Como usar o Todoist para o GTD РUma introdṳ̣o

Neste post, farei uma introdução sobre como utilizar a ferramenta Todoist para uso da metodologia [terminfo id=”19441″ n=”1″]GTD[/terminfo].

O que é o Todoist?

O Todoist é uma ferramenta gratuita, com muitos recursos adicionais em sua versão paga. A versão paga custa 29 dólares por ano (menos de 3 dólares por mês) e vale muito a pena para quem quiser melhorar sua produtividade. Também dá para usar o Todoist na versão gratuita, para experimentar, mas eu recomendo sempre a versão paga de qualquer aplicativo – ela sempre tem mais recursos para melhorar seu uso e, além disso, você ajuda os desenvolvedores a continuarem mantendo seu trabalho brilhante.

Por que você está usando o Todoist?

Muitas pessoas me perguntam por que eu migrei de uma ferramenta que gostava tanto (Toodledo) para o Todoist. Meu papel é testar ferramentas, então é natural que eu sempre mude, buscando melhorias para vocês. Eu gosto de testar e mudar.

Ao mesmo tempo, mesmo usando o Toodledo, percebi que não era uma ferramenta fácil de indicar para as pessoas. O visual é poluído e ela só existe em inglês. Esses dois pontos sempre me fizeram ficar com o pé atrás ao indicar a ferramenta e, em vez dela, eu costumava indicar o Todoist. Dentre todas as outras existentes, era a mais confiável e que eu gostava mais. Eu já estava indicando tanto que resolvi migrar de uma vez para a ferramenta, pois assim facilitaria as minhas indicações, até mesmo para que eu pudesse dar mais dicas sobre a ferramenta.

Ao migrar, recebi o convite do pessoal do Todoist no Brasil para ser embaixadora da ferramenta, o que aceitei por ser uma oportunidade legal de ajudar as pessoas a serem mais organizadas. Comecei a migrar meu sistema GTD aos poucos para lá, então agora chegou a hora de explicar como venho fazendo e como podemos usar o Todoist para aplicar o GTD.

Estes posts específicos da ferramenta não fazem parte da série Aprenda GTD, porém se conversam. Para acompanhar o que está sendo postado sobre o Todoist, acesse a tag.

Como começar a usar

  • Para utilizar a ferramenta, acesse todoist.com e faça seu cadastro.
  • Você pode migrar para a versão paga clicando aqui.
  • Você pode acessar o Todoist via web ou instalar no seu computador, smartphone ou tablet. Ele é multiplataforma e sua sincronização é uma das melhores que existem.

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  • O Todoist tem uma caixa de entrada, onde você pode inserir itens que ainda não foram processados por você. Isso é muito útil caso você não goste de processar em papel ou não esteja com um bloquinho por perto, mas o celular sim.
  • Abaixo da caixa de entrada aparecem “Hoje” e “Próximos 7 dias”, mostrando o que você tem para fazer cujo prazo vence hoje e também as ações da sua próxima semana. Isso é especialmente útil na revisão semanal do GTD.
  • Embaixo, na barra lateral, você encontrará três abas: Projetos, Etiquetas e Filtros. O que você precisa saber nesse momento é que essa área de Projetos é como se fossem pastas, ou nomes de listas. Nós vamos usar para outras funções além de projetos no GTD.
  • O Todoist permite que você crie sub-tarefas e sub-projetos, ou seja: organize seus projetos e ações em listas hierarquizadas. Nós também vamos ver a melhor maneira de aplicar isso no GTD.
  • Apesar de o GTD ser um sistema de gerenciamento pessoal, é importante saber que um dos pontos fortes do Todoist é o compartilhamento de projetos e atribuição de tarefas.
  • Com relação a datas e prazos, você pode inserir horários, datas, recorrências e outros recursos em suas ações.
  • Um dos recursos que eu mais gosto no Todoist é o que eles chamam de carma. Todos os dias, à medida que você vai manuseando a ferramenta, seu carma de produtividade aumenta. Claro que é apenas um recurso lúdico, mas também te permite ver como está a sua produtividade com base na quantidade de ações executadas. Eu acho muito legal entrar cada dia e ver como meu número subiu! Para quem tem problema com motivação, isso é um recurso que pode ajudar.

Alguns recursos que só estão disponíveis na versão premium:

  • Inserir anexos de notas e arquivos em suas ações
  • Alertas por localização – ou seja, quando você chegar em um lugar X, se tiver algo para fazer ali, o Todoist te avisa
  • Fazer uma análise estatística daquilo que você concluiu
  • Melhor uso das etiquetas, com cores e outros recursos
  • Uso mais otimizado dos filtros
  • Backup automático
  • Pesquisa!
  • Integração das ações para o seu calendário
  • Adicionar e-mails como tarefas rapidamente
  • Criar templates para projetos
  • Sincronização automática

Se estiver em dúvida, você pode comparar as versões paga e gratuita aqui.

Guia básico do Todoist

Veja alguns guias básicos do próprio Todoist para ir se familiarizando com a ferramenta:

No site do Todoist, você pode conferir um vídeo sobre Todoist e GTD. Eu farei um pouco diferente do vídeo, mas pode valer como curiosidade.

Pode valer a pena criar sua conta e ir brincando com a ferramenta até o próximo post. 🙂

[alert icon=”fa-comment-o”]Por favor, poste nos comentários quais são suas expectativas, se já usam o Todoist, ideias. Com certeza esses comentários ajudarão bastante na construção desta série. Obrigada![/alert]