Meu sistema de organização atual (Julho 2018)

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Ocasionalmente eu gosto de fazer um post como esse para ficar como referência, pois muitos leitores e seguidores me perguntam que ferramentas estou usando.

Eu utilizo um método de produtividade chamado GTD, criado por um norte-americano chamado David Allen. O livro base desse método chama-se “A arte de fazer acontecer” e você o encontra nas principais livrarias. Comento que uso esse método porque ele que norteia todos os usos que faço de quaisquer ferramentas.

Agenda

Utilizo a agenda do Google há muitos anos. Acredito que seja a ferramenta mais constante no meu sistema.

Sobre o esquema de cores, que geralmente me perguntam: diferencio apenas coisas do Vida Organizada (verde) das coisas que são específicas do GTD (laranja). Faço isso porque tenho duas frentes fortes de trabalho – do contrário, não o faria porque acho que código de cores tem a tendência a mais atrapalhar do que a ajudar, se usado desnecessariamente. Use com moderação!

Listas

Todas as minhas listas de organização (ações, projetos, incubados) estão no Evernote. Ensaiei uma volta para o Todoist algum tempo atrás, mas foi uma recaída temporária. Já voltei para o Evernote e é a ferramenta que hoje me atende melhor para isso.

Mapas Mentais

Utilizo mapas mentais para os horizontes mais elevados do GTD (objetivos, visão e propósito), além de usar para brainstorm de projetos e registros de referências (especialmente aulas ou assuntos que envolvam uma complexidade maior de temas).

A ferramenta que utilizo já há muitos anos também e adoro é o Mind Meister.

Atualmente eles têm investido bastante em uma ferramenta chamada Meister Task, que estou testando para em breve postar aqui no blog a respeito (ela é semelhante ao Trello mas integrada com os mapas mentais, o que é muito útil).

Arquivos digitais

Tenho centralizado todos os meus arquivos digitais no Google Drive. Acho que lá fica mais fácil de gerenciar, compartilhar, fazer download e upload etc.

Tenho deixado de usar o Dropbox. Aos poucos estou fazendo essa migração.

Ainda organizo alguns arquivos de referência no Evernote, mas de natureza diferente. Recibos, notas digitalizadas etc ficam melhor no Evernote. Mas arquivos mesmo (doc, xls, ppt) tenho preferido o Google Drive.

Arquivos em papel

Estou em processo de mudança do escritório e, por isso, em processo de mudança do meu sistema de arquivamento em papel. Por enquanto, tenho usado um arquivo de pastas suspensas para os arquivos da empresa. Para arquivos pessoais, em casa tenho uma pasta com 12 divisórias para cada pessoa da família. Atende bem, mas é bastante provável que eu mude nos próximos meses.

Anotações

Levo sempre comigo um Moleskine tamanho pocket para capturas gerais ao longo do dia. Para anotações maiores (reuniões, brainstorms, desenhos), tenho usado um caderno executivo da Tilibra, de capa dura, que comprei na Kalunga. Serve como captura de qualquer maneira.

Trello

Eu costumo usar o Trello para quadros de projetos (suporte ao projeto), pautas de reuniões recorrentes, organizar os temas já tratados nos meus diversos canais de conteúdo, meus contextos da semana e outros itens assim. Não é uma organização que ainda está em “estado de cruzeiro”. Já fiz um post mostrando um pouco, mas ainda pretendo mostrar mais à medida que for organizando de forma diferente e, do meu ponto de vista, mais acertada.

Gadgets

Macbook Air 13″
iPhone SE 64Gb
iPad Mini 16Gb


Essas são então as ferramentas que utilizo no momento e que integram o meu sistema de organização como um todo. Caso tenha alguma dúvida, favor deixar um comentário. Obrigada!

32 comentários

  1. Gosto muito de quando você publica o seu sistema.
    Já senti vontade de usar o Trello, mas fico em dúvida de como harmonizar com todo o resto. Tenho medo de ficar duplicando as coisas.
    Ansioso pelos posts sobre esse assunto.
    Obrigado por compartilhar!

  2. Olá, Thais! Tudo bem? O que você pensa sobre o Google Keep? Ele pode ser uma opção ao Evernote? Obrigado! 😀

  3. Olá Taís,
    costumo usar o Todoist para tarefas e arquivo de alguns ficheiros, uma folha em papel onde anoto as ações prioritárias da semana (serve de mapa de navegação semanal) e um caderno A5 para captura. Para os ficheiros digitais uso cada vez mais o google drive, é muito prático. Neste momento estou a organizar a minha “bagunça” digital e a procurar um sistema inteligente de organizar todos os ficheiros, é um desafio!

    bjs de Portugal, Porto

  4. Boa tarde Thais! Poderia escrever algo sobre organização de pastas com papéis? Gosto de papéis, parece que eles me dão segurança para arquivamento. Porém também trabalho com o drive do gmail que é uma ótima ferramenta. Gostaria de uma dicas tuas de organização em pastas suspensórias e de divisórias. Obrigada!

  5. Oi Thaís! Você continua usando o seu commomplace book? Ele não entra nesse seu sistema de organização?

  6. Thais mesmo seguindo muito seus conselhos ainda me pego perdida na agenda x tarefas e uso td em papel. Pq tem tarefas q não cumpro no dia e acabo lá riscando e não sei mais o que fazer

    • Oi Erika, tudo bem?

      Acredito que você precise de um método para organizar suas coisas, mais do que ferramentas.

      recomendo que leia o livro do GTD, “A arte de fazer acontecer”.

  7. Olá Thais, maravilha de post !

    Pois bem, lá vai minha dúvida:

    Já que você deixa seus arquivos (doc, xls, ppt) dentro do Drive, quando você precisa de tais documentos dentro de uma nota no Evernote, como você arquiva ele dentro do Drive, cria uma pasta com o mesmo nome do caderno em qual colocará a nota cuja está o arquivo .doc ou você deixa ele solto dentro do “Meu Drive” ?

    Vejo bastante gente usar desta maneira pelo simples fato, do Evernote ser MUITO integrado ao G. Drive… porém fico na dúvida, de como usá-los da maneira “GTDiligente” possível, de maneira que eu sempre encontre as informações em menos de 1min. 😀

    Já agradeço sua valiosa atenção !

  8. La vem eu falar de gadgets de novo, obrigada por compartilhar seu set up. Eu sempre fiquei na duvida se valia a pena ter um iphone + ipad, pq em teoria eles fazem a mesma coisa. Ultimamente tenho vontade de comprar um, sem wifi, só pra usar em casa mesmo. Gosto muito de tecnologia e fico sempre tentando formar a estrutura perfeita. Voce passa seu moleskine “a limpo”? Quero dizer, transfere essa informacao nos lugares certos quando vc chega em casa todos os dias, como parte da sua rotina?

  9. Oi Thais, uma dúvida, suas ações e próximas ações sem data específica estão onde agora, no Evernote, Todoist ou Trello? Agradeço se me responder. Abs!

  10. E o Todoist, abandonou novamente?
    Ainda continuo firme e forte no uso da ferramenta, por lá consegui montar uma estrutura que abrange todos os contextos da minha vida, bem como gerencio de forma clara e simples projetos.
    Como a estrutura pode ser montada de forma bem personalizada, consegui na minha última organização deixa-lo impecável para gerenciamento de tudo.
    Mantenho o uso do Evernote para anotações de referencia ou alguma outra informação simples, Drive para armazenamento de docs. planilhas entre outros docs importantes, pois como ele trabalha com hierarquia é mil vezes deixa-lo mais organizado que o Evernote, que ainda possui uma péssima visualização de anexos. Google Agenda continua firme e forte.
    O legal de todas essas ferramentas que eu utilizo, é que consigo realizar integração entre todas elas nativamente ou no caso do Evernote, usando o link dentro das tasks do Todoist e as vezes na Agenda.
    Ah, a minha estrutura do Todoist foi baseada num vídeo seu no qual você mostrou como organiza-lo de acordo com o GTD, de lá pra cá, fui mudando algumas coisas e otimizando de acordo com o que eu achava mais interessante.

    • Oi Pedro, tudo bem? Na condição de professora da metodologia, quero responder seu comentário trazendo algo que acredito que valha a pena ser aprendido.

      Muuuuuita gente me pergunta por que eu “abandonei” o Todoist para o GTD sendo que é uma ferramenta tão completa e que continuo indicando como a melhor para o uso da metodologia. Gente, porque gosto é gosto. A gente tem que usar o que estiver a fim, senão o método não anda. Ferramenta não é ser vivo que se sente “abandonado” – são simplesmente instrumentos para serem usados quando você quiser e substituir por outros quando tiver necessidade. Sem dramas. Quer um conselho pra vida: desapegue da ferramenta e foque no método. Entendendo o método, você pode usar até guardanapo de papel pra se organizar, se quiser.

      Sobre integração, se você fizer as revisões que o David recomenda, essa é a única integração que você precisa. A integração que traz coerência nenhuma ferramenta pode fazer – só sua análise mesmo.

      Espero ter ajudado.

  11. Olá, Se for possível faz um post do atual estágio do evernote, tentei colocar ele no meu dia a dia e não deu muito certo – acho que me perco no evernote – tenho usado o trello e tem ajudado muito.

  12. Olá, Thaís! Quando puder, gostaria que falasse um pouco mais sobre a organização dos documentos em papel. Ainda não consegui achar um sistema bom pra mim, e seus posts são sempre inspiradores. 🙂

  13. Oi Thaís!! Amo seu blog e te sigo em outras redes. Eu utilizo o Evernote que conheci lendo seus posts. Simplesmente adoro! Sei que ele tem sua própria senha de acesso, mas vc conhece algum app confiável para reforçar a proteção dessa e de outras ferramentas, como o Google drive? Este segundo tbm adoro! Obrigada! Grande beijo

  14. Oi Thaís, adorei o POST!
    Vc paga para ter uma maior capacidad de armazenamento no Googl drive ou é suficiente pra vc o tamanho que oferecem? Pq para caber todos meus arquivo terei que pagar mas não queria…

  15. Oi Thaís,
    Eu queria saber se você passar as anotações para algum meio digital depois? Caso sim, como você faz esse processo?

    • Oi Lhaís, tudo bem?

      A prática não é a de repassar as informações para outro lugar, mas de esclarecer, processar, raciocinar em cima, e transformar essa captura em projetos e ações específicos.

      Bjo,
      Thais

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