Blocos de tempo, contextos e a construção da minha nova rotina de trabalho

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Tudo o que aconteceu nos últimos meses e os imprevistos e surpresas praticamente semanais que têm surgido na minha vida me fizeram perceber que eu precisava reestruturar a minha rotina. Outro fator que influenciou bastante foi a mudança dos meus locais de trabalho.

Breve histórico recente: mudamos para a rua da casa da minha avó em setembro do ano passado, para assim ficarmos mais perto dela (que decisão acertada!). Uma das maneiras de fazer isso foi justamente criando meu escritório dentro da casa dela, pois assim eu passaria o dia lá, dando mais atenção e atendendo conforme o necessário. Isso funcionou bem durante um tempo, até ela finalmente ser internada e a rotina mudar completamente.

Com a entrada da Silvia na empresa, trabalhando comigo, em maio, surgiu a necessidade de termos um escritório externo para trabalhar. Falei mais sobre isso aqui em um post específico sobre “sair do home-office”. Aluguei uma sala comercial, que precisava de algumas reforminhas básicas, e obviamente isso ficou um pouco em stand-by com a internação e morte da minha avó. Agoooora que as coisas estão andando.

Nesse meio tempo, no entanto, eu fiquei um pouco “órfã” de espaço de trabalho. Não tenho home-office no meu apartamento e a casa da minha avó entrou em reforma para nos mudarmos para lá (também já falei sobre isso aqui). Fiquei alternando entre diversos locais nômades de trabalho, entre coworkings, padaria, faculdade, o quarto do meu filho e outros desse tipo.

Agora, com o andamento do escritório, uma nova rotina de trabalho se configura. E, já pensando nela, fiz uma reflexão sobre a natureza de um dia de trabalho meu hoje, de acordo com os meus ritmos, e fiquei muito satisfeita com o resultado. Então é sobre isso que eu quero escrever neste post.

Em primeiro lugar, montei uma lista com os diversos blocos de tempo que tenho no dia.

Para entender o que considero blocos de tempo, significa que eu vejo meu dia com diversas micro partes de um todo. Eu também gosto de trabalhar de 1h30 a 2h e fazer intervalos, pois isso me ajuda a manter a cabeça bem mesmo ao longo de um dia com muitas atividades. (leia o texto que fala sobre a importância disso aqui)

Seguem os blocos com uma média de tempo para cada um:

Bloco 1 (1h)
Acordar, tomar café, trocar de roupa etc etc (rotina de antes de sair de casa) e o período em trânsito
Considero um bloco só de acontecimentos

Bloco 2 (30min)
Rotina matinal de chegada ao trabalho
É quando faço meu café, leio as notícias do dia, pratico meditação

Bloco 3 (1h30)
Deep work
Faço um primeiro bloco de trabalho concentrado

Bloco 4 (30min)
Intervalo de 15 a 30 minutos
Eu descanso mas também aproveito para realizar atividades leves

Bloco 5 (1h30)
Deep work
Novo bloco concentrado

Bloco 6 (1h30)
E-mails e mensagens

Bloco 7 (1h30)
Almoço

Bloco 8 (1h)
Assuntos a tratar
Resolvo pendências com a Silvia ou realizo reuniões

Bloco 9 (30min)
Novo intervalo

Bloco 10 (1h30)
Assuntos a tratar
Aulas ou reuniões

Bloco 11 (30min)
E-mails e mensagens

Bloco 12 (30min)
Finalização da rotina de trabalho

Bloco 13 (1h)
Período em trânsito
Pode ser ir para casa, ir ao mercado, ir para a faculdade – este é o momento que aproveito os deslocamentos

Bloco 14 (1h)
Estudo leve ou atividades pontuais com a família ou em casa

Bloco 15 (1h30)
Estudo focado

Bloco 16 (1h30)
Me time, tempo com a família

Bloco 17 (30min)
Rotina de antes de dormir

Bloco 18 (7,5h)
Sono

Essa análise foi muito útil porque me fez perceber que tenho alguns blocos de trabalho aprofundado pela manhã, que preciso aproveitar bem, assim como não posso dedicar a tarde inteira para reuniões, e de noite também quero reservar um tempo para estudar.

A ideia é engessar o dia e cumprir sempre dessa maneira? Não, esse é um dia ideal. Pode acontecer de ter reuniões pela manhna e a tarde livre, então procuro inverter os blocos.

Os blocos me ajudam a entender meus contextos, ou seja, lugares, ferramentas ou condições de energia que me encontro para realizar tais atividades. Por isso organizo as minhas listas de coisas a fazer de acordo com tais contextos (no Evernote):

Achei essa simplificação dos contextos maravilhosa e já tem funcionado lindamente.

(Vale lembrar que associo esses blocos de contextos com os temas para cada dia da semana.)

No meu planejamento semanal (que também já ensinei como fazer, aqui), eu verifico se existem blocos de tempo que eu preciso necessariamente usar para atividades a serem feitas no próprio dia, pois essas atividades devem entrar na minha agenda, e não nas listas acima. Por exemplo, segunda de manhã eu preciso dedicar algum tempo para escrever alguns posts e a newsletter do blog, caso eu não tenha feito isso antes, então no planejamento semanal isso entra direto na agenda, e não nas listas.

Aliás, uma boa dica para saber se algo precisa de um bloco de tempo no seu calendário é o tempo que você deve dedicar a determinada atividade. Se ela durar de 1 hora para mais, pode valer a pena inserir um bloco de tempo na sua própria agenda, pois não é algo que você simplesmente “encaixa” ao longo do dia, nos intervalos dos seus compromissos (que é o sentido do uso das listas por contextos).

Enfim, tudo é teste, e é importante que você também teste diversos modelos para entender o que atende melhor o seu dia de trabalho.

Essa configuração permite que eu trabalhe tanto no meu escritório da “firma” quanto no home-office, que serão os dois locais de trabalho que eu terei. Mais sobre esse assunto em posts futuros por aqui. 😉

Você já parou para pensar nos seus diversos blocos de tempo ao longo de um dia de trabalho e em como eles podem ajudar você a ter um dia mais tranquilo e equilibrado, realmente produtivo? Deixe um comentário!

29 comentários

  1. Thais, amei esse post! To aqui tentando reorganizar minha rotina depois que minha filha entrou na creche e consegui mais tempo para fazer minhas coisas mas ainda sigo meio perdida em como me adaptar – afinal, qnd ela está na creche eu acabo querendo fazer tudo e, quando vejo, já está na hora dela voltar e eu não fiz atividades que só posso fazer qnd ela está fora. Vou pensar na minha rotina dessa forma que você sugeriu!

    Seus posts fazem muita diferença na minha vida, sempre tem algo novo e inspirador! Obrigada!

    • Aproveite enquanto ela estiver na creche para realizar atividades que demandem mais concentração e, no resto do dia, com ela, atividades que você não precisa se concentrar.

      Sei que é uma dica simples mas fez muita diferença para mim, quando eu trabalhava em casa com o filhote bebê.

      Boa sorte. <3

  2. Boa Tarde Thaís! Muito bacana a ideia de dividir o dia por blocos, vou testar por aqui. Tenho encontrado bastante dificuldades em organizar o meu trabalho agora que estou trabalhando por conta, mas o modo como vc separou os blocos de tempo de acordo com o contexto acendeu uma luzinha em minha mente, indo reorganizar a agenda já! Uma ótima semana.

  3. Olá, Thaís.
    Achei o artigo muito interessante e com ótimas ideias. 🙂
    Um beijinho de Portugal.

  4. Oi Thais, também amei esse post, mas fiquei com algumas dúvidas : esse são os blocos ideais mas não é engessado, então cada bloco não tem uma duração certa, né ? Achei 6 blocos um tanto extenso até a hora do almoço, que horas você acorda ou almoça para dar tempo ? o horário de deep work você inseriu no período do dia que vc se sente mais focada ? bjs, obrigada pelo seu trabalho e semana que vem vou te ver no RJ. bjs

    • Oi Debora, cada bloco tem uma duração. Uns têm 15 minutos, outros têm 30 min, outros têm 1h30.

      Não é extenso porque faço lanchinhos ao longo do dia. Nunca chego ao horário de uma refeição com fome. São pelo menos dois intervalos só de manhã…

      Sim, o deep work é no período que estou mais concentrada. 😉

      Obrigada por comentar.

  5. Oi Thais, também gosto de organizar meu dia a partir de blocos de tempo, um dia você poderia detalhar como esses blocos se encaixam nos seus horários? É claro que é diferente pra cada pessoa mas eu sempre tenho dificuldades em encaixar as tarefas nos horários e isso me faz almoçar e dormir tarde também!

  6. Thais, amei esse post! Esclareceu demais a ideia da semana por contextos. 🙂 Já estava tentando fazer algo parecido, mas mais pra foco do dia da semana. Li e reli e vou aplicar! Amo o Vida Organizada, rs. o/

  7. Oi Thaís, adoro seu blog e vc é sempre uma fonte de inspiração para mim. Com relação aos blocos de tempo, a soma dos blocos dá 25. Eu também queria um dia com 25 horas! 🙂

  8. Oi Thais, tenho utilizado muito os blocos de tempo. Divido minhas tarefas em Blocos ( Financeiro, Adm., Compras, Gestor e TI ( tenho uma pequena empresa e praticamente fazemos toda parte Adm. e de gestão em duas pessoas.) e aloco as atividades no todoist, seguindo estes blocos.
    Fazemos dois horários, um logo de manhã e outro no retorno de almoço, para respondermos todas os e-mails, whats e consultas no Facebook, e depois nos concentramos em cada bloco.

    Ex dia de Hoje:

    08:15 as 08:35 – Bloco Respostas (Whats, Face, E-mails)
    08:45 as 10:50 – Bloco Financeiro ( Receber/Cobrar/Pagar/Emitir Boletos )
    11:00 as 12:00 – Rotina semanal de compras parte 1
    12:00 as 13:00 – Almoço
    13:15 as 13:45 – Rotina semanal de compras parte 2
    14:00 as 14:30 – Bloco Respostas (Whats, Face, E-mails)
    14:45 as 16:30 – Bloco Administrativo
    17:00 as 17:30 – Planejamento dia seguinte
    18:30 as 19:30 – Caminha (Seg, Qua, Sext)
    20:30 as 21:00 – Leitura/Notícias

    Tem dado muito certo. Usamos a metodologia pomodoro, para irmos tirando pequenos intervalos de descanso, mas normalmente usamos 30 minutos e não 25 (adaptamos, para se adequar a nossos blocos de tempo.)

    Segunda e terça, temos uma carga Financeira/Administrativa maior e nos outros dias, encaixamos blocos de análise de resultados e ou desempenho, análise de mercado, enfim, as atividades mais esporádicas.
    Outra coisa que me ajudou muito, foi limitar a recepção de vendedores e representantes, ás sextas-feiras, pois me interrompiam durante toda semana. Hoje não mais.

  9. Oi, Thais. Vim engrossar a fila dos que gostaram bastante do post 😊
    A dúvida que tenho é: que tipos de atividade você reserva para os momentos em que está em trânsito ou nos intervalos (vi que há bastante coisa alocada nesta categoria)?

    • Alguns exemplos do que tem na minha lista de coisas para fazer nos intervalos:

      – ligar no salão e agendar pra fazer a sobrancelha
      – enviar mensagem mais complicadinha para o advogado no what’s app
      – pesquisar preços e modelos de placa de vídeo
      – pesquisar preços de passagens p/ uma cidade X
      – acessar site Y e cancelar serviço de assinatura

      Na lista de coisas para fazer em trânsito:

      – trocar dólares na casa de câmbio
      – levar edredon na lavanderia
      – comprar uma camisa pólo para o meu filho
      – buscar livro X na biblioteca da faculdade
      – desbloquear cartão novo no banco

      Espero ter ajudado. 😉

  10. Thais,
    fiquei super comovida com o seu vídeo no youtube sobre o seu mestrado; a parte emocional é de facto fundamental para tudo o que fazemos. Há uns anos estava a fazer um mestrado que adorava mas tive que desistir na parte da tese porque fiquei super doente emocionalmente – toc bastante grave, sabe o que é? Acho que tive uma transição para a idade adulta muito difícil: fui uma adolescente muito ensimesmada e solitária e não estava nada preparada para as exigências do mundo real, sentia-me estranhíssima e inadequada; para ter ideia tinha um problema enorme em falar com o meu orientador, e esse tipo de coisa… Estou bem melhor, mas é um processo longo e fica muito difícil encarar o tempo “perdido”. Tenho muitas ideias e coisas que gostava de fazer, mas fico sempre ansiosa e amedrontada (gosto de coisas pouco valorizadas pelo mercado de trabalho aqui em Portugal, Humanidades e Ciências Sociais, sinto-me já velha, embora saiba que não deva dar valor a esse pensamento, e continuo a sentir-me uma pessoa bastante “deslocada” e sem-valor). Claro que tenho racionalizado estas crenças, mas é um percurso longo com altos e baixos. O que lhe queria dizer com isto, é que a Thais me ajuda imenso e acredito que a muitas outras pessoas 🙂

    Já estive para comentar outros dos seus vídeos e agradecer-lhe por todas as palavras e ensinamentos, mas tenho tentado ser organizada no tempo que gasto com esse tipo de interação e fui adiando, mas com este novo vídeo foi impossível não comentar… 🙂 Thais , muitos parabéns por tudo! 🙂

    Acho também super interessante a Thais manifestar-se critica em relação ao capitalismo e a atual cultura de desgaste do trabalhador 🙁 Aprecio muito a sua sinceridade e sensibilidade. Lembro-me de um vídeo em que dizia qualquer coisa como o conceito de meritocracia ser injusto porque as pessoas partem de pontos muito distintos… é evidente que eu concordo consigo. A minha mãe adorava a escola e adorava estudar, mas em trás-os-montes na época em que ela foi criança, numa família pobre com mais 6 irmãos, num mundo com imensa falta de informação, seria praticamente impossível alguém ultrapassar essa condição. Acho que é das coisas que a minha mãe mais tem ressentimento na vida – ter andado apenas 6 anos na escola. Mas há tantas coisas que nos condicionam, sei lá, veja o caso de uma pessoa ter uma doença psicológica /psiquiátrica ou até uma limitação física, sei lá, é imensa coisa. Para mim, é muito óbvio que as pessoas são hiper condicionadas pelas circunstâncias, sem falar que muitas não medem os meios para atingir os fins, enfim, muita coisa. Mas claro que acredito que cada um deve tentar fazer o melhor dentro das suas circunstâncias.

    Thais, tudo de bom! Mesmo, de coração!

    Espero que um dia venha a Portugal para lançar livros ou algo do género e lhe possa dar um abraço.

    beijinhos, Sandra

    • Sandra, eu demorei para liberar seu comentário porque queria respondê-lo apropriadamente.

      Queria agradecer tudo o que você escreveu, especialmente pela sua sensibilidade combinada com a minha. Eu busco sempre ser sensível e honesta nos meus textos, não buscando algum reconhecimento, mas para que as pessoas que pensem e sintam igual a mim possam se identificar e, juntas possamos trocar figurinhas.

      Internet tem muito disso de identificação. A gente tem a oportunidade de se identificar com alguém que mora em outro país, mesmo que não conheça pessoalmente, justamente por esse contato íntimo através dos textos.

      Seja sempre bem-vinda. <3

  11. Bom dia, Thais
    Venho acompanhando o seu blog a alguns meses e pode ter certeza que ele está locado no meu “segundo bloco” kkk onde paro 30 minutos para ler coisas inspiradoras .
    Fazem 6 meses que casei e sai da casa dos meus pais, começando assim uma rotina de trabalho+ cuidar de uma casa, que para mim era um mundo totalmente desconhecido.
    Só queria agradecer por ser uma inspiração, ler seus textos me fazem bem, fazer organizar a vida não só no trabalho mas em um todo!

  12. Oi Thais! Excelente o post! Uma dúvida: no evernote você usa um caderno pra cada contexto ou as etiquetas?
    Abraço!

  13. Thaís, excelente texto. Me ajudou a refletir sobre colocar horários de descanso ao longo das minhas atividades, pois às vezes fico mais de 2h fazendo algo no trabalho ou em casa e não tiro um momento pra descansar, às vezes até esqueço de beber água ou de fazer outras coisas mais (acabo atendendo quando o corpo grita). Muito obrigada por compartilhar sua vida, o que acaba ajudando bastante. E a newsletter dessa semana está excelente!

  14. Thais, ajuda eu! Tô escrevendo a minha news da semana e quero indicar a tua, porque o tema da semana é email mkt. Catei o link pra assinatura por tudo e não achei. Me passa ele, please. bjs e boa semana!

    • Começaria me perguntando por que eu estou estudando para concurso com três empresas.

      Depois eu tiraria aquilo que não faz sentido e colocaria na cabeça que não dá pra fazer tudo ao mesmo tempo.

      Focaria no que é mais importante.

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