Montando um sistema de arquivos de referência no GTD

Um dos grandes gargalos na maioria dos sistemas das pessoas que usam ou não usam GTD são os seus arquivos de referência e informações de suporte que elas precisam acessar sempre que necessário. Mais de uma vez eu percebi que, apesar de todo o restante da aplicação do GTD, tudo o que fosse acionável, estivesse correndo bem (ações, projetos, calendário), tudo aquilo que não demanda nenhum tipo de ação, mas é material de suporte a ação ou a algum projeto, ou mesmo material para referência, virou tralha sobre a mesa, em caixas, pastas ou até no chão do escritório.

A grande questão é: todo mundo precisa de um sistema de arquivamento pessoal. Não importa se você trabalha em uma biblioteca ou no arquivo da prefeitura da sua cidade. Ainda assim, você precisa arquivar seus documentos pessoais e precisa organizá-los de uma maneira dedutiva e que funcione para você sempre que precisar ou quiser encontrar algo. O David diz que você deveria levar menos de 60 segundos para encontrar algo em seu arquivo de referência – seja um e-mail, um documento em uma pasta ou um arquivo dentro do seu computador, e se isso não está acontecendo é porque há melhorias a serem feitas.

Quando a gente diz que o GTD deve proporcionar um sistema confiável como base, não se trata apenas de ter um inventário completo de ações e projetos, mas de um bom arquivo de referência também. Faz parte. Então nesse post de hoje eu pretendo trazer as recomendações gerais que o David traz para você organizar esse arquivo de acordo com o que ele ensina dentro do método.

Ferramentas necessárias

Digital

• Decida que ferramentas ou aplicativos podem ser válidos para que você adquira. Compare preços. Vale a pena ter apenas uma ferramenta ou combinar várias?
• Ao armazenar, faço uso inteligente dos tí­tulos das pastas e dos arquivos, para facilitar a busca.
• Estabeleça processos para saber que tipo de informação será armazenada e avaliar de tempos em tempos o que foi colocado ali.
• Destralhe regularmente para manter seu arquivo atualizado.

Papel

• Você certamente precisará de ferramentas para armazenamento. Comece com pastas. Se precisar de móveis, privilegie a boa mecí¢nica. Aqui não é lugar de economizar.
• Crie um único sistema de arquivamento em ordem alfabética, não múltiplos sistemas baseados em vários temas.
• í€ medida que você processar suas caixas de entrada, crie novas pastas sempre que necessário para arquivar tudo o que não demanda ação.
• Reserve tempo para limpar o que já existe arquivado. Destralhe o que não precisa mais guardar, substitua pastas estragadas, redistribua conteúdos grandes em várias pastas menores etc.
• Crie etiquetas personalizadas usando sua rotuladora.
• Mantenha suas gavetas e pastas com não mais que 3/4 delas cheias.
• Evite usar pastas suspensas para arquivos que vão ficar guardados por muito tempo.
• Evite complicações desnecessárias como código de cores.

Crie um único sistema de arquivamento em ordem alfabética em vez de múltiplos sistemas

Esta é a primeira recomendação que o David faz. Em vez de criar diversos códigos, crie um sistema simples em ordem alfabética organizando tudo por tópicos, autor ou clientes, então você terá apenas três ou quatro lugares onde procurar antes de efetivamente encontrar aquilo que procura. Se você cria múltiplas pastas com sub-pastas e sub-categorizações, isso só aumenta o número de lugares onde o que você procura pode não estar, em vez de otimizar seu tempo encontrando onde pode estar. A ideia aqui é deixar tudo í  vista de maneira simplificada.

Se você tiver uma quantidade muito grande de pastas no computador, por exemplo, pode criar pastas para as letras (A, B, C etc.) e, dentro delas, inserir os tópicos. Você pode criar variações como “A-F” e “G-Z”, por exemplo.

Algumas exceções para ir além do modelo alfabético podem funcionar para situações muito especí­ficas como grupos de arquivos que têm suas próprias áreas, como arquivos pessoais, informações de finanças ou projetos em andamento. Essa explicação pode parecer um tanto quanto nebulosa, mas já vi aplicações disso da seguinte forma:

Receitas
— Salgados
— Doces

ou

Projetos em andamento
— Implementação do site X
— Organização do casamento

í‰ bem especí­fico e chega a beirar o subjetivo. Eu sempre iria na recomendação geral de deixar tudo alfasort, e especificar/agrupar apenas se realmente sentir necessidade. No caso de projetos, acho ok, mas em todo o resto, acho que a tendência é complicar!

Mantenha pastas vazias prontas para usar sempre í  mão

Se for difí­cil criar novas pastas, você não vai criá-las sempre que precisar. deve ser muito simples, fácil e rápido criar pastas novas em seu sistema de arquivamento sempre que você precisar. Por isso o David recomenda você ter também uma rotuladora em vez de ter que parar tudo o que você está fazendo para imprimir etiquetas em seu computador. Seja o mais prático que puder. Facilite tudo o que for operacional.

Use uma rotuladora

Ninguém que seguiu este conselho se arrependeu. Existem duas marcas mais tradicionais no mercado (Brother e Dymo), e ambas são boas. Elas não são baratas, mas têm boa durabilidade. Eu comprei a minha da marca Brother quando comecei a usar GTD em 2006 e ela parou de funcionar este ano (ou seja, durou 10 anos). O ganho de tempo e de qualidade que se tem em troca é inestimável. Vale o investimento.

Sobre os modelos, nós não precisamos de nada que vá além do básico, então não se prenda a isso. Escolha pela que gostar mais da carinha – ou pelo preço das fitas (refis) que comprará depois para repí´r. Recomendo as fitas brancas com letras pretas.

Dê uma destralhada nos seus arquivos uma vez por ano

Isso evita que você tenha que ficar pagando por espaço a mais pelos seus arquivos na nuvem e também evita que precise comprar mais pastas e ocupe espaço em casa, guardando o que não precisa mais. Arquivo morto, como diz o Tadeu Motta, é um termo horroroso. Precisamos implementar uma verdadeira gestão documental dos nossos arquivos, aprendendo a cuidar deles, revisar constantemente, com mais responsabilidade. Essa revisão anual que o David propõe tem tudo a ver com isso porque permite que a gente guarde apenas o que realmente faz sentido manter.

Escolha ferramentas adequadas para arquivamento

Pastas suspensas não são a ferramenta mais adequada para guardar arquivos de médio a longo prazo. Podem ser úteis para arquivos correntes, mas não têm tanta durabilidade para médio a longo prazo. Busque alternativas para arquivar de maneira mais eficaz aqueles arquivos que pretende armazenar durante mais tempo.

í‰ uma pena porque a maioria dos móveis e itens de armazenamento para escritório privilegiam essas pastas suspensas. Explore alternativas como caixas, pastas e fichários.

Procure utilizar pastas suspensas apenas para arquivos correntes ou temporários.

Nunca deixe suas pastas, caixas e gavetas mais cheias que 3/4 de sua capacidade

Nada pior que o estresse acumulado das pequenas coisas estressantes do dia a dia. Quando você tem que afastar mil pastas de uma gaveta cheia diariamente, isso enche o seu saco interminavelmente e, de forma inconsciente, manda uma mensagem negativa para o seu cérebro dizendo que aquilo ali não é legal. Portanto, tente deixar suas gavetas, pastas e caixas sempre 1/3 vazias, para manusear com tranquilidade. Isso vale para o restante da casa também, se me permitem um adendo.

Destralhe antes de comprar mais móveis

Pode ser que, com o tempo, você perceba que precisa de mais espaço para armazenamento. Antes de sair comprando pastas, caixas e móveis, analise seus arquivos e veja se não consegue destralhar mais e abrir espaço antes de gastar.

Muitos arquivos podem ser digitalizados e enviados para ferramentas como o Evernote e liberar espaço fí­sico pra outros documentos. Até mesmo alguns livros podem ser substituí­dos por e-books e abrir espaço na estante para pastas, caixas e fichários. Avalie para conseguir fazer esse tipo de economia.

Digitalize o que puder e for conveniente

Essa dica não é do David – é minha. Infelizmente ainda não podemos digitalizar tudo. Lidamos com documentos assinados, cartões, dinheiro e, enquanto isso existir, precisamos de arquivamento em papel. Porém, bastante material pode ser digitalizado. No entanto, veja o que compensa ser digitalizado e o que não compensa. Alguns materiais dão mais trabalho sendo digitalizados que sendo armazenados em papel, e pode ser que o seu manuseio em formato impresso seja mais relevante. Analise caso a caso.

“Thais, eu guardo tanta coisa! Como saber o que guardar?”

De certa forma, a web é um repositório enorme de informações. Se for fácil encontrar esse artigo novamente, será que não vale mais a pena criar um í­ndice nos seus favoritos, com links, que salvar um monte de artigos como referência? Essa dica vale para todos aqueles que usam bastante extensões como o Evernote Web Clipper.

Armazene de forma dedutiva

Esta é outra dica da Thais, não do David. Vou explicar esta dica dando exemplos:

Para organizar Contatos, use seu arquivo de contatos do celular.

Para organizar receitas, use o caderno de receitas da famí­lia.

Organize os livros de culinária na cozinha, não na estante do home-office.

Você não precisa colocar tudo em uma única ferramenta – mas deve buscar armazenar onde faz sentido acessar quando for precisar daquilo.

De certa forma essa dica também é do David porque no livro ele se refere a isso no capí­tulo 7 (sobre ní­veis personalizados de organização). Ele se pauta muito nisso: onde você vai precisar usar? Então é lá que deve estar. Tudo deve ser organizado com base na logí­stica e no propósito do uso.

Lembre-se: deve ser fácil arquivar ou encontrar algo em até 60 segundos. Tenha isso como princí­pio e seu arquivo de referência ficará legal.

Fontes para elaborar o material deste post: livro “Getting Things Done” (David Allen), material do novo curso do David Allen para a certificação de Ní­vel 1 – Fundamentos do GTD.