Como comentei há alguns dias, venho migrando todos os meus projetos para o Evernote, e finalmente posso dizer que a migração, apesar de não estar completa (não veeenço escanear coisas), finalmente está tranquila e o sistema está funcionando bem. Este post contém algumas dicas bem pontuais para quem já conhece o Evernote e já conhece o GTD.
# Realmente, o fato de usar somente dois cadernos facilita muito a vida. Eu cheguei a pensar em usar um caderno para cada área de foco, mas a verdade é que há projetos que se encaixam em mais de uma área de foco, mas no Evernote uma nota só pode ficar dentro de um único caderno. Logo, as tags são mais práticas nesse sentido.
# Um ponto que estava pegando bastante era a questão dos arquivos de suporte a projetos, pois eu estava em dúvida onde deveria guardá-los. Relendo o livro do David Allen, encontrei um trecho onde ele me ajudou muito, e basicamente agora faço assim: enquanto um projeto está ativo, os arquivos referentes a ele ficam tageados somente com a tag do projeto. Quando ele é concluído, analiso o que devo arquivar junto com ele e o que devo arquivar para referência futura. Tem funcionado lindamente.
# Tarefas recorrentes estão sendo administradas nas tags do arquivo de referência rápida, que é aquele com as 43 pastas (tags, nesse caso). Se eu preciso fazer uma tarefa X no dia 5, basta arrastar a tag do dia 5 para o mês seguinte e a tarefa continua vinculada a ela.
# Não estou usando o recurso de lembretes do Evernote. Não senti necessidade e, pelo que eu li por aí, é um serviço beta que ainda tem uns bugs. Eu preciso confiar no meu sistema, senão ele não dá certo.
# Procuro processar a Inbox ao menos uma vez por dia. Se eu tiver tempo, processo mais de uma vez, até ela estar vazia. Ajuda bastante não deixar acumular.
# Para facilitar a visualização dos projetos, eu precisei fazer uma outra hierarquia de tags, pois estava ficando maluca ao procurá-los. Então agora a estrutura, na tag Projetos em andamento, é a seguinte: Projetos – (nome da área de foco). E, dentro dessa tag, as tags de projetos daquela área. Facilitou muito. Para tagear uma nota, eu uso como estava fazendo: ! írea de foco – Nome do projeto. Tem funcionado bem.
# Escanear coisas dá um pouco de trabalho, mas é hábito! O bom é que assim, se não vale a pena escanear, também não vale a pena guardar, então jogo fora. O filtro ficou mais simples do que antes, quando eu costumava guardar papéis porque poderia precisar deles depois. Eu utilizo um aplicativo chamado CamScanner HD. Tiro foto com o tablet, ele ajusta a imagem e posso enviar diretamente uma nota para o Evernote, processando depois. Não sei se esse é o melhor aplicativo, mas foi o primeiro que testei e acabei gostando.
# De todos os meus acessos, prefiro utilizar o aplicativo para Windows do Evernote. Uso mac em casa e o aplicativo tem algumas coisas que me irritam. Tanto no celular quanto no tablet ele funciona bem. Também gosto de usar a versão web (especialmente quando estou no mac e sem paciência para algumas coisas que não gosto nele).
# Criei uma tag especial chamada Rotinas, que fica em 0ft – Runway (favor ler os posts anteriores para entender essas expressões; expliquei tudo direitinho neles). Lá, estou montando todas as minhas rotinas de trabalho, em casa etc. Ainda estou testando o modelo para ver se funciona bem, porque eu preciso abrir todos os dias a nota tal referente í rotina no contexto em que eu estiver.
Apenas alguns comentários sobre o uso recente do Evernote com o GTD.