Categoria(s) do post: GTD™

Estou em uma fase de muitas revisões e gostando de compartilhar aqui no blog com vocês. Na verdade essas revisões sempre foram feitas, mas eu não compartilhava sempre por aqui. A ideia de compartilhar é mostrar na prática como eu faço todas as coisas que eu ensino. Espero que esse tipo de post seja útil de alguma maneira.

Se você já acompanha o blog há mais tempo, me conhece e sabe qual meu uso para o termo “projeto”. Mas, para quem é novo por aqui, cabem definições.

Imagem retirada do livro do David Allen

O conceito que eu uso para projetos vem do método GTD (Getting Things Done): todo resultado desejado que demanda múltiplos passos para ser concluído, geralmente dentro do período de até um ano.

Estima-se que cada pessoa tenha uma média entre 30 e 100 (para menos ou para mais). Existem projetos simples e complexos, assim como projetos óbvios e projetos ocultos. É por isso que muitas pessoas acham que têm apenas 3 ou 4 projetos, mas certamente podem ter mais, se elas forem adeptas do método GTD. Por exemplo, “trocar os pneus do carro” é tanto um projeto quanto “lançar o foguete XPTO para marte “, se você trabalhar na NASA.

Na minha interpretação do método GTD, um inventário completo de projetos tem, então, tudo o que você quer concluir em até um ano e que você consegue alocar contexto, tempo e recursos no momento.

Todos os projetos que você não pode alocar contexto, tempo e recursos no momento devem ser incubados e reavaliados semana após semana dentro de uma lista chamada “algum dia, talvez”.

É muito importante, dentro do método GTD, que você tenha uma lista com o nome dos seus projetos em andamento – como se fosse um índice deles. Essa lista servirá de verificação para que, toda semana, na sua Revisão Semanal, você possa verificar se existem ações identificadas para andar com cada um dos seus projetos. Você não “executa os projetos” em si no GTD – apenas as ações derivadas deles. Logo, não precisa colocar as ações “dentro” dos projetos, mas sim nas listas mais apropriadas para sua revisão diária, como: calendário, próximas ações e aguardando resposta (para ações que dependam de terceiros). Leia mais sobre listas separadas.

O propósito do GTD é criar espaço na sua vida para as coisas que realmente importam, te dando foco. Permite que você seja criativo(a), divirta-se, descanse, faça entregas legais no trabalho, não se sobrecarregue, seja inovador(a), seja saudável.

Você pode ter projetos ocultos em sua vida que envolvam suas atividades atuais, compromissos na agenda, reuniões que geram outras atividades, viagens a cancelar por causa da pandemia, assim como pode ter objetivos de vida que, para serem alcançados, demandam projetos. Além disso, você pode ter problemas e questões diversas para resolver, procedimentos e processos a melhorar, oportunidades criativas para aproveitar, competências e habilidades que você quer desenvolver. Se você não pensar sobre essas coisas, sua vida vai passar de qualquer maneira. A questão é que, se refletir sobre elas, terá cada vez mais acurado o seu senso de prioridades e poderá trazer mais atividades significativas para a sua rotina.

Aliás, essa é uma grande característica da maestria no GTD: saber identificar um problema ou qualquer outra questão e tratá-la como um projeto. O David, autor do método, costuma dizer: “você não tem problemas, você só tem projetos”. Porque, quando identificar um problema, pensar em qual seria o seu resultado desejado já te coloca em posição de definir uma próxima ação e dar andamento nele. Muitas pessoas não fazem isso porque não sabem como implementar. Por isso, a recomendação sempre é voltar aos fundamentos: identifique a próxima ação e esclareça o resultado desejado. Só isso. E vá fazendo as revisões semanais.

Falando sobre a organização dos projetos, atualmente eles estão no Trello. Tenho um quadro chamado “Projetos” e um quadro chamado “Algum dia, talvez”. Cada projeto é um card / cartão, de modo que eu consigo muito facilmente incubar ou colocar em andamento sempre que eu faço a minha Revisão Semanal.

As próximas ações ficam listadas nas listas de acordo com o contexto em que eu preciso estar para executá-las.

Na minha agenda do Google, eu coloco tudo aquilo que tenho que saber ou fazer em um dia específico, o que também inclui coisas relacionadas a projetos. No GTD, a gente não organiza as coisas por assunto, mas por categorias (ações, calendário, projetos, aguardando resposta, referência, suporte, incubados). O que eu preciso ver e quando? Isso faz toda diferença no seu foco momento a momento.

Tudo o que não se encaixa no calendário vai para as minhas listas de próximas ações, que ficam no Todoist. No dia a dia, eu olho apenas essas duas ferramentas para saber o que preciso executar. Não preciso olhar os projetos porque já olhei atentamente quando fiz minha revisão naquela semana e defini todas as ações que poderia definir para focar ao longo dos dias. (É óbvio que, se eu quiser ou tiver necessidade, posso revisar um ou outro projeto ao longo da semana, mas de modo geral os dias passam tão rápido que quando vejo já está na hora de fazer uma nova revisão de qualquer maneira.)

Qualquer arquivo, anotação ou informação que não seja o nome do projeto (resultado desejado) ou uma ação (que estará na lista apropriada) é chamado de “arquivo de suporte ao projeto” e pode ser organizado em qualquer ferramenta onde você organize arquivos de referência, como o Evernote, Google Drive ou outros. Dentro do card do projeto, você pode inserir uma anotação dizendo onde tem esses arquivos de suporte, se sentir necessidade (eu só faço quando tenho muitos arquivos espalhados). Veja um post anterior no blog sobre como organizar os projetos no Trello e duas aulas no YouTube bem completas sobre próximas ações e projetos no GTD.

Estou com pouco mais de 50 projetos em andamento no momento.

Como eu faço para caminhar com tantos projetos? Mais uma vez: eu não executo os projetos. Eu acesso hoje a minha agenda e vou ter coisas que preciso fazer e saber lá, e isso será meu foco. Terá coisas relativas a projetos e outras não mas, aquelas relativas a projetos, já farão com que o projeto avance. Nos intervalos da minha agenda, acesso as minhas listas de próximas ações por contexto, aproveitando qualquer janela de tempo que eu tiver ao longo do dia, de 15 minutos a duas horas. E, mais uma vez, executo uma série de ações que fazem os projetos avançarem.

Volume, ou seja, quantidade de projetos, não tem nada a ver. O importante é que eles estejam claros e definidos, revisados, atualizados, de modo que você consiga identificar todas as ações que já consegue tocar com relação a todos eles, tendo prazos ou não. Porque você não vai trabalhar nos projetos, e sim nessas pequenas ações. Aos poucos, os projetos vão sendo concluídos.

A quantidade de projetos concluídos por semana também varia muito. Tem semanas que eu concluo de 10 a 12, assim como tem semanas que eu concluo de 2 a 3. Depende muito pois, como já falei, existem projetos de diversos graus de complexidade, e alguns são mais longos mesmo. Eu tenho um painel de referência no Trello chamado “Concluídos 2020”, que gosto de alimentar listando quando eu concluo um projeto ou outros resultados que considero importantes para revisar no futuro.

Antes de terminar o post, que já está bem grandão, eu queria só comentar rapidamente sobre a qualidade dos meus projetos que estão em andamento. Durante a quarentena, tenho aproveitado para mergulhar nos estudos. Então tenho muitos cursos em andamento, e isso tem sido muito bom para mim.

A categorização dos projetos é uma coisa opcional e deve ser feita apenas se ela te ajudar a visualizar as informações de uma maneira que facilite a sua vida. Eu mudo bastante essa categorização de acordo com a necessidade. No momento, cada coluna representa uma categoria, e então tenho: meus cursos, o que estou estudando, projetos do GTD, projetos administrativos, de escrita, projetos de conteúdo, projetos da família e projetos mais pessoais, no sentido de serem individuais.

À medida que vou andando com os projetos eu vou compartilhando aqui no blog sobre cada um deles. 😉

Por que o Trello? Fiz alguns testes desde o início da quarentena levando os projetos para o Notion, de volta ao Todoist, mas no momento acredito que o Trello me atenda bem, especialmente pela organização em colunas (que também dá pra fazer no Notion) , mas essencialmente pela mudança de plano de fundo. Sou uma pessoa muito visual, e esse tipo de “perfumaria” faz diferença pra mim. Pode ser insignificante para outras pessoas, mas afeta como eu me sinto e, se me deixa bem, eu gosto de manter.