Tenho recebido essa pergunta constantemente, então resolvi escrever um post explicando do que se trata, pois assim pode ficar como referência no blog e ajudar os outros leitores.
Tickler é um termo utilizado pelo David Allen em seu livro “A arte de fazer acontecer” (Getting things done) e uma técnica aplicada ao método GTD de organização.
O que é?
É um conjunto formado por 43 pastas que representam 12 meses e 31 dias. Você pode ter essas pastas fÃsicas (em um arquivo de pastas suspensas, por exemplo) ou em formato digital (em pastas ou no Evernote, ou mesmo em seu calendário). A ideia é colocar dentro da pasta do mês ou do dia arquivos, papéis, contas, pautas de reunião e muitos outros tipos de documentos que você precisará utilizar naquele dia ou mês em questão. Vale lembrar que no livro do David Allen ele explica e mostra direitinho como fazer, então tenha o livro como referência sempre.
Como fazer no Evernote
Através de uma estrutura de tags.
Marque as notas com as tags necessárias (do mês ou do dia) sempre que precisar acessá-la por qualquer motivo naquela data. Se souber o dia especÃfico, já marca com o dia. Se não sabe, mas sabe o mês em que devo precisar, marque com a tag do mês.
Use para tarefas, pautas de reunião, contas a pagar, documentos a revisar e muitos outros.
Você precisa ter somente 31 tags para os dias porque, à medida que os dias passam, você as transfere para o mês seguinte. Por exemplo, hoje é dia 8. Eu abri a tag de hoje, peguei o que precisava, e a arrastei para a tag de maio, depois do dia 7, que já coloquei ontem. Agora, minha tag de abril tem somente as tags de 9 a 30, enquanto a tag de maio já tem as tags de 1 a 8.
Quando abril acabar, todas as divisórias do dia estarão já na pasta de maio. E assim vai indo, mês após mês, ano após ano.
Pode parecer complicado mas, na prática, é muito rápido. O GTD tem uma rotina de priorização diária e a primeira coisa é conferir o que precisa ser feito naquele dia, de compromissos a tarefas. No Evernote, esse sistema funciona muito bem para mim porque é muito fácil tagear uma nota que eu vá precisar acessar em determinado dia. Trabalho muito com eventos, então já fui salva diversas vezes tageando a nota com o discurso de abertura, por exemplo, além de outras informações que eu precisaria naquele dia e não ia ter tempo de ficar procurando. Como diz o próprio David Allen, não sei mais viver sem isso!
O David Allen até incentiva o uso para deixar recados para você mesmo, mensagens motivacionais, enfim, coisas que seriam importantes você ver naquele determinado momento que a pasta ou a aba representa. Por exemplo, você pode ter uma prova difÃcil na faculdade, aà deixa uma nota com uma frase que te motive bastante para você ler naquele dia.
Também pode usar para guardar a lista do supermercado no dia das compras. Ou uma lista das perguntas que você quer fazer para a professora do seu filho no dia da reunião de pais. Ou os exames que precisa levar em uma consulta médica. A lista é infinita!
Como saber o que vai para o tickler
Aà você pode se perguntar como saber o que vai para o tickler. Bom, o GTD também tem a resposta para isso!
Toda vez que você for processar alguma informação que estiver dentro da sua caixa de entrada, você vai se perguntar se aquilo demanda uma ação. Por exemplo, limpar a mesa do escritório demanda uma ação. Uma nota sobre como limpar a mesa do escritório não, é uma referência que você vai precisar usar somente no dia em que for limpar a mesa. O exemplo foi meio bobo, mas resume bem porque é essencial no GTD entender o que demanda ação e o que não demanda, pois é separando essas duas coisas que você vai conseguir se organizar no sistema.
Se a info não demanda ação, você tem três opções: ou você descarta, ou você arquiva como algo para fazer algum dia, talvez, ou você joga para uma data especÃfica, lá na frente, pois não é algo que você vai precisar agora, exatamente, mas já sabe quando vai precisar. Se você não sabe quando vai precisar, ela vai para a pasta “algum dia/talvezâ€.
Aqui eu já estou indo longe demais! Para entender melhor, precisa ler o livro ou conhecer o método inteiro.
Como montar um tickler file?
Fisicamente – Tenha um arquivo de pastas suspensas e crie 12 pastas para os meses e 31 pastas para os dias. Coloque as pastas dos dias dentro do mês em questão e, a cada dia que passa, cheque-a, esvazie-a, e coloque-a na pasta do mês seguinte. Todo começo de mês, verifique a pasta mensal e distribua os arquivos ao longo dos dias, se necessário. Algumas pessoas preferem manter uma pasta com 12 divisórias para os meses, somente, por ser mais prático. Escolha o que for do seu gosto pessoal mesmo.
Virtualmente – Recomendo usar o Evernote. Crie uma tag chamada “Tickler” e, dentro dela, as tags para os 12 meses. Da mesma forma que com a pasta fÃsica, crie tags para os dias. Para ficar na ordem, eu coloco assim as tags: “Dia 01”, “Dia 02” etc, senão elas ficam fora de ordem. O mesmo vale para os meses (“01 – Janeiro”). Você também pode criar um caderno para o seu tickler file, com a mesma estrutura, mas eu não recomendo, pois cada nota só pode estar dentro de um único caderno e isso pode bagunçar o seu esquema.
O que vai no tickler e o que vai na agenda?
A agenda é para anotar compromissos.
A agenda é para anotar compromissos.
A agenda é para anotar compromissos.
Você anda com um monte de papéis na agenda? Não né. Ou, pelo menos, não deveria, pois o risco de perder ou esquecer algo é enorme.
Imagine que você abra a sua agenda e tem um monte de papéis grampeados em cada página, com informações que você precisará acessar naquele dia. Isso é o tickler. Mas você não faz na agenda, porque é inviável. Você faz em outro lugar, que pode ser fÃsica ou virtualmente. Depende de como você se dá melhor por aÃ.
Pode colocar tarefas no tickler?
Sim, sem dúvida.
Mais alguma dúvida sobre o tickler file? Poste nos comentários!
Thais, em que caderno vc coloca isso no Evernote? Vi um post seu com sua estrutura nele e tinha caderno de tarefas, de compromissos, etc. Parece que o Tickler abrange vários assuntos distintos não é? Como administra isso no Evernote?
Voltei para a estrutura de dois cadernos só, que é a que melhor me atende: Inbox e Processed.
Tenho um post agendado para o dia 10 que explica essa organização mais recente. Espero que goste.
Sempre gosto de tudo o que coloca aqui. Estou me habituando com o Evernote e com o GTD por sua causa e cada vez amo mais essas ferramentas juntas e misturadas. Aguardo o post novo. Bjs e obrigada.
Obrigada!
Oba Thais!
Aguardarei esse post do dia 10 ansiosamente!
Comecei a me organizar pelas suas sugestões, e estou configurando meu evernote. Quero começar a ter a sensação de que fiz tudo que pretendia no meu dia, e não a de que preciso de um dia maior… rs
Obrigada! Adoro seu blog!
Abraços,
Amanda
Olá Thais!
Sou novato em GTD, Evernote, etc. Estou alimentando o EN, mas ainda sem muito critério, pois não sei se crio vários cadernos ou fico com dois, e nesse meio tempo ele está ficando meio avolumado com tantas notas. Então gostaria de saber como ficou sua nova organização no EN usando dois cadernos? Não achei o post onde você trata desta mudança.
Ainda estou confuso sobre o uso de etiqueta X caderno. Etiqueta na prática seria uma pasta onde coloco notas? Uma mesma nota pode ter várias etiquetas? Você falou que “uma nota só pode estar dentro de um caderno†, ou seja, cada caderno só pode ter uma nota? Neste caso o termo caderno fica sem muita lógica, pois teria somente “uma página”, mesmo que muito grande?
Estou relendo o livro do David Allen e o do Vladimir Campos, além de ler alguns artigos no Call Daniel, inclusive o podcast sobre uso da agenda, mas ainda não me sinto confortável com tanta novidade, e na prática estou paralisado.
Sua dedicação a nos transmitir sua vasta experiência em organização não tem preço.
Parabéns pelo desprendimento.
Já falei sobre essa estrutura em outros posts, mas escrevi um novo que deve sair na semana que vem, sobre como estou fazendo atualmente.
Sobre cadernos, não foi isso. Eu disse que uma nota só pode ter um caderno. Um caderno pode ter “n” notas, senão realmente não faria sentido. Eu prefiro organizar por tags pois cada nota pode ter várias tags, ao contrário dos cadernos. Entendeu? =)
Muito obrigada!
Thais,
Desculpe se a minha pergunta for ignorante mas, você não possui caderno para concluÃdo? ou Complete ?
Onde ficam as tarefas que você já executou. Você exclui?
Tenho curiosidade porque só com dois cadernos não estou conseguindo ficar organizada.
Gerencio tudo por tags. Favor ler “Guia definitivo GTD e Evernote”- explico tudo com detalhes lá. Obrigada!
Mas como você faz para marcar tarefas/compromissos futuros? Por exemplo, sei que um remédio x vai acabar pelo dia 20 de maio, e quero colocar uma nota para lembrar de comprar. Eu marcaria com a tag 20 e tag maio?
No mais, ótima explicação.
Isso mesmo. É um lembrete.
Olá Thais, uma dúvida: Funciona se eu criar os meses e dias em cadernos? O que você acha? Por que você colocou em etiquetas? Por favor, estou usando o Evernote, mas escorrego em várias coisas. Já li até o livro sobre Evernote que você indicou, mas mesmo assim… Abraços e obrigada.
Uso etiquetas porque dá para colocar mais de uma em cada nota. caderno não – uma nota só pode estar dentro de um caderno.
Exemplo prático: tenho uma reunião relacionada a um projeto no dia 11.
Se eu usar tags, usarei:
– a tag do projeto
– a tag do tickler (Dia 11)
– a tag “Pauta da reunião X”
entre outras
Se eu usar caderno, restrinjo pra caramba. Tenho que escolher UM caderno. Aà eu escolheria qual? Um caderno para o dia, um caderno ´para pautas ou um caderno do projeto?
Mas é uma escolha pessoal. Pode funcionar melhor com cadernos para você.
Entendi Thais, tem razão. Obrigada
Eu vejo da seguinte forma:
O Evernote é um grande arquivo com algumas gavetas (cadernos), onde são guardadas pastas (etiquetas), onde guardamos documentos (notas).
É isso Thais?
Sim, mas ele é mais do que isso. Dá para colocar de tudo em uma nota.
Thais, parabéns, ótimos conteúdos.
Venho lendo seus posts e adaptando meu Evernote com algumas idéias tuas.
Te faço uma pergunta, tu nao compartilha cadernos com outras pessoas?
Sou usuário business, compartilho com equipe e terceiros, por isso, não consigo trabalhar somente com 2 cadernos e etiquetas.
Me obrigo a ter cadernos para compartilhar.
Mas suas idéias de etiquetas foram inseridas na estrutura pessoal e profissional do meu EN.
Abs 😉
Já tentei, mas não gosto.
Uma solṳ̣o seria organizar por pilhas Рuma pilha GTD, para os dois cadernos, e pilhas para assuntos diversos, a fim de compartilhar.
Sim, é uma opção.
Essa é a mágica do Evernote, moldar conforme cada um 😉
Aqui voce diz “Crie uma tag chamada “Tickler†e, dentro dela, as tags para os 12 meses…”, mas na imagem acima o nome da tag é agenda onde estão as 43 pastas.
Qual seria a correta?
É a mesma coisa, só muda a nomenclatura, que você pode usar a que quiser. Já chamei de diversos nomes – o importante é o sistema dentro.
Olá, Thais! Muito obrigada por compartilhar seus conhecimentos com todos nós! Você está fazendo diferença na vida de muita gente e eu me incluo nesse grupo! Ainda estou estudando esses conceitos e surgiram muitas dúvidas… Como eu faço, no evernote, com tarefas que se repetem todos os meses? Por exemplo: uma conta para pagar todo dia 5, mas com valor diferente? Todo mês eu tenho que lembrar de salvar essa conta? Acho que você já explicou muito isso, mas eu ainda não captei! Um super beijo!
É só não colocar o valor ali, eu acho.
ThaÃs,
Percebi algo no Tickler fÃsico que me parece uma “falha”. Por exemplo, se eu preciso de um determinado documento para o dia 02 mas daqui 3 meses, isso ferra meu esquema pois as pastas dos dias ainda não estarão naquele mês. Como você administra isso?
Não tem falha não. Você só distribui nos dias quando entrar no mês em questão. Antes disso, você deixa apenas na pasta do mês.
Se o item não for dedutivo em termos de data, coloque um post-it indicando.
Simplifique. ;D
Fiz isso para lembretes que devem ser vistos daqui a mais de um ano. Por exemplo, “Avaliar bateria do carro”. Fiz registro do dia em que a comprei no corpo do lembrete e coloquei a data em que deveria levá-la para o mecânico verificar se ainda está tudo bem. Como dura de 2 a 3 anos, etiquetei-a com “Tickler_2017”. Assim, em 1° de janeiro de 2017 (ou um pouco antes), já faço a revisão das Tickler anteriormente criadas para aquele ano e coloco meses e dias. Não dá para colocar só 2017 porque conflita com as etiquetas de Big Picture.
Você acaba de tirar duas grandes dúvidas minhas.
Uma delas: “Anotar ou não informações mais completas no corpo sobre uma nota?”
A outra: “Como gerenciar as notas futuras no Tickler?”
A única dúvida que fico agora, é se:
Depois de concluir as notas em Ticklers, elas devem ser descartadas ou eu posso ter um Arquivo de Ticklers?
Por exemplo: Tickler ( atual, digamos 2016 ), Tickler_2015, Tickler_2017… e assim por diante.
Abraço.
Pode ter, mas qual a finalidade?
Você literalmente está salvando minha vida !
Se possÃvel mantenha-me informado sobre cursos, lançamentos de livros, podcasts, etc.
Grandioso abraço !
ThaÃs, comecei a acompanhar seu site agora e estou muito feliz com todas as dicas. Tenho buscado métodos para me organizar melhor, pois sofre muito com a desorganização: esqueço compromissos, contas, documentos… etc.
Encontrei seu site procurando um app, site ou software para organizar tarefas. Através de alguns destes vi que existia um método (GTD) e, através do GTD cheguei aqui. Fantástico suas dicas práticas!
Meu problema atual é: Preciso de uma solução multiplataforma (desktop, celular, web…) com tarefas, lembretes, agenda, notas, etc.
Uso o Evernote já um bom tempo e acho excelente. Uso muitos cadernos e pilhas. Através de seu blog implementei as diversas tags e os dois cadernos em uma pilha GTD. Criei tb as tags de meses e dias. Contudo a administração das tarefas vejo que é um pouco deficitária, pois não consigo analisar o que fiz e não fiz entre outras coisas. Existem apps ótimos mas a maioria ou não tem integração ou tem um valor “alto”.
Quero te perguntar o seguinte: Vi em outros posts que você está usando o Todoist. Você substituiu o Evernote? Por quê? Ainda usa o evernote? No evernote, assim que o dia acaba, apago todas as notas do dia, ou tiro de todas as notas daquele dia a etiqueta (“Dia 06”, por exemplo)? Qual sistema você está usando atualmente com seu GTD (Agenda, tarefas, notas…)? Sei que tem posts aqui no blog sobre isso, mas como o volume de informação é grande, não consegui ainda identificar qual é mais recente e seguir o histórico da evolução do seu uso do GTD.
Agradeço desde já sua disposição e também a disposição por manter este espaço!
OBS.: Acredito ser (se não procrastinar) o GTD libertador e “salvador”, pelo pouco tempo que usei.
Eu utilizo o Todoist para tudo o que for acionável e o Evernote para referências no geral.
O post mais recente do meu sistema é este aqui:
https://vidaorganizada.com/meu-sistema-gtd-atual-fevereiro-2016/
Obrigada por comentar!
Olá Thais! Primeiro, OBRIGADO!, e parabéns pelo maravilhoso trabalho de seu blog, está me ajudando muito.
Espero ainda fazer um curso com você, pois tenho visto a melhora no meu “grau de felicidade” à medida que consigo me organizar, e seu site tem sido peça chave. Mas vamos à dúvida.
1) Me adaptei muito bem a essa história de tickler, e ele está sendo o guia principal do meu sistema GTD Evernote. Mas não sei se estou fazendo isso da melhor maneira. Hoje por exemplo, a primeira coisa que faço é olhar todas tarefas que estão no dia 13 de outubro. Mas ai tem coisas que foram delegadas, telefonemas importantes, outros menos importantes, tarefas banais, tarefas “quando tiver tempo” (que ando com medo de não olhar se não colocar em um dia, pois não tenho tido tempo), coisas para eu fazer se estiver na rua, etc. No fim, ficam coisas demais e eu perco um tempão priorizando e também passando para o próximo dia.
Funciona, mas acho que estou perdendo mais tempo do que deveria talvez. Hoje por exemplo tenho 50 tarefas (já que 20 vieram do feriado de ontem, que esqueci que era feriado e enchi de tarefas).
2) E tenho outra dúvida – como separo, dentro do tickler, o que é apenas Referência – por exemplo, um relatório de agosto de 2016; e o que é Tarefa?
Porque se eu não separar, pode virar uma certa confusão em minha agenda de tarefas.
Obrigado!
Oi Zeca, tudo bem? Obrigada por escrever!
Essas ações para fazer o quanto antes, sem data definida, devem estar em suas listas de próximas ações. Esse é o conceito! Para fazer o quanto antes. A ideia é colocar data apenas no que efetivamente tem prazo, para não sobrecarregar. E, nos intervalos, você olha as listas de ações de acordo com o contexto onde está.
Isso serve para a segunda pergunta também!
Espero ter ajudado.
Toda vez que preciso de um Help, é com os post da Thais. Mais uma vez salvando!! Valeu.
Oi Thais!
No caso da pessoa escolher usar apenas o tickler digital, como deve fazer com os papéis que não podem ser digitalizados, como no caso do exame que tem que levar no médico?
Se fizer parte de um projeto, ela pode colocar na pastinha do projeto. Se não, em uma pasta de suporte a ações.
Porém, eu recomendo ter o tickler fÃsico sim. Mesmo que use pouco, é legal ter um lugar possÃvel para colocar.
Obrigada por comentar. <3
Oi ThaÃs, você ainda usar o tickler no Evernote ou mudou para o Todoist também? Vi um post seu falando que voltou para o Todoist…Acho mais fácil usar no todoist, lá já dá para definir uma data e só vejo a “tarefa” no dia correto. Ex se tenho que comprar um remédio no dia 20/07/18 coloco uma tarefa para essa data. Não sei se é a mesma coisa que tickler.Calendário também uso o Google calendar. Parabéns pelo blog, gosto muito das suas dicas.
Google Calendar
Oi ThaÃs, estou lendo o livro e caà aqui, na busca de explicação para o tickler. Creio que tenha entendido, mas me parece muito redundante com o calendário/agenda. Ainda mais que tudo hoje é digital, não faz muito sentido para mim ter informações de referência organizadas por datas. Isso me lembra exatamente quando usava a agenda cheia de papéis grudados, como vc mencionou (no século passado rsrs). Fico muito fora do GTD se dispensar esse sistema? Qual risco corro de não me beneficiar do método?
Feliz a cada “coisa†que aprendo com suas postagens, vÃdeos etc. Obrigada ThaÃs pelo carinho e por ser tão iluminada!
Oi Thaís. Tô pensando em usar o Trello, pois não tenho o Evernote. Será que dá certo?