Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Neste post, farei uma introdução sobre como utilizar a ferramenta Todoist para uso da metodologia [terminfo id=”19441″ n=”1″]GTD[/terminfo].

O que é o Todoist?

O Todoist é uma ferramenta gratuita, com muitos recursos adicionais em sua versão paga. A versão paga custa 29 dólares por ano (menos de 3 dólares por mês) e vale muito a pena para quem quiser melhorar sua produtividade. Também dá para usar o Todoist na versão gratuita, para experimentar, mas eu recomendo sempre a versão paga de qualquer aplicativo – ela sempre tem mais recursos para melhorar seu uso e, além disso, você ajuda os desenvolvedores a continuarem mantendo seu trabalho brilhante.

Por que você está usando o Todoist?

Muitas pessoas me perguntam por que eu migrei de uma ferramenta que gostava tanto (Toodledo) para o Todoist. Meu papel é testar ferramentas, então é natural que eu sempre mude, buscando melhorias para vocês. Eu gosto de testar e mudar.

Ao mesmo tempo, mesmo usando o Toodledo, percebi que não era uma ferramenta fácil de indicar para as pessoas. O visual é poluído e ela só existe em inglês. Esses dois pontos sempre me fizeram ficar com o pé atrás ao indicar a ferramenta e, em vez dela, eu costumava indicar o Todoist. Dentre todas as outras existentes, era a mais confiável e que eu gostava mais. Eu já estava indicando tanto que resolvi migrar de uma vez para a ferramenta, pois assim facilitaria as minhas indicações, até mesmo para que eu pudesse dar mais dicas sobre a ferramenta.

Ao migrar, recebi o convite do pessoal do Todoist no Brasil para ser embaixadora da ferramenta, o que aceitei por ser uma oportunidade legal de ajudar as pessoas a serem mais organizadas. Comecei a migrar meu sistema GTD aos poucos para lá, então agora chegou a hora de explicar como venho fazendo e como podemos usar o Todoist para aplicar o GTD.

Estes posts específicos da ferramenta não fazem parte da série Aprenda GTD, porém se conversam. Para acompanhar o que está sendo postado sobre o Todoist, acesse a tag.

Como começar a usar

  • Para utilizar a ferramenta, acesse todoist.com e faça seu cadastro.
  • Você pode migrar para a versão paga clicando aqui.
  • Você pode acessar o Todoist via web ou instalar no seu computador, smartphone ou tablet. Ele é multiplataforma e sua sincronização é uma das melhores que existem.

Captura de tela 2015-09-08 10.27.05

  • O Todoist tem uma caixa de entrada, onde você pode inserir itens que ainda não foram processados por você. Isso é muito útil caso você não goste de processar em papel ou não esteja com um bloquinho por perto, mas o celular sim.
  • Abaixo da caixa de entrada aparecem “Hoje” e “Próximos 7 dias”, mostrando o que você tem para fazer cujo prazo vence hoje e também as ações da sua próxima semana. Isso é especialmente útil na revisão semanal do GTD.
  • Embaixo, na barra lateral, você encontrará três abas: Projetos, Etiquetas e Filtros. O que você precisa saber nesse momento é que essa área de Projetos é como se fossem pastas, ou nomes de listas. Nós vamos usar para outras funções além de projetos no GTD.
  • O Todoist permite que você crie sub-tarefas e sub-projetos, ou seja: organize seus projetos e ações em listas hierarquizadas. Nós também vamos ver a melhor maneira de aplicar isso no GTD.
  • Apesar de o GTD ser um sistema de gerenciamento pessoal, é importante saber que um dos pontos fortes do Todoist é o compartilhamento de projetos e atribuição de tarefas.
  • Com relação a datas e prazos, você pode inserir horários, datas, recorrências e outros recursos em suas ações.
  • Um dos recursos que eu mais gosto no Todoist é o que eles chamam de carma. Todos os dias, à medida que você vai manuseando a ferramenta, seu carma de produtividade aumenta. Claro que é apenas um recurso lúdico, mas também te permite ver como está a sua produtividade com base na quantidade de ações executadas. Eu acho muito legal entrar cada dia e ver como meu número subiu! Para quem tem problema com motivação, isso é um recurso que pode ajudar.

Alguns recursos que só estão disponíveis na versão premium:

  • Inserir anexos de notas e arquivos em suas ações
  • Alertas por localização – ou seja, quando você chegar em um lugar X, se tiver algo para fazer ali, o Todoist te avisa
  • Fazer uma análise estatística daquilo que você concluiu
  • Melhor uso das etiquetas, com cores e outros recursos
  • Uso mais otimizado dos filtros
  • Backup automático
  • Pesquisa!
  • Integração das ações para o seu calendário
  • Adicionar e-mails como tarefas rapidamente
  • Criar templates para projetos
  • Sincronização automática

Se estiver em dúvida, você pode comparar as versões paga e gratuita aqui.

Guia básico do Todoist

Veja alguns guias básicos do próprio Todoist para ir se familiarizando com a ferramenta:

No site do Todoist, você pode conferir um vídeo sobre Todoist e GTD. Eu farei um pouco diferente do vídeo, mas pode valer como curiosidade.

Pode valer a pena criar sua conta e ir brincando com a ferramenta até o próximo post. 🙂

[alert icon=”fa-comment-o”]Por favor, poste nos comentários quais são suas expectativas, se já usam o Todoist, ideias. Com certeza esses comentários ajudarão bastante na construção desta série. Obrigada![/alert]

Categoria(s) do post: Áreas da Vida

Estou em uma semana mergulhada no tema “prioridades”. Quando pensei nesse assunto, no ano passado, para falar sobre ele em setembro, jamais passou pela minha cabeça que eu estaria fazendo um curso do David Allen sobre isso nessa época do ano.

E o David tem uma afirmação muito legal sobre prioridades, que é: você não define prioridades – vocês as tem. Certo? Afinal, ou uma coisa é prioridade ou ela não é. Não sei se faltam experiência e maturidade de minha parte, mas eu acho que você define algumas prioridades sim. Você escolhe, por exemplo, parar de trabalhar às 19h em algo muito importante porque optou por descansar ou passar mais tempo com os seus filhos. Talvez aquilo não fosse o mais importante a se fazer naquele momento, mas você sentiu que sim. Acredito que algumas coisas devam ser “forçadas” um pouco a virarem prioridade, especialmente família, saúde, finanças.

Mas bom, esse é o nosso tema de setembro! Vamos mergulhar no assunto e trazer reflexões, ideias e dicas para aprender a identificar tais prioridades na vida de cada um e, assim, poder ter uma vida organizada.

Por isso eu vejo a diferença entre organizar o ambiente físico e ir além, pensando em valores e princípios de vida, aplicando-os aos nossos objetivos de curto a longo prazo, trazer para o dia a dia, o que pode se refletir – e irá – na organização do nosso ambiente físico também. Organização é sobre levar uma vida coerente, integrada. É a gente se conhecer, aceitar quem é e promover as mudanças e melhorias que acredita serem necessárias.

Eu aprendi muita coisa no último ano – acho que mais do que em muitos anos da minha vida inteira. Fazer cursos, treinamentos, workshops, lançar o livro – tudo isso me fez conhecer e lidar com as pessoas mais de perto e entender suas aflições. Quando uma pessoa me diz que não tem tempo para cuidar da casa, eu sei que o problema não é a casa em si. Pode estar no trabalho, no relacionamento, na saúde. Por isso a gente não tem como trabalhar em um ponto da nossa vida achando que isso resolverá todos os problemas – é a parte do todo.

Se analisarmos, todo mundo tem muitos problemas. Se listarmos todos agora, a vontade será sentar e chorar, porque vai sobrecarregar só de pensar neles. O que a gente precisa fazer é analisar e verificar o que é mais importante, qual deve ser o foco primeiro, qual trará mais impacto, e depois ir “atacando” os outros problemas. Isso é definir prioridades, para mim.

Priorizar, na verdade, é dar a atenção necessária. Mas como a gente consegue fazer isso, no dia a dia, em meio ao calor na hora de tomar decisões? Vamos bater um papo sobre isso este mês.

Vocês estão comigo? ;D

vo-set-2015