Oie! Meu nome é Thais e este é o meu blog. Tem duas coisas que você precisa saber antes de ver qualquer texto aqui. 1) Este é um blog pessoal onde eu compartilho a MINHA Vida Organizada. Falo sobre diversos outros assuntos e também divulgo o meu trabalho em diferentes frentes, incluindo o Método Vida Organizada. 2) De 2022 para trás, todos os posts estão com problemas de caracteres que há anos tentamos resolver com os melhores programadores do Brasil e não conseguimos. Optei por manter no ar mas estamos consertando manualmente. São quase 7 mil textos. Sabemos do problema e, por favor, não precisamos receber mensagens e e-mails avisando. Era manter assim ou tirar o blog do ar, e optamos por mantê-lo, já que os textos novos estão consertados. Obrigada pela compreensão!
Arquivo de referência rápida
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| Meu arquivo de referência rápida. |
O arquivo de referência rápida é o item c) do post sobre o GTD, e significa guardar coisas que você precisa rever mais tarde. Exemplo simples: contas. Na aba do dia em questão, coloco a conta para pagar naquele dia. Depois de paga, ela vai para a minha pasta de contas pagas, organizada por mês.
Mas não só de contas vive o arquivo de referência rápida. Você pode usá-lo para qualquer coisa mesmo. Segunda-feira, por exemplo, levarei meu filho para tomar as vacinas dos 4 meses. Na aba do dia 16 já tem, então, a carteirinha de vacina dele. Assim como na aba do dia 2 de setembro já está uma lista de perguntas para a pediatra, pois será o dia da próxima consulta. Quando eu abrir a pasta nesse dia, já tem ali tudo o que eu preciso e não me esqueço de levar nada. Também uso para lembretes, frases de motivação, relatórios que preciso levar para reuniões, formulários para preencher, convites de casamento, enfim, papéis que vou precisar em uma data especÃfica – arquivos temporários, na maioria das vezes.
Funciona assim: todos os dias, eu pego a aba correspondente ao dia em questão e vejo o que tem ali. No final do dia, eu levo a pasta para o final da fila, e assim os dias e meses se vão. Como vocês podem ver na imagem acima, eu trabalho sempre com dois meses: o atual e o próximo. As pastas dos outros meses estão na prateleira de baixo e, à medida que eles chegam, eu as subo. Por exemplo, quando chegar dia 1º de setembro, eu desço a pasta de agosto e subo a de outubro.
Trabalho bastante com post-its, porque tenho pavor de folhas soltas. Então em cada pasta tenho uma folha limpa de papel cartão, onde colo os lembretes com post-it. Documentos e papéis avulsos ficam separados dessa folha, claro. Mas é bom centralizar os lembretes em uma só página, e com os post-its fica super fácil.
A grande sacada do arquivo de referência rápida é que ele permite que você tire da sua cabeça coisas com as quais você não precisa se preocupar no momento, mas precisa se lembrar mais tarde. Não serve para compromissos (use o calendário) ou tarefas (use suas listas) – não confunda. São para itens que não demandam ação – referência a ser vista em uma data especÃfica, simplesmente.
É fundamental checar todos os dias o arquivo. Se você ficará fora alguns dias, certifique-se de verificar as pastas de todos os dias em que estará em outro lugar. Senão, não funciona. É um arquivo vivo.
Como montar um arquivo de referência rápida
Você precisará de 43 pastas: 31 diárias, numeradas de 1 a 31, e 12, com os nomes dos meses. A primeira pasta deverá ser a do dia de hoje, seguida pelos outros dias (se hoje é dia 14, a pasta seguinte é a do dia 15 e assim vai. não caia no erro de começar pela pasta 1). Depois do dia 31 (ou do último dia do mês), entra a pasta do próximo mês e os dias: 1, 2, 3… até o dia de ontem (exemplo: 13).
Você deve, todos os dias, verificar a pasta diária e o que tem ali dentro. Depois, essa pasta é re-arquivada no final da fila (se hoje a pasta representa 14 de agosto, amanhã ela representará 14 de setembro). Da mesma forma, quando o arquivo mensal chega o fim, você deve substituir a pasta dos meses – o arquivo mensal de outubro entrará no fim da fila, quando entrarmos em setembro. Resumindo, é um arquivo permanente em que, a qualquer momento, dia ou ano, você terá referências para os seus próximos 31 dias e 12 meses.
Eu uso pastas suspensas e um carrinho especÃfico para isso, mas com certeza o ideal é ter um gaveteiro ao lado de sua escrivaninha, onde você possa manter o arquivo fechado e organizado. Algumas usam pastas normais dentro de uma caixa. faça como funcionar melhor para você. Os dias e meses eu etiquetei com a minha rotuladora. Acho que o visual fica mais limpo do que escrever à mão.
>Essa idéia é fantástica! Adorei
Esse arquivo é meu sonho, mas ainda não tive “coragem” de colocar mãos à obra. hehe.
Eu uso e não me perco, passei para o pessoal do escritório e eles tb estão usando. Fiz um com um fichário, pequeno.
Eu fiz o meu com um fichário também (já que eu tinha um fichário vazio guardado lá em casa). Usei o fichário, plásticos transparentes e divisórias com os meses do ano.
oooi! cheguei ate aqui por causa do post de hoje (29/01) e o link para GTD la em cima desse post esta com erro. Sugestao, colocar pra qdo clicarmos, abrir numa nova aba, assim vamos lendo, sempre abre na mesma aba e eu tenho que copiar, colar e voltar pra ficar com as duas abertas e ler… e tb quis avisar que o link nao estava mandando pro lugar certo… quero ler tudo sobre isso, esta me ajudando muito. nao entendi o que significa GTD, mas quero ir no link correto ler. beijos
oi
acho o sistema bem legal (quem me dera fazer um desse).
Pessoalmente, uso um pasta plástica com 12 divisões por ano, onde divido por temas (contas, plano de saúde etc) . O que facilita o arquivamento (acabou o ano é só arquivar)
adoro seu blog!
estou começando em um escritório e precisamos muito dessas orientações de organização, pois estamos tendo dificuldades nessa area de atuação.
parabéns pelo blog, vai ser de grande ajuda.
Obrigada.
Oi! Postei em cima (em algum tipo de plugin do Facebook) mas não sei se fiz certo. Então repito aqui.
Oi, ThaÃs!
Estou tentando aplicar o GTD na minha vida e, mesmo ainda no começo, já sinto mudanças enormes! Mas ainda estou meio perdida sobre qual seria uma boa forma de organizar as referências.
Pesquisei aqui no site sobre “GTD Referências” e cheguei nesse teu texto sobre referências rápidas, que achei ótimo. Mas o meu problema mesmo são com as referências que não tem data especÃfica. São ideias, textos, vÃdeos, etc, que eu quero guardar pra acessar num momento futuro qualquer.
Como você organiza esse tipo de coisa? Tem algum texto sobre isso aqui que eu não encontrei? Caso ainda não tenha, talvez seja um tema legal pra um próximo.
Obrigada por compartilhar!
Oi Nathália, tudo bem? Recomendações aqui: https://vidaorganizada.com/2016/05/24/gtd-arquivos-de-referencia/
Maratonando os post do blog, que conheci faz dez ano e me ensinou a ser organizada. Hoje cuido do meu filho adolescente sozinha e sou concursada, concluindo curso superior EAD. Obrigado Thais por esse legado. Revendo esse post antigo com conhecimento do que você veio nos dizer anos depois… o todoist faz com que isso aqui seja inutil. Basta colocar um projeto Tickler la e colocar a data em questão e no dia você verá. E esse será um “calendario” separado de sua agenda de compromissos. Sempre usei assim. Meu sempre é um ano ou dois antes de você se tornar embaixadora do todoist…