Hábitos e agendas do Google

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A agenda do Google tem uma das características que eu mais gosto, que é a possibilidade de criar várias agendas diferentes. Como dá para mudar a cor dos compromissos, eu não usava tanto o recurso de agendas em si, mas faz algum tempo que eu voltei a usar e tenho gostado dos resultados.

De modo geral, minha abordagem do uso da agenda vem do método GTD™, e o que ocorre é que o David (autor do método) ensina a gente a ser bem espartano com a agenda: coloca só o que precisa ser feito em um dia ou horário específico. Agenda não é lista de desejos. Sua agenda é território sagrado.

Mas eu também levei em consideração a recomendação de que o calendário deve ser um guia para a gente. E eu senti que a minha rotina – como empresária, mãe, escritora, criadora de conteúdo, professora, pesquisadora – estava tendo alguns “gaps” justamente porque eu não estava usando a agenda para colocar exatamente coisas que eu deveria fazer em um dia ou em um horário específico. E aí a gente chega no nosso tema do mês, que são os hábitos.

(Esta semana vou escrever um post sobre como foi o evento do GTD em Amsterdam, que teve uma participação do Charles Duhhigg, autor de “Poder do Hábito”, e falarei sobre alguns insights legais que tive ao ouví-lo.)

Foi então que eu resolvi fazer um teste com o meu calendário ao longo deste mês e, apesar de ter seus contras, estou gostando muito. Tem me ajudado com alguns hábitos e a ter disciplina. Criei várias agendas de acordo com as categorias de coisas que entram no meu calendário. A saber:

Vou comentar agenda por agenda para vocês entenderem para que eu uso cada uma delas.

Agenda – Thais (Geral) é a agenda onde eu insiro vôos, agendamentos, reuniões, cursos, aulas, enfim, basicamente, onde me deslocarei fisicamente ou preciso estar. Essa é a agenda principal. Quando preciso ter uma noção de volume de tudo o que terei no mês ou na semana, seleciono para visualizar apenas ela. E esse é o grande ganho de você usar diferentes agendas e não apenas mudar as cores – poder escolher o que você quer visualizar, o que ajusta o foco momento a momento. Essa agenda também é compartilhada com o meu marido, então ele consegue ver onde vou estar, informações de vôos e outras importantes.

Perceba que todas as agendas têm cores clarinhas, mais ou menos pastel. É proposital, para a agenda não parecer um carnaval (nada contra carnaval, mas tenho dificuldade de visualizar coisas que sejam muito poluídas visualmente).

Isso também é bom porque me permite ter noção do volume. É isso. Vejo quando tenho dias ou semanas mais cheias, e isso me permite tomar decisões importantes sobre como alocar o tempo nos outros momentos.

Academia / Ativ. Física é a minha programação de exercícios. Eu coloco as aulas da academia que gosto de fazer e a minha programação para o final de semana ou sempre que encaixo alguma atividade que não era habitual. Por exemplo, às vezes gosto de correr no parque. Não faço isso sempre. Mas, quando planejo a minha semana, e vejo que tenho a possibilidade de fazer isso, talvez, no domingo, eu insiro esse compromisso no horário que pretendo ir. Isso me ajuda a programar aquele dia em questão, frente a outras coisas que eu queira fazer. É bem interessante porque é um compromisso comigo mesma. Marcando, eu me programo para ele no dia anterior dormindo em um horário bom, separando a roupa, deixando o café-da-manhã meio no esquema etc.

Tem a ver com implementação de hábitos porque eu não costumava fazer atividade física de manhã, mas ao final da tarde. Tem sido uma mudança significativa para mim mudar esse horário, então fez todo sentido colocar na agenda para seguir e me programar. Procuro me exercitar sempre nos mesmos horários para ensinar meu metabolismo o ritmo que seja mais natural a ele.

Ações – Dia Específico é uma agenda onde eu insiro ações pontuais que preciso fazer em dias específicos do mês ou da semana, mas que podem ser feitas a qualquer horário, contanto que sejam naquele dia. Eu tenho duas outras agendas que são parecidas, que contém rotinas da casa e do trabalho. Esta é diferente. Ela traz ações que não são rotina, mas coisas pontuais. Sei lá, para mim fez sentido categorizar assim.

Para inserir as ações ali em cima, eu marco como compromisso de “dia inteiro” na configuração do evento. Eu sei que o Google tem uma agenda para isso chamada “lembretes”, mas não gosto de usar (fica fora do padrão com aquela caixinha de check e prefiro manter um padrão visual).

Contas é uma agenda excelente, pois me permite ver todas as contas e vencimentos delas de uma só vez na agenda.

Eu consigo fazer o controle dos pagamentos das contas de maneira muito organizada com o calendário. Eu sempre insiro o $ para saber de cara que é uma conta. Também coloco a informação se ela precisa ser paga com a minha conta de pessoa física ou de pessoa jurídica (coloco um PJ). E, quando ela é paga, eu coloco esse ✓ antes. Aliás, faço isso com tudo na agenda, pois assim mantenho um registro do que foi feito. Apenas dá um prazer visual de ter as coisas assim.

Para as contas, o calendário acaba sendo uma ótima fonte de consulta. Nessa última viagem, por exemplo, não lembrava se eu tinha pago uma conta que ia vencer esta semana. Em vez de ter que acessar aplicativo de banco etc, eu apenas olhei na agenda, e vi que ela já tinha sido paga porque estava com o ✓ nela.

Conteúdo é uma agenda que simplesmente assum que precisava criar e que me ajuda MUITO a direcionar no dia a dia para o conteúdo que eu crio gratuitamente para os diversos canais.

Eu faço um X quando não teve aquele conteúdo só para me cutucar mesmo. “Olha lá, tá vendo, aquele dia ficou sem vídeo”. Não que eu me cobre horrores com relação a isso, mas acho importante ter o controle. E, no dia a dia, ter isso visualmente me ajuda a ficar tranquila com o que já fiz. Por exemplo, eu acesso a minha agenda e vejo que já fiz stories naquele dia, no Instagram. Então tá tudo bem, não preciso mais me preocupar com esse conteúdo – tem outros canais precisando da minha atenção. Desde que comecei a fazer assim, melhorei muito minha relação com a produção de conteúdo e tenho conseguido organizar melhor minha rotina de postagens.

Vale lembrar que a agenda é apenas uma das ferramentas que a gente usa para se organizar. Não é TODA a minha organização que entra na agenda. Por favor, leia um outro artigo aqui no blog em que explico mais sobre isso.

Eventos – Oficina é uma agenda que não está marcada porque é a nossa agenda da sala de treinamentos, que usamos para organizar quando ela estiver locada para algum curso. Quem atualiza é a Silvia, e eu visualizo como referência, quando preciso. De modo geral, quando são os meus cursos, entram no meu próprio agendamento porque demanda o meu deslocamento. Nessa agenda, nem sempre (estamos alugando para terceiros).

Informações Relevantes é uma agenda que trazer informações que possam ser úteis em dias específicos, como o dia do rodízio do carro ou um lembrete de algo que preciso saber no dia (marido vai tocar em tal lugar ou Paul tem prova de georgrafia na escola). Também uso para prazos importantes de projetos, como “último dia para submeter os documentos na secretaria do mestrado”. Ao planejar a minha semana, já vejo essas informações e tomo providências, quando posso antecipar. Tem coisas que basta saber no próprio dia mesmo. Por exemplo, saber que o Paul tem prova de geografia me lembra de perguntar para ele como foi, depois.

Lembretes, como comentei, é um recurso que eu não uso.

Menu Semanal é a maravilhosa agenda que me lembra dos lanchinhos que preciso fazer e que me ajuda a programar o que vamos jantar e almoçar todos os dias da semana. Costumo planejar quando faço o planejamento semanal, e já programo o menu de acordo com os compromissos da família. Já consigo ver os dias que meu marido pode cozinhar, os que eu posso, os que a gente pode comer fora, os que a gente pode comer o que sobrar do dia anterior etc.

Eu tenho uma rotina de alimentação bastante regrada, e gosto muito de tê-la, porque me ajuda a ter uma saúde melhor. Ter criado essa agenda me ajuda a ficar ligada nos horários e não me esquecer de fazer os lanchinhos, especialmente, ou de não marcar nada no horário das refeições principais.

Sobre jantar às 18h, leia outro post em que comento sobre isso. Não é a minha última refeição do dia. Meu marido e meu filho jantam mais tarde, e eu faço uma espécie de lanche com eles, para termos nosso momento juntos. Mas começar a jantar (uma refeição mais substanciosa) cedo mudou a minha vida. Faço ainda uma ceia, caso vá dormir mais tarde (um cházinho). Nossa, eu amo essa agenda.

Aí vamos para duas agendas sensacionais.

Rotina da casa traz todas as ações que preciso fazer em dias da semana e do mês de maneira recorrente, como colocar o lixo para fora, limpar a geladeira e outras. Eu também insiro, semanalmente, as missões do método FLY Lady e outras infos dele. Eu amoooo essa agenda, porque me ajuda a ter foco quando estou em casa, executando tarefinhas que não posso esquecer de fazer.

Como dica, recomendo evitar “lotar” essa agenda. Nem tudo entra na agenda. Existem tarefas que devem entrar na lista de tarefas, em outra ferramenta. Tem que tomar um super cuidado para não sobrecarregar a agenda quando você começa a categorizar muito assim que nem eu estou fazendo, senão corre o risco de cair no micro-gerenciamento.

Rotina de trabalho vai na mesma linha, mas com atividades profissionais. Tem sido excelente porque eu tenho bastante coisa que é recorrente. Separar um pouco das outras agendas me ajuda a ver o volume.

Rotinas do GTD não tem muita coisa. Basicamente, uso para programar a minha revisão semanal semanalmente, e também as outras revisões. Tem dias também que gosto de bloquear horários para esvaziar caixas de entrada, especialmente agora esta semana que estou voltando de viagem. Enfim, eu uso o bloqueio de horários com bastante parcimônia, mas de vez em quando vale a pena.

Eu tenho duas outras agendas que também ficam selecionadas para o dia a dia e me ajudam muitão, que são os feriados brasileiros e as fases da lua.

Um outro recurso que comecei a implementar de novo este mês (com foco em hábitos) são os alarmes do celular, para lembretes ao longo do dia, mas isso é assunto para um outro post. Espero que este aqui tenha sido útil para trazer ideias. Lembre-se que tudo na organização é um processo pessoal e que precisa fazer sentido para você. E que você pode mudar a qualquer momento, se sentir que já não funciona. Você tem toda a flexibilidade do mundo para lidar com a sua própria maneira de gerenciar o tempo.

40 comentários

  1. Thais, amei o post! Eu estava usando duas agendas, uma para mim e outra para minha filha, com eventos da escolinha dela e usava, na minha, o recurso das cores. Decidi separar a parte financeira em outra agenda e foi muito bom. Eu imprimo só o calendário de contas do mês e deixo em papel na minha mesa para ir gerenciando antes de atualizar no computador (parece retrabalho mas faz sentido pois meu marido tb olha esse papel rs). Só fiquei com uma dúvida: você coloca as contas como recorrente (todo dia 10 pagar conta X) ou vc insere mês a mês quando faz suas revisões? Eu coloco como recorrente e atualizo nos comentários (conta tal paga tal dia) mas acabo sentindo falta desse check na frente para ficar tranquila. Ah, e vc coloca também os recebimentos, para controle?

    Eu voltei a usar Todoist para tarefas mas curti bastante essa agenda “Ações – Dia específico”. Acho que vai fazer sentido pra mim também, vou testar! 🙂

    Bjs e obrigada!!!!

    • Coloco recorrente as contas mesmo. Quando altero, altero apenas o evento naquele dia, e não todos.

      Não coloco os recebimentos na agenda. Geralmente ficam em aguardando resposta, a não ser que tenham um dia específico mesmo.

      • Que óbvio modificar apenas o evento! Como não pensei nisso?? hhaaha Mto obrigada!!! Ah, estou relendo seus inúmeros posts sobre Fly Lady; vc ainda usa ele? To um pouco enlouquecida com a minha rotina nova e revendo também as anotações do seu curso de Rotinas Domésticas! Amo que vc sempre tem respostas para meus problemas de organização! 🙂

  2. Excelente post! Estava em um dilema sobre minhas atividades de trabalho que devo realizar todo mês até data x, mas não obrigatoriamente tenho q fazer na data x, posso antecipar. Deixá -las em próximas ações me deixava muito insegura. Acho que criando um calendário rotinas de trabalho vai me ajudar muito! Obg!

    • Uia, mas cuidado com isso. Eu não mudei a essência do que vai no calendário, que é justamente o que deve ser feito no dia ou no horário específico – apenas categorizei essas coisas todas que já estavam nele e inseri outras que faltavam, ajustando alguns gaps no meu fluxo de atividades.

      Se você começar a inserir próximas ações aí, além de se sobrecarregar, pode perder a confiança no que está na agenda. São ferramentas diferentes porque o foco é outro, de fato. Se misturar, ferrou.

  3. OI Thais
    Como vc coloca o simbolo de “check”? tentei várias combinações com o ALT, mas não encontrei o check
    bjs e obrigada pelas suas informações. Bjs Ju☺

  4. Essa é a agenda do google? No app para Android não consegui criar outras agendas 😥 Alguém pode me dar uma dica?

  5. Um dos melhores posts ultimamente!! Identifiquei muitas coisas que eu intuitivamente já aplicava (pagamentos, coisas que preciso lembrar naquele dia), e aprendi mais itens para aplicar! Super-prático e útil! Obrigada!!

  6. Olá,

    Este post faz muito sentido para mim! Uso ainda um caderninho onde aponto tudo à mão. Mas está a ficar confuso. Já tinha pensado organizar a minha agenda no Google e agora vou mesmo avançar!

    Beijinhos de Portugal.
    Margarida

  7. Eu comecei a usar a Agenda do Google lendo suas recomendações. Separei por calendários tb e achei prático, pois bato o olho e já sei do que se trata.
    Gostei da sua ideia de colocar o das finanças e menu semanal. Vou tentar e ver se funciona comigo. 😊

  8. Adorei o post, a agenda do Google é uma ferramente ótima mesmo! Mas eu ainda não me sinto à vontade pra categorizar tantas coisas, minha tendência ao microgerenciamento é grande! Beijos e parabéns, sempre inspiradora!

  9. Bom dia Thais,

    Obrigada pelo ótimo post.
    Eu achava que minha organização estava ok, mas não anotei e não me organizei e perdi a data de renovar meu desconto na faculdade e perdi o mesmo =[
    Preciso rever algumas coisas e o post me ajudou muito.

    Beijos

  10. Thais, onde dá pra pegar os hábitos do mês e missões FlyLady? Estava com uma ajuda em casa, mas infelizmente ela não pôde ficar… estamos nos reorganizando nessa parte. E seria interessante voltar ao meu amado flylady, que esqueci por completo, mas que foi minha porta de entrada para o mundo da organização! (conheci aqui, inclusive!).

    Queria adotar a Google Agenda, mas como visualizar a semana “completa”? Sem ser apenas por setores?
    Como começar, quem nunca usou?
    Uso um planner com visão semanal, porém o volume sendo denso, não consigo levar a todo o canto e algumas coisas ficam perdidas/esquecidas. Tenho usado o ColorNote para tentar otimizar o mais urgente, mas é mais uma fonte e me deixa perdida ás vezes também. Queria um lugar unificado. Será que cumpre?

  11. Thaís, bacana seu post. Vou usar mais a agenda google então 🙂
    Uma sugestão: poderia colocar nos posts algum meio de reportar erros ou sugestões ? “parsimônia” [parcimônia]
    Daí seus leitores poderiam identificar alguma correção pontual de termo, sem tirar o charme e competência que você tem 🙂

  12. Que ótimo post! Em sintonia com o que estou testando nesse mês! Eu já tinha as “infos recorrentes” e “ações de dias específico” na minha agenda, e – inspirada pelo seu uso de emojis e símbolos – resolvi criar uma espécie de “habit tracker”. Eu coloquei cada hábito que quero rastrear como sendo uma atividade recorrente diária de 30min no horario da madrugada, em que nunca tenho compromissos marcados. Aí eu vou colocando um ✅ ou um ❌. Eu vejo essa sua categorização detalhada mais como check lists do que compromissos de agenda, né? Acho que é um ótimo aproveitamento dos recursos do calendário, sem perder a essência do que o GTD propõe pra ferramenta. Eu senti falta de ter um lugar com os dias e os meses onde eu pudesse anotar outras coisas além dos compromissos com hora marcada. Numa agenda de papel fica super confuso, mas nos calendários cheios de recursos como o do Google ou do Mac fica perfeito.

  13. Thais, eu usava várias agendas mas achei que não era funcional. Então acabo usando apenas a agenda padrão associada à minha conta do Google e tenho meu esquema de cores para cada tipo de evento.
    Você tem uma agenda para evento que acontecerá em determinado dia (ou tarefa que terá que ser feita em determinado dia), não é isso? Para esse tipo de coisa, eu utilizo os lembretes. Super funcionam. Daí eu posso colocar os lembretes como ‘dia todo’ que ele vai lá em cima ou, se preciso lembrar de algo com um horário específico (dentro de um determinado evento), aí eu coloco horário. Bacana que a gente coloca notificação e recebemos esses lembretes no celular ou computador (se estivermos logado).
    Tudo na mesma linha que vc faz, só que um pouco diferente.

  14. Thais, depois de todos esses anos lendo seu blog (sim, estou aqui desde o início), tirei um tempinho pra dizer o quanto amo suas postagens, são uma terapia pra mim!
    Eu amo organização, mas tantos métodos disponíveis para gerenciar sempre me deixaram confusa, usava a agenda google as vezes, mas nunca sabia como separar meus compromissos (casa, trabalho, faculdade, exercícios, família…), depois desse post tudo ficou mais claro! rsrs Iniciei a montagem da minha agenda hoje e já estou amando ter mais clareza de todas as tarefas que preciso cumprir.
    Obrigada por ser uma inspiração!
    Obs: nunca pare com o blog, porque visito ele religiosamente todos os dias para ler seu conteúdo, aprender mais a cada e relaxar com a boa leitura!

  15. Muito legal, me ajudou muito, obrigada, Thais! A única coisa é que gostaria de deixar cada campo preenchido com a cor, como aparece nas suas agendas, porém não sei como fazer! Nas minhas só aparece uma bolinha com a cor na frente do evento. Se puder me dizer, agradeço!

  16. Oi Thaís, tudo bem? Eu amei seu post e comecei a colocar em prática essa semana, muito obrigada! Eu edito as agendas pelo PC mas vou consultando os compromissos pelo iphone, e aí percebi uma coisinha, a agenda “tarefas” não aparece no meu celular, estranho! todos os outros calendários aparecem, menos este.. saberia me explicar o porquê? em paralelo vou criar uma outra agenda pra esse tipo de compromisso (tarefas = dentista, pagar tal conta, eram tipo “obrigações” sabe?)

    • Comecei a editar minha agenda no Pc ontem, antes de ler o texto, e hoje vi que não aparece no celular TB. O meu é Android…

  17. Oi Thaís, tudo bem? Eu amei seu post e comecei a colocar em prática essa semana, muito obrigada!

    Eu edito as agendas pelo PC mas vou consultando os compromissos pelo iphone, e aí percebi uma coisinha, a agenda “tarefas” não aparece no meu celular! Quando marco compromissos pelo PC, aparecem 3 opções: evento, lembrete ou tarefa. Já pelo celular, o padrão muda: é evento, lembrete ou meta (que não tem nada a ver com tarefa). Aí as informações ficam dessincronizadas, e pior, as tarefas que não marco pelo PC NÃO aparecem no meu celular.

    Saberia me responder como tá pra consertar isso? Ou se a melhor solução é criar um novo calendário pra esse tipo de compromisso (tarefa) pras informações aparecerem tanto no browser quanto no app?

  18. Oi, Thais,
    Eu uso a agenda Google há anos e sempre estou customizado tbm. Hoje em dia coloco as contas na minha agenda pessoal, mas criar uma à parte pode ser bacana para compartilhar com o marido 🙂
    Como eu não moro mais em São Paulo, mas vou com frequência, eu criei uma agenda Eventos EM São Paulo; nela eu vou adicionando exposições, shows, temporadas de teatro e outras coisas que me interessam, com a duração toda; estando na cidade, é só consultar e aproveitar melhor o tempo. Tem funcionado bastante para não perder de vista eventos legais que às vezes se recebia convites, colocava em um caderno de ingressos no Evernote, mas depois me perdia. No Evernote agora só ficam os ingresso adquiridos de fato.
    Beijo!

  19. Thaís, eu simplesmente amei esse post! ❤️ Eu uso demais a agenda do Google! Suas ideias são valiosas! Obrigada. 😘

  20. Primeiramente adoro seus posts e tem me ajudado muito na organização. Já uso a agenda do Google, agora vou começar a aplicar suas sugestões.
    Ah, adorei saber que você faz Lian Gong, eu sou instrutora e fã desta terapia maravilhosa!!!
    Gratidão pela sua partilha!!!

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