Como organizar os arquivos e textos de estudos

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Uma pergunta muito comum que recebo é sobre como organizo meus materiais de estudos, no que se refere aos textos.

Minha ferramenta principal para organização do arquivo de referência é o Evernote, desde 2012 ou 2013, mais ou menos. De lá para cá, já tentei diversas soluções diferentes dentro da própria ferramenta (ela permite essa customização incessante, se deixar), mas atualmente estou usando da maneira que considero mais simples e eficaz para mim.

Perceba que o arquivo de referência é um organismo vivo, como o nosso corpo. Ele deve sempre ser revisado, atualizado, garantindo que o que esteja guardado ali seja realmente útil e necessário, além de estar guardado da forma mais intuitiva possível.

Apesar de já ter tentado de diferentes maneiras, o que tenho usado atualmente e que tem funcionado para mim é ter um caderno chamado “Arquivo de referência” e administrar toda a sua catalogação através de tags (etiquetas).

Quando quero organizar algum tipo de arquivo, envio para o Evernote através do Web Clipper (que captura os textos da web), ou por e-mail, ou tirando foto com o celular. Todo esse material entra no caderno padrão chamado “Entrada”, que eu busco esvaziar diariamente. Para processar, é muito simples: clico na nota, vejo se faz sentido mesmo manter como referência, coloco as tags do assunto e movo para o caderno “Arquivo de referência”.

Como o Evernote mostra, por padrão, as notas em ordem de criação, acaba virando um grande commonplace book digital. Gosto muito. inclusive, uma prática que tenho feito é a de passar para o Evernote as anotações que considero relevantes de CPBs que tenham terminado. Eu ainda guardo os cadernos até sentir que não preciso mais deles fisicamente (é um sentimento intuitivo meu), mas tê-los digitalizados me dá a segurança necessária para jogar fora sem ficar com medo de perder alguma informação relevante.

Eu também tenho um caderno no Evernote chamado “Textos para ler”, onde agrupo textos de diferentes categorias, incluindo artigos acadêmicos, que quero ler sem pressa. Esse caderno exerce a mesma função que outros aplicativos como Pocket e similares. Prefiro manter centralizado no Evernote porque fica mais fácil de arquivar depois de ler, se eu quiser.

São textos para ler quando tiver um tempo, e não textos que PRECISO ler por algum motivo. Esses outros são de natureza diferente e entram nas minhas listas de ações, que no momento estão no Trello. A diferença é muito clara para mim, e funciona assim: se eu encontrei um texto interessante, mas não quero ou não posso parar para ler no momento, eu adiciono nesse caderno do Evernote e deixo lá. Vou lendo em viagens, esperando uma consulta médica etc. Agora, se meu professor vira pra mim e diz: “Thais, seria bom você ler o artigo da professora Tal para você trazer alguns apontamentos para a sua dissertação”, isso vai virar uma próxima ação dentro da minha lista de ações. É só uma natureza diferente que, para mim, está realmente muito clara dentro do meu processo.

Ao clicar em cada tag, em cada etiqueta, que crio organicamente de acordo com o assunto que estou armazenando, consigo ver os textos que fui guardando com o passar dos anos e que considerei legais de ter como referência. Vira e mexe passo o olho sobre alguma tag, entro nela e faço uma “limpa”. É comum juntar tags com o passar do tempo, porque quando criei não conseguia ver a relação entre duas coisas muito parecidas. É um exercício muito legal e que acredito que reforce meu aprendizado, porque se trata de uma revisão.

O que guardo no Evernote: textos da web, PDFs de aulas, artigos, fotos de quadros na sala, anotações minhas, gravações de aulas – absolutamente tudo. Não tenho qualquer interesse em migrar de ferramenta pois esta funciona muito bem para mim, obrigada.

Um ponto interessante de comentar é que, no dia a dia, podem surgir arquivos armazenados em outros lugares. Por exemplo, no mestrado, meu professor achou útil o compartilhamento pelo Google Drive, para mexermos nas alterações da dissertação. Mas, acabando o mestrado, já arquivo no Evernote, porque centralizo aqui. Vou fazendo essas alterações de maneira bem orgânica mesmo, ou seja, sem “agendar” fazer isso de tempos em tempos, mas à medida que sinto necessidade.

Imagem: Theed Hub

Para mim, uma das coisas mais incríveis é essa catalogação que você vai fazendo ao longo da vida dentro de uma ferramenta como o Evernote. O fato de tirar uma foto do quadro branco na sala, salvar ali, e ter essa referência sempre que precisar dela… ou ter feito um mapa mental, tirar foto, guardar ali. Acho isso uma das maiores maravilhas do nosso tempo.

Todos os meus arquivos de estudos são organizados dessa maneira. O que tenho impresso (por exemplo, artigos do mestrado), assim que finalizo já são reutilizados (folha) e depois reciclados. Não mantenho arquivado em papel nada que não precise ficar em formato de papel. E aí tem os livros, claro, que estão organizados por assunto e fazem parte desse arquivo de referência para os meus estudos também.

Se você tiver alguma dúvida a respeito, deixe nos comentários. 😉

20 comentários

  1. Thais, estou amando estes textos sobre organização dos estudos. E estou triste porque fevereiro está acabando e vamos passar para outros temas. Eu sou uma curiosa que está sempre buscando conhecimento, e tenho um pouco de dificuldade em organizar estas informações. Fica tudo espalhado. Mas suas dicas têm ajudado muito. Então, muito obrigada <3

  2. Oi, Thais. Você já chegou a usar o Mendeley para leitura de artigos acadêmicos? Tenho usado e achado um recurso bem interessante, especialmente por guardar os metadados dos textos e gerar as referências bibliográficas em diferentes padròes, dentre eles, a ABNT., além de permitir a marcação do texto e inclusão de notas de leitura. Se conhecer o recurso, ou os análogos tais como o Zotero, poderia comentar? Um abraço!

  3. Então você não tem um caderno específico para cada matéria? Simplesmente tem um chamado “arquivo de referências” e vai colocando ali todos o material que acha importante guardar, organizando-os por tags? Estou fazendo faculdade e tenho 5 matérias. Pensei em criar um caderno para cada uma, mas estou na dúvida pois existem materiais que servem para mais de uma matéria né?

    • Se as matérias estão em andamento você pode ter um caderno para cada matéria em uma pilha chamada “suporte a projetos”. Quando a matéria acabar, você arquiva com tags em referência. Foi o que eu fiz no mestrado.

  4. Olá Thais!
    Parabéns pelos seus conteúdos. Amo!! E finalmente estou conseguindo melhorar minha organização com suas dicas. E como acompanho suas publicações do Instagram, percebo que só não consigo produzir mais, e ter mais tempo pela falta de organização e procrastinação. Mas, estou no caminho.

    Uma dúvida, os cadernos que você arquiva no Evernote, você os digitaliza, ou só bate fotos mesmo?
    Desde já, obrigada!

  5. Oi Thaís, muito bom seu texto, obrigada. Estou numa fase em que o trabalho está se complexificando e preciso muito aumentar a qualidade do meu armazenamento de dados. Tenho muita dificuldade para iniciar um sistema, mas a falta dele tem começado a interferir negativamente em meu rendimento. Tenho muita dificuldade, as outras partes da vida são super organizadas, mas a parte de papéis está caótica. Esse texto a mistura de desejo e desabafo…. Desculpa. Vou procurar no seu blog mais ideias para me auxiliar no processo. Bjs

  6. Olá, Thaís! Estudo para concurso e tenho usado o Evernote como arquivo de referências de pequenas anotações que gosto de revisar antes de alguma prova. No entanto, para textos maiores (como resumos ou meu TCC da especialização) uso o Word e salvo os arquivos na minha pasta do Google Drive, que está instalado no meu computador e faz a sincronização automática, o que impossibilita que eu perca algo importante.
    Gostaria de saber como faz com esses textos maiores, como a sua dissertação do mestrado. Muito obrigada por tudo!

      • O sistema que eu uso é o seu de anos atrás um pouco modificado, com poucos cadernos: inbox, projetos ativos, projetos concluídos, projetos algum dia/talvez e referência geral. Ainda uso um caderno chamado temp, para notas temporárias, e outros 2 relacionados ao myclippings.

        Estudar é um projeto, há um mpn onde linko as notas de suporte e referência – seu sistema. Já tentei criar um caderno por projeto, mas vira uma bagunça.

        As notas que quero ler marco com #ler. O # garante que a tag vai ficar no alto. Uso # para outras tags especiais, como #minhas, notas feitas por mim etc. Uso também a tag ! para o que acho importante, mas devo apagar, pois também uso #! Na frente de notas importantes. O problema é que o Evernote ignora o # na busca, então devo colocar #_! para esses casos – assim retorna certo.

        Acho que a melhor coisa do GTD no geral é ter uma inbox. Usar inbox tanto no Wunderlist (rip) quanto no Evernote me permitem salvar um monte de coisas interessantes sem o estresse de processar na hora – o que resultaria em menos coisas salvas.

        Sobre o Evernote, o que me facilita ler notas longas é visualizar a impressão em pdf com ctrl+shift+p. Quebra o galho enquanto o Evernote não tem páginas – apenas o interminável pergaminho web like.

        • Não entendi por que meu comentário veio como resposta de outro comentário, mas vou continuar aqui.

          Pdfs, planejamento, mindmaps etc prefiro salvar no Dropbox, então no fim das contas sempre uso tanto o Dropbox quanto o Evernote em meus estudos. O mesmo vale para notas de livros que li – nesse caso admito que não parece fazer muito sentido dobrar o conteúdo presente no Evernote, mas é o que me sinto mais confortável.

  7. Eu tinha dificuldade em usar o Evernote, mas resolvi tentar novamente no final do ano passado pois queria manter um diário.
    Têm sido bem útil pra mim.
    Tenho um diário físico tb e digitalizo as páginas para ficarem todas juntas.
    Estou usando tb pra armazenar anotações de um curso que estou fazendo. O que mais gosto é o fato de poder usar diversos formatos em uma mesma nota.
    Por ex: Coloco ali os prints das aulas em vídeo, digitalizo as anotações da aula no fichário e anexo uma nota de voz com um resumo falado da aula. Tô achando o máximo!!!

    • Quis também fazer um diário no Evernote, mas não poder proteger por senha uma nota inteira, apenas partes dela, me fez desistir da ideia. Hoje tenho um diário no word protegido com senha. Tem sido ótimo – exceto por escrever um artigo imenso do meu dia ao invés dos pontos altos, o que desestimula a ler posteriormente; penso até em fazer um tl;dr por conta disso.

  8. Adotei o Evernote a pouco tempo e confesso que ainda não sei se prefiro tags ou pastas…
    Como armazenava tudo no Google Drive acabei optando pelas pastas tb no Evernote.
    Porém confesso que a cada dia crio mais pastas…estou ainda um pouco confusa.

    • É que é importante você ter um processo pessoal bem desenhado pra você ao organizar qualquer coisa da sua vida. Eu recomendo que você conheça o método GTD, por exemplo, porque pode ajudar bastante. Sem um método ou processo seu, sempre vai gerar esse tipo de confusão porque a categorização de coisas precisa fazer sentido para você, e é o que um método ensina.

  9. Obrigada pelas inspirações!
    Tenho o Evernote há anos, mas agora estou tentando usá-lo na faculdade.
    Como os professores usam muito material em pdf , estou testando a versão paga que permite fazer anotações no próprio arquivo..assim não precisarei usar muito o caderno e espero imprimir bem menos.

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