Hoje, vamos ao passo 2: esclarecer, que é quando processamos nossas caixas de entrada (física, e-mails e outras). Na versão antiga do livro, o David chamava esse segundo passo de “processar”.
O que é e para que serve o processamento?
Processar é pegar o primeiro item da sua caixa de entrada e tomar uma decisão com relação a ele. Você vai se perguntar: O que é isto? Demanda algum tipo de ação? E, a partir daí, encaminhar a informação para o lugar certo.
Este passo é muito importante porque, se ele for feito com pressa ou sem foco, isso certamente vai te prejudicar na execução. Não deixe que suas listas de próximas ações seja uma lista de coisas incompletas, que ainda não foram pensadas. Elas têm que ser pensadas no processamento.
Por que o David mudou o nome do passo de “processar” para “esclarecer”?
O David mudou o nome dos cinco passos porque achou que todos estavam muito mecí¢nicos e menos relacionados aos processos da mente. Agora eles estão mais ligados ao intelectual. No caso específico do processar, acredito que a mudança seja importante porque “processar” parece algo mecí¢nico mesmo. Quando falamos em “esclarecer”, fica mais claro mesmo do que se trata esse processo. Nós analisamos item a item para esclarecer o que é cada um deles.
Como processar?
O David oferece um fluxograma para facilitar a nossa vida ao processar.
Basicamente, ao pegar um item da sua caixa de entrada, você tem SEIS, e apenas seis, opções sobre o que fazer com ele.
Você vai perguntar:
O que é isto?
Demanda algum tipo de ação?
Se NíƒO
Lixo – Delete, recicle, jogue fora
Incube – Não demanda ação agora, mas você gostaria de rever isso em outra ocasião, pois pode demandar futuramente
Arquive – Guarde em seu arquivo de referênciaSe SIM
Faça na hora – Se levar menos de 2 minutos
Delegue – Se você não for a melhor pessoa para fazer isso (e tiver para quem delegar)
Adie – Para fazer o mais breve possível
Confira o mapa do fluxograma abaixo:
O mapa acima mostra todo o fluxo do processamento e para que lugar deve ir cada informação.
Perceba que qualquer item do fluxo pode desencadear um projeto. Você pode descobrir, ao pensar sobre a próxima ação, que a ação faz parte de algo maior ou leva mais de um passo para ser concluída. Logo, para o GTD, isso é um projeto. Nós vamos usar muito o fluxograma acima durante toda a nossa série. Eu inclusive recomendo que você imprima para consultar sempre que quiser.
Vamos examinar os itens que NíƒO demandam ação
O que vai para o lixo?
David é bem catedrático nesta questão: na dúvida, guarde; na dúvida, jogue fora. Não existem regras ou padrões e o que você descarta é muito pessoal. Para ajudar, faça a si mesmo(a) a seguinte pergunta: “Isto aqui é realmente necessário ou útil para que eu mantenha, ou eu posso confiar que essa informação pode ser encontrada facilmente na Internet ou em outra fonte depois, caso eu precise?”. Muitas coisas vão para o lixo, se você pensar dessa forma.
O que será incubado?
Provavelmente você encontrará alguns itens na sua caixa de entrada que te levarão a pensar: “Puxa, isto não demanda ação agora, mas eu gostaria de voltar nisto futuramente, só não quero perder a ideia!”. Alguns exemplos:
- Acontecerá um café-da-manhã em um cliente, mas será apenas daqui a três semanas, e você não tem certeza se poderá confirmar até uma semana antes, pois terá mais noção das suas prioridades a seguir.
- Você recebeu um material para ser usado em um treinamento que acontecerá apenas daqui a um mês e precisa guardá-lo em algum lugar.
- Você comprou ingressos para um show que acontecerá apenas daqui a seis meses e precisa guardá-lo em algum lugar.
- Na próxima semana acontecerá uma reunião importante e você recebeu a pauta.
- Enquanto você assistia a um filme no cinema, teve a ideia de viajar para um lugar. Você não tem como viajar agora, mas não gostaria de esquecer dessa vontade para planejar futuramente.
O que você faz com esse tipo de informações? Existem duas alternativas:
- Inserir em uma lista chamada “Algum dia / Talvez”, que você revisará semanalmente
- Colocar um lembrete em seu calendário em datas específicas ou em um tickler
í‰ ok você não decidir sobre algo neste momento, contanto que você esteja tranquilo(a) sobre isso.
O que vira referência?
Existem informações que não demandam qualquer tipo de ação, mas você acha importante guardar pois podem servir como referência futura para seus projetos, atividades ou mesmo lembrança pessoal. Documentos, referências bibliográficas de trabalhos, contas pagas e uma sorte de outras informações. Criar um arquivo de referência que seja fácil de arquivar e acessar é passo fundamental no GTD.
E agora vamos conhecer os itens que SIM, demandam ação
Faça na hora… se levar menos de 2 minutos
A regra de ouro do GTD é fazer na hora tudo o que leva menos de 2 minutos, para que nada vire um gargalo em você. Essa regra é mágica e muda a vida de muitas pessoas. Fazer em menos de 2 minutos significa desde responder um e-mail a lavar o copo que você deixaria na pia. Você ficará surpreso(a) com a quantidade de coisas que você pode fazer em menos de 2 minutos.
Delegue
Se você não for a pessoa mais adequada para fazer, delegue a ação. Você pode acompanhar o que está aguardando resposta de outras pessoas através de uma lista com todas essas ações que foram delegadas. Uma boa prática é inserir a data desde quando você delegou, para ter controle do tempo. Por exemplo, na sua lista de “Aguardando resposta”, pode ter um item assim:
“Nome da pessoa – Fazer tal ação – desde 12/04/15”
Adie
Se uma ação não pode ser feita em menos de dois minutos nem pode ser delegada, ela fica para depois, mas é importante frisar que é para ser feita assim que puder, o mais rápido possível, para não parecer que se trata de procrastinação. E aqui nós temos duas opções, que dizem respeito í s ações que têm prazo e í s ações que não têm prazo. Fica assim:
- Se tiverem prazo, você insere a data na ação. Todos os programas de tarefas têm a possibilidade de atrelar uma data í ação. Algumas pessoas gostam de colocar a ação com prazo na agenda. Fica a seu critério. O que facilita mais para você?
- Se não tiverem prazo, você organiza sua lista de próximas ações como achar conveniente. O David Allen recomenda organizar por contexto.
E projetos?
Qualquer item do seu fluxograma pode servir como um gatilho para desencadear projetos.
Projeto no GTD é tudo aquilo que leva mais de um passo para ser concluído e pode ser feito no período de até um ano.
Se você identificar um projeto, insira-o em sua lista de projetos. Veremos mais no próximo post, sobre organização do sistema.
Existe uma hora específica do dia em que devemos processar?
Não existem regras. Você pode querer dedicar um tempo exclusivo e com foco para essa atividade. Algumas pessoas gostam de processar aos poucos ao longo do dia, enquanto outras gostam de reservar um tempo uma vez por dia para o processamento. Eu já fiz das duas formas e, atualmente, eu gosto de reservar um tempo, no começo ou no final de cada dia, para esclarecer essas informações.
Boas práticas do processamento
- Não pode devolver nenhum item para a caixa de entrada.
- Não fique escolhendo o que vai processar. Pegue o primeiro e mande ver.
- Dedique energia e concentração a esse processo.
- Não “processe direto” em seu sistema. As informações precisam desse tempo de maturação na caixa de entrada para que você possa tomar as decisões corretas ao processar.
A relação entre o processar e o organizar
Muitos usuários iniciantes têm dúvidas sobre o processar e o organizar, pois eles parecem ser muito parecidos. Processar é esse processo de pensar e tomar decisões. Organizar é quando você coloca as informações nos lugares certos, configura o seu sistema etc. Essa é a diferença.
Dúvidas? Poste nos comentários.
Oi, Thais! Que post excelente!
Tenho uma dúvida no esclarecimento. Se ,por exemplo, pego uma anotação em minha caixa de entrada sobre a entrega de meu TCC e me pergunto: o qué isso? Demanda alguma ação? Sei que se trata de um projeto, mas vou pensar e definir qual será a primeira ação necessária para que o projeto avance na direção que eu quero. Este não seria o momento ideal para pensar no resultado mais claro e especÃfico possÃvel que espero com esse item, fazer mapas mentais, etc, antes de definir qual seria a primeira ação necessária?
Pelo que vi no fluxograma, o “resultado desejado” é analisado depois de definida a primeira ação a ser feita.
É isso mesmo ou entendi errado?
Obrigado! Abraço!
Wow, muita coisa! Uma coisa é definir o resultado esperado – isso você faz no processamento. A próxima ação pode ser “Fazer um mapa mental para coletar primeiras ideias”.
Dá uma outra olhada no post. Eu digo assim: em qualquer momento do seu fluxograma, qualquer item pode desencadear um projeto. Isso significa que você pode estar organizando seu arquivo de referência e descobrir um projeto. Ou definindo próximas ações e descobrir que ela faz parte de um projeto maior – e descobrir um projeto. É mais ou menos isso. 🙂
Espero ter esclarecido sua dúvida mas, qualquer coisa, me fale!
Oi, Thais! Obrigado pelo retorno!
O texto está ótimo, mas quando olho para o fluxograma eu entendo que o “resultado desejado” está sendo esclarecido depois que já definimos a primeira ação. Isso no fluxograma!
Penso que esse “resultado desejado” poderia se encaixar logo após a pergunta: “O que é isso?”.
Assim o fluxograma ficaria: O que é isso? > Qual o resultado esperado? > Demanda ação?
Em seguida seguir com a organização.
Deixei mais confuso? rsrs
Sim, não complique! O que acontece no fluxograma é que, ao definir a próxima ação, você pode verificar que ela é parte de algo maior, um projeto, e para isso precisa definir o resultado desejado. Se for apenas uma próxima ação, sua execução já é o próprio resultado desejado. Não demanda mais pensamento, entendeu?
Entendi, Thais. Uma das minhas maiores preocupações é com o Processamento. No livro, o David coloca assim: “É preciso determinar duas coisas em relação a cada item passÃvel de ação: 1. Qual o “projeto” ou resultado com o qual você se comprometeu? 2. Qual é a próxima ação necessária?
Por isso, no Processamento tenho feito as perguntas:
1. O que é isso?
2. Requer ação? SIM.
3. O que deve acontecer para eu concluir que este item foi finalizado? (Ou qual o resultado desejado?)
Se mais de uma ação for necessária coloco o item em “Projetos” (definindo neste momento ou posteriormente, depois do planejamento do Projeto, qual será a próxima ação).
Se uma única ação for necessária, sigo para sua organização ou execução.
Posso estar dificultando o fluxo, mas sempre achei que a próxima ação, por mais simples e óbvia que pareça, devesse passar por uma análise rápida, antes de sua definição precisa. Por isso faço a pergunta 3.
Talvez esta seja minha dificuldade em entender o Workflow e não conseguir ser claro aqui.
Espero participar um dia pessoalmente de um treinamento com você para falarmos dessa metodologia que tanto gostamos!
Obrigado e abração!
Oi Diego!
Sua dúvida é super pertinente.
Na verdade no fluxograma do David o “qual é a próxima ação?” se liga ao “qual o resultado desejado” porque justamente isso acaba servindo para identificar projeto ou próxima ação.
Você colocar assim:
Qual a próxima ação?
Ligar para o Zeca.
Aà você pensa: Qual o resultado desejado:
Opção 1 – Ah, só ligar para bater um papo mesmo! – É uma próxima ação porque a ação se finaliza por si só ao ser realizada.
Op̤̣o 2 РPreciso ligar para ele para saber quanto ele pagou de hospedagem no hotel tal. РPor que voc̻ quer saber isso? Faz parte de um projeto maior? (Ex: Sair de f̩rias)
As duas perguntas caminham juntas. A diferença é que, quando é uma próxima ação avulsa, ela se encerra por si só.
Thais, me desculpe se estou sendo chato, mas usando o exemplo acima:
“Qual a próxima ação? Ligar para o Zeca.
Aà você pensa: Qual o resultado desejado…”.
Nesse exemplo, a ação já está definida e organizada na lista de “telefonemas”, por exemplo.
E a pergunta: Qual o resultado desejado, eu teria feito antes de definir que a próxima ação fosse ligar para o Zeca, e não depois.
Depois que defini a ação, não farei mais perguntas. Vou executar ou organizar essa ação.
Se ao Processar minha Caixa de Entrada eu encontrar um bilhete escrito: “Ligar para o Zeca”, vou seguir:
1. O que é isso? Um bilhete para ligar para o Zeca.
2. Requer ação? SIM.
3. Qual o resultado desejado? Saber o valor da hospedagem que ele pagou no hotel X porque faz parte do meu projeto Férias.
4. Qual a próxima ação necessária?
Aà poderei definir a próxima ação, decidindo se vou realmente ligar pra ele, enviar um e-mail, passar na casa dele, conversar com ele pessoalmente no trabalho, etc. Qual é a maneira mais prática de obter essa informação do Zeca? rs Talvez eu esteja sem créditos no telefone.
Eu posso descobrir, no dia a dia, em qualquer etapa do sistema, que uma ação simples e já definida faz parte de um Projeto maior. Entendo perfeitamente.
Mas como disse, sou “encanado” com esse tal de Processamento kkkkk. E penso que antes de definir uma ação, qualquer ação, mesmo que simples e óbvia, vale a pena um esclarecimento básico e prévio sobre o item que encontrei na Caixa de Entrada e que defini como “requerente de ação”.
Você e o David podem me chamar de “herege” kkkkk mas tô com dificuldades nesse Workflow do Processamento! E to curtindo tanto o GTD que gostaria de seguir da maneira mais recomendada possÃvel.
Obrigado pela atenção! Abração! ^^
Diego, agora eu acho que não entendi a sua dúvida. Porque tudo o que você está dizendo é exatamente o que faz o processamento.
Minha dúvida é sobre o fluxograma.
Não parece uma sequência lógica como fazemos o Processamento.
Acho que ele pode ser melhorado. Tem uma seta verde saindo do “qual a próxima ação” indo para “qual o resultado esperado”.
Penso que o “resultado esperado” deve vir ANTES da(s) “próxima(s) ação(ões)” a ser definida.
Acho que não fui claro que minha dúvida é oriunda do fluxograma.
Achei nesse link um exemplo de como ficaria:
http://schurpf.com/wp-content/uploads/2014/05/gtd_chart1.png
Diego, o fluxograma foi criado pelo David Allen. Quem sou eu para discutir com o cara que criou esse negócio. rs
Quando você define a próxima ação, pode perceber que ela demanda mais de um passo e, nesse caso, você pode se perguntar quando pode considerar esse “projeto” feito. Ao fazer isso, você encontra o resultado esperado.
Se ela for uma única próxima ação, executá-la já é o resultado esperado.
Não tem muito o que complicar não! É só isso mesmo. ;D
Diego, também tenho dificuldade de entender o fluxo do processamento e, por isso, estava executando ele parcialmente errado por um ano e meio.
Na minha experiência de coleta, quando a “coisa aleatória†é uma ação, costumo pensar e registrar o que eu visualizo como minha “pendência” e que normalmente tem um verbo e um objeto, como “cortar o cabelo” ou “ligar para o Zeca” ou “conhecer o Rio de Janeiro no próximo feriado”.
O meu erro ocorria quando a ação coletada ficava, a meu ver, numa zona cinzenta entre próxima ação e projeto e eu esclarecia (e organizava), erroneamente como próxima ação quando deveria ser projeto.
O efeito disso aparecia na hora de executar a suposta próxima ação, pois eu percebia que não dava para realizá-la de uma só vez ou que era necessário executar pelo menos uma ação antes dela. Muitas vezes eu conseguia identificar a real próxima ação (e dai criava o projeto) [estava esclarecendo e organizando durante a execução], ou simplesmente procrastinava (meu inconsciente percebia que não dava para executar e “evitava” escolher a ação para executar) [a presença de uma ação que não é próxima ação emperrava a execução].
Na semana passada, conversando com um amigo sobre GTD, finalmente eu consegui perceber onde estava meu erro e várias ações que interpretei errado como próximas ações foram devidamente esclarecidas e passaram a funcionar!
Lendo o post da Thais, o fluxo do David Allen e sua dúvida, seguindo o mesmo exemplo, entendo o seguinte:
1) O fluxo começa com “O que é isso?â€â€¦ ou seja …o que é essa coisa aleatória “ligar para o Zecaâ€? É necessário pensar melhor sobre a frase, pois “Ligar para o Zeca†foi a anotação rápida de sua intenção quando você pensou no assunto e existem detalhes importantes na sua cabeça que não foram registradas… nesse momento você pode pensar, na verdade eu quero mesmo é visitar o Zeca e pensei em ligar para ele para combinar o dia/hora, ao invés de ligar é melhor mandar um whatsapp, ou quero saber mais informações sobre o hotel que ele ficou quando foi para o Rio de Janeiro, ou quero contar uma novidade para ele, ou quero saber o telefone da clÃnica de ortopedia (e ao invés de ligar para ele, se eu souber o nome da clÃnica esse é o momento de optar por pesquisar no Google), etc… é a hora de transformar sua anotação de uma possÃvel ação numa necessidade clara e concreta.
1) Essa necessidade demanda ação? Qualquer que seja seu esclarecimento anterior, provavelmente a resposta é SIM.
2) Qual é a próxima ação? Esse é o “pulo do gatoâ€.. descobrir se esta ação é a próxima ação ou não é uma forma mais efetiva de descobrir se você está diante de uma ação única ou um projeto (e de não cair no meu erro). Se você pensar no “ligar para o Zeca para combinar uma visita na próxima semana”, esta é a próxima ação, se você pensar em “ligar para o Zeca para saber mais informações sobre o hotel no Rio de Janeiro”, você não tem certeza se é ou não a próxima ação pois ela parece ser parte de algo maior que ainda falta esclarecer… afinal o que você vai fazer com esta informação do hotel depois que você a obtiver?… essa incerteza te leva para a próxima pergunta…
3) Qual o resultado desejado? Pode ser conhecer o Rio de Janeiro no próximo feriado… pode ser que você queira apenas guardar o nome do hotel como referência para uma possÃvel viagem num momento futuro (e ai você decide se quer mesmo ligar para ele agora, ou se quer incubar a ligação, …).
No meu entendimento, este fluxo tem a intenção de te fazer pensar em todos os elementos do que você coletou e te auxiliar a decidir corretamente sobre como processar. Seguindo ele, você irá entender melhor sua necessidade e saber como lidar com ela. Ao praticar GTD, ao responder “O que é isso?â€, você terá esclarecido o suficiente para passar rapidamente pelas próximas questões e tomar a decisão correta… Na minha experiência, eu tentei esclarecer pensando no resultado esperado primeiro ao invés da próxima ação e me dei mal… #FicaADica 🙂
Excelente post! Ficou bem didático e claro.
O mapa do workflow ficou lindo. Parabéns!
Obrigada, querida.
Estou acompanhando cada passo.
E nesse veio a dúvida sobre os projetos que demandam mais de um ano para serem concluÃdos, onde eles se encaxam para serem acompanhados?
Você é excelente, parabéns.
Oi Valéria!
Pergunta super legal! Vou usar um exemplo para explicar.
“Terminar a faculdade”
Se você pode concluir em até um ano, certamente estamos falando em um projeto. Então você tem que pensar: “Qual é o resultado desejado? Como posso considerar ‘Terminar a faculdade’ feito?” A resposta pode ser: “Quando eu entregar meu TCC”. Logo, você identificou seu projeto! “Entregar o TCC”.
Se ainda vai levar mais de um ano, veja quanto tempo. Se você pode concluir em mais de um ano, até 2 anos, trata-se de um objetivo. Se vai levar mais de 2 anos, é apenas uma visão. Isso significa que você pretende terminar sua faculdade daqui a alguns anos, mas há projetos mais importantes hoje em dia que contribuam para que essa visão aconteça. Exemplos: “Redigir trabalho da matéria X para o semestre” ou até mesmo “Trocar de horário no trabalho para mudar o horário na faculdade”.
Espero ter ajudado! Qualquer dúvida, poste novamente. 🙂
Obrigada!
Muito esclarecedor. *-*
Muito bom, como sempre! 😉
Minha duvida é sobre o algum dia/talvez. Uso o Evernote e esse caderno está sempre crescendo… O que faz com que perca muito tempo na revisão semanal. Deveria mudar o local dessas notas na revisão? As vezes algumas coisas vão para o lixo ou para referencia, mas muita coisa continua ali.
Alguma sugestão?
Pode ser legal categorizar o que tem lá. Em vez de deixar uma ideia por nota, crie notas e agrupe ideias, como:
– Viagens que eu quero fazer
– Lugares para conhecer
– Coisas para comprar
Etc.
Talvez ajude!
Fantástico!!
Eu me pego perdido várias vezes nessa etapa de coleta / processamento…
Consequentemente me perco na hora de executar as tarefas.
Estou tentando configurar meu sistema, mas acho que não está eficiente ou talvez a organização.
Li o livro, estou acompanhando esta série e estou sempre procurando algum conteúdo na internet e geralmente encontro aqui neste blog!
Obrigado por este verdadeiro Treinamento em GTD que você nos proporciona de forma gratuita!
Obrigada, João Paulo! Fico feliz por ajudar.
ThaÃs,
posso dar uma sugestão?: sistematizar os posts sobre o GTD num ebook a explicar por suas palavras o sistema. É que eu tenho e já li o livro do David (tr. portuguesa) mas acho-o maçudo, chato e com toneladas de informação. É um livro que, apesar de não ser a intenção do autor, complica a explicação do método. A ThaÃs tem uma escrita fluÃda que lhe é natural.
Obrigado.
Obrigada, Amândio.
Infelizmente não posso publicar nenhum e-book por questões contratuais com a editora.
Oi ThaÃs! A minha pergunta é se é nesta fase que se deve fazer as Listas de acções, um dia/Talvez, delegado, etc? Que listas básicas você aconselha? Para a turminha do papel, como aconselha fazer estas listagens de modo a dar continuidade a elas durante vários dias? Desculpe as perguntas serem meio basicas, mas realmente esse é o passo que acho mais difÃcil de fazer bem e que tem muitas implicações em termos de execução… Obrigada mais uma vez pela sua preciosa ajuda! Bjos
Oi ThaÃs!
Desculpa, reli melhor o Post e você explica quais as listas aconselhadas. Essa etapa é bem difÃcil para mim… Mantenho a última questao. Obrigada de novo!
Exatamente nesta fase, Sofia.
Comentei em posts anteriores da série as listas básicas, mas no próximo post falarei mais.
Obrigada!
Boa noite, Thais!
Estou tentando aplicar o GTD no meu dia a dia, porém estou me deparando com certas situações que estão me deixando em dúvida sobre o que fazer. Eu trabalho fora de casa e tenho um pequeno home office, e minha primeira dúvida é sobre o arquivo de referência. Eu devo manter dois arquivos de referência fÃsicos com um em cada lugar ou apenas um de forma centralizado? A mesma dúvida eu tenho para o arquivo de referência digital.
Devo coletar em caixas de entradas diferentes? Uma para idéias pessoais e outra para o trabalho?
No processamento devo fazer listas diferentes para cada tipo de atividades, uma para trabalho e outra para assuntos pessoais?
Estou interessado no GTD e quero fazê-lo funcionar, mas essas dúvidas ainda são pertinentes.
Obrigado!
Não precisa manter nada centralizado. O importante é que faça sentido.
Caixa de entrada centraliza tudo, sem filtros. Quando você processar você inserirá em um sistema organizado.
Sobre pessoal x profissional, fica a seu critério. O GTD não tem regra quanto a isso.
Fique à vontade para postar dúvidas. 🙂
Obrigada por comentar.
Boa noite, Thais, tudo bem!
Gostei muito do post, mas um ponto ainda não ficou muito claro pra mim. Quando e com qual frequência devo processar minhas caixas de entrada?
Obrigado!
Eu gosto de processar uma vez por dia, mas tem pessoas que processam várias vezes ao longo de um dia inteiro.
Você deve processar na frequência que for confortável para você – que te deixará tranquilo sem ficar preocupado com o que tem ali.
Oi ThaÃs, ficou ótimo o post!
Ainda não havia passado para ver, mas esse mês decidi começar a verticalizar o GTD e resolvi dar uma passadinha por aqui para rever alguns conceitos.
Mas o que quero compartilhar é o quão incrÃvel é a verticalização!!!
Antes eu estava apenas administrando a vida sabe? Mas percebi que precisava dar um passo maior em direção ao GTD, e agora tudo faz sentido…
De fato, quando colocamos em perspectiva de vida, algumas coisas que estamos fazendo se afirmam, mesmo que elas não sejam tão agradáveis de se fazer. E algumas coisas você se pergunta “Porque estou gastando tempo/energia com isso se não faz parte dos meus objetivos e não atende meus valores?”
E então toda a sua vida toma uma direção e a gente sabe que em algum momento aqueles objetivos serão alcançados, por que hoje tem uma pequena próxima ação atrelada à ele. Ai gente, amo GTD…
Bom, era isso.
Obrigada por tudo, bjs
Sim!!! <3
Eu sempre achei que o GDT não era pra mim, mas percebi que o que me falta é verticalizar. Não tinha entendido o que não estava dando certo e era isso. Eu já seguia a parte horizontal e ia muito bem, mas algo faltava.
A Jéssica explicou como estou me sentindo.
Estou começando hoje a colocar no papel o que eu realmente quero e, aà sim, definir as ações relevantes.
Tô aqui lendo todos os posts de novo.
🙂
Olá Thais, ouvi falar sobre o GTD, pois estou precisando organizar a minha vida para conseguir mais produtividade e me deparei com seu blog e decidi iniciar no estudo do GTD.
Gostaria de te parabenizar pelo trabalho, está me ajudando muito a entender como funciona a metodologia e como implementar no Evernote que é a ferramenta que já utilizo para algumas notas.
Uma dúvida que me surgiu ao realizar o processamento das minhas tarefas e em relação aos livros, por exemplo, estou estudando um livro especÃfico da minha área que é desenvolvimento de software que demanda bastante tempo, pois é um livro prático, então não sei o que ficaria melhor se esse livro seria uma tarefa ou um projeto.
O que pensei foi criar um projeto de estudar esse assunto e esse livro ser uma tarefa onde vou anotando os capÃtulos que vou concluindo, pois podem ter outros materiais para estudo, porém, vai ser uma tarefa que vai levar um tempo muito acima de 1:30h, ou colocar como uma tarefa recorrente, ou criar o projeto do livro e uma tarefa para cada capÃtulo.
Com a sua experiência qual é a melhor forma de gerenciar esse tipo de tarefa como estudar um livro ou algum material que demanda muito tempo?
Obrigado.
Depende muito. A regra geral do GTD, acima de qualquer coisa, é: o que é o suficiente para fazer você tirar isso da sua cabeça?
No caso do livro, vou dizer o que EU faria. Pode ser diferente para você.
Eu tenho, no meu plano do projeto, que reviso semanalmente, escrito que preciso ler tal livro. Toda semana eu vejo isso e me planejo para ler o livro – pode ser reservando um tempo em casa, no calendário, ou estudando um pouco cada dia em situações diversas.
Mas se o livro tiver temas especÃficos, eu estudaria um tema por vez, destrinchado dentro do projeto.
Não sei se consideraria o livro um projeto, mas pode ser também. No final, é tudo semântica. O que é importante é que você consiga ler e estudar o livro.
Seu livro demanda ação? Sim, ler, fazer anotações dos capÃtulos. Em quanto tempo você precisa ler? Esse prazo deve estar no seu calendário.
Muitas ações relacionadas não qualificam um projeto. Mas é muito pessoal.
Espero ter ajudado.
Olá Thais, com certeza ajudou sim.
Realmente tem vários temas no livro, cada capÃtulo fala de um determinado tema.
Acho que o melhor é fazer um projeto mesmo no caso desse livro, porque vai ser interessante ir passando os capÃtulos para as tarefas concluÃdas e ter uma visão do progresso no estudo e também relacionar outras referências.
Quanto ao planejamento gostei da sua dica de colocar no calendário o tempo que vou ler, assim eu já me planejo na revisão semanal para todo dia tirar um tempo para fazer esse estudo encaixando nos tempos livres que tenho na semana.
Muito obrigado pelos esclarecimentos e dicas.
Mais uma vez parabéns pelo trabalho.
Att.
Thais, no caso de blogs, você considera um post um projeto? Ou tem um projeto “Postagem” que envolve todos os posts?
Pena eu não estar aà para participar do workshop para blogueiros quando tem.
Bjos
Depende de cada post. Alguns posts entram como projeto sim, mas a maioria não.
Olá Thais,
Estou a tentar organizar a minha vida pois já tive muitos problemas pessoais e profissionais apenas por falta de organização.
Já acompanho o seu blog há 6 meses, comprei o livro sobre o método GTD que estou a tentar usar tanto no trabalho e em casa na vida pessoal.
estudei bem o método e apliquei todas as ferramentas necessárias.
no entanto não estou a conseguir lidar com um grave problema… quando chega a altura de fazer não tenho vontade, dá preguiça e deixo para fazer amanhã ou outro dia.
por vezes fico adiando e adiando.
até no trabalho isso acontece e já estou a ficar com muitas tarefas para fazer…
outras vezes penso que tenho tantas tarefas para executar que perco a vontade e fico frustrado…
será que me pode ajudar a ultrapassar este problema de preguiça e falta de força de vontade?
desde já obrigado e espero por um workshop seu aqui em Portugal.
Olha:
https://vidaorganizada.com/mais/comece/dicas/12-dicas-simples-para-lidar-com-a-procrastinacao-no-trabalho/
Adoraria ir para Portugal fazer um workshop!
Olá ThaÃs,
comecei essa semana a ler sobre o GTD e estou bem ‘ground’ ainda.
Tenho uma dúvida que acredito que seja bem simples: tenho muitas ações que implicam em mais de um passo, porém em um perÃodo curto de uma semana, um mês. Não enxergo essas ações como projetos. O que faço? Decomponho essas ações em passos menores e passÃveis de execução e os coloco na caixa de entrada?
Isso!
Oi Thais. Dúvida simples. Na minha caixa de coleta temum exame médico que deverei apresentar em uma consulta que ainda não tem data marcada, pois aguardo o resultado de um segundo exame para marcar.
Onde colocar esse exame enquanto não sei a data da consulta futura?
Você pode ter uma pasta para materiais em espera ou colocar simplesmente em seu arquivo de referência.
Olá, Thais. Boa tarde! Pode ser que minha dúvida seja a de outro colega, mas não tive condições de procurar em todas as dúvidas. 😀 Caso sim, basta apontar onde foi que eu vou atrás! 😉
Fiquei com uma dúvida no tópico “Adie”. Pela classificação do Toodledo, estou separando ações em “delegadas” (quando foram passadas para alguém e eu não preciso mais me monitorá-la) e em “aguardando” (quando alguém está responsável por ela, mas estou aguardando a volta disso). Você acha que fica confuso assim? Estou pensando em usar as “delegadas” (que espero não voltarem para mim) como “canceladas”. O que acha? Muito obrigado!
Use só aguardando para tudo.
Oi ThaÃs!
Antes de mais parabéns pelo seu blog que tem se revelado uma boa fonte de conhecimento e de apoio a todas as pessoas que querem começar a implementar este método genial criado pelo David.
Minha dúvida surgiu quando você falou que não existe regra para o processamento, que ele pode ser feito aos poucos ao longo do dia ou que a gente pode reservar um tempo no começo ou final de cada dia para processar (tal como você faz). Isso significa que a gente tem de processar todos os dias? Se for esse o caso, depois de processar, cada item terá de ser colocado no seu lugar dentro do sistema, ou seja, a gente não só vai processar como também vai organizar cada item dentro do sistema no próprio dia pois caso contrario o item teria de voltar para caixa de entrada…Tendo em conta tudo isso o que você queria dizer quando falou que as informações precisam de passar por um tempo de maturação dentro da caixa de entrada se a gente vai ter que processar e organizar todos os dias?
Espero que as minhas questões não pareçam muito confusas.
Bjos.
Atenciosamente.
É o tempo de maturação até você processá-la.
Parece que o esclarecimento e a organização andam juntos. Quando eu tiro o tempo para esclarecer e classificar o que estava na minha caixa de entrada, eu já organizo essa idéia de acordo com a minha classificação. Por exemplo : durante o dia eu me lembro que preciso de fazer algumas atividades até o próximo fim de semana, logo, anoto esse lembrete para ser classificado. Quando chega o meu momento da classificação, avalio que não posso fazer em poucos minutos e nem delegar. Assim decido, naquele momento, colocar no meu calendário para fazer assim que puder. Posso estar errado, mas nessa situação, eu esclareci a tarefa e ao mesmo tempo organizei ela entre as adiadas. Estou correto ?
Acontecem quase que simultaneamente, mas são passos separados, com raciocÃnios diferentes.
Olá Gilles!
Eu também tive esta dificuldade, mas consegui acessar o conteúdo pesquisando no blog. O link correto é https://vidaorganizada.com/2015/07/06/gtd-passo1-capturar/
Abraço.
Olá, parabéns pelo post.
Tenho uma pequena duvida… Eu tenho que processar/esclarecer toda a caixa de entrada de uma vez, ou posso continuar em outro dia?
Meu fluxomde entrada é grande e acabo perdendo o foco durante essa fase.
Se eu posso continuar o processo de esclarecimento em outro dia, como ficariam as informacoes urgentes? Visto q elas não seriam processadas/esclarecidas no mesmo dia que entraram na caixa de entrada (caso eu deixe para esclarecer em outro dia).
Quanto mais volume você, tem, com mais frequência você precisa esclarecer, exatamente por conta das urgências.
Tente, vai te dar clareza. 😉
Legal, obrigada, ThaÃs! Ficou mais claro após partir para a prática. Seu guia tem sido muito útil, parabéns!
ThaÃs, no post fala que as ações que demandam ação “com prazo”, podem ser colocadas com data ou no calendário. Se fôssemos colocar elas com data no Todoist por exemplo, onde elas ficariam? Em uma lista Ações com prazo, por exemplo?
É só atribuir data à tarefa no Todoist.
Okay, mas onde eu colocaria ela? Não posso deixar no inbox? Coloco na lista de próximas ações?
Então, não deixa na entrada. A entrada é apenas para capturar. Depois de esclarecer, você organiza no compartimento mais adequado.
Sim, em Próximas Ações.
Hum, entendi. Obrigado 🙂
Olá Thais, tudo bem? Acho o muito bom o site, parabéns por essa excelente iniciativa!
Tenho um problema na hora de esclarecer. Acontece que durante muito anos anotei muito, pilhas e pilhas de cadernetas. Mas, anotava e não fazia; ficava só na anotação.
Depois, uns três anos atrás, passei a anotar tudo num mesmo lugar no pc, num documento de texto. E tem sido assim até hoje.
O que acabou acontecendo é que se acumulou uma quantidade exorbitante de anotações (estimo que umas 10 mil, sem brincadeira), e agora, e só agora que comecei a processá-las. Porém sempre fica aquela angústia, cada dia entra umas 20 anotações na caixa de entrada, e mal consigo dar conta dessas. Já pensei em deletar todas as anteriores e jogar as pilhas de cadernetas fora, mas é difÃcil pois fico pensando em todas as ideias que podem estar ali guardadas.
O que fazer? Você pode me ajudar?
Abraço, Luiz
Oi Luiz, tudo bem?
Eu consideraria todas essas anotações anteriores “backlog”, colocaria numa caixa/pasta com esse nome e voltaria nela aos poucos para ir esclarecendo com calma.
E, a partir de hoje, estabelecer uma rotina diária de processamento, várias vezes ao dia. Essa é a rotina, na verdade. 😉
Boa sorte e obrigada por comentar.
Thais, estou instalando o GTD seguindo aquela série do seu canal do youtube, estou no vÃdeo 09, passo. O que faço com itens que capturei que na verdade são uma espécie de hábitos? Por exemplo, “passar mais tempo de qualidade com a famÃlia”. Sei que demanda ação, e que uma só ação não conclui o resultado desejado, portanto talvez seja um projeto, mas não é algo que terá conclusão para ser um projeto.
Todo hábito, até virar hábito, é apenas um projeto. 😉 Você deve definir o resultado desejado (quando você pode considerar o hábito concluÃdo?) e ir definindo ações até alcancar esse resultado.