Categoria(s) do post: GTD™, Trabalho, Áreas da Vida

Recebo diariamente essa pergunta, então achei que valeria a pena trazer algumas reflexões que fiz recentemente até mesmo para me entender, e aí recomendar para você.

Muitas pessoas começam a se organizar, se esforçam, até desenvolvem determinado senso de disciplina, mas voltam ao que consideram uma rotina “não organizada”. Seguem minhas dicas pontuais para voltar aos trilhos, então.

1. Esclareça suas caixas de entrada

Muitas vezes, a desorganização é simplesmente falta de clareza do que está acontecendo no momento. Isso acontece comigo também, é claro. Existem dias e dias. A diferença (que vem da minha experiência por estudar e trabalhar com isso) é que sei identificar imediatamente como estou me sentindo e sei como voltar a me sentir “sob controle”. A primeira coisa que faço é priorizar as minhas caixas de entrada – e-mails, What’s App, mensagens, anotações. Priorizar significa: vou zerar essas caixas de entrada e só vou fazer outra coisa depois que terminar. Basicamente isso. Às vezes “me obrigo” a passar o dia fazendo isso. Vale a pena.

Esvaziar as caixas de entrada não significa “fazer” ou “resolver” tudo o que chegou até mim. Significa que abri cada item e decidi o que fazer com ele – algumas coisas posso resolver na hora, outras posso delegar e outras posso adiar para fazer mais tarde, no momento mais apropriado. Mas o fato de ter lido e processado todas as mensagens e anotações me dá uma sensação de clareza e de ter tudo sob controle quase imediata, então toda vez que sinto que eu “saí dos trilhos”, é nisso que eu foco.

(Mais para baixo neste mesmo post eu ensino como esclarecer as caixas de entrada.)

2. Faça uma revisão do seu sistema

A minha recomendação é que você utilize uma ferramenta para organizar tudo aquilo que precisa fazer – sua famosa “lista de afazeres”. Um bom aplicativo para usar, com rápida curva de aprendizado, é o Todoist (e você encontra um arquivo vasto de sugestões de organização do Todoist aqui no blog).

Agora, não basta organizar uma vez, ter um trabalhão para estruturar essas listas, se você não as revisa. Você deve revisar diariamente a lista de tarefas a serem feitas, e pelo menos uma vez por semana seus projetos e outros resultados maiores. No GTD (método de produtividade que utilizo), a revisão mais recomendada é a Revisão Semanal – um tutorial de 11 passos para garantir que você torne tudo claro, atualize seu sistema e seja criativa(o) com suas ideias.

Caso você sinta que saiu dos trilhos, voltar fazendo uma revisão do seu sistema – ou uma Revisão Semanal do GTD – certamente fará com que você se sinta no controle novamente.

3. Esvazie a mente

Muitas vezes, a sensação de desorganização e falta de controle aparece porque estamos mantendo coisas demais na cabeça. Mais uma vez, vem do método GTD a recomendação de esvaziar a mente – pegar um caderno, uma folha de sulfite, ou várias, e comece a escrever tudo aquilo que estiver te preocupando. A ideia é de fato esvaziar a mente.

O propósito por trás dessa técnica simples é que nossa mente é um “péssimo escritório”. Além de esquecermos coisas, ela não tem “separação” ou “priorização”. Manter as coisas na mente é o que faz com que a gente acorde de madrugada se lembrando de algo urgente que precisa ser feito, ou nos distraia em uma reunião pensando em todas as coisas que vai comprar no mercado, quando sair do trabalho. Além disso, manter as coisas na mente a deixa sobrecarregada. Nossa cabeça é como um computador: quando tem muito arquivo dentro, fica lento, trava, dá problema. Então a ideia por trás de esvaziar a mente é justamente abrir espaço para focar em aspectos mais importantes – priorizar uma atividade e conseguir ficar presente nela.

Mas é claro que, para esvaziar a mente, não basta passar para o papel e deixar a informação morrer ali. Em um primeiro momento, apenas escrever pode trazer paz. Mas é importante, em um segundo momento, pegar essas anotações e processá-las, esclarecê-las. Para cada um dos itens, pergunte-se:

  • O que é isso? (descreva para você mesma-o)
  • Demanda ação no momento?
  • Se não, jogue fora, arquive (se precisar armazenar essa informação) ou incube (algo que você não sabe se demanda ação no momento mas pode ser que no futuro sim – alguma ideia ou projeto que não esteja em andamento agora)
  • Se sim, faça na hora (se for rápido e levar menos de dois minutos), delegue para a pessoa apropriada (se você puder, mas lembre-se de inserir esse item em uma lista de “aguardando” para fazer o follow-up futuramente) ou adie para fazer no melhor momento para você (aqui entra seu Todoist!).

Aliás, a recomendação acima serve não apenas para suas anotações de esvaziar a mente como para quaisquer notas de reunião, mensagens, e-mails etc.

4. Destralhe

A desorganização pode vir do excesso de coisas na vida que já não fazem mais sentido para você. Isso vale desde objetos na sua casa ou na sua mesa de trabalho até a projetos e atividades que simplesmente não estejam mais cabendo na sua vida.

Faça uma seleção sincera de tudo aquilo que está fazendo. Uma boa maneira de fazer isso é listando todas as áreas da sua vida e perguntando qual seu nível de satisfação em cada uma delas. Talvez, fazendo esse exercício, você descubra que existem algumas áreas negligenciadas em decorrência de outras que talvez você esteja dando atenção demais. Às vezes uma simples análise da sua agenda para a semana já traga essas conclusões – compromissos que não precisariam mais estar ali.

Além dessa análise que é mais reflexiva, traga isso para a sua casa. Não precisa fazer de uma vez – escolha uma gaveta, uma prateleira, ou até mesmo um cômodo menor (por ex, o banheiro) e, com uma sacola, separe tudo aquilo que não deveria mais estar ali, que não tem uso, ou que você sequer gosta de manter. Não se espante se encher mais de uma sacolinha. A ideia é trazer essa prática para o dia a dia, de modo que você identifique objetos que não usa mais. Isso vai abrir espaço na sua casa e, internamente, te trará mais clareza sobre aquilo que você realmente considera essencial. Aos poucos, você manterá em sua vida apenas os objetos e atividades que tenham realmente a ver com você, e não coisas ou situações que manteve por inércia, por ser “mais fácil” deixar como está, que uma hora ou outra acaba nos sobrecarregando e nem entendemos por quê.

5. Limpe algo fisicamente

Existe algo de muito espiritual no mundano. Se estiver com a cabeça cheia ou com muitos problemas, limpe o box do chuveiro. Lave a louça. Esfregue os azulejos. Tire o pó. Varra a casa. Separe roupas para doar. De alguma maneira, quando limpamos algo fisicamente, deslocamos o foco dos nossos problemas e “desbloqueamos” soluções mentais. Vale a pena fazer o teste!

Se você sente que saiu dos trilhos da organização e não sabe como voltar a se organizar, as dicas deste post podem servir como referência para você. Espero de verdade que sejam úteis, porque é a maneira como eu mesma me “reorganizo” quando sinto que saí dos trilhos. Ter uma vida organizada não significa viver de maneira organizada o tempo todo, e saber reconhecer que você talvez não esteja em um bom momento é o primeiro passo – e honesto – para voltar a se sentir bem.