Categoria(s) do post: Ferramentas de organização

A agenda do Google tem uma das características que eu mais gosto, que é a possibilidade de criar várias agendas diferentes. Como dá para mudar a cor dos compromissos, eu não usava tanto o recurso de agendas em si, mas faz algum tempo que eu voltei a usar e tenho gostado dos resultados.

De modo geral, minha abordagem do uso da agenda vem do método GTD™, e o que ocorre é que o David (autor do método) ensina a gente a ser bem espartano com a agenda: coloca só o que precisa ser feito em um dia ou horário específico. Agenda não é lista de desejos. Sua agenda é território sagrado.

Mas eu também levei em consideração a recomendação de que o calendário deve ser um guia para a gente. E eu senti que a minha rotina – como empresária, mãe, escritora, criadora de conteúdo, professora, pesquisadora – estava tendo alguns “gaps” justamente porque eu não estava usando a agenda para colocar exatamente coisas que eu deveria fazer em um dia ou em um horário específico. E aí a gente chega no nosso tema do mês, que são os hábitos.

(Esta semana vou escrever um post sobre como foi o evento do GTD em Amsterdam, que teve uma participação do Charles Duhhigg, autor de “Poder do Hábito”, e falarei sobre alguns insights legais que tive ao ouví-lo.)

Foi então que eu resolvi fazer um teste com o meu calendário ao longo deste mês e, apesar de ter seus contras, estou gostando muito. Tem me ajudado com alguns hábitos e a ter disciplina. Criei várias agendas de acordo com as categorias de coisas que entram no meu calendário. A saber:

Vou comentar agenda por agenda para vocês entenderem para que eu uso cada uma delas.

Agenda – Thais (Geral) é a agenda onde eu insiro vôos, agendamentos, reuniões, cursos, aulas, enfim, basicamente, onde me deslocarei fisicamente ou preciso estar. Essa é a agenda principal. Quando preciso ter uma noção de volume de tudo o que terei no mês ou na semana, seleciono para visualizar apenas ela. E esse é o grande ganho de você usar diferentes agendas e não apenas mudar as cores – poder escolher o que você quer visualizar, o que ajusta o foco momento a momento. Essa agenda também é compartilhada com o meu marido, então ele consegue ver onde vou estar, informações de vôos e outras importantes.

Perceba que todas as agendas têm cores clarinhas, mais ou menos pastel. É proposital, para a agenda não parecer um carnaval (nada contra carnaval, mas tenho dificuldade de visualizar coisas que sejam muito poluídas visualmente).

Isso também é bom porque me permite ter noção do volume. É isso. Vejo quando tenho dias ou semanas mais cheias, e isso me permite tomar decisões importantes sobre como alocar o tempo nos outros momentos.

Academia / Ativ. Física é a minha programação de exercícios. Eu coloco as aulas da academia que gosto de fazer e a minha programação para o final de semana ou sempre que encaixo alguma atividade que não era habitual. Por exemplo, às vezes gosto de correr no parque. Não faço isso sempre. Mas, quando planejo a minha semana, e vejo que tenho a possibilidade de fazer isso, talvez, no domingo, eu insiro esse compromisso no horário que pretendo ir. Isso me ajuda a programar aquele dia em questão, frente a outras coisas que eu queira fazer. É bem interessante porque é um compromisso comigo mesma. Marcando, eu me programo para ele no dia anterior dormindo em um horário bom, separando a roupa, deixando o café-da-manhã meio no esquema etc.

Tem a ver com implementação de hábitos porque eu não costumava fazer atividade física de manhã, mas ao final da tarde. Tem sido uma mudança significativa para mim mudar esse horário, então fez todo sentido colocar na agenda para seguir e me programar. Procuro me exercitar sempre nos mesmos horários para ensinar meu metabolismo o ritmo que seja mais natural a ele.

Ações – Dia Específico é uma agenda onde eu insiro ações pontuais que preciso fazer em dias específicos do mês ou da semana, mas que podem ser feitas a qualquer horário, contanto que sejam naquele dia. Eu tenho duas outras agendas que são parecidas, que contém rotinas da casa e do trabalho. Esta é diferente. Ela traz ações que não são rotina, mas coisas pontuais. Sei lá, para mim fez sentido categorizar assim.

Para inserir as ações ali em cima, eu marco como compromisso de “dia inteiro” na configuração do evento. Eu sei que o Google tem uma agenda para isso chamada “lembretes”, mas não gosto de usar (fica fora do padrão com aquela caixinha de check e prefiro manter um padrão visual).

Contas é uma agenda excelente, pois me permite ver todas as contas e vencimentos delas de uma só vez na agenda.

Eu consigo fazer o controle dos pagamentos das contas de maneira muito organizada com o calendário. Eu sempre insiro o $ para saber de cara que é uma conta. Também coloco a informação se ela precisa ser paga com a minha conta de pessoa física ou de pessoa jurídica (coloco um PJ). E, quando ela é paga, eu coloco esse ✓ antes. Aliás, faço isso com tudo na agenda, pois assim mantenho um registro do que foi feito. Apenas dá um prazer visual de ter as coisas assim.

Para as contas, o calendário acaba sendo uma ótima fonte de consulta. Nessa última viagem, por exemplo, não lembrava se eu tinha pago uma conta que ia vencer esta semana. Em vez de ter que acessar aplicativo de banco etc, eu apenas olhei na agenda, e vi que ela já tinha sido paga porque estava com o ✓ nela.

Conteúdo é uma agenda que simplesmente assum que precisava criar e que me ajuda MUITO a direcionar no dia a dia para o conteúdo que eu crio gratuitamente para os diversos canais.

Eu faço um X quando não teve aquele conteúdo só para me cutucar mesmo. “Olha lá, tá vendo, aquele dia ficou sem vídeo”. Não que eu me cobre horrores com relação a isso, mas acho importante ter o controle. E, no dia a dia, ter isso visualmente me ajuda a ficar tranquila com o que já fiz. Por exemplo, eu acesso a minha agenda e vejo que já fiz stories naquele dia, no Instagram. Então tá tudo bem, não preciso mais me preocupar com esse conteúdo – tem outros canais precisando da minha atenção. Desde que comecei a fazer assim, melhorei muito minha relação com a produção de conteúdo e tenho conseguido organizar melhor minha rotina de postagens.

Vale lembrar que a agenda é apenas uma das ferramentas que a gente usa para se organizar. Não é TODA a minha organização que entra na agenda. Por favor, leia um outro artigo aqui no blog em que explico mais sobre isso.

Eventos – Oficina é uma agenda que não está marcada porque é a nossa agenda da sala de treinamentos, que usamos para organizar quando ela estiver locada para algum curso. Quem atualiza é a Silvia, e eu visualizo como referência, quando preciso. De modo geral, quando são os meus cursos, entram no meu próprio agendamento porque demanda o meu deslocamento. Nessa agenda, nem sempre (estamos alugando para terceiros).

Informações Relevantes é uma agenda que trazer informações que possam ser úteis em dias específicos, como o dia do rodízio do carro ou um lembrete de algo que preciso saber no dia (marido vai tocar em tal lugar ou Paul tem prova de georgrafia na escola). Também uso para prazos importantes de projetos, como “último dia para submeter os documentos na secretaria do mestrado”. Ao planejar a minha semana, já vejo essas informações e tomo providências, quando posso antecipar. Tem coisas que basta saber no próprio dia mesmo. Por exemplo, saber que o Paul tem prova de geografia me lembra de perguntar para ele como foi, depois.

Lembretes, como comentei, é um recurso que eu não uso.

Menu Semanal é a maravilhosa agenda que me lembra dos lanchinhos que preciso fazer e que me ajuda a programar o que vamos jantar e almoçar todos os dias da semana. Costumo planejar quando faço o planejamento semanal, e já programo o menu de acordo com os compromissos da família. Já consigo ver os dias que meu marido pode cozinhar, os que eu posso, os que a gente pode comer fora, os que a gente pode comer o que sobrar do dia anterior etc.

Eu tenho uma rotina de alimentação bastante regrada, e gosto muito de tê-la, porque me ajuda a ter uma saúde melhor. Ter criado essa agenda me ajuda a ficar ligada nos horários e não me esquecer de fazer os lanchinhos, especialmente, ou de não marcar nada no horário das refeições principais.

Sobre jantar às 18h, leia outro post em que comento sobre isso. Não é a minha última refeição do dia. Meu marido e meu filho jantam mais tarde, e eu faço uma espécie de lanche com eles, para termos nosso momento juntos. Mas começar a jantar (uma refeição mais substanciosa) cedo mudou a minha vida. Faço ainda uma ceia, caso vá dormir mais tarde (um cházinho). Nossa, eu amo essa agenda.

Aí vamos para duas agendas sensacionais.

Rotina da casa traz todas as ações que preciso fazer em dias da semana e do mês de maneira recorrente, como colocar o lixo para fora, limpar a geladeira e outras. Eu também insiro, semanalmente, as missões do método FLY Lady e outras infos dele. Eu amoooo essa agenda, porque me ajuda a ter foco quando estou em casa, executando tarefinhas que não posso esquecer de fazer.

Como dica, recomendo evitar “lotar” essa agenda. Nem tudo entra na agenda. Existem tarefas que devem entrar na lista de tarefas, em outra ferramenta. Tem que tomar um super cuidado para não sobrecarregar a agenda quando você começa a categorizar muito assim que nem eu estou fazendo, senão corre o risco de cair no micro-gerenciamento.

Rotina de trabalho vai na mesma linha, mas com atividades profissionais. Tem sido excelente porque eu tenho bastante coisa que é recorrente. Separar um pouco das outras agendas me ajuda a ver o volume.

Rotinas do GTD não tem muita coisa. Basicamente, uso para programar a minha revisão semanal semanalmente, e também as outras revisões. Tem dias também que gosto de bloquear horários para esvaziar caixas de entrada, especialmente agora esta semana que estou voltando de viagem. Enfim, eu uso o bloqueio de horários com bastante parcimônia, mas de vez em quando vale a pena.

Eu tenho duas outras agendas que também ficam selecionadas para o dia a dia e me ajudam muitão, que são os feriados brasileiros e as fases da lua.

Um outro recurso que comecei a implementar de novo este mês (com foco em hábitos) são os alarmes do celular, para lembretes ao longo do dia, mas isso é assunto para um outro post. Espero que este aqui tenha sido útil para trazer ideias. Lembre-se que tudo na organização é um processo pessoal e que precisa fazer sentido para você. E que você pode mudar a qualquer momento, se sentir que já não funciona. Você tem toda a flexibilidade do mundo para lidar com a sua própria maneira de gerenciar o tempo.