Categoria(s) do post: GTD™

Este post foi originalmente uma resposta a uma dúvida postada no grupo do Facebook GTD Brasil, que resolvi postar aqui porque acredito que possa ajudar outra pessoas.

Se você não sabe o que é GTD, clique aqui.

Muitos usuários do método GTD se confundem um pouco sobre a organização dos arquivos de suporte a projetos. Os arquivos de suporte são arquivos, acima de tudo, então devem ser armazenados como armazenamos arquivos de referência.

A diferença é que eles estão vinculados a projetos, então pode ser que, temporariamente, especialmente para arquivos em papel (para facilitar o acesso), você queira criar compartimentos específicos para eles (ex: uma pasta para arquivos do projeto tal). Mas, no geral, funciona muito bem manter no arquivo de referência geral.

Eu costumo criar pastas específicas apenas para viagens, na maioria das vezes. Outro caso que também costuma merecer sua própria pasta é uma mudança residencial, pois envolve documentos e muitos papéis. Mas, no geral, é muito difícil ter um projeto que demande uma pasta física inteira para um projeto hoje em dia na minha vida. A maioria é digital.

A dúvida que surge entre os usuários é sobre essa vinculação com os projetos mesmo. Então a dúvida postada pela participante foi:

“Thais, tenho uma dúvida: preciso fazer um post sobre a evolução da arrumação da secretaria paroquial. O post irá ao ar quando a arrumação estiver concluída, imagino que no fim deste mês. Porém, estou tirando fotos do processo e armazenando numa nota do Evernote. A questão é, como organizar isto, ou seja, estas fotos se enquadram onde? “Suporte para projetos” ou dentro do projeto em si. Ou crio um projeto no Todoist “postar relato da arrumação da secretria” e deixar as fotos no Evernote. Enfim, não estou sabendo organizar da melhor maneira. Fraterno abraço.”

Minha resposta foi:

“É difícil responder porque cada pessoa processa e organiza as coisas de um jeito de acordo com sua rotina, seu trabalho etc.

Por ex, minha rotina de produção de conteúdo é diferente da sua, então o que vou recomendar pode não funcionar para você. Você precisa buscar uma solução que se adeque à sua rotina de trabalho.

Se eu tivesse que fazer um post no final do mês que demandasse uma série de coisas assim, eu nem trataria isso como projeto porque tenho um processo diário de produção de conteúdo onde vou criando diariamente. Não é algo pontual. Se fosse algo pontual eu criaria um projeto (como parece ser o caso, mas pode não ser – não conheço seu trabalho).

Para eu ter um projeto, eu preciso ter claro qual é o meu resultado desejado – quando eu posso riscar esse projeto da minha lista. Assim eu sei que concluí o projeto.

Entre a primeira próxima ação e o resultado desejado, vai ter uma infinidade de coisas acontecendo, e para dar suporte a todas essas ações eu posso ter materiais, imagens, textos inspiracionais, reuniões, notas, ideias. Isso o David chama de arquivos de suporte ao projeto. Você pode guardar isso em cadernos, papéis, pastas, e-mails, Evernote, onde quiser – da mesma maneira como guarda seus arquivos de referência. A única diferença é que, de alguma maneira, eles estão vinculados ao seu projeto.

Como se cria esse vínculo? Através do plano do projeto, na prática. Isso está no fluxograma do GTD. Você vai escrever, no plano do projeto, onde estão esses materiais de suporte. Se usar o Evernote, você pode linkar esses materiais. Se usar qualquer ferramenta eletrônica, como o Todoist, pode fazer o mesmo. Se não quiser usar links ou fizer esse plano no papel, pode só escrever onde está (ex: “Cronograma do projeto: Google Drive, na pasta tal”).

O importante é que você saiba onde estão as coisas, de modo que, quando for revisar o seu projeto, possa acessar esses materiais e revisar para ver se existem próximas ações que podem ser desencadeadas através dessa revisão deles.

Você pode ter milhões de arquivos em centenas de lugares diferentes. Não precisa centralizar em um único lugar. O que vai indicar e organizar onde estão essas informações é uma espécie de “índice” no seu plano do projeto.

Espero ter ajudado! Mas qualquer coisa, comente! Bjo.”

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Veja um post anterior sobre como organizar os planos de projetos no Evernote