Arquivos

Backlog, arquivo de referência e outros elementos do processo de organização que são eternos

Existem alguns elementos em nosso sistema de organização que, uma vez que a gente comece a cuidar deles, não têm mais fim. Isso não é uma coisa ruim. É simplesmente parte do processo. Organização é como escovar os dentes. Não é porque você escovou ontem que não precisa escovar hoje. Pelo contrário – precisa escovar várias vezes ao dia, após cada refeição, pelo menos. Com a organização acontece o mesmo. Em vários momentos do dia, podemos sentir que as coisas saíram um pouco do controle. “Fiquei a manhã sem olhar minhas mensagens – já tem um monte acumulado”. É isso. Todo dia, o dia todo. Com o trabalho, com a família, com as atividades em casa, com as mensagens, compras, reparos. E arquivos. Hoje, quero falar um pouco especificamente sobre esse acúmulo de informações que acabam se juntando diariamente.

“Backlog” é um termo comum, em produtividade, mas eu só o passei a usar com propósito após fazer cursos de GTD (método de produtividade que amo e falo muito aqui no blog). O termo tem outros usos dependendo de diferentes metodologias (como SCRUM), mas aqui o uso de backlog que faço é o que aprendi no GTD, que é: tudo o que não foi processado e organizado.

Isso significa que:

  • papéis
  • boletos
  • anotações
  • e-mails
  • mensagens
  • arquivos salvos
  • tudo nessa mesma natureza

Tudo isso, quando chega até você, e você deixa acumular – ou seja, não analisa rapidamente cada item, decide o que significa (se demanda ação ou não, se é lixo, arquivo ou material de suporte a ações ou projetos) e então organizo no local apropriado (que seja a lixeira). É um processo que deve ser feito diariamente justamente para não acumular e que garante que você mantenha uma parte da sua vida organizada.

Eu sei que não é fácil incorporar esse hábito de uma única vez. Na verdade, pode levar anos. Mas, assim como outros hábitos importantes em outras áreas da sua vida (como fazer exercícios, analisar gastos na sua fatura do cartão de crédito ou lavar a louça), você não quer ou não pode desistir porque são atitudes realmente básicas e, acima de tudo, importantes por alguma razão. Encontre essa razão e terá a motivação necessária para fazê-lo (ou não, e você é completamente livre para escolher não fazer se não achar que isso seja importante para você!).

Como começar

Pode ser que você tenha bastante backlog acumulado até este momento da sua vida (hoje). É normal! Acho que 99% das pessoas do mundo que não são organizadas desde o nascimento (vai que elas existam!) viveram suas vidas de maneira comum, sem pensar sobre esse assunto. Mas chega uma hora que incomoda. E aí, começa a atrapalhar. Se for o seu caso, seja bem-vindo/a! Vamos ver como fazer.

Na verdade, é bem simples: você vai criar uma pasta em cada dispositivo (isso vale para o seu e-mail, a sua área de trabalho no computador, uma caixa para a papelada em casa ou no escritório), etiquetar como “backlog” e colocar tudo dentro. Se quiser, pode colocar uma data (tipo, de junho 2020 para trás ou algo do tipo).

Agora, o grande segredo é não tornar essa pasta um arquivo morto. Em um primeiro momento, faça uma análise do que é:

  1. Obviamente lixo, e jogue fora;
  2. Alguma pendência, e separe (você pode ter uma pilha ou nova pasta etiquetada como “pendências”;
  3. Algo que não tem qualquer pendência, mas você precisa guardar.

Quando você terminar de fazer isso, seu foco deve ser em resolver as pendências. A Marie Kondo, que provavelmente você já deve ter ouvido falar (ela ficou particularmente famosa nos últimos anos com seu método KonMari – tem até série na Netflix, se quiser conferir), recomenda tirar uma semana para resolver TUDO. Aí você pode fazer por partes né. Esta semana resolve as pendências no e-mail, na semana que vem as pendências de papelada etc.

Depois que terminar de resolver todas as pendências, aí sim você pode começar a organizar o arquivo, ou seja, aquilo que precisa guardar por qualquer motivo, mas que não demanda ação, não é “pendência”. Para isso, simplifique. Pastas simples, etiquetas com o assunto, ordem alfabética e pronto. Claro que existem técnicas incríveis de arquivamento, uso de etiquetadoras mas, em um primeiro momento, se você não quiser, não precisa. O importante é que seja funcional – fácil de guardar coisas novas e de achar coisas antigas.

Bem, e talvez seja importante reforçar que esse é um processo contínuo. Pode levar um tempo para fazer tudo pela primeira vez mas, depois, basta manter organizado diariamente ou de tempos em tempos. Se você deixar acumular, vai ter que passar por todo esse processo de novo, e vai “perder” muito mais tempo, além de deixar pendências importantes possivelmente se tornarem urgentes. Por isso, a recomendação é que você faça, ao longo do dia, todos os dias, um pouquinho de cada. Com seus e-mails, com os boletos que chegarem em casa, com os arquivos no computador. No seu ritmo, à medida que puder. É até uma boa maneira de se distrair um pouco das outras atividades.

“Mas eu não tenho tempo para fazer isso. Eu já tenho muita coisa para fazer!” Chega mais, meu querido amigo. Welcome to the jungle. É isso mesmo. Agora lide com essa: quanto mais você se dedica a atividades de organização, como essas deste post, mais tempo você terá para fazer o que realmente importa. Mas isso é uma coisa que não adianta eu falar – você precisa colocar à prova. Então teste! Teste realmente e depois me conta. Combinado?

11 Comments

  1. Excelente texto! Esse blog é um dos lugares que eu procuro quando me sinto perdida e sempre acho uma luz. Obrigada, Thais!

  2. Nossa, ontem mesmo estava pensando em pesquisar algo sobre como organizar as anotações e me deparo com o artigo do Vida Organizada no meu email. Thais, você é incrível!

  3. Muito bom o texto, Thais! Normalmente lidar com backlog dá uma angústia, mas o texto mostrou um caminho muito prático. 🙂 Obrigada por compartilhar!

  4. KATIA REGINA GOMES FERREIRA says:

    Mais claro que isso impossível. É como escovar os dentes… A questão está justamente em implementar o hábito, depois disso é liberdade. Como já cantou Legião Urbana: “Disciplina é liberdade, compaixão é fortaleza”. Obrigada, Thais Godinho. Luz para você.

  5. Thais, você comenta sobre não ter arquivo morto e acho uma boa, mas gostaria de uma sugestão para a seguinte questão: sou designer gráfico e tenho muitos arquivos de clientes (atuais e antigos). Alguns trabalhos vão para o portfólio, mas outros são pequenos e ficam guardados. Tenho dezenas de arquivos assim e que hoje, chamo de arquivo morto. São arquivos que, muito provavelmente não serão utilizados novamente, mas não posso/quero me desfazer, caso algum cliente ‘volte’ e eu precise de algo. Sempre que vendo um serviço, entrego todos os arquivos para meu cliente, mas acabo mantendo um backup comigo. Isso me cansa e, por isso, gostaria de solucionar. Não quero ficar ocupando o espaço de discos virtuais ou físicos com trabalhos dessa natureza. O que você sugere? Muito obrigada pelo seu tempo. Um abraço.

    1. Oi Cassia. Como todo arquivo de referência, você deve revisar pelo menos uma vez por ano para manter apenas aquilo que ainda faz sentido manter. Por isso não é arquivo morto, é um arquivo de referência, onde você guarda o que faz sentido, e isso depende de reavaliar com uma certa frequência (anual, por exemplo).

  6. Oi, Thaís! Obrigada pelo post! Tenho uma dúvida sobre como organizar os arquivos do celular… Imagens que chegam no whatsapp, prints de tela… Eu limpo de tempos em tempos, mas é tanta coisa que chega diariamente que acaba acumulando! Como fazer um backlog disso?

    1. A recomendação é processar as caixas de entrada diariamente.

      O que estiver acumulado, mesmas orientações do post. 😉

  7. Cassia, eu sugiro fazer algo que comecei a implementar há um tempo: Quando você entregar o projeto do cliente, diga que você irá manter uma cópia por x tempo. Eu mantenho por até 2 anos. Depois disso reavalio e descarto.
    Tem um editor de vídeos, dono de um canal sobre minimalismo e produtividade no YouTube, o Matt d’Avella, que fez um vídeo interessante sobre esse tipo de arquivo também, recomendo: https://m.youtube.com/watch?v=6e-pH4AGXn4

  8. Thais, eu tinha te pedido pra falar sobre backlog em uma enquete recente no seu instagram. Muuuito obrigada! Me deu uma luz pra lidar com isso de forma prática e eficiente. Te acompanhar é bom demais. <3

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