Categoria(s) do post: GTD™, Tecnologia, Arquivos

Google Drive é uma ferramenta do ecossistema da Google, bastando você ter uma conta Gmail para poder acessar.

Existe na versão gratuita e paga (para mais espaço). Pela minha experiência, depois de quase 20 anos usando eu optei por ter uma versão paga, apenas porque uso arquivos grandes e pesados para transferência, no trabalho. De modo geral, a gratuita sempre me atendeu (o plano Basic armazena 30Gb).

Dentro do que ensino aqui, completamente associado ao que aprendi com o método GTD, o Google Drive se encaixa muito bem como uma ferramenta para gerenciamento de arquivo de referência geral. Ou seja, um compartimento para pastas e arquivos que você precisa guardar por algum motivo e consultar facilmente. Você pode armazenar, editar e compartilhar de qualquer lugar, o que é uma das maiores vantagens da ferramenta.

Para variar, se tratando de uma ferramenta Google, um ponto forte do Drive é a sua busca. Mesmo que você não use uma estrutura tão organizada de pastas, você consegue encontrar facilmente o que você precisa fazendo uma busca pelo nome do arquivo ou analisando os filtros como “recentes”, “compartilhados comigo”, “alterado em” etc.

A recomendação para organização será diretamente associada ao que o David ensina no método GTD:

  • Evitar sub-pastas. Manter as pastas em uma única hierarquia. Em vez de usar umas estrutura de pasta “História > História do Brasil”, você criaria pastas em uma única hierarquia como “História geral”, “História do Brasil” etc. Isso facilita encontrar as coisas pois você não precisa entrar em pasta por pasta pra saber.
  • Nomear intuitivamente para você, geralmente com palavras-chaves. Não adiante criar uma pasta com o nome do seu marido se você o chama por um apelidinho carinhoso. Use o apelido. Vale pra tudo.
  • Revise pelo menos uma vez por ano para excluir arquivos que não sejam mais necessários. Isso também ajuda a não manter arquivos duplicados ou extrapolar o limite da sua conta.

Como eu uso

O Google Drive não é a minha ferramenta padrão para armazenamento de referência (prefiro o Evernote). Mas muitas pessoas com as quais trabalho e lido diariamente usam o Google Drive e compartilham arquivos comigo por lá, então é necessário ter uma estrutura organizada nessa ferramenta. Acabo usando vez ou outra para alguns materiais se isso for mais prático: abrir arquivos em Word ou Excel (não tenho na minha máquina, gerar PDFs facilmente de textos e outros).

Uma visão geral de como está hoje a parte do menu chamada de “Meu Drive”, que é a parte que consigo organizar:

Tudo o que está aí, está por algum motivo. Alguns exemplos:

  • Ayurveda: guardo arquivos pesados de livros antigos digitalizados, que não cabem em uma nota no Evernote. O acesso aí é mais fácil para eu visualizar de outros dispositivos, quando preciso.
  • Call Daniel é uma pasta da empresa compartilhada comigo. Eles organizam TUDO no Drive, então é uma fonte importante de acesso.
  • Em Concursos eu tenho arquivos antigos da época que eu estudava para concurso. Mantenho aqui porque é mais fácil de compartilhar com amigos, quando preciso.
  • Contabilidade traz arquivos que preciso compartilhar com a minha contadora com facilidade.
  • Currículos, mesma coisa. Fácil de editar e fácil de compartilhar, se precisar. Não estou procurando emprego mas mantenho essas informações atualizadas porque de vez em quando me pedem quando faço entrevistas ou ministro cursos / palestras nas empresas.
  • As pastas de cursos trazem arquivos que considero mais fáceis de manusear no Google que em outro lugar, como apresentações e apostilas.
  • Por aí vai.

Quando a gente precisa armazenar um arquivo que não demanda ação ou é um documento de apoio / suporte, você precisa escolher que ferramenta vai melhor te atender. Você pode ter várias, isso não é um problema. O problema é a falta de processo. Se eu uso o Drive, o Evernote e o Dropbox para arquivos de referência, e se por algum motivo eu não me lembrar de onde coloquei, eu tenho apenas esses três locais para procurar. E a estrutura de pastas, assim como a busca eficiente, são recursos que facilitam bastante.

Eu não gosto de sincronizar com as pastas do meu computador porque já tive problemas com isso no passado. Lotou meu computador de arquivos e tive problemas na sincronização, perdendo arquivos por conta de atualizações. Tenho certeza que existe uma maneira certa de evitar esses erros, mas preferi simplificar para mim e ir pelo caminho mais fácil, que é como uso no momento. Acredito que não exista um jeito melhor ou “certo” de usar, mas atender necessidades e personalizar.

O David diz que o sistema de referência deve ser simples e acessível. É isso. A gente não precisa complicar mais do que isso. Se obedecer esses dois critérios, já é suficiente. Você não precisa inventar mil maneiras de organizar ou fazer – basta que funcione. A gente cria estruturas apenas para facilitar, nunca deve ser para complicar.

O arquivo de referência organizado é tão importante que o David diz que ele precisa ser providenciado antes mesmo de você querer começar a usar o método GTD™. Existem diversas ferramentas que podem ser usadas para organizar o seu material de referência, tanto no analógico quanto no digital. Depende do espaço que você tem, das suas necessidades e vontades.

Parafraseando meu colega Tadeu Motta, não existe arquivo morto. Seu arquivo deve se manter relevante para você. Vale a pena, de tempos em tempos, revisar o que guardou para fazer uma limpa ou melhorar as informações armazenadas.

O bom de armazenar informações e documentos na nuvem é justamente a facilidade de acessá-los quando você precisa deles. Considere carinhosamente, caso ainda não use. Imagine você resolvendo um problema no cartório da sua região, a atendente te pede algo que você não tem, mas está armazenado a um clique no celular? Facilita pra caramba no dia a dia.

Como todo o restante dos itens dos fundamentos, da fundação mesmo, no método GTD™, é essencial simplesmente ter e usar, colocar para rodar, porque só assim você verá o que pode melhorar e a importância da categoria. E, para saber se está funcionando, basta pensar: eu simplesmente uso essa ferramenta em vez de ficar pensando e me preocupando com ela? É isso.