Voltando para o Todoist (listas do GTD)

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Sempre que faço esse tipo de mudança eu leio/ouço coisas como: “mas você muda muito!”. E sempre respondo que, na verdade, eu não mudo nada. Eu uso o método GTD. Essa é a constante. A ferramenta usada para operacionalizar o método realmente tanto faz, e é saudável mudar sempre que você quiser ou sentir necessidade, o que pode acontecer de um dia para o outro, porque cada um tem uma vida diferente. Logo, a mudança de aplicativos não quer dizer absolutamente nada. São apenas ferramentas que nos atendem melhor ou pior em determinados momentos da vida.

Quando a minha avó morreu, eu quis mudar vários aspectos da minha vida. Então, quando comecei a estruturar novamente os horizontes mais elevados do GTD em mapas mentais (veja todos os posts anteriores, onde detalho cada um deles), quis mudar novamente. Eu não usaria o Todoist. Ia tentar o Things ou o OmniFocus. Mas, como tenho Premium do Todoist, e ele estava ali, tão fácil de ser usado, e como muitos alunos meus usam, e por fim é uma ferramenta que gosto e indico, voltei para ele. Isso significa que usarei para sempre? Óbvio que não. Como falei no começo do post, depende. E isso é algo super de boa e não-trabalhoso para mim. Migrei tudo de um dia para o outro, fazendo a minha Revisão Semanal, e fui ajustando ao longo dos dias seguintes.

Em “Projetos”, criei pastas para armazenar o que pretendo guardar na ferramenta. Ainda estou em dúvida se trarei outros conteúdos para cá, como checklists, mas acredito que sim.

E, nas “Etiquetas”, inseri as listas propriamente ditas.

Comecei migrando apenas as listas de próximas ações por contexto (calendário está na agenda do Google – isso não mudei), mas depois quis criar uma lista para os projetos também, então foi.

Confesso que estava um pouco enjoada da cara do Todoist, mas tenho focado na sua praticidade e funcionalidade.

Vale dizer que não mudei porque acho o Evernote menos fluido ou nenhuma razão desse tipo. O Evernote é excelente. Mudei porque queria uma mudança de ares. Só isso.

No meu Evernote, no momento estão os arquivos de suporte a projetos, checklists e referências de maneira geral. Ainda não sei se migrarei mais algum elemento de lá para o Todoist. Se estiver afim, mudarei.

Eu só publico esse post porque DIARIAMENTE (sem brincadeira) as pessoas me perguntam o que eu estou usando, como estou fazendo assim e assado no Evernote ou no Todoist ou em qualquer outra ferramenta, então a ideia é manter o post como referência para mostrar o que eu estou usando, os motivos etc.

Se você tiver alguma dúvida, por favor, pergunte nos comentários. Obrigada!

54 comentários

  1. Uia, eu sou um dos que puxei o papo ontem sobre a ferramenta usada no seu workflow atual 🙂 Penso que no momento da “aplicabilidade” do GTD, a ferramenta acaba “interferindo”. Digo isso porque até ajustar e alinhar as listas muitas ideias surgem e o aplicativo em uso direciona um pouco a coisa toda. Enfim, Thaís você acaba sendo uma grande referência para todos nós e gostamos desta temática nas suas postagens. Continue mudando e conversando com a gente sobre “formas” de uso do GTD. Mesmo sendo maior que as ferramentas, o GTD é uma fonte inesgotável para colocar nossa mente em ordem 😉

    • Bom te ver aqui, João! Entendo super o que você quer dizer. É importante sim usar ferramentas que você goste. O que eu quis dizer é que a ferramenta não é o principal. 😉 Obrigada pela visita e pelo comentário. Espero que os posts tenham ajudado de alguma maneira.

  2. Oi Thaís! Desde que você apresentou o Todoist, apaixonei-me pela ferramenta e nunca mais larguei, mas também queria uma mudança de ares, hehe.

    Por favor, gostaria de saber se já experimentou o Meister Task para as listas do nível Ground, como a Marcia Sisi está sugerindo lá no Blog da Call Daniel. Caso positivo, o que achou?

    Muito obrigado!

  3. Olá!

    Achei esse seu post muito engraçado porque eu também fiz essa mesma mudança no fim da semana passada!! hehehe E Justamente porque eu também mudei os horizontes mais elevados para mapas mentais, como você fez, eu senti essa necessidade de mudar pro Todoist de volta.
    Assim como você, eu fiz de inicialmente migrar só as Próximas Ações pro Todoist.

    Eu AMO o evernote, adoro a busca deles, a facilidade de escrever coisas, etc. Mas acho lá um pouco ruimzim para gerenciar as Próximas Ações, acho que é porque eu adoro um formato de lista e ir ticando as ações feitas (o que é mais mais fácil no Todoist) hehehe.

    Outra razão que eu mudei as Próximas Ações do Evernote é que ele tem um bug no app pra Macbook que me dá nos nervos, já até enviei mensagem para eles sobre esse bug e eles disseram que estão consertando mas já estava de saco cheio dele. :/

    O curioso é que eu confio tanto nas suas sugestões que estava seguindo as Próximas Ações no Evernote e quando eu pensei em trocar chega me deu uma dorzinha tipo: “Mas a thais tá usando o Evernote pra isso, e ela tem tão mais experiência!”. hehe Depois pensei que tinha que testar eu mesma o que é melhor pra mim e pro meu jeito.

    Enfim, acho sempre legal quando você compartilha como está seu sistema atualmente, eu SEMPRE aprendo algo novo ou tenho algum insight.
    Beijos.

  4. Você falou no texto sobre o Things, fui procurar e achei incrível! O design, as funcionalidades <3 Pena que é só para os eletrônicos da Apple. Eu uso macbook, mas não tenho iPhone, então seria bem ruim só poder mexer nas minhas listas no computador. Mas quem sabe no futuro, né? Se você for testar mesmo mais pra frente vou adorar ler sobre 😀

  5. Obrigada pelo post !

    Uma pergunta: uso a agenda Google para compromissos e gostaria de um aplicativo para poder me organizar melhor. Qual sua sugestão para uma iniciante como eu ? 😃

  6. Thais, também “reclamei” das suas mudanças no curso em fevereiro, lembra? rarrararrarara que seguidores controladores vc tem, ein?
    Que bom que as coisas estão se ajustando nessa nova fase da sua vida.. Torço sempre por vc.
    Beijo grande e até o curso 2..

  7. Uauu! E eu finalizando a implementação do meu GTD no evernote! hahahhah
    Na verdade, fiquei na dúvida entre os dois apps, mas pelo fato de você ter postado muita coisa sobre sua rotina do GTD no Evernote, achei melhor usar o mesmo app para me orientar nesta etapa.

    Curiosa para testar o Todoist!

    Beijo

  8. Oi Thaís, entendo completamente essas mudanças, a depender da correria do dia a dia ou das atividades, um tipo diferente de aplicativo nos dá mais motivação.
    Gostaria de perguntar até sobre isso, ainda sou iniciante e algumas listas de próximas ações gosto de organizar no todoist e outras no papel mesmo, o melhor é eu deixar todas em um mesmo lugar ou como poderia controlar todos esses imputs em diferentes locais? Sou estudante de arquitetura! :*

  9. Olá, Thaís! Depois de anos que tomei conhecimento do GTD, finalmente comecei a colocá-lo em prática. Suas postagens e conteúdos a respeito, em especial os vídeos lá no canal GTD Brasil, foram fundamentais nesse processo.

    Bom, na hora de escolher a ferramenta foi muito difícil! Gostei da cara, da praticidade, das cores do Todoist, mas via que o Evernote tinha algumas funcionalidades a mais. Fiquei super na dúvida. Porém, como o Todoist me pareceu mais fácil e, considerando que ainda estou internalizando o próprio GTD, escolhi ele (o Todoist) pra me ajudar a operacionalizar o sistema do David Allen. Seu vídeo falando sobre como usar o Todoist também foi fundamental na escolha, pois eu tava perdidaço sobre como aplicar o GTD. Não sabia direito qual lista criar e como colocar isso no Todoist.

    Ps: depois vou postar la no grupo do facebook alguns prints do meu sistema. Talvez ajude quem que esteja montando/atualizando o sistema.

    Inclusive, quero deixar meu enorme sentimento de gratidão pela ajuda que você tem me dado nessa minha tentativa de organizar o caos da minha vida. Já vi que teremos turma do GTD Fundamentos em Salvador… Fiquei felicíssimo! Espero poder participar.

    Abraço

  10. oi, Thais!

    eu tou sentindo essa mudança de momento teu e tou achando super inspirador! tou no mesmo ritmo e empolgada te acompanhando.

    porém, eu não consigo usar o todoist porque acho muito confuso. tb me apaixonei pelo evernote, só tenho dificuldades na visualização dele no app do celular (tu sabe me dizer se com a versão premium muda ou é possível editar mais?).

    então, acho que vou me inspirar em termos de horizontes mais elevados “só” mesmo hahaha

    beijo!

  11. Olá 🙂 Ainda sobre os mapas de Visão. Começa-se pelo horizonte 5 e vai-se aprofundando? Beijinhos de Portugal 🙂

  12. Thais, não sou adepta do GTD, comprei o livro mas achei um tanto “complicado” para mim, estou tendando primeiro, destralhar as coisas, documentos, organizar as coisas no pc, e depois, quem sabe, com calma, tentar o GTD novamente.

    Minha dúvida é que vejo vocês falando de vários aplicativos e fico aqui meio perdida, atualmente estou usando o drive, para deixar meus arquivos na nuvem, por segurança e também para ter acesso onde eu estiver. Mas quando se trata de projetos futuros, listas, fico em dúvida de qual usar. E como gerenciar todos os arquivos em cada aplicativo, não fica mais complicado?
    Tens alguma dica para a iniciante desorganizada aqui? Tens algum vídeo seu explicando um pouco melhor isso?
    Acompanho seu canal, mas confesso que ainda não encontrei nada tão específico assim.

    • Na verdade não é complicado, é um método, então não traz dicas, mas sim um modelo de implementação para a vida toda.

      No canal GTD Brasil tenho uma série chamada Instalação que tenho certeza que pode ajudar.

      Um beijo.

  13. Boa noite Thais. Você conhece o Nozbe.
    É indicado para o GTD?
    Por favor seja clara e objetiva.

    • Ground são as próximas ações (contextos, assuntos a tratar e aguardando resposta).

      O que você achou confuso no guia da DAC? Você já leu o livro? O guia é só um material de suporte.

      Obrigada por comentar.

      • Achei confuso pois lá eles indicam criar um “projeto” no todoist com o nome “Single Actions”, em “projetos” para poder adicionar as próximas ações que não estão relacionadas a projetos e nos projetos, que estão em “projetos”. adicionar as demais ações.

        Aí o que me deixou confuso foi o fato de eu adicionar uma ação relacionada ao projeto, sendo que está ação está na verdade relacionada ao contexto. Penso que eu deveria ter uma pastinha projeto em “projetos” e lá a lista com todos os projeto, e nas tags meus contextos com cada ação em seu respectivo contexto.

        Por isso a curiosidade em saber como você está utilizando o todoist.

        Quer dizer que além de ter os contextos nas tags você também usa eles nos “projetos”?

        ps: “projetos” = projetos do todoist.

        • Oi Anderson, tudo bem? Obrigada por responder. Vou tentar ajudar.

          A gente tem que fazer um esforço danado para não confundir o termo “projeto” do GTD com o termo “projeto” no Todoist, que eu chamo simplesmente de “pasta”, justamente para não me confundir.

          Levando isso em conta, vamos lá:

          O guia da DAC traz várias alternativas para quem quer implementar o GTD na ferramenta. Uma delas é criar uma pasta por projeto e, dentro de cada pasta, inserir as ações com etiquetas para contextos e, quando não forem próximas ações, deixar sem etiqueta. Essa é a maneira mais simples de usar.

          Eu gosto de separar completamente as ações dos projetos, pois isso me ajuda no engajamento. Por isso, crio pastas para cada um dos contextos, e tenho uma pasta separada onde listo todos os meus projetos (cada projeto entra como uma “tarefa”, um item de texto no Todoist).

          Nos próximos dias vou postar como está meu Todoist atualmente e creio que isso tire algumas dúvidas.

          Espero ter ajudado.

  14. Uma ferramenta que tenho usado desde janeiro e ainda não mudei (sim, isso pra mim já é bastante tempo) é o Quire (quire.io).
    Tenho gostado da flexibilidade das listas e dos filtros, além dos atalhos do teclado que agilizam muito a utilização. As listas e as descrições permitem formatação, servindo para anotações do projeto e minhas anotações particulares.
    Você conhece?

  15. Bom eu já acompanhava a algum tempo o blog mas quando cheguei na minha configuração de Evernote – Google Calendar – Todoist eu finalmente senti que meu sistema estava rodando. De acordo com o meu dia a dia acabo focando mais em uma ou outra ferramenta.

  16. Oi Thais,
    Adoro ver suas mudanças de ferramentas! Acho que quanto mais conhecemos o GTD em si e o nosso sistema, mais fácil fica aplicar essas mudanças. Tenho uma dúvida: dentro de Projects Support você tem a lista de projetos direto e junto com outros itens relacionados a projetos? E para ver somente a Lista de Projetos você entra pela etiqueta? Ou nada disso?
    Obrigada por compartilhar seu conhecimento com a gente, você é demais!!!

  17. Acho que acompanho o seu trabalho há uns 10 anos.. Não sei ao certo qnd vc começou o blog mas lembro de algumas fases da minha vida que eu já contava com suas dicas e deve ser por aí msm, uns 10 anos..
    Tenho muito a agradecer por tantos ensinamentos! Com certeza muito das minhas conquistas foram devido a minha vontade de sempre estar me organizando (pelo menos na tentativa).. Venho sempre tentando “subir” na carroça. Seja pelo flylady, pelo gtd, pela Marie Kondo.. Conheço muitos métodos, li muitos livros, já tentei demais. Nunca com sucesso. Sinto o gostinho da organização por 2 ou 3 dias e depois a bagunça toma conta novamente até que em dezembro passado, com a sua nova série fantástica de instalação do GTD, eu tomei a decisão de que essa seria minha última tentativa. Caso eu não conseguisse, seria o atestado final de que tudo isso não é para mim e estou fadada a uma vida de apagar incêndios.

    Tudo começou bem até que de repente perdi o fio, não dava mais pra fazer revisão semanal pq semana após semana eu não avançava, aquelas mesmas tarefas continuavam ali. As delegadas, sem nenhuma modificação. As minhas tarefas todas operacionais, sem nada ligado a projeto algum.

    Mas não, eu decidi não desistir.

    Recomecei a ler o livro do David para tentar me animar avançando nos horizontes e imaginando
    que isso me faria tomar um gás novamente mas me senti muito pior, me senti vazia, senti que a única coisa que eu faço é matar um dia após o outro e não tenho ideia do que eu posso fazer no futuro. Me senti sem sonhos.

    Foi então que separei meu sistema em 2: Evernote para profissional e Todoist para pessoal e isso está fazendo com que eu me sinta pelo menos com as coisas sob controle.. Pelo menos o nível térreo.. Em relação ao avanço para os próximos horizontes eu não consigo..

    Desculpe o textão mas é basicamente pra te pedir uma série, parecida com aquela do fim do ano, voltada à construção dos próximos horizontes…

    Espero conseguir fazer seus 2 próximos cursos na minha cidade, já até me inscrevi, huhul!!

    E bem-vinda novamente ao todoist! Seguirei todas as dicas para aprimorar meu sistema!

  18. Dúvida de principiante: o que você coloca na etiqueta “projetos”? Se há a pasta “Projects Suport”, o que usar em uma e em outra?

    • Oi Ricardo, tudo bem? “Projetos” é só uma lista, um índice, dos projetos em andamento. “Projects Support” entram pastinhas para projetos maiores, que precisam de mais documentação.

      De qualquer maneira, já mudei o esquema. Em breve postarei novamente. (mas o que escrevi acima vale para qualquer configuração, em qualquer ferramenta)

  19. Boa noite, Thais
    Tenho uma conta no todoist e utilizo o sistema Android, estou migrando para o IOS, é necessário pagar assinatura novamente, obrigado.

  20. Olá Thais, admiro essa sua flexibilidade, continue assim, é muito inspirador pra gente que está nesta longa viagem, que é o aprendizado do método GTD.

    Lembro que alguns anos atrás, você criou um setup bem bacana, quase tudo no Todoist, e apenas as referências num modo geral no Evernote, e mostrou até que quando “colava” uma nota para ficar como suporte a um determinado projeto dentro do Todoist, aparecia o ícone do Evernote, aquilo foi lindo demais, rsrs’.

    Desta vez irá usar um setup semelhante?

    Se não for lhe pedir muito, poderia fazer um vídeo sobre como estás usando o Todoist agora em conjunto com o Evernote, GDrive, GAgenda, etc etc?

    • Oi Riliam, tudo bem?

      Estou em um período de transição no sistema. Ainda nnao sei se manterei o Todoist ou se foi um testezinho temporário. Em breve comento mais por aqui.

      Obrigada por comentar.

  21. Olá.
    Não sei se já ouviu falar do Nirvana. Achei a melhor ferramenta até agora mas que ainda não me fez comprá-la e migrar do Trello. Fica como dica para uma possível próxima ferramenta para você testar.

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