Categoria(s) do post: GTD™, Áreas da Vida

Recebo constantemente perguntas sobre como se lembrar de tudo o que tem pra gente fazer na vida. As pessoas me dizem assim: “Thais, eu sei que preciso usar agenda, caderno, caixa de entrada, celular, e-mail, mas não sei exatamente o que usar em que lugar para não me esquecer de nada”. Eu já falei sobre esse assunto em posts esparsos, mas hoje eu quis unificar todas essas informações em um post só, para facilitar a resposta para quem tem a mesma dúvida.

Tudo o que tiver data

Toda informação que estiver relacionada com alguma data deve entrar na sua agenda. Parece óbvio, mas no dia a dia acabamos confundindo. Veja alguns exemplos:

[list]Aniversário da amiga entra na agenda? Sim.
Comprar o presente dessa amiga, devo estabelecer um dia e colocar na agenda? Não, pois pode não dar certo o dia.
Deixei uma camisa na lavanderia. Devo anotar a data em que devo buscar? Sim.
Se eu tiver que levar minhas roupas para lavar, devo escolher um dia e marcar essa tarefa? Não.
Tenho uma reunião na terça que vem. Entra na agenda? Sim.
Preciso preparar uma apresentação para essa reunião. Posso colocar que vou fazer três dias antes? Não, pois você pode fazer a qualquer momento.
Preciso separar meu passaporte um dia antes de ir viajar. Coloco na agenda? Sim.
Preciso arrumar a minha mala antes de ir viajar. Coloco na agenda? Não, pois você pode fazer um dia antes, como mais dias antes.[/list]

Deu para pegar o espírito da coisa? Na agenda deve entrar somente o que tem data marcada mesmo, e não datas ideais.

Tarefas que não têm data específica

Para elas, eu uso uma ferramenta chamada Toodledo. É um site gerenciador de tarefas. No entanto, você deve utilizar o sistema que funcionar melhor para você. Pode ser um simples caderno com listas diversas, desde que você revise sempre para verificar o que deve ser feito.

O que guardar em arquivos de pastas suspensas?

Eu uso para arquivar documentos, o que significa: papelada que não está em uso. Você pode usar para guardar documentos, certidões, diplomas, escrituras e o que mais for arquivo.

Você também pode ter um arquivo de pastas suspensas para arquivar contas pagas.

Eu tenho um segundo arquivo de pastas suspensas para fazer o esquema de 43 pastas do GTD. Leia mais sobre esse sistema aqui.

Pastas de projetos

Eu tenho duas pastas transparentes de plásticos: uma no trabalho e outra em casa. Nessas pastas, eu guardo a papelada referente a projetos em andamento, tanto em âmbito pessoal quanto profissional. Não é nada de mais: apenas junto os papéis que podem ser importantes para os projetos nessas pastas, separadas com clipes por projeto.

Por exemplo, posso estar reformando a cozinha. Então, no clipe desse projeto, deixo uma folha de sulfite com a to-do list geral, os comprovantes de pagamento de serviços já pagos, telefones relevantes e tudo o mais que estiver sendo usado. Depois que o projeto terminar, eu faço uma seleção e guardo somente o que precisar, jogando o resto fora. Nessas pastas, fica somente o que estiver em andamento.

Caderno como caixa de entrada

O nome é auto-explicativo, mas vamos lá: eu tenho um caderno normal, pautado ou não, onde todos os dias eu anoto a data do dia em questão e vou escrevendo as informações que chegam até mim e que acho importante anotar: tarefas, ideias, lembretes. Ao final do dia, risco o que já fiz e processo as que ainda não foram feitas (sobre esse processamento, leia aqui).

O objetivo é simplesmente centralizar todas as informações que chegam até mim em um único lugar.

Revisões constantes: esse é o segredo

Para nunca se esquecer de nada, eis uma sugestão de revisões:

Revisão diária
– Ver página da agenda para o dia: compromissos e o que precisa ser feito
– Ver listas de tarefas
– Revisar caderno caixa de entrada

Revisão semanal
– Pagar contas
– Verificar aniversários próximos
– Revisar as pastas de projetos

Revisar o que precisa ser feito é o segredo do sucesso. Só anotar não adianta nada se você não acessar seus sistema para saber o que precisa ser priorizado.

Se alguém tiver dúvidas sobre esse processo, por favor, deixe um comentário que responderei assim que puder.