Como se “reorganizar” quando você sentir que saiu dos trilhos

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Recebo diariamente essa pergunta, então achei que valeria a pena trazer algumas reflexões que fiz recentemente até mesmo para me entender, e aí recomendar para você.

Muitas pessoas começam a se organizar, se esforçam, até desenvolvem determinado senso de disciplina, mas voltam ao que consideram uma rotina “não organizada”. Seguem minhas dicas pontuais para voltar aos trilhos, então.

1. Esclareça suas caixas de entrada

Muitas vezes, a desorganização é simplesmente falta de clareza do que está acontecendo no momento. Isso acontece comigo também, é claro. Existem dias e dias. A diferença (que vem da minha experiência por estudar e trabalhar com isso) é que sei identificar imediatamente como estou me sentindo e sei como voltar a me sentir “sob controle”. A primeira coisa que faço é priorizar as minhas caixas de entrada – e-mails, What’s App, mensagens, anotações. Priorizar significa: vou zerar essas caixas de entrada e só vou fazer outra coisa depois que terminar. Basicamente isso. Às vezes “me obrigo” a passar o dia fazendo isso. Vale a pena.

Esvaziar as caixas de entrada não significa “fazer” ou “resolver” tudo o que chegou até mim. Significa que abri cada item e decidi o que fazer com ele – algumas coisas posso resolver na hora, outras posso delegar e outras posso adiar para fazer mais tarde, no momento mais apropriado. Mas o fato de ter lido e processado todas as mensagens e anotações me dá uma sensação de clareza e de ter tudo sob controle quase imediata, então toda vez que sinto que eu “saí dos trilhos”, é nisso que eu foco.

(Mais para baixo neste mesmo post eu ensino como esclarecer as caixas de entrada.)

2. Faça uma revisão do seu sistema

A minha recomendação é que você utilize uma ferramenta para organizar tudo aquilo que precisa fazer – sua famosa “lista de afazeres”. Um bom aplicativo para usar, com rápida curva de aprendizado, é o Todoist (e você encontra um arquivo vasto de sugestões de organização do Todoist aqui no blog).

Agora, não basta organizar uma vez, ter um trabalhão para estruturar essas listas, se você não as revisa. Você deve revisar diariamente a lista de tarefas a serem feitas, e pelo menos uma vez por semana seus projetos e outros resultados maiores. No GTD (método de produtividade que utilizo), a revisão mais recomendada é a Revisão Semanal – um tutorial de 11 passos para garantir que você torne tudo claro, atualize seu sistema e seja criativa(o) com suas ideias.

Caso você sinta que saiu dos trilhos, voltar fazendo uma revisão do seu sistema – ou uma Revisão Semanal do GTD – certamente fará com que você se sinta no controle novamente.

3. Esvazie a mente

Muitas vezes, a sensação de desorganização e falta de controle aparece porque estamos mantendo coisas demais na cabeça. Mais uma vez, vem do método GTD a recomendação de esvaziar a mente – pegar um caderno, uma folha de sulfite, ou várias, e comece a escrever tudo aquilo que estiver te preocupando. A ideia é de fato esvaziar a mente.

O propósito por trás dessa técnica simples é que nossa mente é um “péssimo escritório”. Além de esquecermos coisas, ela não tem “separação” ou “priorização”. Manter as coisas na mente é o que faz com que a gente acorde de madrugada se lembrando de algo urgente que precisa ser feito, ou nos distraia em uma reunião pensando em todas as coisas que vai comprar no mercado, quando sair do trabalho. Além disso, manter as coisas na mente a deixa sobrecarregada. Nossa cabeça é como um computador: quando tem muito arquivo dentro, fica lento, trava, dá problema. Então a ideia por trás de esvaziar a mente é justamente abrir espaço para focar em aspectos mais importantes – priorizar uma atividade e conseguir ficar presente nela.

Mas é claro que, para esvaziar a mente, não basta passar para o papel e deixar a informação morrer ali. Em um primeiro momento, apenas escrever pode trazer paz. Mas é importante, em um segundo momento, pegar essas anotações e processá-las, esclarecê-las. Para cada um dos itens, pergunte-se:

  • O que é isso? (descreva para você mesma-o)
  • Demanda ação no momento?
  • Se não, jogue fora, arquive (se precisar armazenar essa informação) ou incube (algo que você não sabe se demanda ação no momento mas pode ser que no futuro sim – alguma ideia ou projeto que não esteja em andamento agora)
  • Se sim, faça na hora (se for rápido e levar menos de dois minutos), delegue para a pessoa apropriada (se você puder, mas lembre-se de inserir esse item em uma lista de “aguardando” para fazer o follow-up futuramente) ou adie para fazer no melhor momento para você (aqui entra seu Todoist!).

Aliás, a recomendação acima serve não apenas para suas anotações de esvaziar a mente como para quaisquer notas de reunião, mensagens, e-mails etc.

4. Destralhe

A desorganização pode vir do excesso de coisas na vida que já não fazem mais sentido para você. Isso vale desde objetos na sua casa ou na sua mesa de trabalho até a projetos e atividades que simplesmente não estejam mais cabendo na sua vida.

Faça uma seleção sincera de tudo aquilo que está fazendo. Uma boa maneira de fazer isso é listando todas as áreas da sua vida e perguntando qual seu nível de satisfação em cada uma delas. Talvez, fazendo esse exercício, você descubra que existem algumas áreas negligenciadas em decorrência de outras que talvez você esteja dando atenção demais. Às vezes uma simples análise da sua agenda para a semana já traga essas conclusões – compromissos que não precisariam mais estar ali.

Além dessa análise que é mais reflexiva, traga isso para a sua casa. Não precisa fazer de uma vez – escolha uma gaveta, uma prateleira, ou até mesmo um cômodo menor (por ex, o banheiro) e, com uma sacola, separe tudo aquilo que não deveria mais estar ali, que não tem uso, ou que você sequer gosta de manter. Não se espante se encher mais de uma sacolinha. A ideia é trazer essa prática para o dia a dia, de modo que você identifique objetos que não usa mais. Isso vai abrir espaço na sua casa e, internamente, te trará mais clareza sobre aquilo que você realmente considera essencial. Aos poucos, você manterá em sua vida apenas os objetos e atividades que tenham realmente a ver com você, e não coisas ou situações que manteve por inércia, por ser “mais fácil” deixar como está, que uma hora ou outra acaba nos sobrecarregando e nem entendemos por quê.

5. Limpe algo fisicamente

Existe algo de muito espiritual no mundano. Se estiver com a cabeça cheia ou com muitos problemas, limpe o box do chuveiro. Lave a louça. Esfregue os azulejos. Tire o pó. Varra a casa. Separe roupas para doar. De alguma maneira, quando limpamos algo fisicamente, deslocamos o foco dos nossos problemas e “desbloqueamos” soluções mentais. Vale a pena fazer o teste!

Se você sente que saiu dos trilhos da organização e não sabe como voltar a se organizar, as dicas deste post podem servir como referência para você. Espero de verdade que sejam úteis, porque é a maneira como eu mesma me “reorganizo” quando sinto que saí dos trilhos. Ter uma vida organizada não significa viver de maneira organizada o tempo todo, e saber reconhecer que você talvez não esteja em um bom momento é o primeiro passo – e honesto – para voltar a se sentir bem.

20 comentários

  1. Muito, mas muito útil.A cada dia lhe compreendo melhor…isso me afaga o coração pois sinto-me no caminho!Passos simples mas de efeito.

  2. A última vem de encontro com uma das 5 vias de São Tomás de Aquino. Lembro que ele falava numa delas que o mundo exterior é um reflexo do mundo interior – e vice versa. Então, se o exterior estiver bagunçado, sinal que há algo de errado no interior. Não costumo levar isso ao pé da letra, até pq não sou católica mais. Mas normalmente quando arrumo a casa, a mente funciona melhor. E quando a mente está um caos, olho em volto e encontro algo que poderia estar mais organizado. E aí volto ao primeiro ponto: esvaziar a caixa de entrada, minha cachola… rsrs

  3. Thais, uma sugestão ou observação: tenho achado difícil distinguir os itens clicáveis no texto, porque a palavra ou termo em azul ali no meio do texto é bastante clarinho e quase se confunde com o fundo. Sei que tem a ver com o layout e tudo que você pensou para isso, mas eu acho difícil de ver algumas vezes. Quis comentar, porque de certa forma, tenho evitado visitar alguns sites se sei que vai ser difícil ver ou entender o que está ali.
    No mais, como sempre, esse post veio num ótimo momento pra me lembrar de reorganizar as coisas. Obrigada,

  4. Uau, que post maravilhoso! Te leio há uns bons anos e admiro muito seu trabalho. Não sei o que acontece, às vezes parece que seus textos vem naquela hora certa… sabe quando alguém te fala exatamente o que você está precisando ouvir? Então, essa sinergia acontece por aqui com frequência. Muito obrigada, Thais, ainda tem muita coisa pra melhorar, mas todos os avanços que consegui em qualidade de vida, se devem a você. Obrigada por sempre me inspirar.

  5. Puxa, tenho que me desapegar das minhas tralhas! Na maioria das vezes é papel! Deus me ajude! Seus textos são maravilhosos! Já te leio a uns bons anos também!

  6. Oi Thaís,
    Adorei bastante as dicas e elas me ajudaram a perceber que me sinto mais organizada quando faço o que você comentou!
    Eu busco aplicar bastante o GTD no dia a dia e ás vezes, saio do trilho mesmo mas ultimamente, estou saindo bastante e não sei se é devido ao fato de estar enfrentando um tratamento de uma hérnia de disco onde não consigo realizar muitas atividades rotineiras e além disso, a medicação me dá muita indisposição. Com tudo isso, me sinto bastante mal e fico sem vontade de me “organizar” novamente e acabo ficando triste por estar levando tudo de jeito que estar. Quais dicas e conselhos você me daria para me sentir organizada neste momento?

  7. Thais, você ainda está com seu sistema no Evernote ou voltou pro Todoist?
    Excelente matéria, sempre nos ajudando muito!

  8. Oi Thais!
    Adoro seu blog! Comprei essa semana seu novo livro e estou adorando!
    Vou tentar mais uma vez me organizar através do método GTD. Vou tentar usar as ferramentas que mais consigo me adaptar. Tenho uma certa dificuldade nisso, pois para algumas coisas eu gosto de papel e outras prefiro anotar no celular, por exemplo.
    Queria saber onde você armazena seus objetivos para poder definir os projetos? Entendo que pelo Todoist só é possível acompanhar os projetos e ações decorrentes deles.
    Beijos e parabéns pelo seu trabalho!

  9. Oi, obrigada pelo texto! Vou começar a botar em prática porque ultimamente minha cabeça não tem me deixado concluir nenhuma tarefa, sabe? Parece que eu sempre largo tudo no meio e não finalizo nada – desde a limpeza no meu quarto até os projetos importantes para o meu crescimento profissional. Vou ler o seu blog com mais frequência pra ver se mudo meus hábitos.

  10. Thais, não sei se aqui é o espaço adequado, mas gostaria de tirar uma dúvida. Em relação à criação de um novo hábito, tenho tido dificuldades. Por exemplo: ter uma rotina de cuidados com a pele. Está na minha checklist diária, mas não funciona. Sinto que tenho de fazer algo antes da checklist para enraizar o hábito. Mas não sei o que nem como. Você tem alguma dica? Bj e obrigada!

  11. Esse site é o paraíso das virginianas! <3 o bom é que ja faço tudo isso intuitivamente! to amando todas as listas haha <3

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