Não precisa esperar o Carnaval para o ano começar. Né? Ontem nós terminamos por aqui nosso último dia de planejamento da Call Daniel e eu fiquei pensando em como todas essas atividades e pensamentos sobre planejamento podem nos ajudar (eu e vocês!) a ter um ano mais organizado. E quis compartilhar aqui. Vou procurar escrever mais posts espontâneos desse tipo, pois atualmente me sinto bem fazendo dessa forma e quero experimentar no blog.
Eu não gosto de pensar na organização pessoal como um evento que a gente faz de um ano para o outro. É um processo. Então como podemos melhorar esse processo este ano? O que eu vejo que, no geral, as pessoas podem melhorar quando se trata de organização? Seguem alguns pensamentos:
Aprender a usar uma agenda de maneira mais efetiva
Todo mundo compra agenda no começo do ano. Tem gente que, mesmo nunca tendo conseguido usar uma, compra mesmo assim porque dessa vez, vai! Eu acho super legal essa motivação de sempre querer usar uma agenda. E o que eu vejo é que algumas pessoas deixam a agenda de lado por diversos motivos mas, o principal, é porque talvez não conheçam o melhor caminho para usá-la. Vou dar algumas dicas então.
Primeiro, escolha um formato que possa estar sempre com você e que você goste. Pode ser agenda de papel, grande ou pequeno, como pode ser a agenda do celular. Agenda tem a ver com praticidade, e o mais importante é que ela esteja sempre com você. Se você tem que deixar a agenda em casa ou no trabalho, tem coisa estranha aí.
A segunda dica é: uma única agenda para trabalho e vida pessoal. Não precisa separar as coisas – você não pode estar em dois lugares ao mesmo tempo. Se você não se sente confortável com isso, talvez valha a pena separar por cores o que é cada um, por exemplo. Mas use uma única agenda para não correr o risco de deixar de colocar em uma o que tem na outra e impacta diretamente em ambas.
Terceiro, use a sua agenda não apenas para compromissos com data e hora, mas também para informações que sejam úteis saber naquele dia. Que seu chefe estará fora do escritório, que chega o armário que você comprou na loja tal, que acontecerá uma reunião que vai impactar diretamente em um projeto seu, aniversários e lembretes diversos.
Quarto, mas não menos importante, não use sua agenda como lista de desejos, inserindo nela aquilo que gostaria de fazer. Insira os prazos reais e as atividades que realmente precisam ser feitas naquele dia. Para todas as suas outras tarefas, use outro tipo de listas, que você verá diariamente. Mas não confunda uma coisa com a outra, pois isso pode atrapalhar sua produtividade.
Planeje cada semana
Escolha um dia da sua semana para planejar suas atividades para a próxima. Pode ser na sexta de manhã, na segunda, ou mesmo aos finais de semana. O que importa é que seja um dia tranquilo e que você faça sem ser interrompida(o).
Nesse momento, veja todos os compromissos da sua semana na agenda e veja se precisa tomar alguma providência com relação a eles. Estudar o material de uma reunião? Fazer check-in para um vôo? Arrumar as malas? Estudar para uma prova? Só de fazer essa análise você já vai encontrar um monte de tarefas para fazer ao longo da semana. Coloque em sua lista de tarefas. Nesse momento, você pode até mesmo ter uma lista chamada “Tarefas da semana”, para começar a se organizar.
Calcule o tempo que levará entre os seus compromissos. Eu costumo recomendar inserir o tempo de deslocamento na agenda também, para você não achar que aquele tempo está livre. Eu, quando vou viajar, gosto de colocar que horas tenho que fazer o embarque, que horas vou sair de casa, para não ter que ficar pensando no dia e correr o risco de pensar errado e me atrasar. Funciona muito bem e sempre indico para as pessoas.
Dê uma olhada também em sua lista de tarefas para ver o que precisa ser feito naquela semana. Você pode passar para a outra lista que recomendei acima ou simplesmente grifar com marca-texto amarelo para saber que devem ser o seu foco.
Outra ideia legal é revisar seus projetos pessoais e profissionais para ver como você pode fazê-los andar naquela semana. Isso pode ser feito individualmente, com sua equipe no trabalho ou em família, quando envolve projetos como volta às aulas, feriados etc.
Eu desejo que você tenha um 2016 muito significativo e mais produtivo. Espero que as dicas acima ajudem.