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Written by 15 de fevereiro de 2017

Meu setup de GTD hoje no Todoist – Fevereiro 2017

GTD Article

Frequentemente eu faço um post mostrando como está o meu sistema GTD. Eu postei em dezembro como estava meu setup e tive poucas mudanças desde então, mas sempre há pedidos dos leitores para que eu mostre como está a versão mais atual, então lá vai.

Para agenda e tickler, eu não utilizo o Todoist, e sim o Google Calendar. Prefiro a forma de visualização. Eu ainda coloco ações com prazo no Todoist e explico a diferenciação direitinho aqui.

Meu setup atual no Todoist está assim:

Pontos importantes a colocar:

  • Não uso mais etiquetas nem filtros. Não sinto necessidade. O objetivo é simplificar cada vez mais.
  • Está em inglês para eu treinar o idioma.
  • O único elemento diferente é a nova lista chamada “Reference lists” (listas de referência), que vou explicar mais para baixo.

Para quem não sabe, eu utilizo o método GTD (Getting Things Done) como método de produtividade pessoal. Você encontra mais sobre o método aqui.

Setup em detalhes:

Enxuguei um pouco os contextos das próximas ações:

Leia maisResumo do método GTD

Enxuguei um pouco os itens de Aguardando Resposta:

Organizei os projetos por macro-áreas que fazem sentido hoje para mim:

Leia maisArquivo de referência rápida

Enxuguei um pouco as listas de Algum dia / Talvez:

Não mudei nada aqui em Horizontes de Foco:

Enxuguei um pouco as checklists:

Criei essa categoria de listas de referências para diferenciar de checklists:

O que são listas de referência e como elas são diferentes de checklists?

Checklists são listas de referência também. Em teoria, elas poderiam ficar todas juntas. Em teoria (2), toda lista é uma checklist. Eu separei (e isso é coisa minha, não do GTD) porque eu queria ter uma visão de listas que eu verifico para saber se tenho feito determinadas coisas em piloto automático com a qualidade que eu espero em cada uma dessas áreas, enquanto as listas de referência são listas que apenas consulto em situações específicas. Vou citar alguns exemplos de checklists e de listas de referência:

Checklists:

  • Meu dia ideal (coisas que eu gostaria de fazer diariamente para ter um dia legal)
  • Contas a pagar todo mês
  • Rotina diária essencial em casa
  • Lista de compras de mercado
  • Manutenção do carro
  • Volta às aulas
  • Como planejar a minha semana
  • Revisão semanal
  • O que levar para uma reunião

Listas de referência:

  • Contatos importantes
  • Tamanhos de roupas da família
  • Livros lidos
  • Horários das aulas do Paul
  • Receitas favoritas
  • Shows que eu já assisti
  • Gadgets que eu tenho e números de série
  • Piadas divertidas
  • Frases preferidas

Faz sentido dando exemplos? Para mim, essa separação tem feito sentido por enquanto.

Rápido glossário para entendimento:

  • Next actions = Próximas ações: O GTD não lida com “tarefas”, mas sim próximas ações claras e visíveis do que você deve fazer. Por exemplo: você não escreve “trocar pneus” em uma lista, mas sim “comparar preços de pneus na web”, que é uma próxima ação.
  • Contextos: As listas de próximas ações no GTD podem (não disse devem, percebam) ser categorizadas por contextos, ou seja, o lugar que você tem que estar para realizar aquela ação. Uma lista de mercado é uma lista por contexto – você tem que estar no mercado para comprar aqueles itens. Para o GTD, a lógica funciona com todo o resto, com coisas que você precisa fazer quando estiver em casa, ao computador, na rua, com um telefone em mãos etc. Dessa forma, você confere agilidade na execução, agrupando ações semelhantes. Por isso, na minha lista de próximas ações, você pode ver as divisões por contextos, que podem ser personalizados para cada pessoa.
  • Waiting for = Aguardando resposta: Tudo aquilo que estou aguardando resposta de terceiros.
  • Projects = Projetos: Tudo o que demanda mais de um passo para ser concluído em até um ano. Você terá projetos simples e complexos, desde “Trocar os pneus do carro” até “Implementar o novo sistema de intranet na empresa”.
  • Someday maybe = Algum dia / talvez: Tudo aquilo que não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim. Está incubado.
  • Horizons of focus = Horizontes de foco: Maneira holística de dividir nossa vida em camadas, de acordo com os resultados que queremos alcançar dentro de horizontes de foco mesmo. As coisas formam uma escadinha que representa prioridades.
  • Checklists: Listas de verificação, não de lembretes. São coisas que já fazemos no piloto automático, mas valem a pena listar apenas para verificar para quando for fazer novamente. Exemplos: checklists de viagens, processos etc.

Qualquer dúvida, por favor, postem nos comentários. Obrigada!

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50 comments

  • Rodrigo Cristiano Silva has written:

    Thais, obrigado por compartilhar. Sempre fisgo dicas valiosas com o seu set up. Por curiosidade, Evernote e Mapas Mentais não fazem mais parte da sua estrutura?

  • Hugo has written:

    Thais! Como vc utiliza os projetos? Eh uma area em que ainda sinto dificuldade. Vc lista todas as proximas acoes em cada um e vai arrastando as executaveis para next actions? Coloca uma imagem exemplificando? Obg!

  • Raphael Glycerio has written:

    Boa dica, essa lista de referencias. Tenho muita coisa solta no todoist e nunca pensei nisso. Muito obrigado

  • Simone Menezes has written:

    Obrigada, Thais! Amo ver seu sistema! Sempre fico louca pra voltar pro Todoist, mas prometi pra mim mesma ficar quieta esse ano hahaha.
    Estou adorando seu movimento de simplificar na medida do possível, e você sabe que às vezes a vida fica um bocado complexa! Nessa hora tudo que a gente quer é a calma e a tranquilidade de um sistema bem lindo e organizado como o seu.
    Mas olha, graças a você, estou chegando lá! Cada dia meu GTD fica mais redondinho e do jeito que eu gosto. E isso realmente tem me ajudado a ter tempo e espaço mental para pensar em questões realmente importantes.
    E no meu caso, ter passado grande parte do sistema para o papel foi muito importante para o aprendizado. Não tenho nenhuma dificuldade com tecnologia, pelo contrário, mas acho que aquela busca pela ferramenta perfeita me atrapalhou muito no começo e atrapalha muita gente. Em abril venho aqui comemorar meus dois anos de GTD com você!
    Obrigada por dividir tanto conhecimento com a gente! Você é muito querida!

    • Thais Godinho has written:

      Passar para o papel é algo que todo mundo que usa GTD deveria fazer pelo menos uma vez na vida! O nível de clareza é absurdo – realmente aumenta muito o aprendizado e entendimento. Obrigada por compartilhar!

  • Gaby has written:

    Thaís, muito obrigada por compartilhar seus sets ups! Foi com o seu blog que finalmente aprendi a usar o Todoist, quando ele estava de molho no meu celular mesmo depois de eu ter feito upgrade. Estou pensando em tirar algumas idéias da sua reference list.

  • Isadora has written:

    Thais, deixa eu ver se entendi bem: em “Projects” você só coloca o nome dos projetos que você tem atualmente e as próximas ações, mesmo que relacionada com esses projetos, vão para o contxto adequado em “Next actions”, é isso? Se não for, você me explica melhor?
    To gostando muito dessa tua versão minimialista, até no visual, ando numa fase querendo descomplicar tudo na minha vida :). Obrigada mais uma vez!

  • Hugo has written:

    Thais, só aproveitando a dúvida da Isadora: e o que eu faço com as ações de um projeto que ainda não podem ser executadas? Eu deixaria na lista com o nome do projeto ou colocaria em “Aguardando”?

    • Thais Godinho has written:

      Oi Hugo! Tudo o que não é próxima ação é considerado suporte ao projeto.

      • Luca Azevedo has written:

        Thais, pelo que entendi do que você disse aqui, caso eu faça o planejamento do projeto e defina uma “próxima ação real”, e outras “próximas ações não reais” (que são para fazer depois dessa “próxima ação real”), o “correto” seria deixar essas “próximas ações não reais” na parte de suporte, é isso? Porque eu pensava que o “correto” era deixar as “próximas ações não reais” na lista de próximas ações que fica dentro do projeto (No caso eu tenho uma PASTA próximas ações que contém as “próximas ações reais” de todos os projetos etc…)

        Desculpa se ficou muito confuso rs, obrigado!

        • Thais Godinho has written:

          É isso. 🙂

          • Luca Azevedo has written:

            Thais, nesse caso, pode me explicar, por favor, qual o sentido de no modelo de planejamento natural ter uma “aba” chamada “próximas ações”, uma vez que não é utilizado etiqueta para linkar as próximas ações por contexto, e sim, uma pasta separada para todas as “próximas ações”?

            Exemplo: https://vidaorganizada.com/wp-content/uploads/2015/09/Captura-de-tela-2015-09-14-22.36.10.png

            Ou você fazia assim porque utilizada tags?

            Eu sei que são dúvidas um pouco bestas, não são fundamentais, só gosto de ser curioso e entender o porquê das coisas, até porque tenho ajudado algumas pessoas a implementar o método, e elas me questionam bastante hehe

            Muito grato pela sua ajuda e compreensão!

          • Thais Godinho has written:

            Porque pode fazer dos dois jeitos.

            Hoje não faço mais assim. Faço separado. 🙂

          • Luca Azevedo has written:

            Obrigado!!

  • Mayara Atherino Macedo has written:

    Oi Thaís, amo seu blog, indico para todos os meus alunos!
    Um dúvida, o que seria especificamente projetos incubados? Algo sem um prazo?

  • fabíola de andrade borges has written:

    uma curiosidade: que tipo de coisa você coloca em Incubated stuff? na minha cabeça, a lista de Someday maybe era a própria incubação.

    • Thais Godinho has written:

      *É* uma sub-categorização de someday / maybe.

      Como parte do processo de coaching que fiz para virar instrutora de GTD, fiz sessões com um psicólogo deles especialista em ciências cognitivas que fez diversos testes para eu saber como aprendo, absorvo, enxergo as coisas, e o resultado disso foi, dentre outros aprendizados, que é necessário criar um espaço para algumas coisas que eu só preciso pensar melhor, dar um tempo, antes de decidir.

      É complicado explicar porque foi resultado de uma análise psicológica muito particular feita como parte de um longo processo.

  • Gaby has written:

    Me surgiu uma dúvida, qual é a diferença entre Next Actions e Very Next Projects?

    • Thais Godinho has written:

      Oi Gaby, tudo bem?

      São categorias diferentes. Ação é uma coisa, Projeto é outra. Dá uma olhadinha na definição dos termos no final do post que pode ajudar a esclarecer.

      Obrigada!

      • Gaby has written:

        Deixa eu só ver se entendi. Digamos que eu tenha como projeto organizar meu quarto (coisa que ainda não terminei, pois estou esperando a entrega de um novo guarda-roupa). Organizar meu quarto entraria como projeto e os passos que preciso executar para fazer essa organização seriam ações?

  • Giovana Giorni has written:

    Oi Thais! Sempre aprendo coisas novas e hoje vc me deu uma luz. A minha lista de compras do supermercado ( eu  faço toda semana) é bem dinâmica. EU vou comprando a medida que percebo a falta na dispensa. E no mercado mesmo já tico quando ponho no carrinho. So que alguns itens nunca saia de lá,  tem uma tarefa por exemplo ” as três frutas que meu marido mais gosta: banana manga e mamão”.  Como eu nunca ticava eu nunca me lembrava se estava precisando  comprar isso ou não. Deveria estar numa lista de verificação só pra lembrar do que ele mais gosta ! E não na lista de compras. Perfeito! Obrigada pelas muitas idéias!

  • Cristina has written:

    Olá! Muito obrigada por partilhar isso connosco! Amei! Tenho uma dúvida, dado que você não usa etiquetas, como é que você (na revisão semanal) verifica que todo o projecto tem uma próxima acção? Fica meio difícil sem etiqueta, ou acha que não? Obrigada

    • Thais Godinho has written:

      Você começa revisando as próximas ações e, se elas estiverem claras o suficiente, você saberá de que projeto elas fazem parte.

      Além do que, nem só de próxima ação vive um projeto. Existe uma lista de to-dos dentro dele, que é usada para definir próximas ações.

      Recomendo a leitura do capt. 3 do David Allen sobre o modelo de planejamento natural de projetos, onde ele explica direitinho.

      Obrigada por comentar.

  • Adriano BG has written:

    Eu ainda não entendi muito bem o que vai na lista de Projetos. Cada item dessa lista é o título do projeto e dentro dele todo o MPN? Você olha essa lista apenas na revisão semanal? As tarefas a fazer e concluídas ficam listadas em cada projeto?

    • Thais Godinho has written:

      Oi Adriano, tudo bem?

      O post de segunda-feira foi feito para esclarecer essas dúvidas. Espero ter ajudado!

      Obrigada por comentar.

  • Gabi has written:

    Pergunta boba,rs: como vc coloca esses desenhinhos no Todoist?

    • Thais Godinho has written:

      Tem três maneiras:

      1 – Pelo teclado do celular 🙂

      2 – Copiando e colando de algum site

      3 – Utilizando atalhos do Macbook

  • Guilherme has written:

    O que você acha do OmniFocus?

  • Guilherme has written:

    Como ficam os seus contextos?

  • Thiago has written:

    Olá, Thais, tudo bem?
    Sobre os contextos, lembro que você usava também nome de pessoas. Como ficou isso agora? Imagino uma situação em que eu preciso falar algo para fulano, mas eu poderia fazê-lo pessoalmente, por telefone, por e-mail… em qualquer desses contextos. Como lidar com isto?
    Obrigado!

  • Viviane Aureliano has written:

    Oi Thais!

    Eu fiquei com um dúvida: como vc sabe quais os seus projetos que estão em andamento? Muito obrigada por sempre compartilhar conosco as suas experiências.

    • Thais Godinho has written:

      Os que estão na lista de projetos são todos os que estão em andamento. 🙂
      Postei novamente meu sistema hoje, com algumas mudanças, caso queira ver.
      Obrigada por comentar!

  • Juliana Julia has written:

    Olá Thais,

    Muito obrigada por compartilhar tanta informação útil!

    Atualmente estou usando meu tudoist separado por projetos e contextualizando através de etiquetas (computador, casa, online e etc). No entanto, quero testar esse seu modelo e fiquei com uma dúvida.

    Uma de minhas atividades profissionais é a fotografia e para realizar e entregar um trabalho eu tenho diversas tarefas. Ex. Realizar o ensaio, fazer backup, selecionar as imagens e etc. Digamos que a ação “fazer backup” esteja dentro de “próxima ação” onde estaria o passo seguinte que é selecionar imagens?

    Faria sentido estar num projeto “ações futuras”? E aí na revisão, após realizar a etapa “fazer backup” eu mudaria “selecionar as imagens” para o projeto “próxima ação” ?

    Onde você coloca as ações de um projeto que ainda não serão executadas porque dependem de outra mas também não são “algum dia” pois terão que ser obrigatoriamente feita?

    Muito obrigada!

    • Thais Godinho has written:

      Dentro do projeto, existe o plano do projeto. É onde você coloca ações futuras ou informações relevantes, e revisa semanalmente para ver se algo já vira próxima ação.

      Essa diferenciação é fundamental. Nem toda ação é “próxima ação”.

      Espero ter ajudado.

  • Vinícius Mesquita has written:

    Olá Thais! Tudo bem? Fiz o Nível 1 do GTD em São Paulo esse sábado (26/08) e estou aqui me afeiçoando com as ferramentas pra colocar em prática. Hoje já uso bastante o Google Agenda para Calendário, o Evernote para suporte e referência e decidi usar o Todoist para ações (inclusive copiei e adaptei bastante do seu setup acima).
    Uma dúvida que me surgiu ao observar seus prints de tela é: você tem ações por contextos (dentro do “Next Actions”) e também dentro dos projetos?? Pelo que eu havi entendido antes você separava as ações sempre para a lista de próximas ações por contexto, independente de qual projeto elas fazem parte…
    Eu sei que o seu sistema atual não é mais esse, e sim no Evernote, mas a dúvida permanece a mesma nesse caso.

    Beijos e valeu!!!

    P.S.: Adorei o curso, espero fazer o Nível 2 em breve!!!

  • Junior has written:

    Olá Thais, tenho uma dúvida. No caso do Todoist, Você usa o recurso/lista “hoje” do Todoist?, pois estou pensando em colocar minhas ações recorrentes por contexto pra lá

    • Thais Godinho has written:

      O que você precisa considerar é a seguinte variação:

      – para fazer em um dia ou horário específico, calendário (ou seja, só data)

      Рse voc̻ pode adiantar, fazer antes, mesmo que tenha prazo, entra nas listas por contexto

      A ferramenta a ser usada fica a seu critério 😉

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