADIE para o momento correto. Se tiver que ser feito em um dia específico, coloque em seu Calendário. Se não tem data específica e você só precisa fazer o mais rápido possível, dependendo de estar no contexto adequado, coloque em sua lista de Próximas ações.

Mas pode ser que essa única ação não conclua o que você precisa fazer. Nesse caso, qual é o RESULTADO DESEJADO? Defina o que precisa ser feito. Quando você pode considerar isso concluído?

Você pode identificar, então, que você tem um PROJETO. (Insira em sua lista de projetos)

Esse projeto pode ter informações, arquivos de suporte. Se isso acontecer, você pode ter arquivos de suporte ao projeto, que inclui o plano do projeto, o planejamento e tudo o mais que você quiser associar ao seu projeto. Você pode organizar onde quiser: nas notas do seu projeto no Todoist, na nota master do projeto no Evernote, em uma folha de papel em uma pasta em L. Depende de como você organiza o seu sistema.

No dia a dia, você vai trabalhar com foco em duas coisas, basicamente:

1 – Seu calendário (tudo o que “vence” naquele dia, incluindo o que está na agenda, no tickler, nas ações com prazos)
2 – Suas listas de próximas ações sem data de conclusão, no intervalo dos compromissos no calendário

Esse é o foco diário.

Uma vez por semana, revise seu sistema como um todo para garantir que esteja atualizado e que suas ações estejam definidas para que você possa executar seu trabalho tranquilamente.

Tem um montão de outras coisas que você pode ir aprendendo e implementando depois disso, mas o básico está aí.

E isso é começar a usar GTD. 🙂

Veja o vídeo também com uma orientação geral para entrar no mundo da metodologia: